Modèle de facture type pour auto-entrepreneur

Éditer une facture est un passage obligé pour un auto-entrepreneur. Mais l’un des principaux avantages du statut d’auto-entrepreneur est qu’il permet une gestion simplifiée des factures.

Cependant, la facturation est une démarche qui peut devenir complexe si les informations ne sont pas bien saisies. Il est important de se créer un modèle type pour avoir une continuité. Comme bien aborder l’édition d’une facture ? Explications. 

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Comment établir une facture d’un auto-entrepreneur ? 

Premièrement, la facture est le document qui justifie une vente de produits ou de services. Sa validité dépend des mentions légales qu’elle comporte et il doit exister au moins deux exemplaires. 

Les mentions obligatoires sont les suivantes : 

• Le nom et les coordonnées du prestataire, son numéro SIREN ; 
• La date d’émission de la facture pour valider l’authenticité de la transaction. Il est possible de réaliser des factures périodiques pour plus de simplicité ; 
• Le numéro de la facture, toutes les factures doivent se suivre et figurer sur toutes les pages ; 
• Le nom et les coordonnées du client ; 
• Le numéro intracommunautaire si le client est étranger ; 
• La prestation ou les produits vendus en détail ; 
• La date de livraison ;
• Le montant à payer avec les réductions ou les remises s’il y a lieu. 

Deux mentions peuvent devenir obligatoires selon les situations :

1. Le numéro de bon de commande s’il a été réalisé en amont,
2. et l’adresse de facturation si elle est différente de l’adresse de livraison.

Lorsqu’il s’agit de facturer un client professionnel, d’autres mentions s’ajoutent : 

• La date limite de paiement : 30 jours si elle n’est pas mentionnée après la réception du produit ou service ; 
• Les taux de pénalités de retard et les escomptes commerciaux ; 
• Les indemnités forfaitaires pour frais de recouvrement. 

Enfin, des mentions particulières s’ajoutent en fonction de cas particuliers, comme s’ensuit :

• Si l’émetteur fait partie d’un centre de gestion ou d’une association agréée. La mention suivante doit alors être inscrite “membre d’une association agréée, le règlement des honoraires par chèque et carte bancaire est accepté” ;
• Lorsque l’émetteur bénéficie de la franchise en base de TVA. Elle doit également être mentionnée ;
• Et lorsque l’émetteur a souscrit à une assurance professionnelle obligatoire au titre de son activité.

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Les différentes factures 

Il existe différentes factures en fonction des conditions de paiement. La nature de la facture dépend donc de la situation. Dans la plupart des cas, le prestataire émet des factures initiales (énoncées ci-dessus), sans mention spéciale. Cependant, deux situations peuvent être rencontrées et amener le prestataire à réaliser deux autres types de facture. 

D’une part, la facture d’acompte se réalise lorsque le prestataire demande le paiement d’un acompte. Elle atteste d’un paiement partiel de la facture totale. Relier la facture d’acompte à la facture initiale permet un suivi plus fluide de ses factures. 

D’autre part, la facture d’avoir permet de rectifier ou d’annuler une facture. Elle vient attester d’un remboursement ou d’une remise. Elle s’émet dans trois situations différentes : 

• En cas d’erreur sur la facture, une mention erronée ou manquante. Pour reprendre un montant erroné, la facture d’avoir se réalise pour rétablir un équilibre comptable  ; 
• À l’annulation d’une facture suite à la rétraction de la transaction. Cela permet d’enregistrer comptablement l’opération tout en respectant la numérotation de la facturation ; 
• Pour accorder une remise a posteriori de l’émission de la facture. Souvent émise pour faire un geste commercial, suite à la réclamation d’un client.  

Toutes les factures doivent avoir les mêmes mentions. Seule la facture d’avoir mentionne un montant négatif. 

Une fois le contenu de la facture édité, d’autres questions s’annoncent quant à sa forme, sa conservation par exemple. Voyons cela de plus près.

La gestion des factures, comment faire ?  

Tout d’abord, le format de la facture est assez libre, les éléments obligatoires sont les mentions légales. Il est donc possible de réaliser un format électronique, il suffit alors de l’émettre et de l’envoyer via email, par exemple.

Cependant, il faut veiller à l’identification de l’émetteur, la lisibilité de la signature électronique et du contenu, ainsi qu’à la preuve de la réception par le client. Sinon le format peut aussi se matérialiser classiquement par une facture papier. 

Après l’envoi et la réception de la facture, l’auto-entrepreneur doit conserver ses factures. S’il s’agit de factures numériques, le délai s’étend à 6 ans à partir de la date d’émission. A contrario, si cela concerne des factures physiques, le délai court jusqu’à 10 ans. Elles doivent être conservées sur le territoire français, car en cas de contrôle fiscal, elles doivent être accessibles immédiatement. Cela fait effectivement partie des obligations fiscales de pouvoir présenter une facturation à jour. 

À noter, que la loi interdit formellement la suppression d’une facture. En effet, la numérotation de la facturation doit être continue. De plus, le non-respect d’une mention ou d’une obligation concernant la facture expose l’auto-entrepreneur à une amende de 15 € par mention manquante et une sanction pénale jusqu’à 75 000€.  

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