CERFA 13973-03 : Déclaration préalable pour la création d'une Association

CERFA 13973*04, le formulaire de création d'une association loi 1901

Le CERFA 13973*04 sert à déclarer la création d'une association. Il permet de transmettre à l'administration les informations nécessaires à son enregistrement et à la publication obligatoire au Journal officiel des associations et des fondations d'entreprise, le JOAFE. Cette formalité concerne les particuliers qui souhaitent constituer une association relevant de la loi du 1er juillet 1901.

Concrètement, ce formulaire regroupe les éléments d'identité de l'association, son objet, l'adresse de son siège social, ainsi que certaines informations de gestion qui ne seront pas publiées au JOAFE. Il doit aussi mentionner la date de l'assemblée constitutive et être signé par une personne habilitée.

La déclaration ne se suffit pas à elle-même. Le dossier doit être accompagné de pièces annexes, notamment la liste des dirigeants, les statuts signés et le procès-verbal de l'assemblée constitutive. En cas d'union ou de fédération d'associations, la liste des associations membres doit également être jointe.

Le formulaire CERFA 13973*04 correspond à l'identifiant DILA R19467. La dernière vérification mentionnée par la DILA date du 2 mars 2022. Pour vérifier la version en vigueur ou accéder à la fiche officielle, il est possible de consulter la page Service-Public.fr dédiée à cette démarche.

À quoi sert exactement ce formulaire

Déclarer l'existence juridique de l'association

Créer une association ne consiste pas seulement à rédiger des statuts entre plusieurs personnes. Pour que son existence soit reconnue sur le plan juridique, une déclaration préalable doit être faite auprès de l'administration compétente. Le CERFA 13973*04 est précisément le support prévu pour cette démarche.

La déclaration permet d'identifier officiellement l'association et d'organiser la publication de son annonce au JOAFE. Cette publication est obligatoire. Sans elle, l'association peut exister de fait entre ses membres, mais elle ne bénéficie pas de la reconnaissance juridique attendue pour agir plus largement, par exemple dans ses relations avec les tiers ou certaines administrations.

Publier les informations essentielles au JOAFE

Une partie du formulaire est destinée aux informations qui seront rendues publiques. Il s'agit notamment :

• du titre de l'association, tel qu'il figure dans les statuts,
• de son objet,
• de l'adresse du siège social,
• éventuellement de son site internet.

Ces informations apparaissent dans l'annonce publiée au JOAFE. Il faut donc les rédiger avec soin. Le guide explicatif rappelle par exemple que l'objet doit être formulé tel que vous souhaitez le voir publié et qu'il est préférable d'éviter d'y faire figurer des données personnelles, notamment dans une adresse de messagerie.

Transmettre aussi des informations non publiées

Le formulaire comporte également une rubrique réservée à des informations qui ne sont pas publiées au JOAFE. C'est le cas, par exemple, du titre court de l'association, de l'adresse de gestion si elle est différente du siège social, ainsi que du numéro de téléphone et de l'adresse électronique de l'association, qui restent facultatifs mais sont recommandés pour faciliter les échanges avec l'administration.

Qui peut utiliser le CERFA 13973*04 et à quelle administration l'adresser

Les personnes concernées

Ce formulaire s'adresse aux particuliers qui créent une association. En pratique, il est utilisé par les fondateurs ou par la personne désignée pour accomplir les formalités de déclaration. Le signataire doit être l'une des personnes en charge de l'administration de l'association ou un mandataire expressément désigné.

Le service destinataire

La déclaration doit être adressée à la préfecture ou à la sous-préfecture du siège social de l'association. Le guide explicatif précise les règles suivantes :

• si le siège social est situé dans l'arrondissement chef-lieu du département, la déclaration est adressée à la préfecture,
• dans les autres cas, elle est adressée à la sous-préfecture compétente,
• si le siège de l'association est à Paris, la déclaration doit être adressée à la préfecture de police.

Le bon interlocuteur dépend donc directement de l'adresse du siège social indiquée dans le dossier.

Le cas du mandataire

Lorsque la déclaration n'est pas signée par un dirigeant ou par une personne chargée de l'administration de l'association, un mandat doit être joint. Ce mandat doit porter la signature de l'une des personnes en charge de l'administration. Il permet de justifier que le déclarant agit bien au nom de l'association en cours de création.

Comment remplir le formulaire de création d'association

Rubrique 1, les informations publiées au JOAFE

Le titre de l'association

Le titre doit être indiqué exactement comme dans les statuts. Le guide précise qu'il est limité à 250 caractères maximum, espaces et signes compris, et qu'il doit être composé de caractères de l'alphabet latin. S'il existe un sigle, il doit suivre le titre. L'usage du sigle seul n'est pas conseillé.

Il est important de vérifier la cohérence entre le titre mentionné dans le formulaire, celui figurant dans les statuts et celui éventuellement repris dans le procès-verbal de l'assemblée constitutive.

L'objet de l'association

L'objet doit être rédigé comme vous souhaitez le voir publié au JOAFE. Il s'agit d'une description synthétique du but poursuivi par l'association. Même si les statuts peuvent comporter une formulation plus complète, la déclaration doit rester claire et fidèle à l'activité projetée.

Le guide attire l'attention sur un point pratique, il vaut mieux éviter de faire apparaître dans l'objet une adresse de messagerie contenant des données nominatives personnelles, car la publication ne pourra pas ensuite être anonymisée.

Le siège social

Le siège social correspond à l'adresse officielle de l'association. Le formulaire prévoit le détail de l'adresse, avec l'étage, le bâtiment, le numéro, la voie, le code postal et la commune.

Si le siège est fixé au domicile d'un particulier, le guide recommande de signaler matériellement l'existence de l'association à cette adresse et d'en informer les services postaux afin d'éviter les retours de courrier pour adresse inconnue. Lorsque l'association n'est pas propriétaire des locaux, il est prudent d'avoir l'accord du propriétaire.

Le site internet

La mention du site internet est facultative. Si vous souhaitez qu'il figure dans l'annonce publiée au JOAFE, vous pouvez l'indiquer dans cette partie du formulaire.

Rubrique 2, les informations non publiées

Le titre court

Le titre court de l'association ne doit pas dépasser 38 caractères, en raison de normes postales rappelées dans le guide. Il sert à l'identification administrative et pratique de la structure.

L'adresse de gestion

L'adresse de gestion n'a pas nécessairement à être identique au siège social. Elle correspond à l'adresse utilisée par la préfecture, la DILA et d'autres administrations pour joindre l'une des personnes chargées de l'administration de l'association. Cette rubrique n'est à compléter que si cette adresse diffère du siège social.

Le téléphone et l'adresse électronique

Ces mentions sont facultatives. Toutefois, elles sont recommandées pour faciliter l'examen du dossier et les échanges éventuels avec l'administration. Il est souvent utile d'indiquer des coordonnées consultées régulièrement, afin de pouvoir répondre rapidement en cas de demande de précision.

Rubrique 3, la date de l'assemblée constitutive

Le formulaire demande la date de l'assemblée constitutive, c'est-à-dire la réunion au cours de laquelle au moins deux personnes ont décidé de créer l'association. Cette date doit être cohérente avec celle figurant sur le procès-verbal joint au dossier.

Rubrique 4, la signature de la déclaration

La déclaration doit mentionner la date et le lieu de signature, puis être signée par la personne habilitée. Le nom et la qualité du déclarant doivent être indiqués avec précision. Une signature incomplète ou apposée par une personne non autorisée peut entraîner une demande de régularisation.

Les pièces à joindre au CERFA 13973*04

Le guide explicatif liste les documents qui doivent accompagner la déclaration. Ils sont essentiels pour que le dossier soit instruit correctement.

La liste des dirigeants

La description officielle du CERFA rappelle expressément que la déclaration doit être accompagnée de la liste des dirigeants. Il s'agit des personnes chargées de l'administration de l'association. Cette annexe est indispensable pour identifier les responsables de la structure au moment de sa création.

Les statuts signés

Un exemplaire des statuts doit être joint, signé par au moins deux des personnes figurant sur la liste des dirigeants. Les statuts doivent être cohérents avec les informations du formulaire, notamment le titre, l'objet et l'adresse du siège social.

Le procès-verbal de l'assemblée constitutive

Le procès-verbal sert à prouver que les membres fondateurs ont bien décidé de créer l'association et, le cas échéant, de désigner ses premiers dirigeants. Il doit être daté et reprendre les décisions principales adoptées lors de l'assemblée constitutive.

Le cas des unions et fédérations

Si la structure créée n'est pas une association classique mais une union ou une fédération d'associations, une pièce supplémentaire est requise, la liste des associations membres. Cette exigence figure à la fois dans la description officielle et dans le guide explicatif.

Publication au JOAFE, une étape obligatoire

Pourquoi la publication est nécessaire

Le formulaire ne sert pas uniquement à informer la préfecture. Il permet aussi de procéder à l'insertion obligatoire de la création de l'association au JOAFE. Le guide rappelle que cette publication est nécessaire pour que l'existence de l'association soit reconnue sur un plan juridique.

Quelles informations seront publiées

Les informations figurant dans la première rubrique du formulaire sont celles destinées à la publication. Il faut donc porter une attention particulière à leur rédaction, car elles seront visibles dans l'annonce officielle.

Le justificatif de publication

D'après le guide, dès la mise en ligne de l'annonce, il est possible de télécharger un justificatif de publication. Ce document permet d'accéder aux informations publiées au JOAFE dans des conditions garantissant leur authenticité par une signature électronique et une accessibilité permanente.

Pour tout renseignement complémentaire sur la publication, le guide renvoie au site du journal officiel. En cas d'incertitude sur les modalités actuelles, une vérification sur Service-Public.fr reste utile.

Conseils pratiques pour éviter les erreurs courantes

Vérifier l'homogénéité de tous les documents

Un dossier de création d'association est souvent refusé ou retardé pour des incohérences simples, par exemple un titre abrégé dans un document mais complet dans un autre, une date d'assemblée différente entre le formulaire et le procès-verbal, ou encore une adresse de siège social non identique dans les statuts et sur la déclaration.

Avant l'envoi, il est donc recommandé de relire l'ensemble du dossier comme un tout unique.

Rédiger l'objet avec prudence

L'objet publié au JOAFE doit être suffisamment clair pour identifier le but de l'association, sans être inutilement confus ou trop chargé. Il doit aussi éviter les mentions personnelles qui n'ont pas vocation à être rendues publiques.

Ne pas négliger les coordonnées de contact

Même si le téléphone et l'adresse électronique sont facultatifs, les communiquer peut faciliter le traitement du dossier. Lorsque l'administration doit demander une précision, disposer d'un contact direct simplifie la régularisation.

Choisir la bonne adresse de siège social

Le siège social engage la vie administrative de l'association. Il faut donc choisir une adresse stable, accessible pour le courrier et compatible avec les droits d'occupation des lieux. En cas d'hébergement chez un particulier, quelques précautions matérielles peuvent éviter des difficultés de distribution.

Utiliser un document à jour et lisible

Le CERFA doit être utilisé dans sa version en vigueur. Pour gagner du temps et limiter les oublis au moment de la constitution du dossier de création, Startdoc met à disposition ce formulaire de création d'association dans une présentation prête à compléter, particulièrement utile lorsque les fondateurs veulent sécuriser les premières formalités sans se perdre dans les annexes et les mentions à publier.

Après le dépôt, comment suivre la démarche

Examen du dossier par l'administration

Une fois la déclaration transmise à la préfecture ou à la sous-préfecture compétente, le dossier est examiné avec ses pièces annexes. Si un élément manque ou si une incohérence apparaît, l'administration peut demander une régularisation. D'où l'intérêt de fournir des coordonnées fiables.

Publication et conservation des justificatifs

Après traitement, l'annonce de création est publiée au JOAFE. Il est conseillé de conserver soigneusement le justificatif de publication, ainsi qu'une copie intégrale du dossier déposé, comprenant le formulaire signé, les statuts, le procès-verbal et la liste des dirigeants.

Pourquoi archiver le dossier complet

Dans la vie d'une association, les premiers documents servent souvent de référence, notamment lors de l'ouverture d'un compte bancaire, de demandes de subventions, d'assurances ou de modifications statutaires ultérieures. Disposer d'un dossier de création propre et cohérent est donc utile bien au-delà de la seule formalité initiale.

Ce qu'il faut retenir pour la création d'une association

Le CERFA 13973*04 est le formulaire central de la déclaration préalable de création d'une association. Il permet à la fois de transmettre les informations administratives nécessaires et de déclencher la publication obligatoire au JOAFE.

Pour être recevable, le dossier doit être complété avec précision et accompagné des pièces demandées, en particulier :

• le procès-verbal de l'assemblée constitutive,
• la liste des dirigeants,
• les statuts signés,
• le cas échéant, le mandat du déclarant,
• et, pour une union ou une fédération, la liste des associations membres.

Une attention particulière doit être portée aux informations qui seront publiées, au choix du siège social et à la cohérence entre tous les documents. En cas de doute sur la version du formulaire, l'autorité compétente ou les modalités pratiques applicables à votre situation, la fiche officielle Service-Public.fr reste la référence à consulter.