CERFA 13972-02 : Déclaration de dissolution d'une association en Préfecture

À quoi sert le CERFA 13972*03 pour une association

Le CERFA 13972*03, identifié par la DILA sous la référence R19468, permet de déclarer certaines modifications importantes dans la vie d’une association régie par la loi du 1er juillet 1901. Il s’adresse aux particuliers qui agissent pour le compte d’une association, en pratique le plus souvent un dirigeant, un membre du bureau ou un mandataire habilité.

Ce formulaire sert à notifier au greffe des associations les changements portant sur le titre, l’objet, l’adresse du siège social, l’adresse de gestion, ainsi que la dissolution. Il peut également être utilisé pour d’autres modifications statutaires qui ne sont pas destinées à être publiées au Journal officiel des associations et fondations d’entreprise, le JOAFE.

Le document ne concerne pas les associations d’Alsace-Moselle, qui relèvent d’un régime spécifique. Pour les autres associations loi 1901, il constitue l’un des formulaires centraux dès qu’un élément déclaré antérieurement évolue.

Certaines modifications sont dites statutaires, car elles touchent à des mentions présentes dans les statuts, comme le titre, l’objet ou le siège social. D’autres sont administratives, comme l’adresse de gestion. La dissolution, quant à elle, met fin à l’existence de l’association et appelle une vigilance particulière sur les pièces à produire.

Les changements concernés par ce formulaire

• Modification du titre de l’association
• Modification de l’objet de l’association
• Modification de l’adresse du siège social
• Dissolution de l’association
• Autre modification statutaire non publiable au JOAFE
• Modification de l’adresse de gestion

Ce qui peut être publié au JOAFE

La publication au JOAFE est facultative pour les modifications relatives au titre, à l’objet, au siège social, ainsi que pour la dissolution. Le formulaire prévoit une case pour demander cette publication, ou au contraire pour indiquer que vous ne la souhaitez pas.

Les autres modifications statutaires et la modification de l’adresse de gestion ne sont pas publiables au JOAFE. Cette distinction est importante, car elle conditionne la façon dont le changement sera rendu opposable aux tiers et visible publiquement.

Cadre juridique et portée de la déclaration

Le fondement légal

Le formulaire s’inscrit dans le cadre de l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association. Cette logique est simple, certains changements qui affectent l’identité ou l’organisation déclarée de l’association doivent être portés à la connaissance de l’administration.

La déclaration permet d’actualiser les informations officiellement connues par les services préfectoraux. En pratique, cela sécurise les relations de l’association avec ses membres, ses partenaires, les collectivités, les banques, les organismes financeurs et les autres administrations.

Pourquoi la mise à jour est juridiquement utile

Déclarer une modification ne relève pas seulement d’une formalité administrative. Lorsqu’une association change de nom, d’objet ou de siège social, il est essentiel que les informations détenues par l’administration correspondent à la réalité. À défaut, des difficultés peuvent apparaître dans la gestion courante, la réception du courrier, la justification de l’identité juridique de l’association ou encore l’instruction de demandes de subventions.

Pour une dissolution, l’enjeu est encore plus net. La déclaration formalise la décision prise par l’organe compétent et permet d’inscrire officiellement la fin de l’association. La publication au JOAFE n’est pas imposée, mais elle est vivement recommandée par la notice officielle.

Qui peut signer la déclaration

Le signataire doit être l’une des personnes en charge de l’administration de l’association. Il peut aussi s’agir d’un mandataire, à condition de joindre un mandat signé par l’une des personnes chargées de l’administration. Cette exigence évite qu’une modification soit déclarée par une personne dépourvue d’habilitation.

Comment remplir le CERFA 13972*03 sans erreur

Identifier correctement l’association

Le formulaire demande le titre actuel de l’association, le numéro de dossier figurant sur le dernier récépissé délivré par l’administration, ainsi que le numéro SIREN ou SIRET lorsqu’il a déjà été attribué. Ces éléments facilitent l’identification du dossier par le greffe des associations.

Il est conseillé de reprendre les informations exactement telles qu’elles apparaissent dans les documents déjà enregistrés. Une simple variation d’écriture peut compliquer le traitement, notamment en cas de changement de titre ou de siège.

Déclarer la modification du titre

L’ancien titre doit être indiqué tel qu’il a été déclaré précédemment, avec son sigle si l’association en avait un. Le nouveau titre doit correspondre à la rédaction retenue dans les statuts mis à jour. La notice précise qu’il doit être saisi en 250 caractères maximum, signes et espaces compris, avec des caractères de l’alphabet latin.

L’usage d’un sigle seul est déconseillé. Il est préférable de conserver une dénomination complète, lisible et conforme aux statuts adoptés par l’organe compétent.

Déclarer la modification de l’objet

L’ancien objet doit reprendre la formulation précédemment déclarée. Le nouvel objet doit être rédigé avec soin, car il peut faire l’objet d’une publication au JOAFE. La notice attire l’attention sur un point pratique important, il vaut mieux éviter d’y faire figurer une adresse électronique contenant des données nominatives personnelles.

Le site internet de l’association peut être mentionné, mais cette indication reste facultative. La modification de l’adresse du site internet, à elle seule, ne fait pas l’objet d’une publication.

Déclarer le changement de siège social

Le formulaire distingue l’ancienne adresse et la nouvelle adresse du siège social. Il faut renseigner l’adresse antérieure telle qu’elle avait été déclarée, puis la nouvelle adresse complète. Lorsque le siège est fixé chez un particulier, la notice recommande de signaler matériellement cette présence sur le lieu de distribution du courrier et d’en informer les services postaux.

Si l’association n’est pas propriétaire des locaux, il est prudent de vérifier l’accord du propriétaire. Ce point peut paraître secondaire, mais il évite des contestations ou des difficultés de réception du courrier officiel.

Déclarer une autre modification statutaire

Le CERFA peut également servir à signaler une modification statutaire non publiable au JOAFE, par exemple une évolution des règles de fonctionnement de l’assemblée générale, du conseil d’administration ou des catégories de membres. Même lorsqu’elle n’est pas publiée, cette modification doit être appuyée par des statuts mis à jour.

Déclarer l’adresse de gestion

L’adresse de gestion n’est pas nécessairement celle du siège social. Elle sert aux échanges avec l’administration et permet de joindre la personne en charge du suivi administratif de l’association. Cette rubrique doit être remplie uniquement si cette adresse est différente de celle du siège.

Le formulaire prévoit l’indication de l’ancien et du nouveau lieu de gestion, d’un titre court de l’association, d’un nom de contact, ainsi que, de façon recommandée mais facultative, d’un numéro de téléphone et d’une adresse électronique. Le titre court est limité à 38 caractères.

Déclarer la dissolution

La dissolution suppose d’indiquer la date de la décision de l’organe délibérant. Il ne s’agit pas d’une simple intention de cesser l’activité, mais de la traduction administrative d’une décision régulièrement prise selon les statuts. La pièce justificative correspondante doit être jointe au dossier.

Les pièces à joindre au dossier

La qualité du dossier conditionne la bonne prise en compte de la déclaration. Pour toute modification déclarée, la notice officielle impose la production de plusieurs pièces.

En cas de modification statutaire, les statuts mis à jour sont un élément essentiel. Ils doivent être signés par au moins deux personnes figurant sur la liste des dirigeants. C’est une exigence formelle qui permet de rattacher clairement la nouvelle rédaction statutaire à l’association déclarée.

Où envoyer le formulaire et comment déposer la demande

L’autorité compétente

La déclaration est à adresser à la préfecture ou à la sous-préfecture du siège social de l’association. Lorsque le siège se situe dans l’arrondissement chef-lieu du département, la déclaration relève de la préfecture. Pour Paris, elle doit être adressée à la préfecture de police.

La fiche Service-Public associée au CERFA rappelle que le formulaire est destiné au greffe des associations. Avant l’envoi, il reste utile de vérifier les modalités pratiques de dépôt applicables localement, notamment si un téléservice est proposé ou si l’administration attend encore un envoi papier pour certaines pièces.

Publication au JOAFE, un choix à mesurer

Le formulaire permet d’opter pour la publication ou non des modifications publiables. Pour le titre, l’objet et le siège social, cette publicité est facultative. Pour la dissolution aussi, même si elle est expressément recommandée par la notice officielle.

La publication au JOAFE présente un intérêt probatoire et de visibilité. Une fois l’annonce mise en ligne, il est possible de télécharger un justificatif de publication. Ce document donne accès aux informations publiées dans des conditions garantissant son authenticité grâce à une signature électronique et une accessibilité permanente.

Lorsque l’on veut gagner du temps sur ce type de formalité, Startdoc peut être utile pour obtenir un CERFA 13972*03 déjà structuré et plus simple à compléter, notamment quand plusieurs rubriques doivent être remplies en même temps, comme un changement de siège assorti d’une modification de l’objet.

Vos obligations et les points de vigilance à ne pas négliger

Respecter les statuts avant de déclarer

Le formulaire ne remplace jamais la décision interne de l’association. Avant toute déclaration, il faut vérifier que l’organe compétent a bien délibéré dans les conditions prévues par les statuts, assemblée générale, conseil d’administration ou autre instance compétente selon les cas. Une déclaration déposée sans décision régulière pourrait être contestée en interne.

Veiller à la cohérence entre le formulaire et les pièces jointes

Le contenu du CERFA, de la délibération et des statuts mis à jour doit être parfaitement cohérent. Le nouveau titre inscrit sur le formulaire doit être exactement celui figurant dans les statuts. La même rigueur s’impose pour l’objet et l’adresse du siège social. Les écarts de formulation, même mineurs, peuvent entraîner des demandes de complément ou un rejet du dossier.

Mesurer les conséquences d’une publication

Une publication au JOAFE rend le changement accessible publiquement. Il convient donc de relire avec attention les données qui seront potentiellement diffusées. Pour l’objet notamment, mieux vaut adopter une rédaction claire, utile et dépourvue d’informations personnelles inutiles.

Ne pas confondre siège social et adresse de gestion

Le siège social est l’adresse juridique de l’association. L’adresse de gestion est celle utilisée pour les échanges administratifs lorsqu’elle diffère du siège. Une confusion entre les deux peut compliquer le traitement du dossier ou la réception du courrier. Si les deux adresses sont identiques, seule la rubrique adaptée doit être utilisée.

Que faire en cas de difficulté ou de refus

Comprendre l’origine du blocage

Lorsqu’une déclaration n’aboutit pas, la difficulté provient souvent d’un dossier incomplet, d’une pièce manquante, d’une signature irrégulière ou d’une discordance entre le formulaire et les statuts. Avant toute contestation, il est utile de reprendre l’ensemble du dossier point par point.

Demander des précisions à l’administration

Si le greffe des associations estime que la déclaration ne peut pas être enregistrée, il est généralement pertinent de demander le motif précis de cette position. Cela permet de savoir s’il faut corriger une erreur matérielle, compléter le dossier ou produire une nouvelle délibération.

Régulariser plutôt que recommencer à l’aveugle

En pratique, la solution la plus efficace consiste souvent à régulariser la formalité en transmettant les documents attendus ou en déposant un formulaire corrigé. En cas de doute persistant sur la procédure applicable, la fiche officielle Service-Public.fr liée au CERFA 13972*03 reste la source de référence à consulter.

En résumé, un formulaire clé dans la vie administrative d’une association

Le CERFA 13972*03 permet de déclarer les principales évolutions d’une association loi 1901, qu’il s’agisse d’un changement de titre, d’objet, de siège social, d’adresse de gestion, d’une autre modification statutaire ou d’une dissolution. Son remplissage exige une attention particulière aux termes utilisés, aux signatures requises et aux pièces jointes.

La logique à retenir est simple, toute modification importante doit reposer sur une décision régulière, être retranscrite fidèlement dans les statuts lorsqu’il s’agit d’une modification statutaire, puis être déclarée à l’autorité compétente avec un dossier complet. C’est cette cohérence d’ensemble qui sécurise la vie juridique de l’association.