CERFA 16079-03 : Convention d'accueil d'un chercheur ou d'un enseignant étranger

À quoi sert le CERFA 16079*03, convention d'accueil d'un chercheur ou d'un enseignant étranger

Le CERFA 16079*03 correspond à la convention d'accueil d'un chercheur ou d'un enseignant étranger. Ce document permet l'accueil en France, par un organisme agréé, d'une personne non ressortissante de l'Union européenne, de l'Espace économique européen ou de la Confédération suisse, afin qu'elle exerce une activité de recherche ou d'enseignement de niveau universitaire.

Il s'agit d'un formulaire central dans la préparation du séjour du chercheur ou de l'enseignant concerné. Il sert à formaliser la relation entre l'organisme d'accueil français et la personne étrangère accueillie, dans le cadre d'un projet de recherche, d'une activité d'enseignement supérieur, ou d'un doctorat selon la situation.

Le texte du formulaire vise expressément l'admission au séjour en qualité de chercheur ou d'enseignant, pour un étranger titulaire d'un diplôme de niveau master ou équivalent, accueilli par un organisme français agréé à cet effet. La convention d'accueil ne se résume donc pas à une simple lettre d'invitation. Elle constitue une pièce administrative structurée, utilisée dans le parcours de séjour.

Le formulaire mentionne notamment les bases juridiques suivantes, le code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile, le code du travail, ainsi que la directive européenne 2016/801 relative à l'admission de ressortissants de pays tiers aux fins de recherche scientifique.

Qui est concerné par cette convention d'accueil

Le CERFA 16079*03 concerne plusieurs acteurs à la fois.

• Le chercheur ou l'enseignant étranger, qui ne doit pas relever de la nationalité d'un État membre de l'Union européenne, de l'Espace économique européen ou de la Suisse.
• L'organisme d'accueil en France, qui doit être agréé pour recevoir ce type de public.
• Le représentant légal de cet organisme, qui atteste l'exactitude des informations déclarées.
• Le responsable du projet de recherche ou d'enseignement universitaire, identifié dans le formulaire.

Le document s'adresse en pratique à des particuliers dans la mesure où il est utilisé pour préparer une démarche personnelle de séjour. Toutefois, son établissement repose aussi sur l'intervention active de la structure d'accueil française, université, établissement d'enseignement supérieur, organisme de recherche, ou autre organisme habilité.

Dans quelles situations le CERFA 16079*03 est utilisé

La convention d'accueil peut être mobilisée dans des hypothèses variées, dès lors qu'elles entrent dans le champ de la recherche ou de l'enseignement universitaire. Le formulaire prévoit plusieurs statuts possibles.

• Le salarié dont le salaire est versé en France, hors doctorant salarié.
• Le doctorant salarié en France, dans le cadre d'un contrat doctoral, d'un autre contrat de travail de droit français lié à un projet de recherche ou d'enseignement supérieur, ou d'une convention CIFRE.
• Le chercheur invité qui reste employé par son institution d'origine.
• Le doctorant ou chercheur accueilli dans le cadre d'une convention de séjour de recherche en application du code de la recherche.

Le formulaire permet également de signaler un projet de mobilité intra-européenne, avec la durée prévue, le ou les pays de destination et l'objet de cette mobilité. Cette précision peut avoir une importance pratique pour l'analyse du dossier de séjour.

Le cadre juridique et les conditions à respecter

Un document réservé à un accueil par organisme agréé

Le CERFA 16079*03 ne peut pas être utilisé par n'importe quelle structure. Le cadre A du formulaire impose d'indiquer la dénomination de l'organisme d'accueil, son statut juridique, son numéro SIREN ou SIRET, ainsi que la nature de son agrément. Le document prévoit plusieurs cas, agrément de droit et sans condition de durée, agrément sans condition de durée, ou agrément d'une durée de cinq ans avec mention du numéro d'agrément.

Autrement dit, la capacité à signer une convention d'accueil dépend d'une habilitation préalable de l'organisme. En cas de doute sur la validité de cet agrément, il est prudent de vérifier les informations en amont auprès de la structure d'accueil ou via les ressources administratives officielles.

Le niveau de qualification du chercheur ou de l'enseignant

Le formulaire précise que la personne accueillie doit être titulaire d'un diplôme de niveau master ou équivalent. En outre, le cadre C prévoit une case à cocher attestant que les qualifications et diplômes requis du chercheur ont bien été reçus et attestés.

Cette exigence n'est pas accessoire. Elle participe à la justification du statut demandé. Une incohérence entre le parcours académique, le sujet de recherche, la mission confiée et les pièces produites pourrait fragiliser le dossier.

Les références légales citées sur le formulaire

Le CERFA vise expressément plusieurs dispositions, notamment l'article L. 421-14 du code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile, les articles R. 421-26 à R. 421-32 du même code, l'article R. 5221-3 du code du travail, ainsi que la directive européenne du 11 mai 2016.

Ces références rappellent que la convention d'accueil s'inscrit à la fois dans le droit du séjour des étrangers, dans le cadre de l'activité professionnelle ou académique exercée, et dans un dispositif européen spécifique à la recherche scientifique. Pour l'usager, cela signifie surtout que la convention n'est pas un document isolé, mais un élément d'un ensemble administratif plus large.

Comment remplir correctement la convention d'accueil

Cadre A, les informations sur l'organisme d'accueil

Le premier bloc concerne l'organisme français agréé. Il faut y renseigner avec précision :

• La dénomination de l'organisme en lettres capitales.
• Son statut juridique.
• Son numéro SIREN ou SIRET.
• Le type d'agrément dont il bénéficie.
• Le nom et le prénom du responsable du projet de recherche ou d'enseignement universitaire.
• L'adresse de l'unité de recherche ou d'enseignement d'accueil.

Ces informations doivent être cohérentes avec les documents internes de l'établissement. Une erreur sur le numéro d'identification ou sur l'adresse de l'unité d'accueil peut entraîner des demandes de régularisation.

Cadre B, les informations sur le chercheur ou l'enseignant étranger

Le deuxième bloc est consacré à l'identité et à la situation personnelle de la personne accueillie. Sont notamment demandés :

• Le nom et le prénom.
• La date de naissance, le pays de naissance et la nationalité.
• L'adresse dans le pays de résidence habituelle.
• L'adresse du domicile prévu en France, ou à défaut l'adresse de l'unité de recherche.
• Le nom de l'établissement de recherche ou d'enseignement supérieur fréquenté dans le pays de résidence habituelle.
• Le thème de la recherche, de l'enseignement universitaire ou du sujet de thèse de doctorat.

Le thème de recherche doit être formulé de manière suffisamment précise pour identifier l'objet scientifique ou pédagogique de l'accueil. Une description trop vague peut nuire à la lisibilité du dossier.

Cadre C, les conditions concrètes de l'accueil en France

Ce cadre rassemble les éléments les plus sensibles pour l'instruction administrative, car ils permettent de comprendre le cadre du séjour.

• La durée prévue du séjour, avec date de début et date de fin.
• L'existence éventuelle d'une mobilité intra-européenne.
• La confirmation de la réception et de l'attestation des diplômes requis.
• La nature de l'activité, recherche, enseignement universitaire, ou les deux selon le cas.
• Le statut sous lequel la personne sera accueillie.
• Les informations sur le contrat ou le financement, lorsqu'elles sont requises.

Le formulaire prévoit plusieurs rubriques relatives aux ressources. Il peut s'agir de la durée du contrat conclu, du montant du salaire brut mensuel, ou du montant du financement mensuel selon le statut retenu. Ces éléments doivent être exacts et appuyés par les pièces justificatives adaptées.

Cadre D, l'attestation et les signatures

Le dernier cadre a une portée déclarative forte. Le chercheur ou l'enseignant étranger atteste sur l'honneur l'exactitude des informations et s'engage à mener à bien l'activité de recherche ou d'enseignement prévue.

De son côté, le représentant légal de l'organisme d'accueil atteste l'exactitude des déclarations, certifie accueillir l'intéressé pour la réalisation de l'activité mentionnée, et confirme que celui-ci bénéficie des ressources requises pour couvrir ses frais de séjour en France ainsi que son rapatriement. Il s'engage également à ce que la personne dispose d'une couverture santé pour la durée du séjour et d'une couverture contre les accidents pouvant survenir à l'occasion du travail de recherche ou d'enseignement au sein de l'organisme.

Ces engagements ne doivent pas être traités comme de simples formalités. Ils peuvent engager la responsabilité de la structure d'accueil si les déclarations sont inexactes ou insuffisamment vérifiées.

Les pièces et informations à préparer avant la signature

Le formulaire ne contient pas une liste complète de pièces à joindre, mais son contenu permet d'identifier les éléments qu'il est prudent de réunir avant de le compléter. Préparer ces documents en amont facilite la signature par l'organisme d'accueil et la constitution du dossier de séjour.

Dans la pratique, plus le dossier préparatoire est clair, plus la convention d'accueil peut être rédigée sans aller-retour inutiles. Pour ce type de CERFA, où la moindre imprécision sur l'identité, le financement ou la qualité de l'accueil peut compliquer une demande de séjour, Startdoc permet d'accéder à un document structuré et plus simple à renseigner avec les bonnes informations dès le départ.

Quels sont les droits et obligations liés à la convention d'accueil

Les engagements de l'organisme d'accueil

L'organisme agréé ne se limite pas à ouvrir ses portes. En signant le CERFA 16079*03, son représentant légal déclare plusieurs éléments importants :

• L'exactitude des informations mentionnées sur le document.
• La réalité de l'accueil en qualité de chercheur ou d'enseignant.
• L'existence de ressources suffisantes pour le séjour de l'intéressé et son rapatriement.
• L'existence d'une couverture santé pour toute la durée du séjour.
• L'existence d'une couverture contre les accidents liés à l'activité exercée au sein de l'organisme.

Ces engagements supposent des vérifications concrètes. L'organisme a donc intérêt à conserver les justificatifs utiles, notamment ceux relatifs au financement, au statut du chercheur, à la couverture sociale et à la cohérence du projet d'accueil.

Les obligations du chercheur ou de l'enseignant accueilli

La personne étrangère signe également une attestation sur l'honneur. Elle déclare l'exactitude des informations fournies et s'engage à mener à bien l'activité de recherche ou d'enseignement pour laquelle elle est accueillie.

En pratique, cela implique de communiquer des renseignements complets et sincères sur son identité, sa situation académique, son établissement d'origine, son projet scientifique et, selon le cas, son domicile prévu en France. En cas d'évolution significative du projet, un échange avec l'organisme d'accueil et, si nécessaire, avec l'administration compétente, peut être utile pour sécuriser la situation.

La question des ressources, de la santé et de la couverture des risques

Le formulaire insiste sur trois points matériels essentiels, les ressources, la couverture santé et la protection contre les accidents. Ce triptyque est déterminant car il touche directement aux conditions de séjour en France.

Le représentant légal atteste que le chercheur ou l'enseignant bénéficie des ressources requises pour couvrir ses frais de séjour en France et son rapatriement dans son pays d'origine. Le formulaire ne fixe pas dans son corps un montant uniforme applicable à toutes les situations. Il convient donc de se référer aux exigences administratives à jour, notamment sur Service-Public.fr ou auprès du consulat ou de la préfecture compétente.

La même prudence s'impose pour la couverture santé et la couverture contre les accidents. Selon le statut du chercheur, salarié en France, doctorant, invité restant employé à l'étranger, ou bénéficiaire d'une convention de séjour de recherche, les justificatifs attendus peuvent varier.

Utilisation de la convention dans la démarche de séjour

Un document clé pour l'admission au séjour

Le titre même du formulaire indique qu'il est établi en vue de l'admission au séjour en France en qualité de chercheur ou enseignant. La convention d'accueil intervient donc dans une procédure administrative plus large, qui peut comprendre des démarches auprès des autorités consulaires puis, selon la situation, auprès des services préfectoraux.

Le document comporte d'ailleurs un emplacement réservé à l'autorité consulaire, avec date et cachet. Cela montre qu'il a vocation à être présenté dans le cadre du parcours d'entrée et de séjour.

Où déposer ou présenter le CERFA 16079*03

Le formulaire n'indique pas à lui seul un guichet unique de dépôt valable pour tous les cas. Selon la situation du chercheur ou de l'enseignant, il pourra être utilisé dans le cadre d'une demande auprès d'un consulat de France à l'étranger, puis dans des démarches en France relatives au séjour.

Le bon réflexe consiste à vérifier la procédure applicable au moment de la demande, en fonction du pays de résidence, du type de séjour envisagé, de la durée du projet et du statut retenu. La page officielle de Service-Public.fr associée au formulaire constitue à cet égard un point d'appui utile.

À quel moment établir la convention

La convention d'accueil doit être préparée suffisamment tôt. Elle nécessite en effet la collecte d'informations précises, la vérification de l'agrément de l'organisme, le choix du bon statut d'accueil et la signature du représentant légal. Attendre la dernière minute expose à des retards, notamment lorsque le chercheur a besoin d'un visa ou lorsqu'une coordination est nécessaire entre plusieurs services universitaires ou administratifs.

Refus, blocages et voies de recours

En cas de difficulté liée au formulaire lui-même

Les blocages les plus fréquents tiennent moins au modèle CERFA qu'à son contenu, informations incomplètes, signatures manquantes, absence de cohérence entre le statut déclaré et les pièces produites, doute sur l'agrément de l'organisme, ou justificatifs insuffisants concernant le financement et la couverture sociale.

Avant toute contestation, il est souvent pertinent de demander une régularisation ou une correction du document. Une convention d'accueil correctement complétée évite de nombreux refus purement formels.

En cas de refus de visa ou de difficulté sur le séjour

Si la convention d'accueil a été établie mais que la demande de visa ou la démarche de séjour rencontre un refus, les voies de recours dépendront de la décision prise, de l'autorité concernée et du motif retenu. Le formulaire lui-même ne détaille pas ces recours. Il faut donc se reporter à la notification de refus reçue, qui mentionne en principe les modalités de contestation applicables.

Selon les cas, un recours administratif préalable, un recours hiérarchique ou un recours contentieux peut être envisagé. La stratégie dépendra du motif du refus, par exemple si celui-ci porte sur la réalité du projet, sur les ressources, sur la complétude du dossier ou sur un autre aspect du séjour.

L'intérêt de conserver une trace de tous les échanges

En matière de séjour, la preuve documentaire est essentielle. Il est recommandé de conserver :

• La version signée de la convention d'accueil.
• Les justificatifs des diplômes et qualifications.
• Le contrat, la convention ou les preuves de financement.
• Les échanges avec l'organisme d'accueil.
• Les accusés de réception et courriels liés à la procédure administrative.
• Toute décision de refus et sa motivation.

Cette précaution est utile à la fois pour répondre à une demande de complément et pour préparer un éventuel recours.

Points de vigilance avant de signer le CERFA 16079*03

Vérifier la cohérence globale du dossier

Le formulaire doit raconter une situation administrative cohérente. Le thème de recherche doit correspondre au niveau de qualification du chercheur. Le statut choisi doit être compatible avec le contrat ou le mode de financement. La durée du séjour doit s'accorder avec la mission décrite. L'adresse en France doit être renseignée de façon réaliste, même si elle est provisoire.

Ne pas sous-estimer la portée des attestations sur l'honneur

Les deux signatures figurant dans le cadre D emportent des déclarations importantes. Elles ne doivent jamais être apposées sur un document approximatif ou rempli à partir d'informations non vérifiées. Une attestation sur l'honneur erronée peut créer des difficultés sérieuses dans la procédure de séjour.

Prendre en compte les mises à jour administratives

La dernière vérification DILA mentionnée pour ce formulaire remonte au 24 juin 2021. Même si le CERFA reste identifiable par sa référence 16079*03, il est prudent de s'assurer qu'aucune évolution n'est intervenue dans les modalités de dépôt, les pièces complémentaires ou les règles de séjour. Cette vigilance est particulièrement importante pour les chercheurs et enseignants étrangers, car leur situation croise le droit des étrangers, le droit du travail et les règles propres à l'enseignement supérieur et à la recherche.

Données personnelles et droit de rectification

Le formulaire rappelle enfin que la loi relative à l'informatique et aux libertés s'applique aux renseignements qu'il contient, avec un droit d'accès et de rectification auprès de la préfecture du département de résidence. Cette mention confirme que les données inscrites dans la convention doivent être exactes, mais aussi que l'usager conserve des droits sur leur traitement.

Ce qu'il faut retenir pour sécuriser la démarche

Le CERFA 16079*03 est un document juridique et administratif déterminant pour l'accueil en France d'un chercheur ou d'un enseignant étranger non européen par un organisme agréé. Il ne s'agit ni d'une simple formalité interne, ni d'un formulaire à compléter de manière approximative. Chaque rubrique éclaire l'administration sur l'identité de l'intéressé, la réalité du projet, le cadre de l'accueil, les ressources prévues et les garanties offertes pendant le séjour.

Pour limiter les difficultés, il convient de réunir en amont les justificatifs utiles, de vérifier l'agrément de l'organisme d'accueil, de choisir le bon statut parmi ceux prévus au formulaire, et de relire avec soin l'ensemble des attestations avant signature. En cas d'incertitude sur la procédure applicable, la page officielle de Service-Public.fr liée au formulaire reste la référence à consulter.