CERFA 12699-02 : Déclaration d'éducateur sportif

À quoi sert le CERFA 12699*03, déclaration d’éducateur sportif par courrier

Le CERFA 12699*03 correspond à la déclaration d’éducateur sportif pour les personnes qui souhaitent enseigner, animer, encadrer une ou plusieurs activités physiques ou sportives, ou entraîner des pratiquants contre rémunération. Il s’adresse aux particuliers qui exercent ou envisagent d’exercer cette activité, qu’ils soient salariés, indépendants ou en formation dans certains cas prévus par le formulaire.

Cette déclaration relève du code du sport, notamment des articles L. 212-1, L. 212-2, L. 212-7, L. 212-9, L. 212-11, R. 212-85, R. 212-87 et A. 212-176 à A. 212-181. Elle permet à l’administration de vérifier plusieurs éléments essentiels, en particulier la qualification du déclarant et son honorabilité.

Le formulaire précise qu’une fois la déclaration validée, la carte professionnelle est adressée par courrier. Cette carte matérialise la reconnaissance administrative de la capacité à exercer, dans le cadre défini par les titres, diplômes, certificats ou autorisations détenus.

Le document doit être déposé à la direction départementale de la cohésion sociale, ou à la direction départementale de la cohésion sociale et de la protection des populations, du département d’exercice ou de l’exercice principal. Le formulaire indique aussi une règle importante, la déclaration doit être renouvelée tous les 5 ans.

Le recours à la version courrier reste utile lorsque l’usager souhaite constituer un dossier papier complet, vérifier calmement chaque rubrique et joindre l’ensemble des justificatifs. Pour une démarche de ce type, Startdoc met à disposition une version structurée du CERFA 12699*03 afin de limiter les oublis au moment de préparer une première déclaration ou un renouvellement.

Qui est concerné par cette déclaration

Sont concernés les éducateurs sportifs qui perçoivent une rémunération pour encadrer une activité physique ou sportive. Le formulaire couvre plusieurs profils :

• les personnes déjà diplômées, titulaires de qualifications françaises, comme un DES, DE, BE, BP, CQP ou TFP, selon le cas,
• les personnes bénéficiant d’une équivalence de diplôme pour des titres étrangers hors Union européenne et Espace économique européen,
• les personnes en formation, dans le cadre de la préparation d’un diplôme français et sous certaines conditions,
• les bénéficiaires d’une autorisation d’exercice mentionnée par le formulaire,
• les salariés qui interviennent dans un ou plusieurs établissements,
• les travailleurs indépendants, y compris en entreprise individuelle.

En pratique, ce CERFA n’est pas réservé à une seule discipline. Il peut concerner des activités sportives très diverses, dès lors qu’elles sont encadrées contre rémunération et que l’activité entre dans le champ du code du sport.

Dans quelles situations utiliser le CERFA 12699*03

Le formulaire doit être utilisé dans plusieurs hypothèses précises.

• Première déclaration, lorsque la personne commence à exercer ou souhaite commencer à exercer comme éducateur sportif rémunéré.
• Renouvellement de déclaration, tous les 5 ans, afin de maintenir la validité administrative du dossier et de la carte professionnelle.
• Déclaration en tant que salarié, si l’activité est exercée dans un ou plusieurs établissements, clubs, associations, salles ou structures sportives.
• Déclaration en tant qu’indépendant, si l’éducateur exerce sous son propre statut, avec un numéro SIRET.
• Déclaration pendant une formation, pour les personnes préparant un diplôme français et réalisant des mises en situation pédagogique ou des stages, lorsque cela est prévu.

Le document peut donc servir à des situations très différentes, mais toutes ont un point commun, l’encadrement d’une activité sportive contre rémunération ne peut pas être appréhendé comme une simple formalité accessoire. Le dossier doit être cohérent entre la qualification détenue, la discipline exercée et les lieux d’intervention déclarés.

Comment remplir le formulaire, rubrique par rubrique

Rubrique I, état civil

La première partie rassemble l’identification complète du déclarant. Il faut renseigner avec soin :

• la civilité,
• le nom de naissance,
• le nom d’usage, s’il est différent,
• les prénoms,
• la date et le lieu de naissance,
• le département de naissance,
• le pays de naissance si la personne est née à l’étranger,
• la nationalité, et une autre nationalité en cas de double nationalité.

Pour les personnes nées à l’étranger, le formulaire prévoit en plus l’indication du nom et des prénoms du père et de la mère. Ces informations participent à l’identification administrative du demandeur.

Il faut aussi cocher s’il s’agit d’un dossier de première déclaration ou d’un dossier de renouvellement, puis mentionner le département du lieu principal d’exercice.

Cette rubrique doit être remplie exactement comme sur les documents d’identité. Une simple divergence sur l’orthographe d’un nom, un prénom manquant ou une date erronée peut retarder l’instruction.

Rubrique II, coordonnées

La deuxième partie concerne l’adresse et les moyens de contact. Il faut indiquer :

• l’adresse complète,
• les compléments utiles, appartement, boîte aux lettres, étage, bâtiment, résidence,
• le code postal, la commune et, si nécessaire, le pays,
• le téléphone, le portable et l’adresse courriel.

Le formulaire précise un point important, la délivrance d’une carte professionnelle implique la déclaration d’une adresse en France. Cette exigence mérite une attention particulière pour les personnes qui résident à l’étranger ou qui ont une activité mobile.

Il est recommandé de donner des coordonnées à jour et régulièrement consultées. Même dans une procédure par courrier, l’administration peut avoir besoin de vous joindre pour compléter le dossier ou signaler une pièce manquante.

Rubrique III, qualification

Cette partie est centrale. Elle permet à l’administration de vérifier que l’éducateur sportif dispose bien de la qualification nécessaire pour enseigner ou encadrer la ou les activités déclarées.

Si vous détenez des qualifications françaises

Le formulaire prévoit plusieurs lignes pour mentionner, pour chaque diplôme, titre ou certificat :

• le type de qualification, par exemple DES, DE, BE, BP, CQP ou TFP,
• l’activité ou la spécialité,
• le numéro du diplôme, titre ou certificat,
• la date d’obtention,
• le lieu d’obtention,
• la date du dernier recyclage si le diplôme y est soumis.

Il est essentiel de ne déclarer que des qualifications utiles à l’exercice envisagé. Si vous avez plusieurs titres, indiquez ceux qui fondent réellement votre capacité d’encadrement pour les disciplines concernées.

Si vous bénéficiez d’une équivalence de diplôme

Pour les diplômes étrangers hors Union européenne et Espace économique européen, le formulaire invite à indiquer l’intitulé du diplôme français équivalent, en se référant à l’attestation d’équivalence. Il faut notamment préciser :

• le type de qualification,
• l’activité ou la spécialité,
• le numéro d’équivalence commençant par EQU,
• la date de délivrance.

Le formulaire rappelle que l’admission en équivalence des diplômes étrangers relève du ministre chargé des sports après avis d’une commission. En pratique, il faut donc s’assurer que l’équivalence a bien été obtenue avant de déposer une déclaration fondée sur cette voie.

Si vous êtes en formation

Le CERFA 12699*03 prévoit un cadre spécifique pour les personnes en préparation d’un diplôme français. Il faut renseigner :

• l’intitulé du diplôme préparé,
• le type de qualification,
• l’activité ou la spécialité.

Le formulaire comporte ensuite des encarts consacrés aux stages pratiques. Pour chacun d’eux, il faut indiquer :

• le nom de l’établissement,
• l’adresse de l’établissement,
• la date de début et la date de fin du stage,
• le nom du tuteur de stage.

Cette rubrique ne doit pas être traitée à la légère. Les personnes en formation doivent démontrer qu’elles remplissent les conditions leur permettant d’intervenir en situation pédagogique, dans le cadre prévu par leur cursus.

Si vous disposez d’une autorisation d’exercice

Le formulaire mentionne le cas des bénéficiaires d’une autorisation d’exercice délivrée par la Commission nationale de l’enseignement des activités physiques et sportives entre le 4 juillet 1994 et le 30 mai 2006. Il faut alors renseigner la date de délivrance de l’autorisation d’exercice, c’est-à-dire la date du courrier ministériel.

Rubrique IV, activités physiques ou sportives encadrées

La façon de remplir cette partie dépend du mode d’exercice. Le formulaire distingue les salariés et les travailleurs indépendants. Il précise aussi que cette rubrique n’a pas à être remplie par les personnes en formation préparant un diplôme français.

Pour les salariés

Il faut d’abord préciser si le métier d’éducateur sportif est exercé à titre principal ou secondaire. Ensuite, pour chaque établissement connu au moment de la déclaration, il faut indiquer :

• le nom de l’établissement,
• le numéro SIRET,
• l’adresse complète,
• le code postal et la commune,
• l’activité encadrée,
• la discipline,
• la date de début d’exercice, au mois près,
• la date de fin si elle est connue.

Le formulaire précise que seules les informations connues au moment de la déclaration doivent être renseignées. Les autres devront être communiquées à l’administration dès qu’elles seront connues. Cela évite de bloquer le dépôt du dossier lorsque l’éducateur n’a pas encore une vision définitive de tous ses lieux d’intervention.

Pour les travailleurs indépendants

La logique est un peu différente. Il faut mentionner :

• le caractère principal ou secondaire de l’activité d’éducateur sportif,
• la dénomination sociale,
• la forme juridique, par exemple EURL ou entreprise individuelle,
• le numéro SIRET,
• les coordonnées professionnelles si elles diffèrent de celles déjà indiquées.

Le formulaire demande ensuite, pour chaque activité encadrée, de préciser :

• l’activité encadrée,
• la discipline,
• le lieu d’exercice principal,
• l’adresse du lieu d’exercice principal,
• le département, le code postal et la commune,
• la date de début d’exercice.

Cette partie doit être remplie avec cohérence. Les disciplines déclarées doivent correspondre aux qualifications mentionnées plus haut. C’est un point de vigilance important en cas de pluralité d’activités, par exemple lorsque le déclarant encadre plusieurs pratiques sportives ou intervient sur plusieurs sites.

Rubrique V, déclaration sur l’honneur

La dernière partie est la déclaration sur l’honneur. Le déclarant y atteste qu’il remplit les conditions prévues par le code du sport et qu’il n’a pas fait l’objet d’une condamnation lui interdisant l’exercice des fonctions concernées, en application de l’article L. 212-9.

Il faut également certifier l’exactitude des informations portées sur le formulaire, puis dater et signer. Cette signature engage le déclarant. Toute incohérence entre les rubriques, les justificatifs et la réalité de l’activité peut entraîner des difficultés dans l’instruction du dossier.

Quelles pièces joindre au dossier

Le formulaire contient lui-même la liste des justificatifs à annexer. Cette liste varie selon qu’il s’agit d’une première déclaration ou d’un renouvellement.

Le formulaire précise aussi que l’intéressé doit toujours être en mesure de présenter à l’autorité administrative l’original du certificat médical présenté lors de la déclaration pendant toute la durée de validité de sa carte professionnelle. Il doit également pouvoir présenter une pièce d’identité ainsi que les originaux des diplômes, titres à finalité professionnelle et certificats de qualification professionnelle justifiant sa qualification.

Vérifications opérées par l’administration

La déclaration ne se limite pas à un enregistrement matériel du dossier. Le formulaire indique que les informations recueillies font l’objet d’un traitement informatique destiné à vérifier les qualifications et l’honorabilité du déclarant.

Il est également indiqué qu’une demande d’extrait de casier judiciaire, bulletin n° 2, sera effectuée auprès du service du Casier judiciaire national, conformément à l’article 776 du code de procédure pénale. Le fichier judiciaire automatisé des auteurs d’infractions sexuelles, FIJAIS, sera aussi consulté conformément à l’article 706-53-7 du même code.

Autrement dit, la recevabilité du dossier dépend non seulement des pièces fournies, mais aussi des vérifications menées par l’administration. Il faut donc s’assurer que la déclaration soit parfaitement sincère et complète.

Cas particuliers à connaître avant l’envoi

Diplômes soumis à recyclage

Le formulaire insiste sur ce point, certaines qualifications supposent une obligation de recyclage ou de révision. Dans cette hypothèse, la date du dernier recyclage doit être renseignée dans la rubrique relative aux qualifications, et l’attestation correspondante doit être jointe au dossier lorsqu’elle est exigée.

Un dossier déposé avec un diplôme périmé au regard de cette obligation pourrait être considéré comme incomplet ou irrégulier. Avant l’envoi, il convient donc de vérifier si votre titre est concerné.

Personnes nées à l’étranger

Les personnes nées hors de France doivent prêter une attention particulière aux informations d’état civil complémentaires demandées, notamment les éléments relatifs aux parents. Il faut aussi vérifier la cohérence entre les pièces d’identité, les éventuels documents traduits, les qualifications déclarées et l’adresse française communiquée pour l’envoi de la carte professionnelle.

Exercice dans plusieurs établissements

De nombreux éducateurs sportifs cumulent plusieurs lieux d’intervention, parfois avec des statuts différents selon les structures. Le formulaire permet de déclarer plusieurs établissements pour les salariés et plusieurs activités ou lieux d’exercice pour les indépendants.

Si l’espace du document principal ne suffit pas, le CERFA prévoit un volet complémentaire, notamment pour les qualifications françaises. Il faut alors veiller à ce que les pages supplémentaires soient jointes proprement et que le dossier reste lisible.

Personnes en formation

Le formulaire rappelle que les personnes en formation reçoivent une attestation de stagiaire et non une carte professionnelle de la même nature que celle délivrée à l’issue d’un dossier complet fondé sur une qualification acquise. Cette distinction est importante pour ne pas confondre les droits ouverts pendant la formation et ceux attachés à l’exercice pleinement qualifié.

Conseils pratiques pour éviter un rejet ou une demande de complément

Soigner la cohérence entre qualification et activité déclarée

Le premier point de contrôle est la concordance entre les diplômes mentionnés et les disciplines encadrées. Si vous déclarez une activité qui ne semble pas directement couverte par votre qualification, l’administration peut demander des précisions. Il faut donc utiliser les intitulés de spécialité avec exactitude et ne pas généraliser abusivement le champ d’un diplôme.

Vérifier les dates avant la signature

Plusieurs dates figurent sur ce CERFA, date d’obtention des qualifications, date du dernier recyclage, dates de stage, dates de début d’exercice, date du certificat médical. Une erreur de chronologie peut suffire à rendre le dossier peu clair. Un contrôle final ligne par ligne est vivement conseillé.

Préparer des copies lisibles et complètes

Les pièces jointes doivent être nettes, complètes et à jour. Une pièce d’identité tronquée, un diplôme illisible ou une photo non conforme peuvent entraîner un retour du dossier. Lorsque vous constituez une version papier, mieux vaut classer les documents dans l’ordre logique du formulaire.

Ne pas négliger le certificat médical

Le certificat médical demandé doit attester l’absence de contre-indication à la pratique et à l’encadrement des activités physiques ou sportives concernées. Le formulaire exige qu’il date de moins d’un an au jour du dépôt. Il faut aussi conserver l’original pendant toute la durée de validité de la carte professionnelle.

Informer l’administration des éléments connus après le dépôt

Pour les salariés notamment, le formulaire admet que certaines informations ne soient pas encore connues lors du dépôt. Il précise cependant qu’elles devront être communiquées dès qu’elles le seront. Cette mise à jour est importante pour que votre situation administrative reste en adéquation avec votre exercice réel.

Envoi du dossier et suite de la démarche

Le CERFA 12699*03 doit être adressé au service compétent du département d’exercice ou du département de l’exercice principal. Le formulaire cite la direction départementale de la cohésion sociale, ou la direction départementale de la cohésion sociale et de la protection des populations.

En l’absence de notice jointe au formulaire, il reste prudent de consulter la fiche Service-Public.fr associée à cette démarche pour vérifier si des modalités locales de dépôt ou des précisions complémentaires existent encore, notamment au regard de l’organisation administrative du département concerné.

Lorsque le dossier est complet et validé, la déclaration donne lieu à la délivrance d’une carte professionnelle, adressée par courrier. Pour les personnes en formation, une attestation de stagiaire est délivrée à la place.

Enfin, il ne faut pas oublier l’échéance de renouvellement. Le formulaire indique clairement que la déclaration doit être renouvelée tous les 5 ans. Anticiper cette échéance permet d’éviter toute interruption administrative dans l’exercice de l’activité.

Ce qu’il faut retenir pour constituer un dossier sérieux

Le CERFA 12699*03 n’est pas un simple formulaire déclaratif sans portée. Il s’inscrit dans le dispositif légal qui encadre l’exercice rémunéré des activités sportives. Son remplissage doit donc être précis, rigoureux et appuyé par les justificatifs adaptés à votre situation.

Un dossier solide repose sur cinq points essentiels :

1. une identité et des coordonnées exactes,
2. des qualifications clairement établies,
3. des activités déclarées en cohérence avec ces qualifications,
4. des justificatifs complets et à jour,
5. une déclaration sur l’honneur signée avec sérieux.

Pour un éducateur sportif, la qualité du dossier administratif compte autant que la qualité de la pratique professionnelle. C’est elle qui conditionne la délivrance de la carte professionnelle, document indispensable pour exercer dans le cadre prévu par le code du sport.