CERFA 14975-01 : Exception handicap - Désignation d'un mandataire - Éditeurs de presse

CERFA 14975*01 : désignation d’un mandataire par un éditeur de presse dans le cadre de l’exception handicap

Le CERFA 14975*01, identifié par la DILA sous la référence R34041, permet à un éditeur de presse de déclarer à la Bibliothèque nationale de France, la BnF, les publications pour lesquelles il mandate un organisme chargé de transmettre les fichiers numériques. Cette démarche s’inscrit dans le cadre de l’exception au droit d’auteur en faveur des personnes atteintes d’un handicap, telle qu’elle est prévue par le code de la propriété intellectuelle.

Concrètement, ce formulaire sert à officialiser le choix d’un mandataire parmi les deux organismes avec lesquels la BnF a signé un accord, le Centre français d’exploitation du droit de copie, CFC, ou EDD. L’éditeur y identifie sa structure, désigne un correspondant auprès de la BnF, précise le mandataire retenu, puis liste les titres de presse concernés.

Il s’agit d’un document à destination des professionnels. Il ne concerne donc pas le grand public, mais les sociétés d’édition de presse, ou le cas échéant des sociétés coéditrices, qui souhaitent sécuriser et formaliser la transmission des fichiers numériques de leurs publications pour répondre aux règles applicables à l’exception handicap.

À qui s’adresse précisément ce formulaire

Le formulaire vise les éditeurs de presse. Il peut être utilisé par une société d’édition qui publie un ou plusieurs titres, mais aussi, lorsque cela correspond à la réalité de l’édition, par des sociétés coéditrices. Le document prévoit en effet une rubrique d’identification de l’éditeur avec la raison sociale et le nom du représentant légal, ce qui montre bien qu’il s’adresse à des personnes morales agissant dans un cadre professionnel.

La logique du CERFA est simple : l’éditeur reste responsable de sa décision de mandater un organisme, mais il confie matériellement à ce mandataire la remise des fichiers numériques à la BnF, pour les publications désignées sur le formulaire.

Pourquoi cette désignation de mandataire est utile

L’objectif du CERFA 14975*01 n’est pas de créer un droit nouveau, mais de mettre en œuvre de façon opérationnelle un dispositif déjà prévu par les textes. La BnF intervient ici dans le cadre de l’exception au droit d’auteur en faveur des personnes atteintes d’un handicap. Pour faciliter la transmission des fichiers numériques, elle a conclu un accord avec deux mandataires. L’éditeur peut alors choisir celui qu’il souhaite et formaliser ce choix par écrit.

Cette formalisation présente plusieurs intérêts :

• elle identifie clairement le mandataire autorisé à agir au nom de l’éditeur ;
• elle délimite le périmètre du mandat, en listant les titres de presse concernés ;
• elle donne à la BnF un interlocuteur clair pour la remise des fichiers numériques ;
• elle sécurise la démarche de l’éditeur, notamment en cas de pluralité de publications ou d’éditions.

La signature du représentant légal vaut garantie que le mandat a bien été donné à la personne morale choisie, pour les titres mentionnés dans le formulaire.

Les informations à préparer avant de remplir le CERFA 14975*01

Avant de commencer la saisie, il est préférable de réunir l’ensemble des éléments demandés. Ce formulaire paraît court, mais il suppose de disposer d’informations exactes sur l’éditeur, le correspondant BnF et chaque publication de presse visée par le mandat.

Les éléments d’identification de l’éditeur

La première partie du formulaire, intitulée « Identification de l’éditeur », appelle les informations suivantes :

• la raison sociale de la société d’édition ;
• le nom du représentant légal ;
• l’adresse de la société ;
• les coordonnées d’un correspondant auprès de la BnF.

La notice explicative intégrée au document précise que la raison sociale correspond au nom figurant dans les statuts de la société. Le représentant légal est la personne ayant le pouvoir d’engager l’entreprise à l’égard des tiers. Ces précisions sont importantes, car une dénomination commerciale ou un signataire sans pouvoir suffisant pourraient fragiliser la validité du dossier.

Le correspondant auprès de la BnF

Le formulaire distingue clairement le représentant légal et le correspondant auprès de la BnF. Ce correspondant n’est pas forcément le dirigeant. Il s’agit de la personne que la BnF pourra contacter si elle a besoin d’informations complémentaires sur le dossier ou sur les publications concernées.

Il convient donc d’indiquer avec soin :

• sa civilité ;
• son nom et son prénom ;
• sa fonction ;
• son adresse professionnelle complète ;
• son numéro de téléphone ;
• son adresse électronique ;
• toute information complémentaire utile.

Ce point est souvent sous-estimé. Pourtant, un correspondant facilement joignable permet d’éviter des échanges inutiles et de fluidifier le traitement de la demande.

Le choix du mandataire

La deuxième partie du CERFA demande à l’éditeur de choisir l’un des deux mandataires reconnus par la BnF :

• le Centre français d’exploitation du droit de copie, CFC, 20 rue des Grands-Augustins, 75006 Paris ;
• EDD, 28 boulevard Port-Royal, 75005 Paris.

Le formulaire ne prévoit pas de développement argumenté sur ce choix. Il s’agit d’une désignation claire et univoque. L’éditeur doit donc cocher ou renseigner le mandataire retenu avec attention, car ce choix conditionne l’organisme habilité à remettre les fichiers numériques à la BnF pour les titres déclarés.

La liste exacte des titres de presse concernés

La troisième partie est centrale. Elle permet de lister les publications couvertes par le mandat. Pour chaque titre, plusieurs informations sont demandées :

• le titre de la publication ;
• le sous-titre, la partie ou la série, si cela existe ;
• les éditions éventuelles ;
• le directeur de la publication ;
• l’ISSN.

Le document précise que le titre de la publication est celui qui apparaît sur la première page, ou à défaut sur la couverture, ou dans l’ours. Le sous-titre, la partie ou la série ne doivent être renseignés que si cela correspond à l’organisation réelle de la publication. Les éditions éventuelles doivent être mentionnées lorsqu’il existe, par exemple, une édition anglaise, une édition professionnelle ou des éditions régionales.

Quant à l’ISSN, il s’agit du numéro international normalisé des périodiques. Il est composé de huit chiffres et identifie de manière univoque chaque périodique. Pour la BnF, c’est un repère essentiel. Une erreur sur ce numéro peut entraîner une mauvaise identification du titre concerné.

Comment remplir correctement chaque partie du formulaire

Partie A : identification de l’éditeur

La première rubrique doit être remplie avec les informations juridiques exactes de l’entreprise. Il faut éviter les approximations et reprendre les éléments figurant dans les documents sociaux de la société. Si plusieurs sociétés coéditrices sont concernées, il est prudent de vérifier que la mention portée sur le formulaire reflète bien l’organisation éditoriale réelle.

Le nom du représentant légal doit correspondre à la personne qui a effectivement le pouvoir d’engager la société. Dans la pratique, il peut s’agir du gérant, du président ou d’un autre dirigeant habilité, selon la forme juridique de l’entreprise.

Pour le correspondant BnF, il est recommandé de choisir une personne qui connaît le dossier, maîtrise l’identification des titres et pourra répondre rapidement à une demande de précision. Si plusieurs services interviennent dans la chaîne éditoriale, un contact opérationnel unique est souvent préférable.

Partie B : choix du mandataire de l’éditeur

Cette rubrique est brève, mais elle appelle une décision claire. L’éditeur choisit soit le CFC, soit EDD. Il ne s’agit pas ici d’indiquer tous les partenaires habituels de l’entreprise, mais bien le mandataire désigné dans le cadre spécifique de l’exception handicap et de la remise des fichiers numériques à la BnF.

Il est conseillé de vérifier en amont que le choix opéré en interne est cohérent avec les pratiques de l’entreprise et avec les échanges déjà engagés, le cas échéant, avec l’un des deux organismes. Une fois le formulaire signé, le contenu du mandat est formalisé pour les titres listés dans la partie C.

Partie C : liste des titres de presse concernés par le mandat

C’est la partie qui demande le plus d’attention. Il faut lister précisément les titres pour lesquels le mandataire pourra remettre les fichiers numériques à la BnF. Le formulaire prévoit également d’indiquer le nombre de titres concernés.

Pour chaque publication, il convient d’être rigoureux :

• reprendre le titre exact tel qu’il figure sur la publication ;
• ajouter le sous-titre ou la série uniquement si cette précision est utile à l’identification ;
• mentionner les éditions si la publication existe sous plusieurs déclinaisons ;
• indiquer le directeur de la publication tel qu’il apparaît obligatoirement sur celle-ci ;
• renseigner l’ISSN sans inversion de chiffres ni omission.

Si le nombre de titres est important, la cohérence de présentation devient essentielle. Il vaut mieux vérifier chaque ligne une à une plutôt que de traiter la liste comme une simple formalité administrative. Un mandat mal circonscrit pourrait créer des difficultés au moment de la transmission des fichiers.

Partie D : signature et engagement de l’éditeur

La signature ne se limite pas à valider le formulaire. Le représentant légal y déclare expressément avoir donné mandat à la personne morale désignée à la partie B, pour fournir à la BnF, au nom et pour le compte de la société qu’il représente, les fichiers numériques des titres mentionnés à la partie C.

Le signataire s’engage également, si le mandat prend fin, à en avertir la BnF et à lui communiquer les titres des publications concernées, au plus tard quarante-huit heures avant la prise d’effet de la résiliation du mandat. Cette mention mérite une attention particulière. Elle signifie qu’une fois le mandataire désigné, l’éditeur doit aussi anticiper les conséquences d’une éventuelle rupture ou modification du mandat.

Le lieu, la date et la signature du représentant légal doivent donc être portés avec soin. En cas de signature manuscrite sur un formulaire papier ou scanné, la lisibilité reste importante.

Envoi du formulaire à la BnF : papier ou électronique

Le CERFA 14975*01 peut être transmis à la Bibliothèque nationale de France selon deux modalités indiquées sur le document.

Envoi par courrier

Le formulaire complété et signé peut être adressé par courrier recommandé avec demande d’accusé de réception à l’adresse suivante :

Bibliothèque nationale de France
Centre Exception handicap
Quai François Mauriac
75706 Paris Cedex 13

Le document précise qu’un avis accusant réception de la demande est alors envoyé par la Poste.

Envoi par courrier électronique

Le formulaire complété, signé puis scanné peut également être envoyé à l’adresse suivante : exception.handicap@bnf.fr

Dans ce cas, un courrier électronique accusant réception de la demande est annoncé par la BnF.

Le choix entre ces deux modes d’envoi dépend souvent de l’organisation interne de l’éditeur. Pour un service juridique ou administratif souhaitant gagner du temps sur une démarche technique comme celle-ci, disposer d’un formulaire déjà structuré, comme le propose Startdoc pour de nombreux documents administratifs, permet surtout de se concentrer sur l’exactitude des informations à transmettre plutôt que sur la mise en forme du dossier.

Pièces et vérifications utiles avant transmission

Le formulaire ne mentionne pas, dans les éléments fournis, de liste obligatoire de pièces justificatives à joindre systématiquement. En l’absence de notice associée et de consigne expresse sur ce point, il convient de rester prudent et de ne pas inventer d’exigence documentaire supplémentaire.

En revanche, certaines vérifications sont fortement recommandées avant l’envoi.

Si l’éditeur a un doute sur la nécessité de joindre un document complémentaire, il peut être utile de consulter la page Service-Public.fr liée à la référence R34041 ou de contacter directement la BnF, centre Exception handicap.

Les erreurs les plus fréquentes à éviter

Confondre éditeur, société coéditrice et titre de publication

La rubrique d’identification doit désigner l’éditeur au sens juridique, c’est-à-dire la société concernée, et non le seul nom du journal ou du magazine. Cette confusion est classique lorsque le titre de presse est très connu et tend à remplacer, dans les usages internes, la raison sociale de l’entreprise.

Choisir un correspondant qui ne suit pas réellement le dossier

Un correspondant purement théorique, difficile à joindre ou non informé des titres concernés, peut ralentir les échanges avec la BnF. Le mieux est de désigner une personne opérationnelle, capable de répondre sur les aspects éditoriaux et administratifs.

Renseigner les titres de manière incomplète

Un titre trop abrégé, un sous-titre omis alors qu’il sert à distinguer la publication, une édition non mentionnée ou un ISSN erroné peuvent compliquer l’identification exacte des publications concernées par le mandat. Il ne faut pas considérer la partie C comme une simple liste indicative. Elle fixe au contraire le champ précis de l’autorisation donnée au mandataire.

Signer sans avoir vérifié le périmètre du mandat

La signature engage l’éditeur pour les titres mentionnés. Il est donc préférable de relire attentivement la liste des publications avant envoi, surtout si le portefeuille de presse comporte plusieurs éditions, séries ou déclinaisons régionales.

Oublier d’informer la BnF en cas de fin du mandat

Le formulaire rappelle expressément l’obligation d’avertir la BnF si le mandat prend fin, et de communiquer les titres concernés au plus tard quarante-huit heures avant la prise d’effet de la résiliation. Cette exigence ne doit pas être négligée dans le suivi du dossier. La désignation du mandataire n’est pas un acte figé pour toujours. Elle suppose une mise à jour si la situation change.

Cadre juridique et traitement des données personnelles

Le formulaire mentionne expressément le code de la propriété intellectuelle, notamment les articles L122-5, 7°, R122-20 et D122-22. La déclaration signée renvoie aussi aux articles L122-5, 7° et R122-13 et suivants du même code. Ces références rappellent que la démarche s’inscrit dans un dispositif juridique précis, celui de l’exception au droit d’auteur en faveur des personnes atteintes d’un handicap.

Le document comporte également une mention relative au traitement des données personnelles. Les informations portées sur le formulaire font l’objet d’un traitement informatique par la Bibliothèque nationale de France, dont la finalité est la mise en œuvre de cette exception. Le formulaire indique en outre que les droits d’accès et de rectification peuvent être exercés auprès de la BnF, centre Exception handicap, Quai François Mauriac, 75706 Paris Cedex 13, ou par courriel à exception.handicap@bnf.fr.

Pour un éditeur, cette mention a une portée pratique : les données transmises doivent être pertinentes, exactes et limitées à ce qui est nécessaire au traitement de la demande. Il est donc inutile d’ajouter des informations étrangères à l’objet du formulaire.

Quand utiliser ce CERFA et dans quel contexte administratif

Le CERFA 14975*01 doit être utilisé lorsque l’éditeur souhaite formaliser la désignation d’un mandataire chargé de remettre à la BnF les fichiers numériques de certains titres de presse, dans le cadre spécifique de l’exception handicap. Il ne s’agit pas d’un formulaire général de relation avec la BnF, ni d’un document de déclaration de publication, ni d’une formalité relative à l’ISSN elle-même.

Autrement dit, ce CERFA répond à un besoin précis : encadrer la transmission de fichiers numériques par un organisme mandaté, pour des publications de presse déterminées. Dès lors que l’éditeur entend recourir à l’un des deux mandataires reconnus par la BnF, le formulaire constitue l’outil adapté pour matérialiser cette désignation.

Si le contexte administratif de l’entreprise est plus large, par exemple en cas de changement de structure, de fusion, de transfert de titres ou de réorganisation de la direction de publication, il reste utile de vérifier que les informations portées sur le CERFA demeurent à jour et cohérentes avec la situation juridique réelle.

Ce qu’il faut retenir pour un dossier exploitable rapidement

Un dossier bien rempli repose sur quatre réflexes simples :

• identifier l’éditeur avec sa raison sociale exacte et un représentant légal compétent ;
• désigner un correspondant BnF réellement joignable ;
• choisir clairement l’un des deux mandataires agréés par accord avec la BnF ;
• lister avec précision chaque titre de presse couvert par le mandat, avec ses éléments d’identification, notamment l’ISSN.

Le CERFA 14975*01 est un formulaire technique, mais son objet est très concret. Il permet d’organiser la remise des fichiers numériques à la BnF dans le cadre de l’exception au droit d’auteur en faveur des personnes atteintes d’un handicap. Plus les informations fournies sont exactes dès le départ, plus la démarche a de chances d’être traitée sans difficulté.

En cas d’hésitation sur un point non précisé par le formulaire, notamment sur une pièce éventuelle à joindre ou sur une situation éditoriale particulière, il est préférable de s’en tenir aux indications de la source officielle et, si nécessaire, de consulter la fiche Service-Public.fr liée à la référence R34041 ou de contacter directement la BnF.