CERFA 15824-03 : Déclaration d'une marche ou d'une course à pied chronométrée sur la voie publique

Déclaration d'une marche ou d'une course à pied chronométrée sur la voie publique, à quoi sert le Cerfa 15824*03 ?

Le Cerfa 15824*03, identifié par la DILA sous la référence R49744, permet de déclarer une manifestation sportive non motorisée qui se déroule, en totalité ou en partie, sur une voie publique ou ouverte à la circulation, lorsqu'il s'agit d'une épreuve avec chronométrage, classement, moyenne imposée ou horaire fixé à l'avance.

Ce formulaire concerne notamment les marches chronométrées et les courses à pied organisées par des particuliers, des associations ou d'autres structures, dès lors que l'événement emprunte la voie publique. Il relève du cadre fixé par le code du sport, en particulier les articles R. 331-6 à R. 331-11, A. 331-2 à A. 331-5 et A. 331-37 à A. 331-42.

Autrement dit, si vous préparez une course pédestre chronométrée en ville, une épreuve nature passant sur des routes ouvertes, ou une marche avec classement sur un parcours impliquant la circulation publique, ce document constitue la base administrative de votre dossier.

Le formulaire ne sert pas seulement à annoncer l'événement. Il permet à l'administration d'évaluer les conditions d'organisation, le dispositif de sécurité, les besoins éventuels en matière de circulation, la présence de signaleurs, ainsi que les garanties d'assurance et de secours.

Le titre officiel du formulaire vise les manifestations sportives non motorisées hors cyclisme. Pour une marche ou une course à pied chronométrée, il s'agit donc du bon support déclaratif, à condition que la manifestation entre bien dans les cas prévus par la réglementation.

Les situations dans lesquelles ce formulaire doit être utilisé

La déclaration est requise lorsque votre manifestation sportive se déroule sur une voie publique ou ouverte à la circulation publique, et qu'elle présente au moins l'un des caractères suivants :

• elle comporte un chronométrage,
• elle donne lieu à un classement,
• elle repose sur une plus grande vitesse réalisée,
• elle impose une moyenne,
• elle prévoit un horaire fixé à l'avance.

En pratique, cela vise de nombreuses organisations sportives accessibles au grand public, par exemple :

• une course de 10 km chronométrée en centre-ville,
• un semi-marathon traversant plusieurs communes,
• une marche sportive chronométrée avec départ groupé,
• une course nature utilisant partiellement des routes départementales,
• une épreuve avec sas de départ, véhicule d'ouverture et signaleurs.

Ce formulaire est utile même lorsque l'événement semble modeste, dès lors qu'il remplit les critères réglementaires. Le nombre de participants n'est pas, à lui seul, le seul élément déterminant. Le caractère chronométré ou classant de la manifestation reste central.

Les situations qui imposent une vigilance particulière

Certaines organisations demandent une préparation plus poussée du dossier :

• parcours traversant plusieurs communes,
• manifestation répartie sur plusieurs départements,
• demande d'usage exclusif temporaire de la chaussée,
• présence attendue d'un public nombreux,
• mobilisation de véhicules d'accompagnement,
• passage dans des zones naturelles sensibles, notamment si une évaluation Natura 2000 peut être requise.

Dans ces cas, le dossier ne se limite pas au formulaire. Les pièces jointes, les plans de parcours, les demandes d'arrêtés de circulation et l'organisation des secours deviennent déterminants.

À quelle autorité adresser la déclaration ?

Le destinataire du Cerfa dépend du périmètre géographique de la manifestation.

• Au maire, ou à Paris au préfet de police, si l'événement se déroule sur le territoire d'une seule commune.
• Au préfet de département, si la manifestation traverse plusieurs communes situées dans un même département.
• Au préfet de chacun des départements concernés, si le parcours s'étend sur plusieurs départements.
• Également au ministre de l'intérieur si la manifestation concerne vingt départements ou plus.
• Au préfet du département d'entrée en France, si la manifestation provient de l'étranger, avec application des règles précédentes si elle se poursuit sur d'autres départements.

Ce point ne doit pas être traité à la légère. Une déclaration envoyée à la mauvaise autorité peut retarder l'instruction du dossier, voire compromettre la tenue de l'événement si les délais deviennent trop courts.

Pour les organisateurs qui veulent éviter les oublis matériels dans la constitution du dossier, l'intérêt d'un formulaire déjà structuré est concret. Startdoc met justement à disposition ce type de document prêt à compléter, ce qui facilite la préparation d'une course chronométrée sur voie publique quand il faut réunir rapidement les bonnes informations administratives.

Comment remplir le Cerfa 15824*03, rubrique par rubrique

1. L'identification de l'organisateur

Le formulaire commence par la désignation du ou des organisateurs. Vous devez préciser s'il s'agit d'une personne physique ou d'une personne morale.

Les informations attendues sont classiques mais doivent être rigoureusement exactes :

• nom de l'organisateur,
• éventuelle fédération d'affiliation,
• nom et prénom du déclarant,
• adresse complète,
• code postal et commune,
• numéro de téléphone,
• adresse électronique.

Si l'événement est porté par une association, il est préférable que les coordonnées correspondent clairement à la structure organisatrice et à la personne habilitée à la représenter. En cas de contrôle ou de demande complémentaire, l'administration doit pouvoir identifier rapidement l'interlocuteur responsable.

2. Le coordonnateur sécurité

Le formulaire prévoit une rubrique spécifique pour le coordonnateur sécurité. Cette personne joue un rôle central dans l'encadrement de la manifestation.

Il faut renseigner :

• ses nom et prénom,
• son adresse complète,
• ses coordonnées téléphoniques,
• son adresse électronique.

Le coordonnateur sécurité doit être en mesure de décrire le dispositif prévu, la répartition des signaleurs, les moyens d'alerte, les points sensibles du parcours, les relations avec les autorités et, le cas échéant, les secours mobilisés.

3. Les informations sur la manifestation

Cette partie décrit concrètement l'événement. Elle comprend notamment :

• l'intitulé de la manifestation,
• le lieu d'organisation,
• les dates et horaires,
• les disciplines concernées,
• le nombre maximal de participants,
• le nombre de véhicules d'accompagnement, s'il y en a,
• le nombre approximatif de spectateurs attendus.

Le nombre maximal de participants doit être réaliste. Il doit correspondre à la capacité d'accueil, au format du parcours et aux moyens humains mobilisés. Une sous-évaluation ou une surestimation manifeste peut fragiliser la crédibilité du dossier.

Le formulaire demande aussi si vous êtes affilié à la fédération délégataire de la discipline pratiquée lors de la manifestation. Plusieurs fédérations sont mentionnées, dont la Fédération française d'athlétisme. Pour une course à pied ou une marche chronométrée, cette indication est essentielle car elle peut avoir un impact sur les pièces à fournir, notamment s'agissant de l'avis fédéral ou de la saisine de la fédération.

4. Le régime de circulation demandé

Le Cerfa vous invite à préciser quel régime de circulation vous sollicitez pour la manifestation. Plusieurs options sont prévues :

• usage exclusif temporaire de la chaussée,
• usage privatif de la chaussée,
• priorité de passage,
• strict respect du code de la route.

Le choix dépend du type d'épreuve, du volume de participants, de la largeur des voies, de la durée d'occupation, de la présence ou non de départs groupés, ainsi que du niveau de sécurisation nécessaire.

Si plusieurs régimes sont demandés selon les portions du parcours, vous devez joindre un tableau récapitulatif précisant, pour chaque voie empruntée, le régime sollicité et le créneau horaire correspondant. Cette pièce est particulièrement importante pour les courses longues ou les circuits traversant plusieurs secteurs avec des contraintes différentes.

5. Le dispositif de sécurité

La sécurité est l'une des parties les plus sensibles du dossier. Le formulaire demande de décrire les moyens d'accompagnement et d'encadrement prévus.

Les véhicules d'accompagnement

Vous devez indiquer si la manifestation comprendra :

• un véhicule d'ouverture, appelé aussi véhicule pilote,
• un véhicule de début de course, dit tête de course,
• un véhicule de fin de course,
• d'autres véhicules d'organisation, auto ou moto.

Ces indications permettent à l'administration de comprendre comment le flux des participants sera encadré sur le parcours.

Les signaleurs

Le nombre total de signaleurs doit être précisé, ainsi que leur répartition :

• postes fixes,
• mobiles en voitures,
• mobiles à motocyclettes.

Le formulaire rappelle, dans la déclaration sur l'honneur, que les signaleurs doivent être majeurs, titulaires d'un permis de conduire en cours de validité le jour de la manifestation et conformes aux critères exigés par la réglementation applicable.

Les forces de l'ordre

Le document vous demande également si vous disposerez :

• d'un encadrement de la police municipale, avec précision des moyens affectés,
• d'une convention avec la police nationale ou la gendarmerie, avec indication des moyens concernés et, si possible, transmission de la convention.

Si une convention est conclue, il convient de la joindre dès sa réception. Cette pièce complète utilement le dispositif de sécurité déclaré.

6. La déclaration sur l'honneur

La dernière partie du Cerfa engage personnellement l'organisateur. Elle ne doit jamais être signée à la légère. En apposant sa signature, l'organisateur certifie l'exactitude des renseignements et reconnaît plusieurs obligations importantes.

Il déclare notamment :

• assumer les redevances liées au service d'ordre particulier nécessaire à la sécurité des spectateurs et de la circulation,
• prendre en charge, le cas échéant, les frais de service d'ordre exceptionnel et de secours,
• réparer les dommages causés à la voie publique ou à ses dépendances,
• avoir effectué les demandes d'arrêtés de circulation et de stationnement auprès des maires des communes traversées ainsi qu'auprès du Conseil départemental,
• produire une attestation d'assurance responsabilité civile au plus tard six jours francs avant le début de la manifestation,
• avoir pris connaissance des règles techniques de sécurité de la fédération délégataire concernée,
• communiquer, le cas échéant, les attestations relatives à l'ambulance, au médecin ou à tout dispositif de secours,
• s'assurer de l'aptitude physique des participants et, pour les mineurs, de l'autorisation parentale écrite ou d'une licence sportive,
• annuler la manifestation en cas de conditions météorologiques défavorables.

Cette rubrique résume à elle seule l'esprit du formulaire : la déclaration n'est pas une simple formalité administrative, elle s'inscrit dans une responsabilité globale d'organisation.

Les pièces à joindre au dossier

Le Cerfa 15824*03 ne suffit pas à lui seul. Le dossier doit être accompagné de plusieurs pièces dont le contenu doit être cohérent avec les informations déclarées.

À cela peuvent s'ajouter, selon la situation :

• les attestations de présence des secouristes,
• une attestation signée par le médecin, si un médecin est requis,
• le document prouvant la mise à disposition d'une ambulance, si nécessaire,
• les copies des arrêtés de circulation ou de stationnement déjà pris,
• la preuve d'information de chaque commune traversée, si les arrêtés ne sont pas encore disponibles,
• le formulaire d'évaluation des incidences Natura 2000, lorsque cette démarche s'impose,
• la convention conclue avec la police ou la gendarmerie, dès sa réception.

Les délais à respecter pour déposer le Cerfa 15824*03

Le respect du calendrier administratif est essentiel. D'après le formulaire officiel, le dossier doit être adressé :

• au moins deux mois avant la manifestation,
• au moins trois mois avant, lorsque la manifestation se déroule sur le territoire de plusieurs départements.

Certains documents peuvent être transmis dans un second temps. Le tableau récapitulatif figurant sur le formulaire distingue plusieurs échéances utiles.

Ces délais ne doivent pas être interprétés comme un droit à déposer au dernier moment. Plus le parcours est complexe, plus il est prudent d'anticiper. En pratique, des échanges avec la mairie, la préfecture, les communes traversées ou les services de voirie peuvent intervenir avant même le dépôt complet.

Les cas particuliers à bien identifier

Manifestation sur plusieurs communes ou plusieurs départements

Lorsqu'une course traverse plusieurs communes, il ne suffit pas de penser au seul point de départ. Le dossier doit intégrer l'ensemble des territoires concernés. Si plusieurs départements sont parcourus, la gestion administrative devient plus lourde et le délai de dépôt passe à trois mois avant la manifestation.

Affiliation fédérale et avis de la fédération délégataire

Le formulaire prévoit, selon les cas, l'avis de la fédération délégataire ou la preuve de sa saisine. Il existe toutefois des dispenses, notamment pour certains organisateurs membres de la fédération délégataire compétente lorsque la manifestation est inscrite au calendrier de celle-ci, ainsi que pour certaines fédérations sportives agréées et leurs structures, lorsqu'une convention existe dans la discipline concernée.

En cas d'absence de réponse de la fédération dans le délai d'un mois, l'avis est réputé favorable, d'après les mentions figurant sur le document officiel. Il reste néanmoins indispensable de pouvoir justifier de la saisine initiale.

Natura 2000 et environnement

Si le parcours emprunte une zone concernée, une évaluation des incidences Natura 2000 peut être nécessaire. Le formulaire mentionne explicitement cette éventualité. Il convient alors de se rapprocher des informations disponibles sur le site de la DREAL ou des services compétents afin de savoir si cette formalité s'applique à votre événement.

Assurance et responsabilité civile

L'assurance n'est pas une simple pièce administrative. L'attestation à produire doit couvrir la responsabilité civile de l'organisateur, celle des participants et celle de toute personne nommément désignée qui prête son concours à l'organisation. L'attestation doit en principe préciser la date, le lieu, le nom et la nature de la manifestation. Si vous disposez d'une attestation annuelle, elle doit mentionner expressément les références textuelles du code du sport ainsi que le type d'événements couverts.

Conseils pratiques pour constituer un dossier solide

Soigner la cohérence entre le formulaire et les annexes

Le nombre de signaleurs, les horaires de passage, le nombre de véhicules d'accompagnement, les communes traversées et le régime de circulation demandé doivent être cohérents dans toutes les pièces. Une contradiction entre le Cerfa, le règlement et le plan de parcours attire immédiatement l'attention du service instructeur.

Préparer un plan réellement exploitable

Le plan du parcours ne doit pas être purement illustratif. Il doit permettre d'identifier les voies empruntées, les carrefours sensibles, les points de rassemblement ou de contrôle, les horaires estimés de passage, ainsi que l'emplacement des signaleurs. Plus le document est lisible, plus l'analyse du dossier est facilitée.

Anticiper les demandes d'arrêtés

Le formulaire rappelle que l'organisateur atteste avoir effectué les demandes d'arrêtés de circulation et de stationnement auprès des maires des communes traversées et du Conseil départemental. Il est donc prudent d'engager ces démarches tôt, afin de pouvoir produire les arrêtés ou, à défaut, la preuve des demandes effectuées.

Ne pas sous-estimer le dispositif de secours

Selon la nature de la course, la densité du public, les caractéristiques du parcours ou les règles techniques fédérales, la présence de secouristes, d'une ambulance ou d'un médecin peut être attendue. Il est conseillé de vérifier en amont les exigences applicables à la discipline et au format de l'événement.

Vérifier la capacité des participants et le cas des mineurs

L'organisateur s'engage à s'assurer que les participants sont reconnus aptes physiquement. Pour les mineurs, une autorisation écrite des parents ou tuteurs légaux, ou une licence sportive, est requise selon les mentions du formulaire. Ce point doit être intégré dès la phase d'inscription à l'événement.

Prévoir une marge de temps pour les échanges administratifs

Même avec un dossier complet, des demandes complémentaires peuvent survenir. Une précision sur les horaires, une mise à jour du nombre de signaleurs, un plan plus détaillé ou la transmission d'une convention avec les forces de l'ordre peuvent être sollicités. Une organisation sérieuse suppose donc de ne pas attendre la dernière limite pour déposer le Cerfa.

Ce qu'il faut retenir pour une marche ou une course chronométrée sur la voie publique

Le Cerfa 15824*03 est le formulaire de référence pour déclarer une manifestation sportive non motorisée, hors cyclisme, avec chronométrage ou classement, lorsqu'elle se déroule sur la voie publique ou sur une voie ouverte à la circulation. Pour une marche chronométrée ou une course à pied, il constitue le point d'entrée administratif du projet.

Son remplissage doit être précis, notamment sur l'identité de l'organisateur, le coordonnateur sécurité, les caractéristiques de la manifestation, le régime de circulation demandé et les moyens de sécurité. Le dossier doit être accompagné d'annexes substantielles, parmi lesquelles le règlement, les modalités d'organisation, les plans de parcours, la liste des signaleurs et l'attestation d'assurance.

La déclaration doit être adressée à l'autorité compétente selon le territoire concerné, dans les délais prévus, soit au moins deux mois avant l'événement, ou trois mois en cas de parcours sur plusieurs départements. Une préparation méthodique reste la meilleure garantie pour obtenir un dossier lisible, complet et conforme aux attentes de l'administration.

Source officielle, Service-Public.fr, formulaire Cerfa 15824*03, Déclaration d'une marche ou d'une course à pied chronométrée sur la voie publique, DILA R49744, vérifié le 10 février 2022.