CERFA 15848-01 : Déclaration d'une manifestation sportive motorisée non chronométrée sur la voie publique

Déclaration d'une manifestation sportive motorisée non chronométrée sur la voie publique, à quoi sert le CERFA 15848*01 ?

Le CERFA 15848*01, identifié sur Service-Public.fr sous la référence R18494, permet de déclarer une manifestation sportive motorisée non chronométrée organisée sur une voie publique ouverte à la circulation, lorsqu'elle rassemble plus de 50 véhicules terrestres à moteur. Il s'adresse aux particuliers, mais peut également concerner les structures associatives ou les organisateurs agissant au nom d'une personne morale lorsque le formulaire est rempli pour une concentration motorisée.

Le document vise les rassemblements appelés, dans le formulaire, des concentrations de véhicules terrestres à moteur. Il ne s'agit pas d'une compétition. Le cadre est clairement défini : l'événement se déroule dans le respect du code de la route, sans classement, sans temps imposé et sans chronométrage. Dès lors que ces conditions sont réunies et que le seuil de plus de 50 véhicules est atteint, une déclaration administrative devient nécessaire.

Ce formulaire relève du ministère des Sports et s'inscrit dans le cadre des articles R. 331-18 à R. 331-23 et A. 331-16 à A. 331-19 du code du sport. Il ne comporte pas de notice associée, ce qui rend d'autant plus important le soin apporté à sa lecture et à la préparation du dossier.

Concrètement, ce CERFA sert à informer l'autorité administrative compétente des caractéristiques de la manifestation, de l'identité de l'organisateur, du parcours envisagé, du nombre de véhicules attendus et des mesures prévues pour la sécurité des participants et des tiers. La déclaration n'est donc pas une simple formalité de principe. Elle permet à la préfecture d'apprécier si l'événement peut se dérouler dans des conditions compatibles avec la sécurité publique et la tranquillité publique.

Il convient de ne pas confondre ce formulaire avec une demande d'autorisation pour une course, un rallye ou toute autre épreuve chronométrée. Le CERFA 15848*01 concerne uniquement les manifestations non chronométrées. Si votre projet comporte un classement, un temps imposé ou un dispositif assimilable à une compétition, un autre régime juridique peut s'appliquer.

Dans quels cas la déclaration est-elle obligatoire ?

La notion de concentration de véhicules terrestres à moteur

Le formulaire reprend une définition précise de la concentration. Il s'agit d'un rassemblement :

• comportant la participation de véhicules terrestres à moteur,
• se déroulant sur la voie publique ou sur une voie ouverte à la circulation publique,
• organisé dans le respect du code de la route,
• imposant aux participants un ou plusieurs points de rassemblement ou de passage,
• dépourvu de classement, de temps imposé ou de chronométrage.

La présence de points de rassemblement ou de passage est importante. Elle traduit l'existence d'une organisation structurée. Dès lors, un simple déplacement spontané entre particuliers ne relève pas nécessairement du même cadre. En revanche, une balade motorisée organisée, avec itinéraire communiqué, regroupements prévus et pilotage par un organisateur, peut entrer dans le champ du formulaire.

Le seuil de plus de 50 véhicules

La déclaration est exigée lorsque la manifestation rassemble plus de 50 véhicules motorisés. Ce seuil constitue un critère central. En dessous, le régime applicable peut être différent. Au-delà, l'obligation déclarative doit être anticipée suffisamment tôt pour éviter tout blocage administratif.

Le formulaire demande d'ailleurs d'indiquer :

• le nombre maximal de véhicules qui participent,
• le nombre de véhicules d'accompagnement,
• le nombre approximatif de personnes attendues sur les points de rassemblement.

Il est recommandé de remplir ces rubriques avec réalisme. Une sous-évaluation manifeste pourrait fragiliser le dossier, surtout si les moyens de sécurité prévus apparaissent disproportionnés au regard de l'affluence réelle.

Les événements exclus du CERFA 15848*01

Ce formulaire n'est pas adapté à toutes les manifestations motorisées. Il ne correspond pas, en principe :

• aux compétitions sportives motorisées avec classement ou chronométrage,
• aux événements se déroulant hors voie publique lorsque le cadre réglementaire applicable est différent,
• aux rassemblements ne dépassant pas le seuil de plus de 50 véhicules, sous réserve des autres règles éventuellement applicables,
• aux manifestations dont l'objet réel ne serait pas sportif ou assimilé à une concentration au sens du code du sport.

En cas d'hésitation sur la qualification de votre projet, il reste prudent de vérifier les informations actualisées auprès de la préfecture concernée ou sur Service-Public.fr.

Qui doit remplir le formulaire et quelles informations doivent être fournies ?

L'identité de l'organisateur

Le CERFA distingue l'organisateur personne physique et l'organisateur personne morale. Il faut renseigner avec précision :

• le nom de l'organisateur,
• la fédération d'affiliation, le cas échéant,
• les nom et prénom du déclarant,
• l'adresse complète,
• le numéro de téléphone,
• le site internet s'il existe,
• l'adresse électronique.

Ces informations servent à identifier clairement le responsable de l'événement et l'interlocuteur de l'administration. Lorsque plusieurs personnes participent à l'organisation, il est utile de veiller à la cohérence entre les coordonnées indiquées dans le formulaire et celles figurant dans les pièces jointes.

L'organisateur technique, s'il existe

Le formulaire prévoit une rubrique distincte pour l'organisateur technique, présentée comme facultative. Cette mention peut concerner la personne chargée de la mise en œuvre concrète du parcours ou de l'encadrement logistique. Même si elle n'est pas obligatoire, cette information peut être utile lorsque l'événement mobilise une structure spécialisée ou un référent technique clairement identifié.

Les caractéristiques de la manifestation

Le dossier doit détailler l'événement déclaré. Il faut notamment indiquer :

• l'intitulé de la concentration,
• le lieu de l'organisation,
• la ou les dates et horaires,
• la ou les disciplines concernées,
• le nombre maximal de véhicules participants,
• le nombre de véhicules d'accompagnement,
• le nombre approximatif de personnes attendues sur les points de rassemblement.

Le formulaire précise qu'une concentration peut comporter plusieurs dates s'il s'agit du même organisateur, sur un même itinéraire et selon le même règlement particulier. Cette possibilité est utile pour les manifestations répétées à l'identique, mais elle suppose une vraie stabilité de l'organisation déclarée.

À quelle autorité adresser la déclaration ?

Le préfet du département concerné

Lorsque la concentration se déroule sur le territoire d'un seul département, la déclaration doit être déposée auprès du préfet de ce département. C'est l'hypothèse la plus simple, notamment pour une randonnée motorisée locale ou un rassemblement organisé sur un parcours limité.

Plusieurs départements traversés

Si la manifestation traverse plusieurs départements, l'organisateur doit adresser une déclaration au préfet de chacun des départements parcourus. Cette pluralité d'interlocuteurs exige une préparation rigoureuse. Les informations transmises doivent être homogènes d'un dossier à l'autre, notamment sur les dates, les horaires, le parcours et les mesures de sécurité.

Le ministère de l'intérieur à partir de 20 départements

Le formulaire ajoute une règle spécifique : si le nombre de départements traversés est de vingt ou plus, la déclaration doit également être adressée au ministre de l'intérieur. Cette exigence s'ajoute aux envois aux préfets concernés. Pour les grands parcours nationaux, il faut donc intégrer très tôt cette dimension dans le calendrier administratif.

Pièces à joindre au dossier de déclaration

Le formulaire ne suffit pas à lui seul. La déclaration doit être accompagnée d'un dossier complet comportant plusieurs pièces justificatives. Leur absence ou leur imprécision peut retarder l'instruction ou conduire à des demandes de compléments.

Le règlement particulier

Le règlement particulier est une pièce importante. Il formalise les règles imposées aux participants et permet à l'administration de comprendre l'économie générale de la manifestation. Il doit être conforme aux dispositions prévues par les règles techniques et de sécurité de la fédération délégataire. Même lorsqu'une affiliation fédérale existe, il ne faut pas présumer que la simple appartenance à une fédération suffira. Le contenu concret du règlement doit être produit.

L'assurance de l'organisateur

L'organisateur doit joindre une attestation de police d'assurance. Si elle n'est pas encore disponible lors du dépôt, le formulaire admet une alternative : une déclaration sur l'honneur engageant l'organisateur à fournir cette attestation à l'autorité administrative au plus tard six jours avant le début de la concentration.

Cette souplesse ne dispense pas de vigilance. Une assurance tardive ou inadaptée peut compromettre la tenue de l'événement. Il est donc préférable d'anticiper cette pièce autant que possible.

Le plan du parcours

Pour chaque parcours, il faut transmettre un plan détaillé faisant apparaître :

• les voies empruntées,
• la liste de ces voies,
• les points de rassemblement ou de passage définis à l'avance.

Ce document est central lorsque l'événement traverse plusieurs communes ou plusieurs départements. Il doit permettre aux autorités d'apprécier les incidences de circulation et les besoins de coordination locale.

Les mesures de sécurité et de tranquillité publique

L'organisateur doit également présenter l'ensemble des dispositions prévues pour :

• la sécurité des participants,
• la protection des tiers,
• la préservation de la tranquillité publique pendant toute la durée de la concentration.

Cette exigence dépasse la seule sécurité routière. Elle inclut aussi l'encadrement du public, l'organisation des regroupements, les modalités d'information, et plus largement toutes les mesures propres à limiter les nuisances ou les risques liés à un rassemblement motorisé important.

Délais à respecter pour déposer le CERFA 15848*01

Le délai normal de 2 mois

Le dossier complet doit être transmis au plus tard 2 mois avant la date prévue de la manifestation. Ce délai s'apprécie au regard d'un dossier complet, et non d'un simple envoi partiel. En pratique, il est prudent de prévoir une marge supplémentaire pour réunir les annexes, vérifier le parcours et corriger d'éventuelles incohérences.

Le délai porté à 3 mois en cas de parcours important

Le délai passe à 3 mois lorsque le nombre de départements parcourus est supérieur ou égal à 20. Cette prolongation tient à la complexité administrative accrue d'une concentration d'ampleur nationale.

Lorsque plusieurs préfectures et le ministère de l'intérieur doivent être saisis, mieux vaut centraliser tous les éléments du dossier en amont, afin d'éviter des transmissions échelonnées ou contradictoires.

Comment remplir le formulaire sans erreur

Soigner la cohérence des informations

Le principal risque, dans ce type de déclaration, vient souvent d'un manque de cohérence entre le formulaire et ses pièces jointes. Les dates, les horaires, le nombre de véhicules, les lieux de passage et les coordonnées de l'organisateur doivent correspondre partout. Une variation mineure en apparence peut entraîner une demande de régularisation.

Décrire un événement réellement non chronométré

Le point de vigilance majeur concerne la nature même de la manifestation. Si le dossier laisse apparaître, même indirectement, un mécanisme de performance, de classement ou de temps imposé, l'administration pourrait considérer que le formulaire utilisé n'est pas le bon. Il faut donc employer une rédaction claire, fidèle à la réalité, et éviter toute ambiguïté dans le règlement particulier.

Ne pas minimiser l'affluence attendue

Le nombre de participants, de véhicules accompagnateurs et de personnes attendues sur les points de rassemblement doit être estimé de bonne foi. Une manifestation motorisée attire souvent des accompagnants, des visiteurs et des regroupements ponctuels. Sous-estimer ces volumes peut fragiliser la crédibilité du dispositif de sécurité présenté.

Préparer un dossier lisible

Un dossier bien structuré facilite l'instruction. Pour cette raison, de nombreux organisateurs choisissent de préparer leur CERFA avec un support clair et exploitable. Dans cette logique, Startdoc met à disposition un accès simple au formulaire CERFA 15848*01 pré-rempli, ce qui peut aider à fiabiliser les informations essentielles avant l'envoi à la préfecture.

Obligations juridiques de l'organisateur

Respecter le code de la route

Le formulaire rappelle que la concentration se déroule dans le respect du code de la route. Cette précision est fondamentale. Le caractère déclaré de l'événement ne crée pas, à lui seul, une dérogation générale aux règles de circulation. Les participants doivent donc demeurer soumis aux obligations habituelles, sauf dispositions particulières expressément décidées par l'autorité compétente.

Assurer la sécurité des participants et des tiers

L'organisateur a une responsabilité particulière dans la préparation des mesures de prévention et d'encadrement. Il doit identifier les risques liés au parcours, aux zones de regroupement, au nombre de véhicules et à la présence éventuelle de spectateurs. Le dossier transmis à l'administration doit démontrer que ces risques ont été pris en compte de manière sérieuse.

Garantir la tranquillité publique

La tranquillité publique fait expressément partie des éléments à documenter. Pour une manifestation motorisée, cette question est loin d'être accessoire. Les nuisances sonores, les stationnements, les regroupements sur certains points du parcours ou les perturbations locales peuvent faire l'objet d'une attention particulière de la part des autorités préfectorales.

Fournir une assurance adaptée

L'assurance de l'organisateur n'est pas une formalité secondaire. Elle participe directement à la sécurité juridique de l'événement. En cas d'incident, l'absence d'assurance adéquate peut exposer l'organisateur à des conséquences importantes. Même si le formulaire permet, dans un premier temps, une déclaration sur l'honneur, il reste indispensable de sécuriser effectivement cette couverture avant la manifestation.

Refus, demandes de compléments, difficultés avec la préfecture

Une déclaration peut appeler des échanges avec l'administration

Le dépôt du CERFA 15848*01 ne met pas fin à la démarche. L'administration peut demander des précisions, solliciter des pièces complémentaires ou attirer l'attention sur certains points sensibles du parcours ou de l'organisation. Il est donc utile de rester joignable, avec des coordonnées exactes, et de répondre rapidement aux demandes formulées.

En cas de difficulté sur l'instruction

Si la préfecture estime le dossier incomplet, imprécis ou insuffisant sur le terrain de la sécurité, l'organisateur peut être amené à compléter ou modifier son projet. La première réaction utile consiste généralement à relire l'ensemble des pièces, à vérifier la cohérence du parcours et à apporter des réponses documentées, plutôt que de se limiter à des explications orales.

En cas de refus ou d'impossibilité de tenir la manifestation

Le formulaire fourni ne détaille pas les voies de recours. En cas de refus explicite, de restriction majeure ou de difficulté persistante, il peut être opportun de demander les motifs précis de la décision et de consulter les informations disponibles sur Service-Public.fr ou auprès de la préfecture concernée. Selon la situation, un accompagnement juridique peut être utile, notamment si l'événement est proche et que les enjeux logistiques sont importants.

Points de vigilance avant l'envoi du dossier

Vérifier le bon formulaire

Le CERFA concerné est bien le 15848*01, correspondant à la déclaration d'une manifestation sportive motorisée non chronométrée sur la voie publique. Avant toute transmission, il est prudent de vérifier que le projet entre réellement dans ce cadre précis.

Contrôler les annexes indispensables

Un dossier incomplet est souvent la première cause de retard. Avant l'envoi, il est conseillé de contrôler au minimum :

• l'identification complète de l'organisateur,
• les dates et horaires exacts,
• le nombre maximal de véhicules,
• le plan détaillé de chaque parcours,
• le règlement particulier,
• l'attestation d'assurance ou, à défaut, la déclaration sur l'honneur,
• le descriptif des mesures de sécurité et de tranquillité publique.

Anticiper les envois multiples

Lorsque plusieurs départements sont traversés, il faut anticiper la reproduction du dossier pour chaque préfecture compétente. Mieux vaut conserver une version finale unique, datée et cohérente, afin d'éviter les écarts entre exemplaires.

Conserver une preuve de dépôt

Même si le formulaire reproduit surtout les règles de fond et les pièces à joindre, il demeure prudent de conserver une preuve d'envoi ou de dépôt du dossier complet. Cette précaution est particulièrement importante lorsque les délais sont proches de l'échéance des 2 mois ou des 3 mois.

Ce qu'il faut retenir sur le CERFA 15848*01

Le CERFA 15848*01 est le formulaire de référence pour déclarer une concentration motorisée non chronométrée sur voie publique ouverte à la circulation, dès lors que l'événement rassemble plus de 50 véhicules. Il doit être adressé au préfet compétent, ou à plusieurs préfets si le parcours traverse plusieurs départements, avec une saisine complémentaire du ministère de l'intérieur lorsque le nombre de départements concernés atteint au moins 20.

La démarche suppose un dossier complet, comprenant notamment l'organisation de la manifestation, le règlement particulier, l'assurance, le plan détaillé des parcours et les mesures de sécurité. Le délai normal de dépôt est de 2 mois, porté à 3 mois dans les situations les plus étendues.

Pour ce type de manifestation, la qualité du dossier compte autant que le formulaire lui-même. Une préparation rigoureuse permet de limiter les demandes de compléments et de sécuriser l'organisation de l'événement dans un cadre conforme au code du sport et au code de la route.