CERFA 10291-06 : Demande de remboursement trimestrielle - Versement de transport - Personnel transporté (Île-de-France)

CERFA 10291*06 : demande de remboursement trimestrielle du versement mobilité pour le personnel transporté en Île-de-France

Le formulaire CERFA 10291*06, identifié par la DILA sous la référence R21229, permet à certains employeurs d'Île-de-France de demander un remboursement trimestriel au titre du versement mobilité lorsqu'ils organisent eux-mêmes un transport collectif entre le domicile et le lieu de travail permanent de leurs salariés.

Ce document s'adresse aux professionnels. Il concerne les entreprises qui prennent en charge, au moyen de véhicules dédiés au transport de personnes ou via une entreprise de transport, le trajet aller-retour régulier de tout ou partie de leurs salariés vers des installations fixes de l'entreprise, comme des bureaux, ateliers ou autres lieux de travail permanents.

Le remboursement n'est pas automatique. Il suppose de respecter des conditions précises sur la nature du transport, sur les salariés concernés et sur les pièces à joindre à la demande. Le formulaire étant succinct, une lecture attentive des critères d'éligibilité est essentielle avant tout envoi.

À quoi sert précisément ce formulaire

Le CERFA 10291*06 sert à déclarer, sur l'honneur, qu'une entreprise assure intégralement un transport collectif pour ses salariés et à calculer le montant sollicité au titre du remboursement trimestriel. Le document permet notamment de faire figurer :

• l'identité de l'employeur,
• le fait que le transport concerne tous les salariés ou seulement certains d'entre eux,
• le moyen de transport utilisé,
• le nombre de salariés effectivement transportés,
• l'effectif total de l'entreprise,
• la totalité des salaires déclarés à l'URSSAF ou à la CMSA pour le personnel transporté au cours du trimestre concerné,
• le calcul du remboursement demandé sur la base du taux applicable indiqué sur le formulaire.

Le document mentionne également l'autorité organisatrice des mobilités en Île-de-France, ainsi que la nécessité de conserver un exemplaire de la demande. Les références légales citées sur le formulaire sont les articles L 2531-6 et D 2531-4 du code général des collectivités territoriales.

Dans quels cas une entreprise peut demander ce remboursement

D'après la description officielle, les employeurs peuvent présenter une demande lorsqu'ils assurent le transport du domicile au lieu de travail permanent de tous ou partie de leurs salariés, à condition qu'au moins 5 salariés soient concernés.

Le dispositif vise le transport collectif organisé pour rejoindre des installations fixes de l'entreprise. Il ne s'applique donc pas à tous les déplacements professionnels. Le principe est de compenser, sous certaines conditions, la mise en place par l'employeur d'un transport collectif régulier destiné à l'acheminement des salariés vers leur lieu habituel de travail.

Le formulaire concerne exclusivement l'Île-de-France. Si l'entreprise relève d'une autre zone géographique, il convient de vérifier l'existence d'un dispositif local distinct ou l'absence de formulaire équivalent.

Conditions à respecter pour que la demande soit recevable

Un transport collectif réellement organisé par l'employeur

L'employeur doit assurer intégralement le transport collectif. Le formulaire prévoit d'indiquer le moyen utilisé, soit par la mention des numéros des véhicules utilisés, soit par la raison sociale de l'entreprise de transport lorsque le service est externalisé.

Le transport doit être effectué au moyen de véhicules exclusivement destinés au transport de personnes. Cette exigence exclut en pratique les solutions mixtes ou les moyens de déplacement qui ne répondraient pas à cette destination exclusive.

Des trajets domicile, lieu de travail permanent, effectués régulièrement

Les salariés transportés doivent utiliser de manière effective et régulière, à l'aller comme au retour, les moyens de transport collectif mis en place par l'employeur. Autrement dit, il ne suffit pas qu'un service existe, encore faut-il que les salariés concernés l'empruntent réellement de façon régulière.

Le trajet visé est celui reliant la résidence au lieu de travail permanent de l'entreprise. Sont notamment visés les bureaux, ateliers et installations fixes. Cette précision est importante, car elle distingue les déplacements habituels domicile-travail des déplacements occasionnels ou liés à des missions.

Un seuil minimal de salariés transportés

La description officielle indique qu'au moins 5 salariés doivent être transportés pour qu'une demande puisse être formée. Ce point doit être apprécié avec rigueur, car il s'agit d'une condition d'accès au remboursement.

Le formulaire demande par ailleurs de renseigner :

• le nombre de salariés transportés,
• le nombre total de salariés dans l'entreprise.

Ces informations permettent à l'administration de situer l'ampleur du dispositif mis en place par l'employeur.

Des exclusions expressément prévues

Certains salariés ne peuvent pas être pris en compte pour le remboursement. La description officielle écarte notamment :

• les salariés qui utilisent un moyen complémentaire de transport, public ou personnel, entre leur résidence et le point de ramassage,
• les salariés dont la distance de marche entre la résidence et le point de ramassage excède 500 mètres en milieu urbain,
• les salariés dont la distance de marche entre la résidence et le point de ramassage excède environ 1 000 mètres en zone rurale ou de faible densité.

Ces exclusions supposent une vérification concrète de la situation de chaque salarié inclus dans la demande. Une surestimation du nombre de personnes éligibles peut fragiliser le dossier ou conduire à une rectification.

Des déplacements exclus du dispositif

Les déplacements spécifiques à l'activité de l'entreprise ne sont pas remboursés. La description officielle cite notamment :

• le transport sur chantier,
• le déplacement d'un site de travail à un autre.

Il faut donc bien distinguer le transport collectif organisé pour les trajets domicile-travail permanents, d'une part, et les déplacements liés à l'exécution de l'activité professionnelle, d'autre part. Cette distinction est essentielle pour éviter d'intégrer dans le calcul des salaires ou des effectifs qui ne relèvent pas du bon régime.

Comment remplir le CERFA 10291*06 sans omission

Identifier correctement l'employeur

La partie basse du formulaire prévoit plusieurs informations d'identification. L'entreprise doit renseigner :

• son nom,
• son adresse,
• son numéro de téléphone,
• son numéro URSSAF ou CMSA,
• son numéro SIRET.

Ces données doivent être cohérentes avec celles déjà connues des organismes sociaux et avec les pièces justificatives jointes. Une discordance sur l'identité de l'employeur peut ralentir l'examen du dossier.

Déclarer sur l'honneur l'organisation du transport collectif

Le cœur du formulaire repose sur une déclaration sur l'honneur. L'employeur doit indiquer s'il assure intégralement le transport collectif :

• de tous ses salariés,
• ou seulement de certains d'entre eux.

Ce choix doit correspondre à la réalité du dispositif. Si seuls certains salariés sont concernés, il convient d'être particulièrement vigilant dans la sélection des personnes incluses dans le calcul, afin de ne retenir que celles qui remplissent effectivement les critères d'éligibilité.

Préciser le moyen de transport utilisé

Le formulaire demande de préciser le moyen de transport. La mention attendue peut être :

• le numéro des véhicules utilisés,
• ou la raison sociale de l'entreprise de transport.

Cette rubrique permet à l'organisme instructeur d'identifier concrètement l'organisation du transport. Il est recommandé de reprendre une désignation claire et vérifiable, conforme aux documents justificatifs disponibles.

Renseigner les effectifs utiles

Deux données distinctes sont demandées :

• le nombre de salariés transportés,
• le nombre total de salariés dans l'entreprise.

Le nombre de salariés transportés doit correspondre aux personnes réellement prises en charge dans les conditions ouvrant droit au remboursement. Le nombre total de salariés permet de situer ce sous-ensemble dans l'effectif global de l'entreprise.

Il est préférable de conserver un état interne nominatif, même si le formulaire ne le prévoit pas expressément, afin de pouvoir justifier la méthode de décompte en cas de demande complémentaire.

Calculer la base salariale à déclarer

Le formulaire prévoit une rubrique relative à la totalité des salaires déclarés à l'URSSAF ou à la CMSA au titre du versement mobilité pour le personnel transporté au cours du trimestre concerné.

L'employeur doit donc isoler les salaires correspondant au personnel éligible et transporté. Le calcul figurant sur le document suit la logique suivante :

• montant des salaires en euros,
• application du pourcentage indiqué,
• obtention du montant en euros demandé au remboursement.

Le formulaire mentionne qu'il faut suivre les règles d'arrondis en vigueur. En l'absence d'indications complémentaires sur le document reproduit ici, il est prudent de s'appuyer sur les pratiques applicables au moment du dépôt et, si nécessaire, de vérifier les consignes actualisées auprès de l'organisme compétent ou via Service-Public.fr.

Date, cachet et signature, des éléments obligatoires

La demande doit être datée. Le formulaire précise également que le cachet de l'employeur et la signature sont obligatoires. Une omission sur ce point peut suffire à rendre le dossier incomplet.

Comme il s'agit d'une déclaration sur l'honneur, la signature engage l'entreprise sur l'exactitude des informations transmises. Il est donc utile de faire relire le formulaire par le service paie, ressources humaines ou administratif avant expédition.

Pièces justificatives et préparation du dossier

Les documents à joindre impérativement

Le formulaire indique que des documents doivent être joints impérativement et renvoie à une notice explicative. Or, les informations disponibles signalent qu'aucune notice associée n'est référencée ici. Il faut donc constituer son dossier avec une vigilance renforcée et, si besoin, consulter la page officielle Service-Public.fr consacrée au formulaire.

À la lecture du document et de son objet, les justificatifs ont vocation à permettre la vérification :

• de l'identité de l'employeur,
• de l'existence du transport collectif organisé,
• du nombre de salariés transportés,
• des salaires déclarés pour le personnel concerné,
• du lien entre les salariés transportés et leur lieu de travail permanent.

En pratique, il est recommandé de préparer un dossier lisible, classé et cohérent. Lorsqu'un employeur utilise Startdoc pour accéder à une version prête à compléter de ce CERFA, l'intérêt est précisément de limiter les oublis de rubriques formelles avant l'envoi au pôle versement mobilité.

Tableau de contrôle avant envoi

Conserver une copie complète du dossier

Le formulaire mentionne explicitement qu'il faut conserver un exemplaire. Cette précaution est importante. Il est conseillé de garder :

• une copie du CERFA rempli et signé,
• une copie de toutes les pièces jointes,
• la preuve d'envoi si le dossier est transmis par courrier,
• les éléments internes ayant servi au calcul des effectifs et des salaires.

Cette conservation facilite le suivi du dossier et permet de répondre rapidement à une demande de précision.

Éviter les erreurs les plus fréquentes

Confondre transport domicile-travail et déplacements professionnels

L'une des erreurs les plus sensibles consiste à intégrer dans la demande des trajets qui relèvent en réalité de l'activité de l'entreprise, comme le transport sur chantier ou les déplacements entre sites. Or ces déplacements sont expressément exclus du remboursement.

Avant de compléter le formulaire, il faut donc isoler les seuls trajets entre la résidence des salariés et leur lieu de travail permanent.

Inclure des salariés qui utilisent un transport complémentaire

Le dispositif exclut les salariés qui utilisent un moyen complémentaire de transport, public ou personnel, entre leur résidence et le point de ramassage. Si un salarié se rend d'abord en voiture, en bus, en train ou par tout autre moyen jusqu'au point de prise en charge, il ne devrait pas être retenu dans la demande, selon les critères décrits officiellement.

Une vérification préalable des habitudes réelles de déplacement est donc indispensable.

Négliger les distances entre le domicile et le point de ramassage

Les seuils de distance de marche constituent un autre point d'attention. Sont exclus les salariés dont la distance à pied dépasse 500 mètres en milieu urbain, ou environ 1 000 mètres en zone rurale ou de faible densité. Ces indications doivent conduire l'employeur à apprécier concrètement la localisation du point de ramassage par rapport au domicile des salariés concernés.

En cas de situation intermédiaire ou incertaine, mieux vaut documenter l'analyse retenue pour pouvoir la justifier.

Omettre l'assiette salariale exacte du personnel transporté

Le formulaire ne vise pas la totalité de la masse salariale de l'entreprise, mais la totalité des salaires déclarés au titre du versement mobilité pour le personnel transporté au cours du trimestre concerné. La base de calcul doit donc être ciblée.

Un calcul effectué sur un périmètre trop large peut produire un montant erroné. La coordination entre le service paie et le service en charge du transport collectif est souvent nécessaire pour fiabiliser les données.

Envoyer un dossier incomplet

Un oubli de cachet, de signature, de pièce justificative ou de mention d'identification peut retarder l'instruction. Même si le formulaire paraît simple, son traitement suppose un minimum de préparation documentaire.

Un formulaire court n'est pas forcément un formulaire simple. Ici, l'essentiel de la difficulté tient moins au remplissage des cases qu'à la vérification des salariés réellement éligibles et à la justification du calcul transmis.

Transmission de la demande et suivi

À qui adresser le dossier

Le formulaire mentionne l'autorité organisatrice des mobilités en Île-de-France et fait apparaître l'adresse suivante : 41 rue de Châteaudun, 75009 Paris. Il mentionne également le pôle versement mobilité ainsi qu'un numéro de téléphone.

Avant tout envoi, il peut être utile de vérifier que les coordonnées de traitement sont toujours à jour, en particulier au regard de la date de dernière vérification DILA indiquée, le 19 septembre 2016. Pour cette raison, un contrôle sur Service-Public.fr ou auprès de l'organisme compétent reste prudent.

Quand déposer la demande

Le titre du formulaire indique qu'il s'agit d'une demande trimestrielle. Cela implique que la demande porte sur un trimestre déterminé, lequel doit être clairement renseigné dans la zone prévue à cet effet.

Le document disponible ne précise pas ici de date limite chiffrée de dépôt. En l'absence d'information expresse dans les éléments fournis, il est préférable de se référer aux indications administratives actualisées figurant sur la page officielle liée au formulaire.

Comment suivre l'avancement de la demande

Le suivi dépend généralement des modalités de transmission retenues et des échanges éventuels avec l'organisme instructeur. Pour bien suivre le dossier, il est conseillé de :

• noter la date d'envoi ou de dépôt,
• conserver la copie intégrale de la demande,
• garder la preuve d'expédition,
• rester disponible pour fournir des justificatifs complémentaires si nécessaire.

Si le dossier appelle une vérification, l'administration peut demander des précisions sur le nombre de salariés transportés, sur la régularité du transport ou sur les éléments de calcul transmis. Une documentation interne bien tenue permet alors de répondre rapidement.

Ce qu'il faut retenir avant de compléter le CERFA 10291*06

Le CERFA 10291*06 s'adresse aux employeurs d'Île-de-France qui organisent un transport collectif régulier entre le domicile et le lieu de travail permanent de leurs salariés. Pour être recevable, la demande doit porter sur au moins 5 salariés, concerner un transport assuré intégralement par l'employeur, et exclure les situations non couvertes par le dispositif, notamment les salariés utilisant un moyen complémentaire de transport ou les déplacements propres à l'activité de l'entreprise.

Le formulaire demande peu d'informations en apparence, mais chacune doit être exacte : identité de l'employeur, nombre de salariés transportés, effectif total, mode de transport utilisé, salaires déclarés pour le personnel transporté, calcul du montant demandé, date, cachet et signature.

En cas d'incertitude sur les justificatifs attendus, sur les coordonnées de dépôt ou sur les modalités pratiques à jour, il est recommandé de consulter la fiche officielle Service-Public.fr associée à la référence R21229. Cette vérification est d'autant plus utile qu'aucune notice n'est signalée dans les informations disponibles ici.

Un dossier cohérent, documenté et conservé en copie reste la meilleure garantie pour faciliter l'instruction de la demande de remboursement trimestrielle au titre du versement mobilité pour le personnel transporté.