CERFA 10292-06 : Demande de remboursement trimestrielle - Versement de transport - Personnel logé (Île-de-France)

CERFA 10292*06, demande de remboursement trimestrielle du versement de transport pour le personnel logé en Île-de-France

Le CERFA 10292*06, identifié par la DILA sous la référence R21230, permet à certains employeurs situés en Île-de-France de demander le remboursement trimestriel du versement de transport, aujourd’hui généralement désigné sous l’appellation versement mobilité, pour les salariés logés sur leur lieu de travail. Il s’agit d’un formulaire destiné aux professionnels, dans un cadre très précis : l’employeur assure un logement permanent à des salariés, sur le lieu même où ils exercent leur activité, de sorte qu’aucun déplacement entre domicile et lieu de travail n’est nécessaire.

Ce document répond à une logique simple. Lorsqu’un salarié est effectivement logé sur place, dans des conditions prévues par son contrat de travail, l’assujettissement lié aux déplacements domicile-travail peut ouvrir droit à un remboursement du versement acquitté pour ce personnel, sous réserve de respecter les conditions prévues. Le formulaire sert donc à déclarer la situation de l’entreprise, à identifier le nombre de salariés concernés et à calculer la base salariale sur laquelle porte la demande.

Le formulaire mentionne l’autorité organisatrice des mobilités en Île-de-France, ainsi que le pôle versement mobilité, destinataire de la demande. Il prévoit une déclaration sur l’honneur de l’employeur, un espace pour les informations d’identification de l’entreprise et une zone de calcul du montant demandé, à partir de la totalité des salaires déclarés à l’URSSAF ou à la CMSA au titre du versement mobilité pour le personnel logé sur le trimestre concerné.

Ce dispositif ne vise pas tous les salariés logés de manière large ou approximative. Il s’adresse uniquement aux situations où le logement est permanent, situé sur le lieu de travail, et prévu par le contrat de travail, à titre gratuit ou à titre onéreux, par exemple via le paiement d’un loyer à l’employeur ou par retenues sur salaire correspondant à des indemnités et charges d’occupation.

Entreprises concernées et conditions à réunir

Les employeurs visés par la demande

Le CERFA 10292*06 s’adresse aux employeurs relevant du champ du versement mobilité en Île-de-France et qui hébergent certains salariés directement sur leur lieu de travail. Le formulaire est donc particulièrement pertinent pour des structures dont l’activité suppose une présence sur site, continue ou fortement contrainte, comme certains établissements de gardiennage, de surveillance, d’hébergement, d’exploitation agricole, de services techniques ou d’activités avec astreinte permanente. La nature de l’activité importe moins que la réalité du logement sur place et son caractère contractuel.

Le formulaire permet de déclarer que l’entreprise loge soit tous ses salariés, soit seulement une partie d’entre eux. Cette distinction figure expressément dans le document. L’employeur doit ensuite indiquer le nombre de salariés logés et le nombre total de salariés dans l’entreprise. Ces données permettent à l’administration ou à l’organisme compétent d’apprécier le périmètre exact de la demande.

Les conditions substantielles du remboursement

La description officielle encadre clairement le droit au remboursement. Plusieurs éléments doivent être réunis en même temps :

• le logement doit être permanent,
• il doit être prévu par le contrat de travail,
• il doit être fourni sur le lieu même où le salarié travaille,
• il peut être accordé à titre gratuit ou à titre onéreux,
• la situation doit être telle qu’aucun déplacement entre le domicile et le lieu de travail n’est nécessaire.

Si l’un de ces éléments manque, la demande de remboursement peut devenir discutable. Par exemple, un hébergement ponctuel, une mise à disposition non contractualisée ou un logement situé à proximité du site, mais non sur le lieu même du travail, ne répondraient pas nécessairement aux critères mentionnés.

Les salariés exclus du dispositif

Le texte officiel exclut expressément deux catégories :

• le personnel temporaire de remplacement,
• le personnel bénéficiant déjà du remboursement d’un titre de transport.

Cette précision est essentielle. Un employeur ne peut pas cumuler, pour un même salarié concerné, le bénéfice du remboursement du versement mobilité au titre du logement sur place et une situation dans laquelle le salarié ouvre déjà droit à la prise en charge d’un titre de transport. De même, le personnel de remplacement temporaire n’entre pas dans la base ouvrant droit à remboursement, même s’il est ponctuellement hébergé sur le site.

Pourquoi ce formulaire existe et ce qu’il permet de récupérer

Un mécanisme lié à l’absence de trajet domicile-travail

Le versement mobilité est une contribution assise sur les rémunérations, destinée au financement des transports collectifs. Dans le cas particulier du personnel logé sur le lieu de travail, la logique de la demande de remboursement tient à l’absence de déplacement domicile-travail. Le salarié ne supporte pas, en principe, de trajet quotidien pour rejoindre son poste puisqu’il réside sur le lieu même d’exercice de son activité.

Le CERFA 10292*06 permet donc de faire valoir cette situation particulière trimestre par trimestre. Il ne s’agit pas d’une simple information transmise à titre déclaratif. L’employeur sollicite un remboursement en renseignant la masse salariale déclarée au titre du versement mobilité pour le personnel logé, puis en appliquant le taux correspondant.

Une demande périodique et non une régularisation automatique

Le titre officiel mentionne clairement une demande de remboursement trimestrielle. En pratique, cela signifie que l’employeur doit accomplir une démarche active, pour le trimestre concerné, plutôt que d’attendre une restitution automatique. Le formulaire comporte d’ailleurs un emplacement spécifique pour indiquer le trimestre et l’année visés.

Cette périodicité impose une certaine rigueur de suivi. Les entreprises concernées ont intérêt à identifier dès la paie les salariés éligibles, à isoler les salaires concernés et à conserver les pièces permettant de justifier le logement sur place. Cela évite les approximations en fin de trimestre.

Dans ce type de démarche, disposer d’un document déjà structuré pour les informations récurrentes, notamment l’identité de l’employeur, les numéros administratifs et la logique de calcul, permet souvent d’aller plus vite et de limiter les oublis. C’est précisément l’intérêt d’une solution comme Startdoc, qui facilite l’accès à ce CERFA dans une version prête à compléter avec les données du trimestre concerné.

Comment remplir le CERFA 10292*06 sans se tromper

Identifier l’employeur

Le formulaire prévoit les informations classiques d’identification :

• nom de l’employeur ou de l’entreprise,
• adresse,
• numéro de téléphone,
• numéro URSSAF ou CMSA,
• numéro SIRET.

Ces mentions doivent être renseignées avec exactitude. Une incohérence entre le nom déclaré, le numéro SIRET et le numéro URSSAF ou CMSA peut compliquer le traitement du dossier. Il est préférable de reprendre les données figurant sur les documents sociaux et les déclarations habituelles de l’entreprise.

Choisir entre tous les salariés ou certains salariés seulement

Le document invite l’employeur à déclarer sur l’honneur assurer le logement permanent sur les lieux de travail :

• soit de tous ses salariés,
• soit de certains d’entre eux.

Ce choix n’est pas purement formel. Il doit refléter la réalité sociale de l’entreprise. Lorsque seuls certains salariés sont logés sur place, il faut être en mesure d’identifier précisément cette population, de la distinguer des autres salariés et d’exclure les personnels non éligibles, notamment ceux de remplacement temporaire ou ceux bénéficiant d’un remboursement de transport.

Renseigner le nombre de salariés logés et l’effectif total

Le formulaire comporte deux rubriques distinctes :

• le nombre de salariés logés,
• le nombre total de salariés dans l’entreprise.

Ces deux informations doivent être cohérentes entre elles et cohérentes avec les justificatifs conservés par l’employeur. Une discordance trop importante, ou une variation inexpliquée d’un trimestre à l’autre, peut susciter des demandes de précision. Mieux vaut donc travailler à partir d’un état nominatif interne et stabilisé.

Déterminer la totalité des salaires déclarés au titre du versement mobilité pour le personnel logé

Le cœur du formulaire réside dans cette ligne de calcul : la totalité des salaires déclarés à l’URSSAF ou à la CMSA au titre du versement mobilité pour le personnel logé au cours du trimestre concerné. Il ne s’agit donc pas de la masse salariale globale de l’entreprise, mais uniquement de celle correspondant aux salariés logés ouvrant effectivement droit au remboursement.

Cette distinction est fondamentale. L’employeur doit isoler la fraction pertinente de sa base déclarative. Sont à exclure, par exemple, les rémunérations du personnel non logé, du personnel temporaire de remplacement et du personnel déjà bénéficiaire du remboursement d’un titre de transport.

Appliquer le taux et calculer le montant demandé

Le formulaire prévoit une opération simple :

salaires en euros x taux en pourcentage = montant en euros

Le document précise qu’il convient de suivre les règles d’arrondis en vigueur. En revanche, le taux lui-même n’est pas indiqué dans les informations fournies ici de manière universelle pour tous les cas. Il convient donc d’utiliser le taux applicable à la situation déclarée, tel qu’il ressort du cadre réglementaire et des informations communiquées par l’organisme compétent. En cas d’hésitation sur le taux à retenir, il est prudent de vérifier les indications disponibles sur Service-Public.fr ou auprès du pôle versement mobilité mentionné sur le formulaire.

Date, cachet et signature

La demande doit être datée. Le formulaire exige également le cachet de l’employeur et la signature, avec la mention explicite de leur caractère obligatoire. Une demande non signée ou non authentifiée par l’entreprise risque d’être rejetée ou mise en attente. Cette formalité, très simple en apparence, fait partie des oublis les plus fréquents dans les dossiers papier.

Pièces justificatives et éléments à préparer avant l’envoi

La mention des documents à joindre

Le formulaire indique que des documents doivent être joints impérativement, avec un renvoi à une notice explicative. Or, dans les informations disponibles ici, aucune notice associée n’est fournie. Il faut donc redoubler de vigilance sur ce point et vérifier, avant envoi, les pièces actuellement exigées par l’organisme destinataire ou par la page officielle Service-Public.fr.

Même en l’absence de notice jointe dans les données reprises ici, la logique du dispositif permet d’identifier les catégories de pièces qui sont généralement utiles pour justifier la demande.

Les justificatifs qu’il est prudent de réunir

Ce tableau ne remplace pas la liste officielle des pièces demandées. Il sert à préparer un dossier cohérent, en attendant de vérifier les exigences exactes applicables au moment du dépôt.

Conserver un exemplaire complet

Le formulaire comporte une indication explicite : conservez 1 exemplaire. Cette mention est importante. L’employeur a tout intérêt à conserver :

• une copie du formulaire signé,
• les pièces jointes transmises,
• les éléments de calcul ayant servi à déterminer la masse salariale concernée,
• la preuve de l’envoi ou du dépôt.

Cette conservation facilite les échanges ultérieurs avec l’organisme instructeur et sécurise l’entreprise en cas de contrôle, de demande de complément ou de réclamation portant sur un trimestre antérieur.

Points de vigilance sur le calcul et le périmètre des salariés concernés

Ne pas confondre logement sur site et simple proximité géographique

Le texte vise les salariés logés sur le lieu même où ils effectuent leur travail. Un logement situé à quelques rues, dans une résidence appartenant à l’employeur ou dans un immeuble voisin, ne correspond pas forcément à cette exigence. Cette nuance peut sembler mineure, mais elle conditionne le bien-fondé de la demande.

Ne pas intégrer un logement seulement occasionnel

Le caractère permanent du logement est expressément requis. Un hébergement temporaire, une chambre de repos, un logement d’astreinte utilisé de façon irrégulière ou une solution d’urgence ne répondent pas nécessairement au critère attendu. L’entreprise doit pouvoir démontrer une organisation stable et non une simple commodité ponctuelle.

Exclure les salariés pour lesquels un titre de transport est remboursé

La description officielle est très claire : les salariés bénéficiant du remboursement d’un titre de transport n’ouvrent pas droit à remboursement dans ce cadre. Il faut donc procéder à un tri rigoureux, notamment lorsque certains salariés alternent des périodes logées et non logées, ou lorsqu’une politique de remboursement des transports existe déjà dans l’entreprise.

Ne pas inclure le personnel temporaire de remplacement

Le personnel temporaire de remplacement est également exclu. Il peut s’agir d’un point sensible dans les secteurs qui recourent souvent à des remplaçants ou à des renforts saisonniers. Même si ces personnes sont hébergées sur site pendant leur mission, elles ne doivent pas être intégrées dans la base ouvrant droit à remboursement si elles relèvent de cette catégorie.

Vérifier la cohérence entre les effectifs et les salaires retenus

Une demande solide suppose une cohérence d’ensemble :

• nombre de salariés logés,
• nombre total de salariés,
• masse salariale du personnel logé,
• situation contractuelle des intéressés.

Par exemple, une masse salariale très élevée au regard du nombre de salariés logés déclarés, ou l’inverse, peut conduire à une vérification complémentaire. Une simple erreur de périmètre dans l’extraction des salaires peut suffire à fausser le montant demandé.

Les erreurs fréquentes qui retardent le remboursement

Utiliser la masse salariale totale de l’entreprise

C’est l’erreur la plus classique. Le formulaire ne porte pas sur l’ensemble des rémunérations de l’entreprise, mais uniquement sur celles déclarées pour le personnel logé remplissant les conditions du dispositif. Une base trop large aboutit à une demande surévaluée.

Oublier qu’il s’agit d’une demande trimestrielle

Le formulaire vise un trimestre donné et une année donnée. Une demande imprécise, sans indication claire de la période, peut être difficile à traiter. Il faut donc bien rattacher la déclaration au trimestre concerné.

Remplir le formulaire sans preuve du caractère contractuel du logement

Le logement doit être prévu par le contrat de travail. Si cette stipulation n’apparaît nulle part, le dossier perd un de ses fondements principaux. Lorsque la rédaction contractuelle est ancienne ou dispersée entre plusieurs documents, il convient de réunir les pièces avant de transmettre la demande.

Négliger les arrondis

Le formulaire rappelle de suivre les règles d’arrondis en vigueur. Une différence minime peut sembler anodine, mais des erreurs répétées sur plusieurs trimestres peuvent compliquer le rapprochement entre le calcul de l’entreprise et celui de l’organisme chargé du remboursement.

Envoyer un formulaire non signé

Une demande non datée, non signée ou dépourvue du cachet de l’employeur est incomplète. Cette omission est d’autant plus regrettable qu’elle est très facile à éviter avec une vérification finale systématique.

Références utiles et cadre administratif

Textes mentionnés sur le formulaire

Le CERFA fait référence aux articles L 2531-6 et D 2531-4 du code général des collectivités territoriales. Ces références rappellent que la demande s’inscrit dans un cadre juridique spécifique au versement mobilité en Île-de-France et au traitement du personnel logé.

Organisme mentionné sur le document

Le formulaire indique comme destinataire l’autorité organisatrice des mobilités en Île-de-France, avec la mention d’un pôle versement mobilité situé 41 rue de Châteaudun, 75009 Paris, ainsi qu’un numéro de téléphone. Comme les modalités administratives peuvent évoluer, il est recommandé de vérifier, au moment de la demande, les coordonnées à jour et les conditions de transmission du dossier.

Vérifier l’actualité du document

La date de dernière vérification DILA communiquée est le 23 septembre 2016. Cela ne signifie pas nécessairement que le formulaire n’est plus valable, mais cela invite à la prudence. Avant toute transmission, il est préférable de s’assurer que la version utilisée est bien celle en vigueur et qu’aucune évolution de procédure n’est intervenue depuis. La page Service-Public.fr associée au formulaire constitue, à ce titre, un point de contrôle utile.

Bien préparer sa demande pour sécuriser le trimestre concerné

Le CERFA 10292*06 est un formulaire ciblé, mais son apparente simplicité ne doit pas faire sous-estimer ses exigences. La demande repose sur une déclaration sur l’honneur, sur une sélection exacte des salariés éligibles et sur un calcul limité à la masse salariale du personnel logé sur place. Toute approximation sur le caractère permanent du logement, sur la présence d’une clause contractuelle ou sur l’exclusion des salariés non éligibles peut fragiliser le dossier.

Pour une gestion sereine, il est utile d’adopter une méthode constante à chaque trimestre : identifier les salariés logés, vérifier leur situation contractuelle, extraire les rémunérations pertinentes, contrôler les exclusions, compléter le formulaire, joindre les justificatifs exigés et conserver un exemplaire complet. Cette discipline documentaire réduit les risques d’erreur et facilite le suivi administratif de l’entreprise.

En cas de doute sur le taux à appliquer, sur les pièces obligatoires à joindre ou sur la version la plus récente du formulaire, la meilleure précaution reste de consulter la fiche officielle Service-Public.fr correspondant à la référence R21230, ou de prendre attache avec l’organisme compétent avant l’envoi. Pour ce type de remboursement, une demande bien préparée vaut mieux qu’une régularisation hasardeuse.