CERFA 12576-03 : Demande de prise en charge des cotisations de sécurité sociale des stagiaires de la formation professionnelle non rémunérés

CERFA 12576*03, demander la prise en charge des cotisations de sécurité sociale d’un stagiaire non rémunéré

Le CERFA 12576*03, référencé par l’administration sous l’identifiant DILA R17427, permet de demander la prise en charge des cotisations de sécurité sociale des stagiaires de la formation professionnelle non rémunérés. Il s’agit d’un formulaire à transmettre au centre de formation, qui complète ensuite la partie qui lui est réservée avant traitement par l’administration compétente.

Ce document concerne un point essentiel du parcours de formation, la protection sociale du stagiaire pendant la période de stage. Il vise les situations dans lesquelles la personne en formation ne perçoit ni rémunération, ni indemnité versée au titre du stage par un employeur, l’État, France Travail, anciennement Pôle emploi, ou un autre organisme.

Le formulaire contient sa propre notice explicative à la suite du document. Cela signifie que le stagiaire et l’organisme de formation disposent, dans le même support, des indications utiles pour renseigner les rubriques attendues.

Dans quels cas utiliser ce formulaire

Un formulaire destiné aux stagiaires de la formation professionnelle non rémunérés

Le CERFA 12576*03 s’adresse aux personnes qui entrent en stage de formation professionnelle sans être rémunérées au titre de ce stage. La première page est remplie par le stagiaire, à partir de sa situation à l’entrée en stage. La seconde page est complétée par le centre de formation ou, dans certains cas, par le porteur de projet visé par l’arrêté mentionné à l’article 270 de la loi de finances pour 2021.

Le document a donc une finalité précise, permettre l’examen de la prise en charge des cotisations de sécurité sociale pour un stagiaire non rémunéré, en tenant compte de son régime d’affiliation, de sa situation professionnelle avant l’entrée en formation et des caractéristiques du stage suivi.

Les profils pouvant être concernés

Le formulaire couvre des situations variées. Le stagiaire peut relever :

• du régime général,
• du régime d’assurance maladie des exploitants agricoles,
• du régime des salariés agricoles,
• d’un autre régime de protection sociale,
• ou ne pas être affilié à titre personnel, par exemple en qualité d’ayant-droit.

La situation à l’entrée en stage doit également être précisée. Le formulaire distingue notamment l’activité agricole, l’activité non agricole, le statut de salarié, de non salarié ou de demandeur d’emploi. Il prévoit aussi des mentions spécifiques pour les personnes inscrites à France Travail et pour les bénéficiaires du RSA.

Pourquoi cette demande est importante

Ce CERFA ne sert pas à demander une rémunération de stage. Il sert à organiser la couverture sociale du stagiaire lorsqu’aucune rémunération ni indemnité n’est versée pour la formation. En pratique, il permet à l’organisme financeur de disposer des informations nécessaires pour le versement, le suivi et le contrôle de cette prise en charge.

Le stagiaire atteste sur l’honneur l’exactitude des informations déclarées et reconnaît que la prise en charge est conditionnée par sa présence effective au stage, conformément à l’article R.6341-45 du Code du travail mentionné sur le formulaire.

Comment remplir la partie stagiaire du CERFA 12576*03

Renseigner l’état civil avec précision

La première rubrique porte sur l’identité du stagiaire. Il faut indiquer :

• le nom de naissance,
• le cas échéant, le nom d’épouse ou d’époux,
• le prénom,
• la date et le lieu de naissance,
• la nationalité, française, d’un pays de l’Union européenne ou autre,
• l’adresse complète,
• l’adresse électronique,
• le numéro de sécurité sociale.

Ces informations doivent être cohérentes avec les pièces justificatives jointes. Une différence entre l’identité déclarée sur le formulaire et celle figurant sur la pièce d’identité peut bloquer l’instruction du dossier.

Indiquer correctement le régime de protection sociale

La rubrique relative au régime de protection sociale est centrale. Le stagiaire doit signaler s’il est affilié au régime général, à un régime agricole ou à un autre régime, en le précisant. S’il n’est pas affilié à titre personnel, cette situation doit aussi être mentionnée.

Cette partie ne doit pas être remplie de manière approximative. Si le stagiaire hésite sur son régime d’affiliation, il est préférable de vérifier son attestation de droits ou sa carte d’assuré social avant de compléter le document.

Décrire la situation à l’entrée en stage

Le CERFA demande la situation professionnelle au moment de l’entrée en stage. Il faut cocher les cases correspondant à sa réalité, selon que l’on exerce ou non une activité agricole, une activité non agricole, que l’on soit salarié, non salarié ou demandeur d’emploi.

Si le stagiaire est demandeur d’emploi, il doit indiquer :

• s’il est inscrit à Pôle emploi, désormais France Travail,
• la durée d’inscription continue, selon les tranches proposées par le formulaire.

Le document prévoit également une mention spécifique pour les bénéficiaires du RSA, qu’ils le perçoivent comme allocataire ou en tant qu’ayant-droit.

Préciser le niveau de formation et le diplôme le plus élevé

Le formulaire demande ensuite des renseignements sur le niveau de formation. Deux éléments distincts sont à compléter :

• la dernière classe suivie,
• le diplôme le plus élevé obtenu.

Cette distinction est importante. Une personne peut avoir suivi un niveau d’études supérieur sans avoir obtenu le diplôme correspondant. Il faut donc éviter de confondre parcours suivi et diplôme effectivement acquis.

Signer les attestations obligatoires

Avant signature, le stagiaire certifie notamment :

• qu’aucune rémunération ou indemnité ne lui est versée au titre du stage par son employeur, l’État, Pôle emploi ou tout autre organisme,
• qu’il a été informé que la prise en charge dépend de sa présence au stage,
• que les renseignements fournis sont exacts.

La signature et la date ne sont pas de simples formalités. Une omission à ce stade peut rendre la demande inutilisable.

Ce que le centre de formation doit compléter

Les informations administratives sur la formation

La seconde page est réservée au centre de formation ou au porteur de projet concerné. Elle comprend notamment :

• le type d’agrément ou de convention, État, Conseil régional ou autre,
• le numéro d’agrément ou de convention,
• l’intitulé du stage ou du cycle,
• la spécialité de la formation avec le code NSF,
• l’adresse électronique du centre,
• le code postal et la commune du lieu de formation,
• les dates d’ouverture et de fin prévue,
• la date d’entrée du stagiaire et la date de sortie prévue.

La spécialité de formation doit correspondre à celle ayant fait l’objet de l’agrément de rémunération. Le formulaire renvoie à la nomenclature NSF consultable en ligne sur le site indiqué dans la notice.

L’objectif du stage doit être correctement codé

Le centre de formation doit cocher l’objectif général du stage parmi plusieurs catégories, par exemple :

• certification,
• professionnalisation,
• préparation à la qualification,
• remise à niveau ou maîtrise des savoirs de base,
• (re)mobilisation et aide au projet professionnel,
• perfectionnement ou élargissement des compétences,
• création d’entreprise,
• situations visées par l’arrêté prévu par l’article 270 de la loi de finances 2021.

La notice intégrée au formulaire détaille la portée de chaque catégorie. Elle précise aussi une règle de priorité de codage, lorsqu’un stage poursuit plusieurs objectifs. Dans ce cas, les catégories certification, professionnalisation ou préparation à la qualification doivent être privilégiées.

Durée du stage et état de présence

Le centre renseigne également :

• la durée totale du stage pour le stagiaire, en heures,
• le nombre d’heures réalisées en entreprise,
• la durée hebdomadaire,
• le niveau de qualification préparée si le stage vise une certification ou une professionnalisation,
• l’état de présence mensuel.

L’état de présence a une utilité concrète, puisque la prise en charge est liée à la présence effective du stagiaire. Les heures doivent donc être reportées avec rigueur.

Pièces justificatives à joindre à la demande

La notice figurant à la suite du CERFA indique les documents à fournir avec la partie stagiaire. Ces pièces sont indispensables pour que le dossier soit exploitable.

Il est conseillé de vérifier la lisibilité des copies avant transmission. Un document tronqué, flou ou périmé peut entraîner une demande de complément et ralentir le traitement.

Les points de vigilance à ne pas négliger

Ne pas confondre prise en charge des cotisations et rémunération de stage

Le CERFA 12576*03 ne sert pas à obtenir un paiement pour le stage. Il concerne uniquement la prise en charge des cotisations de sécurité sociale dans le cadre d’une formation professionnelle non rémunérée. Cette distinction est essentielle, notamment pour les organismes qui accompagnent les stagiaires dans leurs démarches.

Être cohérent entre le statut déclaré et les pièces fournies

Une incohérence fréquente apparaît lorsque la situation déclarée ne correspond pas aux justificatifs ou aux informations détenues par l’organisme de formation. Cela peut concerner le numéro de sécurité sociale, le régime d’affiliation, l’adresse ou le statut de demandeur d’emploi. Il faut relire attentivement l’ensemble avant signature.

Bien compléter les cases relatives au niveau d’études

Le formulaire invite à cocher des cases précises pour la dernière classe suivie et le diplôme le plus élevé obtenu. Une lecture trop rapide conduit souvent à cocher un diplôme non obtenu ou à omettre une case pourtant obligatoire. Pour éviter ce type d’erreur, il faut s’appuyer sur son parcours réel, sans extrapolation.

Ne pas laisser au centre de formation des informations incomplètes

Le traitement du dossier dépend du lien entre la partie stagiaire et la partie organisme. Si le stagiaire remet un formulaire incomplet, non signé ou sans justificatifs, le centre de formation ne pourra pas finaliser correctement la demande. C’est précisément dans ce type de démarche que Startdoc peut faire gagner un temps précieux, en mettant à disposition un CERFA structuré et plus simple à préparer avant transmission au bon interlocuteur.

Vérifier la présence effective pendant le stage

La prise en charge est conditionnée par la présence au stage. Cette mention figure expressément sur le formulaire. Le suivi des heures et l’état de présence remplis par l’organisme ne doivent donc pas être considérés comme secondaires. En cas d’absence ou d’interruption de parcours, il peut être nécessaire de signaler la situation au centre de formation.

Transmission du formulaire et cadre de traitement des données

À qui envoyer le CERFA 12576*03

La description officielle indique que le formulaire doit être envoyé au centre de formation. En pratique, le stagiaire complète sa partie, joint les justificatifs demandés, puis remet le dossier à cet organisme. Le centre de formation complète ensuite la seconde page et appose son cachet.

Si un doute subsiste sur le circuit exact du dossier dans une région ou pour un dispositif particulier, il est prudent de demander confirmation directement au centre de formation ou de consulter la fiche officielle sur Service-Public.fr.

Données personnelles et droits du stagiaire

Le formulaire rappelle que le traitement des données personnelles est réalisé par l’organisme ou l’institution qui finance l’action de formation, afin de permettre le versement, le suivi et le contrôle des prestations. Il est indiqué que ce traitement répond à une mission d’intérêt public.

Le stagiaire dispose de droits sur ses données, notamment un droit d’accès, d’opposition, de rectification et de limitation du traitement. Le formulaire précise aussi qu’en cas d’opposition au traitement, la protection sociale ne sera plus assurée. Cette mention doit être lue avec attention avant signature.

Retenir l’essentiel pour constituer un dossier recevable

Le CERFA 12576*03 est un formulaire de protection sociale, à utiliser lorsqu’un stagiaire suit une formation professionnelle sans rémunération. La réussite de la démarche repose sur trois éléments, une partie stagiaire exacte et signée, des justificatifs lisibles, et une seconde page complétée sans erreur par le centre de formation.

Avant remise du dossier, il est utile de contrôler point par point :

• l’identité complète du stagiaire,
• le numéro de sécurité sociale,
• le régime de protection sociale,
• la situation à l’entrée en stage,
• le niveau de formation déclaré,
• la signature et la date,
• la présence des copies demandées.

Pour le reste, notamment l’objectif du stage, le code NSF, la durée de formation et l’état de présence, l’organisme de formation doit s’assurer que les informations portées sur le CERFA correspondent bien au stage effectivement suivi.

Lorsque le formulaire est soigneusement préparé dès le départ, la demande de prise en charge des cotisations de sécurité sociale a plus de chances d’être instruite sans difficulté inutile.