CERFA 15351-02 : Déclaration d'accord d'approvisionnement en cigares

Déclaration d'accord d'approvisionnement en cigares, à quoi sert le Cerfa 15351*02

Le Cerfa 15351*02, intitulé Déclaration d'accord d'approvisionnement en cigares, est un document utilisé dans le cadre de la revente de tabac. Il permet au gérant du débit de tabac de rattachement d'autoriser un établissement revendeur qui lui est rattaché à se fournir en cigares auprès d'un autre débit de tabac, lorsque lui-même ne distribue pas ces produits.

Ce formulaire concerne exclusivement les professionnels. Il s'inscrit dans l'organisation réglementée de la vente au détail des tabacs manufacturés et vise à sécuriser l'approvisionnement en cigares des établissements revendeurs, tout en maintenant la traçabilité attendue par l'administration des douanes.

Le document officiel mentionne comme fondement l'article 47-2° du décret n°2010-720 du 28 juin 2010 modifié, relatif à l'exercice du monopole de la vente au détail des tabacs manufacturés. En pratique, il formalise un accord précis, limité à l'approvisionnement en cigares non distribués par le débit de rattachement.

Le mécanisme est simple : le débit de tabac de rattachement reste le point de référence de l'établissement revendeur, mais il reconnaît qu'il ne commercialise pas de cigares. Il donne donc son accord écrit pour que le revendeur puisse s'approvisionner auprès d'un autre débit de tabac pour cette seule catégorie de produits.

Cette formalité ne doit pas être négligée. Sans déclaration correctement remplie, datée et signée, l'établissement revendeur peut se retrouver en difficulté pour justifier la régularité de son mode d'approvisionnement en cas de contrôle. Pour un document aussi ciblé, disposer d'une version claire et prête à compléter fait gagner du temps, c'est précisément l'intérêt d'un service comme Startdoc, qui met à disposition des professionnels les bons formulaires administratifs dans un format exploitable sans perdre de vue les exigences des douanes.

Qui doit remplir ce formulaire et dans quelles situations

Le professionnel qui remplit la déclaration

Le Cerfa 15351*02 doit être rempli par le gérant du débit de tabac de rattachement. C'est lui qui déclare autoriser l'établissement revendeur concerné à se fournir ailleurs pour les cigares qu'il ne distribue pas dans son propre débit.

Le formulaire n'est donc pas rempli par l'établissement revendeur lui-même, même si ce dernier est directement concerné par l'autorisation. Le rôle du revendeur intervient surtout dans la conservation du document et dans la transmission d'une copie au service local des douanes et droits indirects dont il dépend.

L'établissement concerné par l'autorisation

L'autorisation vise l'établissement revendeur rattaché au débit de tabac. Il peut s'agir d'un établissement qui, dans le cadre autorisé par la réglementation, revend des tabacs manufacturés, mais ne peut pas librement choisir ses modalités d'approvisionnement sans respecter les règles applicables au débit de rattachement.

Le formulaire sert uniquement lorsque le débit de rattachement ne distribue pas de cigares. Si le débit de rattachement est en mesure de fournir ces produits, cette déclaration spécifique n'a pas vocation à être utilisée.

Le cas précis couvert par le Cerfa 15351*02

Le document a un objet très délimité. Il ne porte pas sur l'ensemble de l'approvisionnement en tabac, ni sur une modification générale de rattachement. Il concerne seulement la situation suivante :

• un établissement revendeur est rattaché à un débit de tabac,
• ce débit de rattachement ne distribue pas de cigares,
• le gérant de ce débit autorise le revendeur à se fournir en cigares auprès d'un autre débit de tabac.

Cette précision est importante, car un usage trop large du formulaire pourrait être inadapté. Le texte officiel vise les cigares non distribués dans le débit de rattachement, et rien d'autre.

Les conditions à vérifier avant de compléter la déclaration

Un rattachement déjà existant

Le formulaire suppose l'existence d'un débit de tabac de rattachement et d'un établissement revendeur qui lui est rattaché. Il ne crée pas ce rattachement. Il vient seulement organiser une dérogation pratique sur l'approvisionnement en cigares.

L'absence de distribution de cigares par le débit de rattachement

Le point central est l'absence de distribution de cigares dans le débit du gérant signataire. Si le débit commercialise déjà des cigares, la logique du formulaire disparaît. Il convient donc de vérifier ce point avant toute signature.

Le respect de l'autorité douanière compétente

Le document demande d'indiquer la direction interrégionale des douanes et droits indirects ainsi que la direction régionale des douanes et droits indirects dont dépend le revendeur. Il faut donc identifier avec précision le service dont relève l'établissement revendeur, et non nécessairement celui du débit de rattachement si une différence existe dans l'organisation territoriale applicable.

En cas d'incertitude, le formulaire officiel invite à se rapprocher du service douanier compétent. Cette vérification préalable est utile, car une mauvaise désignation du service peut compliquer le traitement ou la conservation régulière du document.

Comment remplir le Cerfa 15351*02 étape par étape

Les informations relatives aux douanes

En haut du formulaire, il faut renseigner :

• la direction interrégionale des douanes et droits indirects dont dépend le revendeur,
• la direction régionale des douanes et droits indirects dont dépend le revendeur.

Ces mentions doivent être portées avec soin. Elles permettent d'identifier le cadre administratif dans lequel s'inscrit l'autorisation.

Les références du débit de tabac

Le gérant doit ensuite compléter :

• le numéro du débit,
• le numéro d'ordre du débitant.

Ces références servent à rattacher sans ambiguïté la déclaration au débit de tabac signataire.

L'identité du gérant déclarant

Le formulaire prévoit les mentions suivantes :

• le nom du déclarant, à inscrire en lettres majuscules,
• le prénom,
• la qualité de gérant du débit de tabac concerné.

Le nom doit être reproduit avec attention, conformément à la consigne figurant dans le document officiel.

L'identification du débit de tabac de rattachement

Il faut ensuite indiquer :

• la dénomination du débit de tabac, c'est-à-dire son enseigne commerciale,
• l'adresse complète du débit.

Le texte officiel précise qu'il s'agit de l'enseigne commerciale du débit. L'adresse doit être suffisamment complète pour éviter toute ambiguïté sur l'établissement concerné.

L'identification de l'établissement revendeur

La déclaration doit également mentionner :

• le nom de l'établissement revendeur, correspondant à son enseigne commerciale,
• son adresse complète.

Cette partie est essentielle, car l'autorisation est strictement personnelle à l'établissement revendeur désigné. Il ne s'agit pas d'une autorisation générale valable pour plusieurs points de vente.

La formule d'autorisation

Le cœur du document consiste dans la déclaration par laquelle le gérant autorise l'établissement revendeur à s'approvisionner auprès d'un autre débit de tabac en cigares non distribués dans son propre débit. Cette formulation doit être conservée telle qu'elle figure dans le formulaire.

Le Cerfa ayant été conçu pour un usage précis, il n'est pas recommandé de le modifier ou d'ajouter des conditions manuscrites sans nécessité clairement identifiée. Si une situation particulière se présente, il peut être prudent de vérifier au préalable auprès du service des douanes compétent.

Le lieu, la date, la signature et le cachet

En fin de document, le gérant doit indiquer :

• le lieu,
• la date,
• sa signature,
• le cachet du débit de tabac.

Sans signature du gérant, la déclaration ne peut pas remplir sa fonction. Le cachet du débit est également prévu expressément par le document officiel.

Présentation synthétique des rubriques du formulaire

Combien d'exemplaires préparer et à qui remettre le document

Un seul exemplaire original

Le formulaire officiel précise qu'il doit être complété et signé en 1 exemplaire original. Cette indication doit être respectée. Il ne s'agit donc pas d'un document à produire en plusieurs originaux, sauf besoin pratique interne non prévu par le texte.

Remise au revendeur

L'exemplaire original est remis par le gérant du débit de tabac de rattachement au revendeur. C'est ensuite le revendeur qui le conserve.

La conservation de cet original est importante. Elle permet à l'établissement revendeur de justifier, en cas de besoin, qu'il dispose bien de l'accord requis pour s'approvisionner en cigares auprès d'un autre débit de tabac.

Transmission d'une copie aux douanes

Le revendeur doit transmettre une copie au service local des douanes et droits indirects dont il dépend. Le formulaire précise que cette transmission peut intervenir :

• par remise directe dans les locaux du service,
• par voie postale, le cachet de la poste faisant foi de la date d'envoi,
• ou, sous forme scannée, par courrier électronique, à l'adresse communiquée par la direction interrégionale des douanes dont dépend le revendeur.

Ce point mérite une vigilance particulière. Même si le gérant signe la déclaration, l'obligation de transmission de la copie est bien mise à la charge du revendeur.

Quels justificatifs joindre

À partir des éléments officiels disponibles, aucune liste de pièces justificatives n'est mentionnée pour accompagner le Cerfa 15351*02. Il s'agit avant tout d'une déclaration d'accord formalisée par le gérant du débit de rattachement.

En pratique, cela ne dispense pas de remplir le document avec exactitude. Les informations d'identification du débit, du gérant et de l'établissement revendeur doivent suffire à permettre le suivi administratif de l'autorisation.

Si le service des douanes local estime qu'un complément est nécessaire dans une situation particulière, il conviendra de suivre ses instructions. En l'absence de notice associée et faute de liste officielle jointe au formulaire, il est préférable de ne pas ajouter de documents de manière aléatoire, sauf demande expresse de l'administration.

Le suivi de la démarche après envoi

Conserver les preuves utiles

Après signature et remise de l'original au revendeur, il est conseillé que chaque professionnel concerné conserve une trace de l'opération. Le revendeur garde l'original. Le gérant signataire peut, de son côté, conserver une copie de la déclaration signée pour ses archives internes.

Si la copie est transmise par voie postale ou par courrier électronique au service local des douanes, il peut être utile de conserver tout justificatif d'envoi disponible.

Vérifier la cohérence des informations

Un suivi efficace commence par une relecture attentive avant transmission. Les points suivants doivent être cohérents :

• les services des douanes désignés,
• les références du débit,
• l'identité exacte du gérant,
• les enseignes commerciales mentionnées,
• les adresses,
• la date et la signature.

Une erreur matérielle peut être source d'interrogation lors d'un contrôle ou d'un échange avec l'administration. Mieux vaut corriger avant la transmission qu'après.

En cas de doute, contacter le service douanier compétent

Le document officiel indique expressément que, pour toute question complémentaire, il convient de se rapprocher du service douanier dont vous dépendez. Cette mention est particulièrement utile lorsque :

• le revendeur ne connaît pas avec certitude son service local compétent,
• une modification de situation est intervenue,
• une précision est nécessaire sur le mode de transmission de la copie,
• une difficulté apparaît sur l'identification du débit de rattachement ou du revendeur.

Pour vérifier l'actualité du formulaire et retrouver la fiche administrative correspondante, vous pouvez aussi consulter la page officielle Service-Public.fr associée à la référence R41226.

Les erreurs à éviter avec cette déclaration

Utiliser le formulaire pour un autre type d'approvisionnement

Le Cerfa 15351*02 ne concerne que l'approvisionnement en cigares non distribués par le débit de rattachement. L'utiliser pour d'autres tabacs manufacturés ou pour organiser une relation commerciale plus large serait inadapté.

Oublier que le signataire est le gérant du débit de rattachement

Le document doit être rempli par le gérant du débit de tabac de rattachement. Une déclaration préparée uniquement par le revendeur, sans intervention régulière du gérant concerné, ne correspond pas au cadre prévu.

Négliger la remise de l'original

Le texte officiel est clair : l'original est remis au revendeur, qui le conserve. Cette étape ne doit pas être remplacée par une simple copie entre professionnels, sauf si l'administration l'admet explicitement dans une situation particulière.

Ne pas transmettre la copie aux douanes

Le revendeur doit adresser une copie au service local des douanes et droits indirects dont il dépend. L'absence de cette transmission pourrait fragiliser la situation administrative de l'établissement.

Omettre le cachet du débit

La zone de signature prévoit le cachet du débit de tabac. Même si ce point peut sembler formel, il fait partie du document officiel. Il convient donc de ne pas l'écarter sans raison.

Ce qu'il faut retenir sur le Cerfa 15351*02

Le Cerfa 15351*02 est un formulaire professionnel ciblé, destiné à encadrer une situation précise dans le réseau de revente de tabac : l'autorisation donnée par le gérant du débit de tabac de rattachement à un établissement revendeur de s'approvisionner en cigares auprès d'un autre débit, lorsque son propre débit n'en distribue pas.

La démarche repose sur quelques points essentiels :

• le formulaire est rempli par le gérant du débit de rattachement,
• il est établi en un exemplaire original,
• l'original est remis au revendeur,
• le revendeur conserve cet original,
• le revendeur transmet une copie au service local des douanes et droits indirects dont il dépend.

En l'absence de notice associée, la meilleure méthode consiste à s'en tenir strictement aux mentions prévues dans le document officiel et à contacter le service douanier compétent en cas d'incertitude. Pour un formulaire aussi spécifique, la rigueur de remplissage compte autant que le respect du circuit de remise et de transmission.