CERFA 15417-01 : Chantier d'insertion : fiche salarié

CERFA 15417*01, fiche salarié pour atelier et chantier d'insertion

Le CERFA 15417*01, intitulé Chantier d'insertion : fiche salarié, sert à déclarer la situation d'un salarié recruté au sein d'un atelier et chantier d'insertion, souvent abrégé ACI. Ce document s'inscrit dans le suivi administratif du parcours du salarié et permet de rassembler, sur un même support, les informations relatives à l'employeur, à la personne embauchée, à sa situation avant le contrat et aux caractéristiques essentielles de l'emploi proposé.

Ce formulaire concerne ici les particuliers au sens de la fiche DILA, mais son usage concret intervient dans le cadre de structures d'insertion qui emploient des salariés en contrat adapté à leur parcours. Il ne s'agit pas d'un simple document interne. La fiche a une utilité administrative et financière, notamment pour relier le salarié à l'annexe financière ou à l'avenant mentionné sur le document.

La version identifiée par la DILA sous le numéro R42086 a été vérifiée pour la dernière fois le 31 janvier 2022. Aucune notice distincte n'est associée dans les informations disponibles. En pratique, cela signifie qu'il faut s'appuyer avec attention sur les rubriques du formulaire lui-même et sur les consignes implicites portées dans le document.

La fiche salarié comporte plusieurs blocs bien distincts :

• l'identification de la structure d'insertion, avec sa dénomination, son SIRET et ses coordonnées,
• le rappel des informations relatives à l'atelier et chantier d'insertion,
• l'identité complète du salarié,
• sa situation avant le début du contrat,
• son niveau de formation,
• l'emploi proposé et certaines codifications,
• les éléments du contrat de travail,
• la signature de l'atelier et la transmission à l'ASP.

Le document mentionne également les droits d'accès et de rectification des données personnelles, avec référence à la loi Informatique et Libertés. Cette dimension est importante car la fiche contient des données sensibles sur la situation sociale et professionnelle du salarié, ainsi que, le cas échéant, des informations relatives au handicap ou à certaines prestations perçues.

Dans quelles situations utiliser cette fiche salarié

Cette fiche est utilisée lorsqu'une personne est embauchée dans un atelier et chantier d'insertion. L'objectif est de formaliser son entrée dans le dispositif, en décrivant à la fois son profil, son parcours immédiat avant l'embauche et les caractéristiques du poste occupé.

Une déclaration liée au parcours d'insertion

Le formulaire ne sert pas seulement à identifier un salarié. Il permet aussi de situer son embauche dans le contexte de l'insertion par l'activité économique. Plusieurs rubriques portent en effet sur les freins ou caractéristiques du parcours avant contrat, par exemple :

• la durée de chômage ou d'absence d'emploi,
• l'inscription à Pôle emploi,
• le bénéfice de certaines allocations ou aides,
• la reconnaissance éventuelle de la qualité de travailleur handicapé,
• la prise en charge au titre de l'aide sociale,
• la résidence en ZUS, telle que mentionnée sur le formulaire.

Ces éléments permettent de documenter le profil du salarié accueilli dans la structure d'insertion. Ils doivent être renseignés avec exactitude, car ils participent à la cohérence globale du dossier.

Au moment de l'embauche ou de la formalisation du contrat

La fiche salarié a vocation à être remplie en lien avec le contrat de travail, puisque le formulaire demande la date d'embauche, la date prévue de fin de contrat, la durée du CDDI en mois, la nature de l'emploi, le code ROME, le salaire brut mensuel et la durée du travail. Il s'agit donc d'un document à compléter au moment où les éléments contractuels sont connus et stabilisés.

Dans les faits, la qualité des informations reportées dépend souvent de la coordination entre la structure d'insertion, le service administratif et le salarié lui-même. Un mauvais report de date, un niveau de formation mal codifié ou une durée de travail incohérente avec le contrat peuvent créer des difficultés lors du traitement du dossier.

Quand l'adresse de gestion diffère de l'adresse de la structure

Le formulaire prévoit un cas concret fréquent, l'hypothèse où l'adresse à laquelle les documents administratifs et financiers doivent être envoyés n'est pas la même que celle de la structure indiquée en tête. Dans ce cas, il faut compléter la partie dédiée à cette adresse distincte. Cette précision est utile lorsque la gestion administrative est centralisée dans un autre établissement ou par un siège.

Comment remplir le CERFA 15417*01 sans oublier d'information utile

Le remplissage doit être intégral. Le formulaire le précise explicitement. Mieux vaut donc procéder rubrique par rubrique, en reprenant les données à partir des justificatifs disponibles, plutôt qu'en complétant de mémoire.

Identification de la structure

La première partie concerne l'atelier et chantier d'insertion. Il faut y indiquer :

• la dénomination de la structure,
• le numéro SIRET,
• l'adresse,
• le code postal,
• la commune,
• le téléphone,
• le courriel.

Si les documents administratifs et financiers doivent être adressés ailleurs, une seconde zone permet d'indiquer une adresse différente. Cette possibilité ne doit pas être négligée. Une adresse inadaptée peut retarder la bonne circulation des pièces administratives.

Rappel de l'annexe financière ou de l'avenant

Le formulaire comporte ensuite un rappel du numéro de l'annexe financière ou de l'avenant, avec des mentions de département, d'année, de numéro d'ordre, d'avenant et de modification. Cette partie relie la fiche salarié au cadre administratif propre à l'ACI.

Il faut recopier ces références avec rigueur. Une erreur de numéro peut suffire à rendre le rapprochement du dossier plus difficile. Si la structure utilise déjà des pièces administratives relatives à l'annexe financière, il est conseillé de vérifier mot à mot et chiffre par chiffre la concordance des références.

État civil et coordonnées du salarié

La partie consacrée au salarié reprend les informations d'identification classiques :

• civilité,
• nom,
• prénom,
• pour les femmes mariées, nom de naissance,
• date de naissance,
• lieu de naissance, département ou pays,
• nationalité, avec distinction France, Union européenne, hors Union européenne,
• adresse complète,
• code postal,
• commune,
• adresse électronique,
• numéro de téléphone.

Le document demande aussi si le salarié réside en ZUS, avec mention du site de référence indiqué sur le formulaire. Il faut répondre par oui ou non. Cette information doit être vérifiée à partir de l'adresse réelle du salarié au moment de l'embauche.

Le soin porté à cette rubrique est essentiel. Les erreurs les plus fréquentes concernent les noms de naissance, les codes postaux, les adresses incomplètes ou les fautes sur le lieu de naissance. Or ces données sont structurantes pour tout le dossier.

Situation avant le début du contrat

Cette section est centrale. Elle vise à décrire la situation professionnelle et sociale du salarié avant son entrée dans l'ACI.

Niveau de formation

Le formulaire renvoie au tableau 1 pour coder le niveau de formation. Il ne faut pas écrire seulement un diplôme en toutes lettres si un code est attendu. Le tableau distingue notamment :

• 70, pas de formation au-delà de la scolarité obligatoire,
• 60, formation courte d'une durée maximum d'un an,
• 50, niveau BEP ou CAP sans diplôme obtenu,
• 51, BEP ou CAP obtenu,
• 40, niveau baccalauréat ou brevet de technicien,
• 41, brevet de technicien ou baccalauréat professionnel,
• 30, niveau BTS, DUT ou fin de premier cycle de l'enseignement supérieur,
• 20, niveau licence ou école d'ingénieurs,
• 10, troisième cycle ou école d'ingénieur,
• 00, autres qualifications non certifiantes.

Il faut choisir la codification la plus fidèle au parcours réel du salarié. En cas de doute entre un niveau atteint et un diplôme effectivement obtenu, il convient de lire attentivement l'intitulé exact du code proposé.

Situation d'emploi avant l'embauche

Le formulaire demande si le salarié était en emploi avant le contrat. Si oui, il faut préciser le type d'employeur en cochant la catégorie correspondante, par exemple EI, ETTI, AI, ACI, ESAT, entreprise adaptée ou autres. Si non, il faut indiquer depuis combien de temps la personne était sans emploi, selon les tranches prévues : moins de 6 mois, de 6 à 11 mois, de 12 à 23 mois, 24 mois et plus.

Cette partie doit refléter la réalité immédiate précédant l'embauche. Il faut éviter toute approximation, notamment lorsque la personne a connu une succession de périodes courtes d'activité et d'inactivité.

Inscription à Pôle emploi et agrément

La fiche prévoit la mention du numéro d'agrément Pôle emploi, ainsi que l'indication de l'inscription ou non à Pôle emploi. Si le salarié est inscrit, il faut préciser depuis quand, selon les mêmes tranches de durée. L'identifiant demandeur d'emploi est également demandé.

Il est recommandé de recopier ces éléments directement à partir des justificatifs du salarié. Les inversions de chiffres sont courantes et peuvent compliquer la vérification du dossier.

Bénéfice d'aides ou de prestations

Le formulaire interroge ensuite sur le bénéfice de certaines aides :

• RSA, ou RMI selon la terminologie encore imprimée sur le document, financé par le département, avec indication éventuelle d'un RSA majoré,
• ASS,
• AAH,
• ATA.

Si le salarié perçoit l'une de ces aides, il faut indiquer depuis quand, à nouveau selon les tranches de durée prévues. Cette rubrique exige délicatesse et précision. Il s'agit d'informations personnelles, utiles à l'administration du dispositif, mais qui doivent être recueillies avec le consentement éclairé de la personne dans le cadre du formulaire.

Handicap et aide sociale

Deux autres éléments sont demandés :

• si le salarié déclare être reconnu comme travailleur handicapé,
• s'il est pris en charge au titre de l'aide sociale.

Le mot important ici est déclare. La structure doit s'appuyer sur les informations fournies par le salarié et, lorsque cela est nécessaire, sur les justificatifs qu'il accepte de communiquer dans le cadre du dossier.

Emploi proposé et codification métier

Le tableau 2 sert à coder la nature de l'emploi proposé. Il mentionne de nombreux métiers ou familles de métiers, comme jardinier, ouvrier du bâtiment, agent d'entretien et nettoyage, chauffeur, employé de commerce, secrétaire bureautique et assimilé, technicien ou encore autre. Le formulaire prévoit aussi la saisie du code ROME, en renvoyant au site de Pôle emploi.

Il faut veiller à la cohérence entre trois éléments :

• l'intitulé concret du poste figurant dans le contrat de travail,
• la catégorie choisie dans le tableau 2,
• le code ROME renseigné.

Un intitulé trop vague peut fragiliser le dossier. À l'inverse, un poste trop spécialisé mais mal rattaché au tableau peut créer une incohérence. L'objectif n'est pas d'être artificiellement technique, mais de décrire l'activité réelle du salarié de façon lisible et administrativement cohérente.

Caractéristiques du contrat de travail

La dernière grande partie porte sur le contrat :

• date d'embauche,
• date prévue de fin de contrat,
• durée du CDDI en mois,
• salaire brut mensuel,
• durée hebdomadaire de travail du salarié indiquée sur le contrat, en heures et minutes,
• durée collective hebdomadaire de travail appliquée dans l'établissement, en heures et minutes.

Ces informations doivent correspondre exactement au contrat signé ou en cours de signature. Il ne faut pas confondre la durée individuelle prévue pour le salarié et la durée collective applicable dans l'établissement. Les deux champs sont distincts et répondent à des logiques différentes.

La mention de la date prévue de fin de contrat impose une vigilance particulière. Il s'agit d'une date prévisionnelle au moment du remplissage. Si le contrat évolue par la suite, la structure devra se référer à ses obligations administratives propres, éventuellement via un avenant ou une mise à jour du dossier selon les règles qui lui sont applicables.

Tableaux du formulaire, comment choisir le bon code

Les deux tableaux intégrés au CERFA sont souvent les parties les plus techniques. Ils ne doivent pourtant pas être remplis au hasard. Une codification juste facilite la lecture du dossier et limite les demandes de correction.

Repères utiles pour le niveau de formation

La distinction entre niveau de formation et diplôme effectivement obtenu est essentielle. Par exemple, une personne ayant suivi une formation de niveau CAP sans avoir validé le diplôme ne relève pas du même code qu'une personne titulaire du CAP.

Repères utiles pour l'emploi proposé

Le tableau 2 regroupe des fonctions fréquemment rencontrées dans les ACI, notamment :

• jardinier,
• agent d'accueil et d'information,
• agent d'entretien et nettoyage,
• agent de restauration, serveur et cuisinier,
• ouvrier du bâtiment,
• ouvrier des travaux publics,
• ouvrier agricole,
• ouvrier polyvalent de maintenance et entretien,
• chauffeur,
• employé administratif d'entreprise,
• employé de commerce,
• personnel des services directs aux particuliers,
• autre.

Il faut choisir la rubrique la plus proche du poste réellement exercé. Si aucune catégorie ne correspond de façon satisfaisante, la ligne Autre permet une certaine souplesse, mais elle ne dispense pas de renseigner un code ROME adapté.

Cas particuliers à surveiller lors du remplissage

Salarié ayant eu une activité récente mais discontinue

Lorsqu'une personne a alterné contrats courts, missions, périodes sans emploi ou passage dans différentes structures d'insertion, la question était-il en emploi peut sembler délicate. Il faut alors se placer juste avant le début du contrat concerné et retenir la situation réellement applicable à cette date. Si nécessaire, la structure peut reconstituer la chronologie avec le salarié avant de cocher les cases.

Différence entre domicile du salarié et zone mentionnée sur le formulaire

La question relative à la ZUS suppose une vérification à partir de l'adresse de résidence. Une simple approximation géographique ne suffit pas. Si l'adresse est récente ou si le salarié a déménagé, il faut vérifier la situation actuelle, en se référant au site mentionné dans le formulaire.

Nationalité et pièces d'identification

La rubrique nationalité distingue France, Union européenne et hors Union européenne. Ce n'est pas une simple mention statistique. Elle doit être cohérente avec les documents d'identité ou de séjour présentés. En cas de situation complexe, mieux vaut s'appuyer sur les justificatifs exacts plutôt que sur une interprétation rapide.

Absence de notice officielle associée

Le fait qu'aucune notice ne soit associée à ce CERFA rend le formulaire plus exigeant. Chaque case doit être lue avec attention. C'est précisément dans ce type de démarche que Startdoc peut faire gagner du temps, en mettant à disposition une version pré-remplie et plus facile à prendre en main, ce qui aide à limiter les oublis sur des rubriques sensibles comme les codes de formation, l'emploi proposé ou les données liées à la situation antérieure du salarié.

Signature et transmission

La fin du document prévoit la date, la qualité du signataire, la signature et le cachet de l'atelier, ainsi qu'une mention de transmission à l'ASP. Une fiche correctement renseignée mais non signée ou non datée reste incomplète. Avant envoi, il faut donc contrôler la présence de tous les éléments de validation formelle.

Conseils pratiques pour constituer un dossier cohérent

Un dossier bien préparé repose moins sur la complexité du formulaire que sur la qualité des vérifications en amont. Quelques réflexes simples permettent d'éviter les erreurs les plus courantes.

Préparer les informations avant de commencer

Il est préférable de réunir, avant remplissage, les éléments suivants :

• les coordonnées complètes de la structure et son SIRET,
• les références de l'annexe financière ou de l'avenant concerné,
• une pièce d'identité ou un justificatif reprenant l'état civil exact du salarié,
• les informations sur sa situation vis-à-vis de l'emploi et de Pôle emploi,
• les éventuels justificatifs d'aides perçues si la structure doit sécuriser la déclaration,
• le contrat de travail ou son projet finalisé,
• l'intitulé du poste et, si possible, le code ROME correspondant.

Cette préparation limite les allers-retours et les corrections manuscrites, souvent sources d'erreurs de lecture.

Vérifier la cohérence entre toutes les rubriques

Le formulaire doit raconter une situation cohérente. Par exemple :

• une date d'embauche doit être compatible avec la situation antérieure déclarée,
• un emploi proposé doit correspondre au code métier choisi,
• la durée du CDDI doit être en accord avec les dates mentionnées,
• la durée hebdomadaire figurant sur le contrat ne doit pas être confondue avec la durée collective de l'établissement.

Une relecture transversale est souvent plus utile qu'une relecture ligne par ligne.

Ne pas laisser de zone sensible incomplète

Le formulaire précise qu'il doit être complété intégralement. S'il manque une information, il vaut mieux la rechercher avant transmission plutôt que de laisser une case vide sans explication. Cela vaut particulièrement pour :

• le numéro d'agrément Pôle emploi lorsqu'il existe,
• l'identifiant demandeur d'emploi,
• la codification du niveau de formation,
• le code ROME,
• les dates du contrat,
• la signature finale.

Respecter la confidentialité des données

La fiche salarié contient des données personnelles parfois sensibles. Les informations relatives aux aides perçues, au handicap ou à la situation sociale ne doivent être recueillies et conservées que dans le cadre nécessaire à la gestion du dossier. Le formulaire rappelle d'ailleurs l'existence d'un droit d'accès et de rectification des données.

S'appuyer sur la source officielle en cas d'incertitude

En cas de doute sur l'utilisation du formulaire, il est prudent de consulter la fiche officielle Service-Public.fr associée au CERFA 15417*01, référencée sous l'identifiant R42086. Si une situation particulière n'est pas clairement prévue par le document, la structure peut aussi vérifier ses consignes internes ou se rapprocher de l'organisme compétent pour éviter une déclaration inexacte.

Ce qu'il faut retenir avant l'envoi

Le CERFA 15417*01 est un document de suivi important pour l'embauche d'un salarié en atelier et chantier d'insertion. Sa logique est simple, même si certaines rubriques demandent une attention particulière : identifier la structure, qualifier précisément la situation du salarié avant son embauche, coder son niveau de formation, décrire correctement l'emploi proposé et reprendre fidèlement les données du contrat.

Les points les plus sensibles sont généralement les suivants :

• la bonne référence de l'annexe financière ou de l'avenant,
• la distinction entre emploi antérieur et période sans emploi,
• la durée d'inscription à Pôle emploi,
• la déclaration des aides perçues,
• le choix du bon code de formation,
• le rapprochement entre poste, tableau 2 et code ROME,
• la cohérence des dates et durées du contrat.

Une fiche claire, complète et cohérente facilite le traitement administratif du dossier et sécurise la formalisation du parcours d'insertion du salarié. Avant transmission, une dernière vérification matérielle reste indispensable : lisibilité du document, absence d'omission, date, qualité du signataire, signature et cachet de la structure lorsque celui-ci est utilisé.