CERFA 15625-03 : Demande d'autorisation individuelle de transport exceptionnel

CERFA 15625*03, demander une autorisation individuelle de transport exceptionnel

Le CERFA 15625*03 permet de solliciter une autorisation individuelle de transport exceptionnel. Il concerne les professionnels amenés à faire circuler en France, ou sur la partie française d’un trajet international, un convoi dont les dimensions ou la masse sortent du régime ordinaire de circulation.

Ce formulaire officiel, identifié par la DILA sous le numéro R19000, s’inscrit dans le cadre du décret n° 2017-16 du 6 janvier 2017 et de l’arrêté interministériel du 4 mai 2006 modifié. Il remplace plusieurs anciens CERFA désormais supprimés, ce qui en fait aujourd’hui le document de référence pour les demandes individuelles dans ce domaine.

Le sujet est très encadré, car un transport exceptionnel peut avoir des conséquences directes sur la sécurité routière, les ouvrages d’art, les passages à niveau, la circulation locale et l’organisation du réseau. Une demande mal renseignée risque donc d’être incomplète, difficile à instruire, voire rejetée.

Le formulaire couvre des situations variées, depuis un trajet ponctuel sur un itinéraire déterminé jusqu’à une demande permanente sur un réseau départemental ou sur l’un des réseaux routiers TE prévus par la réglementation.

À qui s’adresse ce formulaire

Le CERFA 15625*03 vise d’abord les professionnels. Il peut être utilisé par un transporteur, une entreprise agissant pour son compte propre, un acteur du levage ou de la manutention, une société de travaux publics, un industriel, un fabricant, ou encore un mandataire chargé d’effectuer la demande au nom du pétitionnaire.

Le formulaire prévoit d’ailleurs plusieurs qualités d’intervention :

• pour son compte propre,
• pour le compte d’autrui,
• comme particulier.

La présence de ces options ne signifie pas que la démarche est simple pour autant. Le dossier suppose une bonne maîtrise des caractéristiques techniques du convoi et du cadre réglementaire applicable à la circulation des transports exceptionnels.

Dans quels cas utiliser le CERFA 15625*03

Ce document est utilisé lorsqu’un convoi entre dans le champ du transport exceptionnel, soit du fait de ses dimensions à vide ou en charge, soit du fait de sa masse. Il permet notamment de demander une autorisation pour :

• un transport de marchandise,
• la circulation d’un engin,
• la circulation d’un véhicule automoteur, par exemple une grue.

Il convient aussi bien pour un véhicule isolé que pour un ensemble routier. Le texte officiel vise les convois effectués en France, mais aussi la partie française d’un trajet international.

Ce CERFA est particulièrement utile lorsque l’entreprise a besoin d’une autorisation :

• sur itinéraire précis,
• sur un réseau départemental,
• sur l’un des réseaux routiers TE,
• en raccordement à un réseau déjà autorisé,
• au voyage, pour une opération ponctuelle,
• en prorogation ou en modification d’une autorisation initiale.

Comprendre la logique du formulaire avant de le remplir

Une demande centrée sur le convoi réel

Le formulaire ne se limite pas à l’identité du demandeur. Il repose sur une description précise du convoi, de sa catégorie, de son poids total roulant, de ses dimensions, de ses essieux, de son type de chargement et de l’itinéraire envisagé.

L’administration attend un dossier cohérent entre :

• les caractéristiques techniques du convoi,
• le type d’autorisation demandé,
• le réseau sollicité,
• le trajet indiqué,
• les pièces jointes annoncées.

Autrement dit, il ne faut pas remplir les rubriques comme un simple formulaire administratif. Chaque donnée doit pouvoir être justifiée techniquement.

Autorisation permanente ou autorisation au voyage

Le CERFA distingue deux grandes familles de demandes.

L’autorisation permanente est adaptée lorsque les transports sont appelés à se répéter dans un cadre défini, par exemple sur un réseau départemental ou un réseau TE. Elle peut aussi viser un itinéraire précis.

L’autorisation au voyage correspond à une opération déterminée, pour un nombre de voyages donné, sur un trajet identifié. Elle est souvent pertinente lorsque le transport est exceptionnel au sens strict du terme, avec une mission ponctuelle et un calendrier de passage limité.

Le formulaire prévoit aussi des demandes de prorogation ou de modification d’une autorisation initiale, ainsi que la possibilité de demander une circulation en train de convois.

Les catégories et les réseaux TE

La rubrique sur la catégorie de convoi est centrale. Le formulaire distingue les convois de 1re catégorie, de 2e catégorie et de 3e catégorie, selon les cas, avec une distinction particulière selon que le PTR en charge est inférieur ou égal à 48 tonnes, ou supérieur à 48 tonnes.

Le document mentionne également plusieurs réseaux routiers TE :

• 1TE, pour la 1re catégorie,
• 2TE48, pour les deux premières catégories avec PTR n’excédant pas 48 t,
• TE72,
• TE94,
• TE120.

Pour les réseaux TE72, TE94 et TE120, certaines données techniques deviennent obligatoires, notamment la charge maximale à l’essieu et la distance inter-essieux minimale. Le formulaire le précise expressément.

Comment remplir le CERFA 15625*03, rubrique par rubrique

1. Identification du demandeur

La première partie sert à identifier le transporteur ou, à défaut, la personne qui dépose la demande. Il faut renseigner :

• la raison sociale ou le nom et prénom,
• l’adresse complète,
• le code postal, la commune et le pays,
• l’adresse électronique,
• les numéros de téléphone,
• le numéro SIREN,
• la qualité dans laquelle agit le demandeur.

Le formulaire prévoit aussi un encadré distinct pour le mandataire. Cette partie doit être remplie si la demande est faite par un tiers habilité. Il faut alors veiller à ne pas confondre l’identité du pétitionnaire et celle du mandataire, car cette distinction a des conséquences sur la responsabilité et sur la cohérence du dossier.

2. Caractéristiques du convoi

Cette rubrique demande une description technique synthétique du convoi.

Catégorie de convoi

Il faut préciser si le convoi relève de la 1re, 2e ou 3e catégorie, en tenant compte du PTR en charge. Le formulaire distingue explicitement les situations selon que ce PTR est inférieur ou égal à 48 tonnes, ou supérieur à ce seuil.

Type de transport

Vous devez cocher l’option correspondant à l’opération envisagée, transport de marchandise, circulation d’engin, ou circulation de véhicule automoteur, comme une grue.

Dimensions et masses

Le formulaire exige les caractéristiques maximales à vide puis en charge :

• longueur,
• largeur,
• hauteur,
• poids à vide,
• PTR,
• éventuelle valeur d’abaissement,
• charge maximale à l’essieu,
• distance inter-essieux minimale, lorsque cela est requis.

Si le transport porte sur plusieurs pièces de même nature dans les cas admis par l’arrêté du 4 mai 2006 modifié, il faut indiquer le nombre maximal par convoi. Une mention spécifique existe aussi pour certains matériels particuliers visés aux articles 17-1, 17-3 et 17-4 de cet arrêté.

Enfin, la rubrique demande la vitesse maximale et les dépassements avant et arrière, en charge, sauf pour certains engins automoteurs ou spéciaux.

3. Nature et durée de l’autorisation demandée

Cette partie précise la forme de l’autorisation souhaitée. Il faut indiquer si la demande porte sur :

• une autorisation permanente sur itinéraire précis,
• une autorisation permanente sur réseau départemental,
• une autorisation permanente sur réseau routier TE,
• un raccordement à un réseau départemental ou à un réseau TE,
• une autorisation au voyage,
• une prorogation,
• une modification d’autorisation initiale.

Les informations à renseigner peuvent inclure le nom du réseau, la date de début, la durée, le nombre de voyages, le numéro d’une autorisation existante et sa date de validité. Il faut être particulièrement attentif aux demandes de raccordement, qui s’inscrivent en complément d’une autorisation sur réseau ou d’une déclaration déjà existante.

4. Description du trajet et de l’itinéraire

Cette rubrique est essentielle, surtout en cas d’autorisation sur itinéraire précis ou de raccordement. Il faut décrire les différents segments du déplacement :

• approche à vide,
• trajet en charge,
• retour à vide,
• aller et retour identiques à vide,
• aller et retour identiques en charge.

Le formulaire prévoit un tableau pour détailler les départements traversés ainsi que les voies publiques et localités empruntées, à vide et en charge. Si l’itinéraire est trop long, une feuille séparée peut être jointe.

Il est prudent de rédiger cette partie avec rigueur, en utilisant une désignation claire des routes et des communes. Une description trop vague complique l’instruction et peut susciter des demandes de complément.

5. Description de la configuration

Cette partie est obligatoire pour les convois qui ne respectent pas les règles de charge de l’article 15 et de l’annexe III de l’arrêté du 4 mai 2006 modifié, ou lorsque la masse totale roulante est supérieure à 48 000 kg.

Elle est souvent la partie la plus technique du dossier. Il faut décrire la configuration du convoi en détaillant :

• chaque composant du convoi,
• la famille de chaque véhicule ou élément de véhicule,
• le nombre d’essieux du véhicule moteur,
• le nombre total d’essieux,
• le nombre de configurations annexées,
• pour chaque ligne d’essieu, le type, la géométrie, les roues, la suspension, la largeur de voie, la masse et les distances.

Le formulaire emploie un vocabulaire précis, par exemple TR, REM, SR, CAM, GRUE, AUTO, ou encore les mentions directeur, moteur, porteur, relevable. Les systèmes de suspension sont codés, mécanique, pneumatique, hydraulique ou sans suspension.

Dans ce type de dossier, un service comme Startdoc peut faire gagner un temps réel lorsqu’il s’agit d’obtenir le bon CERFA déjà structuré, avec un cadre de saisie plus lisible pour préparer une demande de transport exceptionnel sans oublier les rubriques techniques les plus sensibles.

6. Engagement du pétitionnaire

La dernière partie comporte un engagement formel du signataire. Celui-ci certifie notamment :

• être en règle avec la réglementation générale du transport routier de marchandises, le cas échéant,
• connaître la réglementation relative au transport exceptionnel,
• garantir l’exactitude des renseignements fournis,
• respecter les prescriptions de l’autorisation délivrée,
• avoir reconnu ou fait reconnaître l’itinéraire autorisé,
• vérifier l’existence éventuelle d’arrêtés de circulation faisant obstacle au passage,
• réaliser le transport avec des véhicules compatibles entre eux et avec le chargement.

Il faut également mentionner le nombre de pièces jointes, le nombre de pièces justificatives, le nombre de fiches véhicules, la date, ainsi que le nom et la qualité du signataire.

Cas d’usage concrets du CERFA 15625*03

Transport d’une charge indivisible

Le formulaire est particulièrement adapté au transport d’une charge indivisible, au sens du code de la route. Il peut s’agir d’un élément industriel, d’un matériel de chantier ou d’un équipement technique qui ne peut être divisé sans frais excessifs ou sans risque de détérioration.

Dans cette hypothèse, le demandeur doit démontrer par les caractéristiques renseignées que le transport ne peut pas être effectué dans les limites ordinaires de circulation.

Circulation d’une grue automotrice

Le CERFA vise expressément la circulation de véhicule automoteur, notamment la grue. Dans ce cas, il faut porter une attention particulière à la cohérence entre la catégorie du convoi, les caractéristiques techniques déclarées et les éventuelles fiches véhicule à joindre. Le glossaire précise qu’une fiche véhicule remplie doit accompagner toute demande concernant un véhicule de la famille GRUE.

Opération ponctuelle sur itinéraire déterminé

Lorsqu’une entreprise doit acheminer un matériel sur un chantier précis, l’autorisation au voyage sur itinéraire défini est souvent la voie la plus adaptée. Le formulaire permet alors d’indiquer le nombre de voyages, les dates envisagées et le détail des tronçons à vide et en charge.

Activité récurrente sur réseau TE ou départemental

Pour une activité régulière, l’entreprise peut avoir intérêt à demander une autorisation permanente sur réseau. Cette logique peut convenir à certains transporteurs spécialisés qui utilisent des matériels comparables sur des secteurs géographiques récurrents.

Pièces, justificatifs et vigilance documentaire

Ce que le formulaire annonce lui-même

Le CERFA prévoit plusieurs indications chiffrées à compléter en fin de dossier :

• nombre de pièces jointes,
• nombre de pièces justificatives,
• nombre de fiches véhicules.

Le détail exact des documents à joindre peut dépendre de la nature du convoi, de la qualité du demandeur, du réseau sollicité et des exigences du service instructeur. En l’absence de notice séparée associée dans les métadonnées fournies, il est prudent de vérifier sur Service-Public.fr ou auprès de l’autorité compétente les pièces attendues pour votre cas précis.

Tableau de contrôle avant dépôt

Erreurs fréquentes et points sensibles

Confondre demandeur, transporteur et mandataire

Le formulaire distingue clairement ces rôles. Une erreur sur ce point peut rendre la demande ambiguë. Il faut que les coordonnées, la qualité déclarée et la signature finale soient cohérentes entre elles.

Renseigner des caractéristiques approximatives

Les dimensions, masses et données d’essieux ne doivent pas être évaluées à vue. Une approximation sur la hauteur, la largeur, la charge par essieu ou la distance entre essieux peut fragiliser tout le dossier. Mieux vaut s’appuyer sur des données techniques vérifiées.

Oublier que certaines rubriques deviennent obligatoires selon le réseau

Pour TE72, TE94 et TE120, la charge maximale à l’essieu et la distance inter-essieux minimale ne sont pas accessoires. Le formulaire précise que ces rubriques sont obligatoires pour toute demande comprenant l’un de ces réseaux.

Négliger la reconnaissance de l’itinéraire

Le pétitionnaire s’engage à avoir reconnu ou fait reconnaître l’itinéraire autorisé, notamment pour les traversées d’agglomération, les passages à niveau et les ouvrages d’art. Cet engagement n’est pas théorique. Il suppose un vrai contrôle préalable du parcours envisagé.

Conseils pratiques pour constituer un dossier solide

Préparer les données techniques avant d’ouvrir le formulaire

Avant même de compléter le CERFA, rassemblez les informations techniques du convoi, du chargement et des véhicules composant l’ensemble. Cette préparation limite les oublis et évite les contradictions entre les différentes pages du document.

Raisonner en convoi-enveloppe

Le glossaire officiel évoque la notion de convoi-enveloppe. En pratique, il s’agit de décrire les valeurs extrêmes des convois couverts par la demande. Cette logique est particulièrement utile lorsque l’autorisation est destinée à couvrir plusieurs opérations comparables.

Soigner la lisibilité de l’itinéraire

Un itinéraire clair, structuré et complet facilite l’instruction. Il est utile de distinguer nettement les phases à vide et en charge, ainsi que les départements, voies publiques et localités traversées.

Vérifier l’actualité de la version utilisée

Le numéro à utiliser est bien le CERFA 15625*03, correspondant au formulaire vérifié par la DILA au 31 janvier 2024. Comme il remplace de nombreux anciens CERFA, il faut éviter de s’appuyer sur un modèle périmé encore présent sur certains sites non officiels.

Consulter la source officielle en cas de situation atypique

Certaines demandes, notamment celles impliquant plusieurs configurations, des matériels spécifiques, une grue automotrice ou un train de convois, peuvent nécessiter une vérification complémentaire. En cas de doute sur les pièces à joindre, le périmètre de l’autorisation ou les règles applicables au réseau demandé, la page officielle Service-Public.fr associée au formulaire reste la référence la plus sûre.