CERFA 16092-02 : Demande d'inscription au registre des commissionnaires de transport

CERFA 16092*02, demander l'inscription au registre des commissionnaires de transport

Le CERFA 16092*02 sert à demander l'inscription au registre des commissionnaires de transport. Il s'adresse aux professionnels qui souhaitent exercer légalement cette activité et qui doivent constituer un dossier auprès de l'administration compétente.

La demande est adressée à la DREAL, à la DRIEAT d'Île-de-France ou à la DEAL des départements et régions d'outre-mer, selon le lieu du siège social de l'entreprise ou, à défaut, de son établissement principal. Une procédure dématérialisée est également mentionnée par l'administration.

Ce formulaire ne se limite pas à l'identification de l'entreprise. Il vérifie aussi plusieurs éléments essentiels, notamment l'identité des responsables légaux, l'honorabilité professionnelle, l'identité du titulaire de l'attestation de capacité professionnelle et les justificatifs permettant d'établir la régularité du projet.

Le document officiel a pour titre Demande d'inscription au registre des commissionnaires de transport. Il correspond à l'identifiant DILA R57872. La dernière vérification DILA mentionnée est datée du 5 mai 2022.

Dans quelles situations utiliser ce formulaire

Le CERFA 16092*02 est utilisé lorsqu'une entreprise demande son inscription initiale au registre des commissionnaires de transport. Cette formalité concerne les structures qui entendent exercer l'activité de commissionnaire de transport dans le respect du cadre fixé par le code des transports.

Il peut être mobilisé dans plusieurs situations concrètes :

• création d'une entreprise dédiée à l'activité de commissionnaire de transport,
• lancement d'une nouvelle activité au sein d'une société déjà constituée,
• demande portée par une entreprise française déjà immatriculée,
• demande présentée par une entreprise ayant son siège hors de France, avec établissement principal en France,
• mise en conformité d'un dossier avant démarrage effectif de l'activité.

Le formulaire prend aussi en compte certains cas particuliers, par exemple lorsque le siège est domicilié, lorsque les locaux sont situés dans une habitation, ou lorsque plusieurs responsables légaux doivent être déclarés. Il prévoit également l'hypothèse où le responsable légal est lui-même une personne morale.

Ce que l'administration contrôle à travers la demande

L'inscription ne repose pas sur une simple déclaration d'activité. Le dossier permet à l'administration de contrôler plusieurs conditions liées à l'entreprise et aux personnes qui la dirigent ou encadrent l'activité.

• l'identification exacte de l'entreprise, avec ses références administratives et son adresse,
• l'identification des responsables légaux,
• le respect de l'exigence d'honorabilité professionnelle,
• la présence d'un titulaire de l'attestation de capacité professionnelle,
• la cohérence des fonctions exercées au sein de l'entreprise,
• la production des pièces justificatives requises.

Le responsable légal signe en outre un engagement sur l'honneur. Il s'engage notamment à signaler à l'administration, dans un délai d'un mois à compter de la décision officielle, tout changement de nature à modifier la situation de l'entreprise au regard de son inscription.

Comment remplir le CERFA 16092*02 sans oublier d'information essentielle

Rubrique 1, identification de l'entreprise

La première partie rassemble les données d'identification de la société. Il convient d'y faire figurer, lorsque l'entreprise est déjà immatriculée, le numéro SIREN, le numéro de TVA intracommunautaire, le code NAF principal et le NIC du siège. Pour une entreprise ayant son siège hors de France, le formulaire vise l'établissement principal en France.

La raison sociale, la forme juridique et, s'il y a lieu, le nom commercial utilisé doivent être reportés avec exactitude. L'adresse complète du siège est demandée, avec le numéro de voie, le type de voie, le nom de voie, le code postal, la commune, le téléphone et l'adresse électronique.

Une case permet d'indiquer si les locaux sont situés dans une habitation. Ce point ne doit pas être négligé. Le formulaire précise qu'un contrôle administratif peut être exercé lorsque le siège, les documents et les équipements administratifs sont installés dans un local d'habitation. Le local doit alors être accessible.

Si l'entreprise est domiciliée, le contrat de domiciliation devra être joint au dossier. Si le siège social est à l'étranger, une seconde zone permet de renseigner l'adresse hors de France.

Rubrique 2, responsables légaux et honorabilité professionnelle

La deuxième rubrique identifie chaque responsable légal de l'entreprise. Il faut indiquer le nom, le nom d'usage, le prénom, la date et le lieu de naissance, la nationalité ainsi que l'adresse complète. Lorsque l'entreprise compte plusieurs responsables légaux, cette partie doit être dupliquée autant de fois que nécessaire.

Cette section comprend une attestation sur l'honneur relative à l'honorabilité professionnelle. La personne déclare ne pas avoir fait l'objet, durant les cinq années précédant la signature, des condamnations mentionnées dans la notice CERFA n° 52319. Même si aucune notice n'est jointe ici, le formulaire renvoie clairement à cette exigence.

Il faut également indiquer les États dans lesquels le responsable légal a résidé au cours des cinq dernières années, en se limitant aux États membres de l'Union européenne ou parties à l'accord sur l'Espace économique européen.

Lorsque le responsable légal est une personne morale, le formulaire demande sa dénomination sociale, son numéro SIREN, le nom du représentant et un numéro de téléphone.

Rubrique 3, titulaire de l'attestation de capacité professionnelle

Cette partie est centrale. L'entreprise doit désigner le titulaire de l'attestation de capacité professionnelle au titre de l'article R. 1422-3 du code des transports. Les informations d'état civil sont similaires à celles exigées pour le responsable légal.

Le titulaire de la capacité professionnelle doit, lui aussi, attester sur l'honneur de son honorabilité professionnelle sur les cinq années précédentes. Il doit mentionner, si nécessaire, les adresses ou États de résidence différents de ceux déjà indiqués, dans la limite des États parties à l'accord sur l'Espace économique européen.

Le formulaire impose aussi une déclaration sur l'honneur concernant les conditions concrètes d'exercice de ses fonctions dans l'entreprise. La personne concernée doit préciser sa présence en heures et jours par semaine dans l'entreprise et déclarer qu'elle dispose de l'autorité et de la compétence nécessaires pour assurer la direction permanente et effective de l'activité de commissionnaire de transport.

Si cette personne exerce aussi des activités dans d'autres entreprises, il faut compléter le cadre correspondant avec, pour chaque structure, la dénomination, le numéro SIREN, l'activité, la commune, la qualité, la rémunération et le nombre d'heures par mois.

Rubrique 4, exigence de capacité professionnelle

La quatrième rubrique porte sur l'exigence de capacité professionnelle au regard des articles R. 1422-3, R. 1422-4 et R. 1422-11 à R. 1422-19 du code des transports. Le formulaire prévoit des champs relatifs au numéro, à la date, au pays et à la région. Il convient d'y reporter les informations figurant sur l'attestation ou le justificatif correspondant.

Il est important que les données inscrites dans cette rubrique concordent parfaitement avec la copie de l'attestation de capacité professionnelle jointe au dossier.

L'engagement du responsable légal

En signant le formulaire, le responsable légal prend un engagement formel. Il déclare sur l'honneur qu'il signalera à l'administration, dans le délai d'un mois suivant la décision officielle, tout changement susceptible de modifier la situation de l'entreprise au regard de son inscription.

Le formulaire rappelle aussi les sanctions prévues en cas de faux renseignements présentés sciemment ou en cas de manquement à l'obligation de signalement. Il est donc prudent de vérifier l'ensemble des déclarations avant signature, notamment les informations sur les personnes, les résidences passées et les fonctions exercées.

Pièces justificatives à joindre au dossier

La dernière page du CERFA contient une annexe récapitulative particulièrement utile. Elle liste les pièces à transmettre lors de la demande d'inscription. Cette liste mérite d'être suivie avec rigueur, car un dossier incomplet peut retarder l'instruction.

Cas de l'entreprise en cours de constitution

Le formulaire prévoit une souplesse pour les entreprises qui n'ont pas encore obtenu leur numéro SIREN. Dans ce cas, il faut fournir l'acte de constitution de l'entreprise ou les statuts définitifs signés, comportant la nomination du ou des responsables légaux, ou le procès-verbal de leur nomination.

Le numéro SIREN peut être produit ultérieurement, dans un délai maximal de trois mois à compter de la date de dépôt de la demande. Cette précision est importante pour les porteurs de projet qui souhaitent anticiper leurs démarches administratives.

Justificatifs liés à l'honorabilité professionnelle

Une attention particulière doit être portée à l'honorabilité professionnelle des personnes concernées. Pour les personnes mentionnées à l'article R. 1422-6 du code des transports qui ne résident pas en France, ou qui y résident depuis moins de cinq ans, et dont la résidence habituelle ou précédente est ou était située dans un État membre de l'Union européenne ou dans un État partie à l'accord sur l'Espace économique européen, un document spécifique est exigé.

Ce document doit avoir été délivré depuis moins de trois mois par une autorité judiciaire ou administrative de l'État concerné. Il doit attester que la personne satisfait à la condition d'honorabilité professionnelle telle que définie par le règlement européen visé par le formulaire.

Cas particuliers à anticiper avant l'envoi

Si plusieurs responsables légaux sont concernés

Le CERFA indique expressément que la rubrique consacrée aux responsables légaux doit être reproduite autant de fois que nécessaire. Pour éviter les oublis, il est préférable de préparer en amont les pièces d'identité et les informations de résidence de chaque dirigeant concerné.

Si le siège est installé dans un logement

Une entreprise peut déclarer des locaux situés dans une habitation. Cependant, le formulaire précise que l'entreprise peut faire l'objet d'un contrôle par l'administration. Il faut donc s'assurer que les documents et équipements administratifs sont bien disponibles sur place et que le local est accessible.

Si le titulaire de la capacité exerce ailleurs

Le titulaire de l'attestation de capacité professionnelle doit indiquer les autres activités qu'il exerce éventuellement dans d'autres entreprises. Cette mention permet à l'administration d'apprécier la réalité de la direction permanente et effective de l'activité. Une déclaration incomplète sur ce point peut fragiliser le dossier.

Si l'entreprise a son siège hors de France

Le formulaire prévoit ce cas. Il faut alors renseigner l'établissement principal en France, ainsi que l'adresse du siège hors de France. La cohérence entre ces éléments, les justificatifs d'immatriculation et les coordonnées de l'entreprise doit être particulièrement soignée.

Conseils pratiques pour constituer un dossier recevable

La qualité du dossier joue un rôle important dans le traitement de la demande. Quelques précautions simples permettent d'éviter les retours pour pièce manquante ou information incohérente.

• vérifier que les informations d'identité sont strictement identiques à celles figurant sur les pièces justificatives,
• relire les déclarations sur l'honneur avant signature,
• contrôler les périodes de résidence sur les cinq dernières années,
• joindre une copie lisible de chaque pièce d'identité en cours de validité,
• s'assurer que les fonctions du titulaire de la capacité professionnelle sont clairement établies dans les documents transmis,
• préparer un dossier ordonné, en suivant la liste récapitulative figurant en annexe du formulaire.

Pour les professionnels qui veulent gagner du temps au moment de préparer cette formalité, Startdoc met à disposition une version pré-remplissable du CERFA 16092*02, pensée pour limiter les oublis sur les rubriques sensibles comme l'honorabilité, la capacité professionnelle ou la liste des pièces à joindre.

En cas d'hésitation sur la compétence territoriale de l'administration destinataire, sur un justificatif étranger ou sur l'interprétation d'une situation particulière, il reste prudent de vérifier les consignes actualisées sur Service-Public.fr ou auprès de la DREAL, de la DRIEAT ou de la DEAL compétente.

Où adresser la demande et ce qu'il faut retenir

La demande d'inscription doit être adressée à l'autorité administrative compétente selon l'implantation de l'entreprise, soit la DREAL, soit la DRIEAT d'Île-de-France, soit la DEAL dans les territoires ultramarins concernés. Le formulaire mentionne aussi la possibilité d'utiliser une procédure en ligne via le portail des démarches du ministère compétent.

Ce CERFA doit être rempli avec une attention particulière, car il engage l'entreprise sur des éléments sensibles, notamment l'honorabilité des personnes déclarées, la réalité de la capacité professionnelle et la situation administrative de la structure. Un dossier précis, complet et cohérent reste le meilleur moyen de sécuriser la demande d'inscription au registre des commissionnaires de transport.

Référence officielle, CERFA 16092*02, Demande d'inscription au registre des commissionnaires de transport, identifiant DILA R57872, consultable via Service-Public.fr.