CERFA 16094-04 : Demande d'autorisation d'exercer la profession de transporteur public routier pour les sociétés et autres

CERFA 16094*04, la demande d'autorisation d'exercer la profession de transporteur public routier pour les sociétés

Le CERFA 16094*04 permet de demander l'autorisation d'exercer la profession de transporteur public routier lorsque l'activité est portée par une société, ou par certaines entreprises unipersonnelles dans lesquelles le responsable légal n'est pas lui-même le gestionnaire de transport titulaire de la capacité professionnelle, ou encore lorsqu'un gestionnaire de transport externe a été désigné.

Ce formulaire concerne les professionnels du transport routier de personnes, du transport routier de marchandises, du déménagement et, selon les cas, de la location de véhicules industriels avec conducteur. Il s'inscrit dans la procédure d'accès à la profession et sert à démontrer que l'entreprise remplit les conditions réglementaires exigées pour être inscrite au registre des entreprises de transport par route.

La demande est adressée à la DREAL, à la DRIEAT en Île-de-France, ou à la DEAL dans les départements et régions d'outre-mer, selon le lieu du siège social de l'entreprise ou, si le siège est situé hors de France, selon l'établissement principal en France.

Entreprises concernées par ce formulaire

• Les sociétés, quelle que soit leur forme juridique, dès lors qu'elles sollicitent l'autorisation d'exercer une activité de transport routier relevant du formulaire.
• Les entreprises unipersonnelles, EI, EURL, SASU, lorsque le responsable légal associé unique n'est pas le gestionnaire de transport titulaire de la capacité professionnelle.
• Les entreprises unipersonnelles ayant conclu un contrat avec un gestionnaire de transport externe.

Activités visées par le CERFA 16094*04

Le formulaire permet d'indiquer précisément le type d'activité envisagé. Cette étape est essentielle, car les exigences de capacité professionnelle et de capacité financière varient selon la nature du transport et selon le parc de véhicules utilisé.

• Transport public routier de personnes, y compris en régime dérogatoire, avec véhicules d'au moins 4 places conducteur compris.
• Transport public routier de personnes avec des véhicules de toute capacité en nombre de places.
• Transport public routier de personnes avec des véhicules n'excédant pas 9 places conducteur compris.
• Transport public routier de marchandises.
• Entreprise de déménagement.
• Loueur de véhicules industriels avec conducteur.
• Transport de marchandises avec véhicules de tous tonnages.
• Transport de marchandises avec véhicules n'excédant pas 3,5 tonnes, pour des transports intérieurs et internationaux dans l'Espace économique européen.
• Transport de marchandises avec véhicules n'excédant pas 3,5 tonnes, pour des transports exclusivement intérieurs.

Les conditions à remplir pour obtenir l'autorisation d'exercer

L'accès à la profession de transporteur routier repose sur plusieurs exigences cumulatives. Le CERFA 16094*04 sert justement à déclarer et à justifier que l'entreprise remplit ces conditions.

L'exigence d'établissement

L'entreprise doit disposer d'un établissement réel et stable sur le territoire concerné. Le formulaire distingue le siège social et, le cas échéant, un autre établissement lorsque les locaux d'exploitation sont différents.

Concrètement, l'administration attend des éléments relatifs aux locaux, à la conservation des documents administratifs et de contrôle, ainsi qu'aux équipements administratifs et installations techniques. Si le siège est domicilié dans une habitation, cette situation doit être signalée. Le local doit alors pouvoir faire l'objet d'un contrôle administratif.

Lorsque l'entreprise recourt à une domiciliation, un contrat de domiciliation doit être produit. Si l'entretien des véhicules est confié à un prestataire, le contrat correspondant peut également être exigé.

L'honorabilité professionnelle

L'honorabilité professionnelle concerne les responsables légaux et le gestionnaire de transport. Chacun doit attester sur l'honneur ne pas avoir fait l'objet, au cours des cinq années précédant la déclaration, de condamnations incompatibles avec l'exercice de la profession.

Le formulaire demande également les États dans lesquels les personnes concernées ont résidé au cours de cette période, dans la limite des États membres de l'Union européenne ou parties à l'accord sur l'Espace économique européen. Pour la France, l'administration vérifie les déclarations à partir du casier judiciaire. Pour une résidence récente ou antérieure dans un autre État concerné, un document officiel de moins de trois mois peut être demandé pour prouver l'honorabilité.

La capacité professionnelle

L'entreprise doit désigner un gestionnaire de transport titulaire de la capacité professionnelle adaptée à l'activité exercée. Ce gestionnaire peut être interne à l'entreprise ou externe, selon les cas autorisés.

Le formulaire prévoit des rubriques spécifiques pour le transport de personnes et pour le transport de marchandises. Il faut y indiquer le numéro et la date de l'attestation de capacité professionnelle, ou le justificatif de la dispense lorsqu'un régime particulier s'applique.

Le gestionnaire de transport déclare notamment :

• Le nombre d'heures et de jours de présence dans l'entreprise.
• Son autorité et sa compétence pour assurer une direction permanente et effective.
• Sa responsabilité civile et pénale, notamment en matière de réglementation sociale des transports routiers.
• Le fait d'avoir exercé ou non une activité de gestion dans une entreprise de transport au cours des cinq dernières années.
• L'existence éventuelle d'autres entreprises dans lesquelles il exerce aussi des activités de transport.

La capacité financière

La capacité financière permet de vérifier que l'entreprise dispose des ressources nécessaires pour démarrer et exercer son activité dans des conditions conformes à la réglementation. La déclaration intégrée au formulaire vaut aussi demande d'attribution de copies certifiées conformes de licence, dans le régime général.

Le mode de justification dépend de la situation de l'entreprise :

• Si l'entreprise est déjà inscrite au RCS, elle joint la liasse fiscale du dernier exercice et reporte le montant correspondant à ses capitaux propres.
• Si l'entreprise n'est pas encore inscrite au RCS, elle produit, selon sa forme juridique, les statuts signés, l'attestation de dépôt des fonds, ou tout élément bancaire démontrant la mobilisation des capitaux exigibles.
• Si nécessaire, une ou plusieurs garanties financières peuvent compléter les capitaux propres, dans la limite prévue par le formulaire.

Comment remplir le CERFA 16094*04 sans omission

1. Identifier correctement l'entreprise

La première partie du formulaire reprend les informations d'identification de l'entreprise, SIREN, numéro de TVA intracommunautaire, code NAF principal, NIC du siège, raison sociale, forme juridique, nom commercial et adresse complète. Si le siège social est hors de France, l'établissement principal en France doit être précisé, ainsi que l'adresse du siège étranger.

Une attention particulière doit être portée à la cohérence entre les informations mentionnées dans le formulaire et celles figurant dans les statuts, l'extrait d'immatriculation ou les documents INSEE. Une différence, même mineure, peut ralentir l'instruction du dossier.

2. Décrire l'établissement réel de l'entreprise

Si les locaux d'exploitation sont distincts du siège, il faut compléter la rubrique relative à l'exigence d'établissement. Indiquez le nom de l'établissement, son numéro SIRET s'il existe, son adresse, ses coordonnées et les éléments constitutifs de l'établissement.

Il convient ici d'être concret. L'administration doit pouvoir identifier où sont conservés les documents, où se situent les équipements administratifs et, le cas échéant, où se trouvent les installations techniques liées à l'activité de transport.

3. Renseigner les responsables légaux

Chaque responsable légal soumis à l'exigence d'honorabilité doit être identifié avec précision, état civil, nationalité, adresse complète et historique de résidence dans les cinq dernières années. Si le responsable légal est une personne morale, sa dénomination sociale, son numéro SIREN et l'identité de son représentant doivent aussi être indiqués.

4. Désigner le gestionnaire de transport

Cette rubrique est centrale. Le gestionnaire de transport doit être clairement identifié, avec son statut, interne ou externe, ses coordonnées, sa capacité professionnelle et ses déclarations sur l'honneur. Si l'entreprise exerce à la fois en transport de personnes et en transport de marchandises, et que deux gestionnaires distincts interviennent, la rubrique doit être dupliquée autant que nécessaire.

C'est précisément sur ce type de formalité sensible que disposer d'un document déjà structuré, comme celui proposé par Startdoc pour ce CERFA, permet souvent d'éviter les oublis sur les champs les plus techniques, notamment ceux relatifs au gestionnaire de transport et à la capacité financière.

5. Compléter la partie relative à la capacité professionnelle

Le formulaire distingue :

• Le transport de personnes, avec l'attestation de capacité professionnelle adaptée ou la mention d'une dispense prévue par les textes.
• Le transport de marchandises, avec attestation de capacité professionnelle supérieure à 3,5 tonnes, justificatif ou attestation pour les véhicules de 3,5 tonnes ou moins, ou éventuelle dispense.

Les cases doivent être cochées avec précision, en cohérence avec l'activité déclarée en première page. Une erreur à ce stade peut conduire à une demande de pièces complémentaires.

6. Calculer la capacité financière et les copies de licence demandées

La partie financière du CERFA est particulièrement importante. Elle suppose de choisir la bonne rubrique selon la situation de l'entreprise, déjà immatriculée ou en création, puis de déterminer le régime applicable, général ou, dans certains cas, spécifique à un seul département et région d'outre-mer.

Le nombre de copies certifiées conformes de licence à demander doit correspondre au parc de véhicules et au type d'activité. Pour les entreprises de marchandises, le formulaire distingue plusieurs hypothèses, parc exclusivement lourd, parc mixte, parc exclusivement léger utilisé dans l'Espace économique européen, ou parc léger utilisé exclusivement en France dans certaines conditions.

Pièces justificatives à joindre à la demande

Le CERFA 16094*04 s'accompagne d'un ensemble de pièces destinées à prouver le respect des conditions d'accès à la profession. La liste exacte dépend de la situation de l'entreprise, mais certaines pièces reviennent fréquemment.

Pour une entreprise en cours de constitution, le numéro SIREN peut, selon l'annexe du formulaire, être produit dans un délai maximal de trois mois à compter de la date de dépôt de la demande. Il reste néanmoins prudent de vérifier la procédure applicable auprès de l'administration compétente avant envoi du dossier.

Après le dépôt, instruction du dossier et obligations de l'entreprise

Où envoyer le formulaire

La demande doit être transmise à l'autorité compétente territorialement, DREAL, DRIEAT ou DEAL. Le formulaire mentionne aussi la possibilité d'effectuer la démarche par internet via la procédure dématérialisée mise à disposition par l'administration.

Ce que vérifie l'administration

L'administration contrôle la cohérence du dossier, la complétude des pièces jointes et le respect des conditions réglementaires. Elle peut demander des compléments si certaines rubriques sont incomplètes ou si les justificatifs ne permettent pas d'apprécier clairement la situation de l'entreprise.

Une vigilance particulière est portée sur :

• La désignation du gestionnaire de transport.
• La preuve de la capacité professionnelle.
• La réalité de l'établissement.
• La suffisance de la capacité financière.
• L'honorabilité professionnelle des personnes concernées.

Les engagements signés par le responsable légal

En signant le CERFA, le responsable légal prend plusieurs engagements importants. Il déclare notamment respecter les conditions prévues par les textes applicables, conserver les documents d'entreprise requis, maintenir les éléments d'établissement exigés, et signaler à l'administration, dans un délai de 28 jours à compter de la décision officielle, tout changement de nature à modifier la situation de l'entreprise au regard de son inscription.

Le formulaire rappelle aussi que certaines fausses déclarations ou omissions peuvent être sanctionnées pénalement ou contraventionnellement. Il est donc essentiel de vérifier chaque information avant signature.

Ce qu'il faut anticiper après l'inscription

L'obtention de l'autorisation d'exercer ne dispense pas l'entreprise de suivre sa situation dans le temps. Toute modification touchant à la direction, au gestionnaire de transport, à l'établissement, à la flotte ou à la capacité financière peut devoir être déclarée. Dans le secteur du transport routier, la conformité n'est pas seulement appréciée au moment de la création, elle doit être maintenue pendant toute la durée de l'activité.

Pour sécuriser la démarche, il est utile de préparer un dossier complet dès le départ, avec des pièces lisibles, datées, cohérentes entre elles, et parfaitement alignées avec les informations portées sur le CERFA 16094*04 et sur le registre de l'entreprise.

Ce qu'il faut retenir avant de déposer le CERFA 16094*04

Ce formulaire s'adresse aux structures de transport routier qui ne relèvent pas d'une simple demande standard d'entrepreneur individuel gérant seul son activité. Il vise les sociétés et certaines entreprises unipersonnelles avec gestionnaire distinct ou externe. Son remplissage doit être rigoureux, car il conditionne l'accès à une activité réglementée.

Avant l'envoi, il faut vérifier quatre points, l'activité exacte exercée, l'identité des responsables légaux, la situation du gestionnaire de transport, et la démonstration de la capacité financière. Un dossier clair, complet et cohérent facilite l'instruction par la DREAL, la DRIEAT ou la DEAL compétente.

En cas d'incertitude sur le régime applicable, notamment pour les véhicules légers, les copies conformes de licence ou les cas de dispense, il est recommandé de se référer à la fiche officielle disponible sur Service-Public.fr ainsi qu'au contenu du formulaire lui-même.