CERFA 13806-03 : Demande d'autorisation d'un système de vidéo-surveillance

CERFA 13806*04, demander l'autorisation d'un système de vidéoprotection

Le formulaire CERFA 13806*04 permet de déposer auprès de la préfecture une demande d'autorisation d'un système de vidéoprotection. Il sert aussi bien pour l'installation d'un nouveau dispositif que pour la modification d'un système déjà autorisé ou le renouvellement d'une autorisation existante.

Ce document, identifié par la DILA sous la référence R13984, remplace les anciens formulaires supprimés 10501*01 et 10426*01. Il s'inscrit dans le cadre des dispositions du code de la sécurité intérieure relatives à la vidéoprotection.

Pour un particulier, cette démarche ne consiste pas à déclarer n'importe quelle caméra installée dans un espace purement privé. Elle concerne les situations dans lesquelles le dispositif entre dans le champ de l'autorisation préfectorale, notamment lorsqu'il y a un impact sur un lieu ouvert au public ou, selon les cas, sur la voie publique. C'est un point essentiel, car un dossier déposé alors que le système n'entre pas dans le bon cadre juridique peut être rejeté ou nécessiter des compléments.

Le formulaire demande des informations précises sur le déclarant, le lieu d'installation, le nombre de caméras, la finalité du système, les personnes habilitées à accéder aux images, les conditions de conservation, ainsi que les modalités d'information du public et d'exercice du droit d'accès.

À quoi sert exactement cette demande préfectorale

Une autorisation, pas une simple formalité

Le CERFA 13806*04 permet de solliciter une décision de l'administration. Il ne s'agit pas d'un document purement informatif. Le préfet examine le projet à partir des éléments déclarés dans le dossier, notamment la finalité poursuivie, l'emplacement des caméras, les zones filmées et les garanties de sécurité et de confidentialité.

La demande peut porter sur trois situations :

• une demande d'autorisation d'un nouveau système, lorsque le dispositif n'a jamais été autorisé,
• une modification d'un système autorisé, par exemple en cas d'ajout ou de déplacement de caméras,
• une demande de renouvellement, lorsque l'autorisation initiale arrive à échéance.

Les finalités admises par le formulaire

Le formulaire prévoit une liste de finalités à cocher. Elles ne sont pas toutes ouvertes de la même manière à tous les demandeurs. Le document rappelle notamment que les personnes de droit privé ne peuvent poursuivre que certaines finalités, en particulier celles liées à la sécurité des personnes et des biens, ou à la protection des abords immédiats de bâtiments et installations dans des lieux exposés à des risques d'agression, de vol ou d'actes de terrorisme.

Parmi les finalités mentionnées dans le CERFA figurent notamment :

• la protection des bâtiments et installations publics et de leurs abords,
• la prévention d'actes de terrorisme,
• la prévention des risques naturels ou technologiques,
• le secours aux personnes et la défense contre l'incendie,
• la prévention des atteintes à la sécurité des personnes et des biens dans des lieux particulièrement exposés,
• la protection des abords immédiats de certains bâtiments ou installations relevant d'une personne morale de droit privé exposés à des actes de terrorisme,
• la protection des abords immédiats des bâtiments et installations des commerçants dans des lieux exposés à des risques d'agression et de vol.

Le choix de la finalité ne doit jamais être approximatif. Il doit correspondre à la réalité du projet et pouvoir être justifié, notamment si la préfecture demande des précisions sur les risques invoqués.

Les textes juridiques mentionnés

Le formulaire vise plusieurs articles du code de la sécurité intérieure, notamment les articles L.223-1 à L.223-9, L.251-1 à L.255-1, L.613-13 et R.223-1 à R.223-2, R.251-1 à R.254-2. Pour un particulier, il n'est pas indispensable de maîtriser le détail de chaque article pour remplir le CERFA, mais il est utile de comprendre que la demande s'inscrit dans un régime strict, centré sur la protection des personnes, des biens et de l'ordre public, avec des garanties en matière d'accès et de conservation des images.

Qui doit utiliser le CERFA 13806*04

Les situations visées

Le formulaire s'adresse aux personnes qui doivent obtenir l'accord de la préfecture pour un système de vidéoprotection. Le champ exact dépend de la configuration du dispositif. En pratique, la vigilance doit porter sur les installations qui concernent un établissement ouvert au public, un lieu ouvert au public, ou un système comportant une visualisation de la voie publique.

Le CERFA prévoit d'ailleurs des rubriques spécifiques selon que l'installation concerne :

• un lieu d'installation déterminé, avec indication du nombre de caméras intérieures et extérieures,
• un périmètre vidéoprotégé, notion particulière lorsque le système couvre un environnement défini par plusieurs adresses.

Les cas où une attention particulière est nécessaire

Avant de remplir le formulaire, il faut vérifier que le projet relève bien de l'autorisation préfectorale et non d'un autre cadre. Cette vérification est importante, car la vidéoprotection et la protection de la vie privée obéissent à plusieurs règles qui peuvent se cumuler selon les cas.

Si vous avez un doute sur la nécessité de déposer ce CERFA, il est prudent de consulter la fiche officielle Service-Public.fr correspondant à la référence R13984, ou de prendre contact avec la préfecture compétente.

Comment remplir le formulaire, rubrique par rubrique

1. Nature de la demande

La première étape consiste à cocher la bonne case : nouveau système, modification, ou renouvellement. En cas de modification ou de renouvellement, le numéro de dossier antérieur doit être renseigné. Il faut donc récupérer l'autorisation précédente ou le récépissé de dépôt si ce numéro y figure.

2. Identité du déclarant et du responsable du système

Cette rubrique identifie la personne qui porte la demande et le responsable du dispositif. Le formulaire demande notamment :

• le nom de naissance,
• le prénom,
• la fonction,
• la dénomination ou raison sociale le cas échéant,
• l'activité,
• l'adresse complète,
• les coordonnées téléphoniques et l'adresse mail,
• le nom de la personne à contacter pour la mise à disposition des images aux forces de l'ordre.

Il est important de renseigner des coordonnées à jour. En cas de dossier incomplet, c'est par ce canal que la préfecture pourra demander des éléments complémentaires.

3. Informations générales et finalité du système

Le formulaire prévoit deux volets. D'abord, il faut indiquer les horaires d'ouverture si l'établissement est ouvert au public. Ensuite, il est possible, et souvent utile, de décrire les agressions déjà survenues ou les risques particuliers à prendre en compte. Cette partie doit rester concrète, précise et cohérente avec la finalité cochée.

La finalité du système doit ensuite être sélectionnée parmi les cases prévues. Si aucune case ne correspond exactement à votre projet, le formulaire autorise une mention "autre", mais cette option doit être utilisée avec prudence et justifiée clairement.

4. Localisation du système de vidéoprotection

Le dossier doit être adressé à la préfecture du département compétent. Le formulaire précise qu'il s'agit, en principe, du département dans lequel le système doit être installé. En cas de système en réseau couvrant plusieurs départements, la préfecture compétente est celle du département où est installé le siège social.

Ensuite, une seule des deux sous-rubriques doit être renseignée :

• 4.1, lieu d'installation et nombre de caméras, pour un site déterminé,
• 4.2, demande portant sur un périmètre vidéoprotégé, si vous avez recours à cette notion.

Rubrique 4.1, lieu d'installation et caméras

Il faut indiquer l'adresse du site, puis le nombre de caméras intérieures et extérieures. Le cas échéant, le nombre de caméras visionnant la voie publique doit aussi être mentionné.

Le formulaire ajoute une précision pour les systèmes de moins de 8 caméras installées à l'intérieur d'un établissement ouvert au public, la superficie de l'établissement doit être indiquée.

Rubrique 4.2, périmètre vidéoprotégé

Cette partie est réservée aux demandes fondées sur un périmètre vidéoprotégé. Si au moins une caméra visualise la voie publique, la case correspondante doit être cochée. Il faut ensuite délimiter le périmètre au moyen des adresses qui constituent son environnement, dans la limite de huit adresses.

Cette rubrique demande une attention particulière, car elle engage très directement l'analyse de la zone filmée.

5. Caractéristiques du système

Cette partie porte sur le fonctionnement concret du dispositif.

• Le délai de conservation des images doit être exprimé en jours. Le formulaire précise qu'il doit être compris entre 0 et 30, la durée maximale étant de 30 jours.
• Il faut indiquer s'il existe un système de retransmission des images, puis préciser s'il s'agit d'une retransmission en temps réel ou en temps différé.
• Le demandeur doit préciser si le système est mis en place par un installateur certifié.

Si l'installateur est certifié, son nom et son numéro de certification doivent être indiqués. Le formulaire demande également si une attestation de conformité aux normes techniques a été remise.

Si l'installateur n'est pas certifié, un questionnaire complémentaire sur les caractéristiques techniques du dispositif et sa conformité doit être joint. C'est un point sensible, car l'absence de pièce complémentaire peut ralentir l'instruction.

6. Personnes habilitées à accéder aux images

Le CERFA prévoit l'identification des personnes autorisées à consulter les images, avec leur nom, prénom et fonction. Jusqu'à quatre personnes peuvent être mentionnées directement sur le formulaire. Au-delà, une liste complémentaire peut être transmise, par courrier ou sous forme électronique.

Le formulaire demande aussi si l'une de ces personnes relève d'une société privée délégataire. Cette information participe à l'évaluation des conditions d'exploitation du système.

7. Exploitation des images

Cette rubrique ne doit être remplie que si les images sont traitées dans un lieu différent de celui de l'installation du système, ou par une personne autre que le responsable du système. Il faut alors indiquer :

• l'adresse du lieu de traitement,
• le nom du service concerné, s'il y a lieu,
• ou les nom et prénom de la personne qui effectue ce traitement.

Cette distinction est importante lorsque la visualisation ou l'exploitation des enregistrements n'a pas lieu sur le site lui-même.

8. Sécurité et confidentialité

Le demandeur doit décrire les mesures prises pour assurer la confidentialité des images. Le formulaire attend des éléments concrets, par exemple :

• les dispositifs de contrôle d'accès au poste central de surveillance,
• les mesures de sauvegarde et de protection des enregistrements,
• les modalités de destruction des enregistrements.

Il ne suffit pas d'écrire une formule vague. La préfecture doit pouvoir comprendre comment l'accès est limité, comment les données sont protégées, et comment leur suppression est organisée.

Le formulaire mentionne aussi, selon les cas, la nécessité de joindre un plan de détail et un plan de masse.

9. Modalités d'information du public

Le dossier doit indiquer le nombre d'affiches ou de panonceaux d'information, ainsi que leur localisation. L'information du public n'est pas accessoire. Elle fait partie intégrante de la régularité du dispositif de vidéoprotection. Les emplacements indiqués doivent donc être cohérents avec les zones d'accès au lieu filmé.

10. Service ou personne auprès duquel s'exerce le droit d'accès

Le formulaire demande enfin de désigner la personne ou le service auprès duquel les personnes concernées pourront exercer leur droit d'accès. Il faut renseigner :

• le nom et le prénom,
• la fonction,
• ou le service responsable,
• le téléphone,
• l'adresse complète.

Le signataire doit également préciser la fonction qui l'habilite à signer et s'engager à respecter les dispositions du code de la sécurité intérieure relatives à la vidéoprotection.

Les pièces et éléments à préparer avant l'envoi

Le CERFA 13806*04 est plus facile à compléter si vous réunissez en amont l'ensemble des informations utiles. Une préparation sérieuse limite les demandes de compléments et les erreurs matérielles.

Documents et informations généralement utiles

Soigner la cohérence d'ensemble

Le point le plus important n'est pas seulement de remplir toutes les cases, mais de maintenir une cohérence entre les rubriques. La finalité cochée doit correspondre à la description des risques. Le nombre et l'implantation des caméras doivent correspondre au lieu déclaré. Les mesures de confidentialité doivent être crédibles au regard du système installé.

C'est précisément dans ce type de démarche que l'intérêt d'un formulaire structuré en amont se fait sentir, car Startdoc met à disposition une version pré-remplie qui aide à ne pas oublier les informations essentielles au moment de constituer le dossier.

Où envoyer le CERFA 13806*04

La préfecture compétente

Le formulaire doit être déposé auprès de la préfecture compétente. Le principe indiqué sur le CERFA est simple, il s'agit de la préfecture du département dans lequel vous souhaitez installer le système de vidéoprotection.

Si le système est en réseau et couvre plusieurs départements, la demande doit être adressée à la préfecture du département où se situe le siège social.

Vérifier les modalités locales de dépôt

Selon les préfectures, les modalités pratiques peuvent varier. Certaines acceptent un envoi postal, d'autres privilégient un dépôt dématérialisé ou un envoi par voie électronique. Avant l'envoi, il est donc préférable de consulter le site internet de la préfecture concernée ou la page officielle Service-Public.fr liée à la référence R13984.

Lorsque le dossier est transmis, il est utile de conserver une copie complète du formulaire signé et de toutes les pièces jointes. Cette précaution permet de répondre plus facilement à une demande de complément ou de retrouver les informations déclarées en cas de modification ultérieure.

Délais, instruction et suite de la demande

Avant la décision, un contrôle de complétude

Après réception, la préfecture vérifie d'abord si le dossier est complet. Si certaines rubriques sont insuffisamment renseignées ou si une pièce attendue manque, le demandeur peut être invité à régulariser sa demande.

Le formulaire prévoit d'ailleurs une partie réservée à l'administration, avec la date d'arrivée, la date de délivrance du récépissé et la date de la décision. Cela montre bien qu'il existe un circuit d'instruction formalisé.

Un calendrier qui dépend du dossier

Le CERFA et les informations fournies ici ne mentionnent pas de délai chiffré unique d'instruction. Il faut donc éviter d'annoncer un calendrier certain sans vérifier les indications actualisées de l'administration. En pratique, la durée peut dépendre de plusieurs facteurs, notamment :

• la complétude du dossier,
• la sensibilité du lieu ou des zones filmées,
• la nécessité éventuelle de demander des précisions techniques,
• le volume de dossiers traités par la préfecture compétente.

Si vous avez une contrainte de calendrier, par exemple une ouverture prochaine au public ou une modification urgente du dispositif, il est préférable d'anticiper le dépôt du dossier.

Après l'envoi, que faut-il surveiller

Une fois la demande transmise, il faut suivre plusieurs points :

• la réception d'un récépissé,
• les éventuelles demandes de pièces complémentaires,
• la décision préfectorale,
• la conformité du système effectivement installé avec ce qui a été autorisé.

Une modification du nombre de caméras, de leur orientation, du lieu d'exploitation des images ou des personnes habilitées peut nécessiter une nouvelle démarche ou une mise à jour du dossier selon les cas. Il est donc déconseillé de considérer l'autorisation comme un blanc-seing pour toute évolution future du dispositif.

Points de vigilance pour éviter un dossier fragile

Ne pas filmer au-delà de ce qui est justifié

Le cœur de l'examen préfectoral repose sur l'adéquation entre l'objectif poursuivi et le dispositif déclaré. Un système trop large, insuffisamment justifié ou mal localisé peut soulever des difficultés. Il faut donc décrire avec précision la zone filmée et s'assurer que l'installation correspond réellement à la finalité invoquée.

Ne pas négliger l'information du public

Le nombre et l'emplacement des affiches ou panonceaux ne doivent pas être renseignés à la légère. Cette information participe à la transparence du dispositif. Une signalétique absente, mal placée ou incohérente avec les accès du lieu peut fragiliser l'ensemble de la démarche.

Encadrer strictement l'accès aux images

Le nombre de personnes habilitées doit rester maîtrisé. Chacune doit être clairement identifiée et rattachée à une fonction. Les conditions d'accès aux images, de sauvegarde des enregistrements et de destruction des données doivent être formalisées avec sérieux.

Prévoir les annexes utiles dès le départ

Lorsqu'un plan de détail, un plan de masse, une liste complémentaire de personnes habilitées ou un questionnaire technique sont nécessaires, il vaut mieux les joindre dès le dépôt initial. Un dossier complet et lisible facilite l'instruction et limite les retours de l'administration.

Ce qu'il faut retenir avant de déposer votre demande

Le CERFA 13806*04 est le formulaire de référence pour obtenir en préfecture l'autorisation d'un système de vidéoprotection, pour le modifier ou pour en demander le renouvellement. Il exige une description rigoureuse du projet, de sa finalité, des lieux filmés et des garanties offertes en matière de confidentialité et de droit d'accès.

Avant l'envoi, il faut vérifier la préfecture compétente, réunir les pièces techniques utiles, renseigner avec soin les personnes habilitées, et veiller à la cohérence entre les objectifs affichés et les caractéristiques réelles du dispositif. En cas d'incertitude sur le champ d'application du formulaire ou sur les modalités locales de dépôt, la consultation de Service-Public.fr et de la préfecture concernée reste la solution la plus sûre.