CERFA 12605-03 : Demande d'aide du Fonds départemental d'insertion (FDI)

Comprendre le CERFA 12605*03, demande d'aide du Fonds départemental d'insertion

Le CERFA 12605*03 correspond à la demande d'aide du Fonds départemental d'insertion, FDI. Il s'agit plus précisément d'une annexe financière à la convention conclue entre l'État et l'organisme bénéficiaire. Son rôle est opérationnel : il permet d'assurer le paiement de l'aide par l'Agence de services et de paiement, ASP.

Le formulaire est rattaché au dispositif de l'insertion par l'activité économique. Il mentionne expressément les articles L. 5132-1 à L. 5132-2 et R. 5132-44 à 47 du code du travail. Même si la fiche DILA indique un public de particuliers, le contenu du document montre qu'il vise en pratique des organismes bénéficiaires conventionnés, ou des structures portant une action financée dans le cadre du FDI.

Le CERFA comporte des informations financières, administratives et bancaires. Il sert à formaliser les éléments nécessaires au versement de l'aide, notamment la durée d'effet de l'annexe financière, le montant total de l'aide, l'éventuelle avance, la nature de l'action financée et les données d'identification de l'organisme.

Il n'existe pas de notice associée signalée dans les informations officielles. Cette absence impose une vigilance particulière au moment du remplissage, car certaines rubriques utilisent le vocabulaire propre à l'insertion par l'activité économique, au conventionnement avec l'État ou au financement solidaire.

La dernière vérification DILA mentionnée pour cette version remonte au 17 novembre 2021. Avant toute transmission, il reste prudent de vérifier si la version en votre possession est toujours bien celle attendue par l'administration ou par le service instructeur.

À quoi sert concrètement cette annexe financière

Ce formulaire ne constitue pas une simple demande générique de subvention. Il intervient dans un cadre déjà structuré, celui d'une convention entre l'État et l'organisme bénéficiaire. L'annexe financière vient préciser les éléments qui permettent le règlement effectif de l'aide attribuée.

Elle sert notamment à :

• identifier l'organisme bénéficiaire, sa forme juridique et son statut au regard de l'IAE,
• décrire la nature de l'action financée par le FDI,
• indiquer le montant total de l'aide et la période couverte,
• signaler l'existence d'autres soutiens financiers ou d'interventions d'accompagnement,
• permettre le paiement par virement, sous réserve de la fourniture d'un relevé bancaire ou postal.

Le document prévoit aussi les signatures de l'État et de l'organisme. Il rappelle que le contrôle de l'application de la convention est assuré par la DIRECCTE ou DIECCTE, selon l'organisation administrative applicable au moment de l'utilisation du formulaire. Il précise également qu'en cas de non-exécution, les sommes déjà versées peuvent faire l'objet d'un ordre de reversement.

Dans quelles situations utiliser le CERFA 12605*03

Le formulaire est utilisé lorsqu'une structure bénéficie d'une aide du Fonds départemental d'insertion et doit formaliser l'annexe financière attachée à sa convention. Le document prévoit plusieurs natures d'actions financées, ce qui permet de repérer les principaux cas d'usage.

• Aide au démarrage d'une structure nouvelle, lorsque l'organisme se lance et nécessite un appui financier initial.
• Aide à la professionnalisation, pour renforcer les compétences, l'organisation ou les pratiques de la structure.
• Aide au développement, à l'adaptation et à la diversification des activités, lorsque l'organisme fait évoluer son modèle d'activité.
• Évaluation ou expérimentation, dans une logique de test, d'analyse ou de mesure d'impact.
• Aide spécifique à l'appui-conseil, avec obligation de préciser l'objet de cet appui.
• Aide exceptionnelle à la consolidation financière, lorsque la structure a besoin d'un soutien particulier pour sa situation financière.

Le formulaire intéresse donc surtout les associations, fondations, entreprises ou autres organismes engagés dans l'insertion par l'activité économique, et non un usager isolé accomplissant une démarche personnelle classique.

Comment remplir le CERFA 12605*03 sans oublier de rubrique essentielle

1. Renseigner la période d'effet et les données financières principales

La première partie du document concerne le cadre financier de l'aide. Il faut indiquer :

• la date de début d'effet de l'annexe financière,
• la date de fin d'effet de l'annexe financière,
• le montant total de l'aide,
• le cas échéant, le pourcentage d'avance du montant total de l'aide.

Ces informations doivent être parfaitement cohérentes avec la convention conclue avec l'État et avec les échanges intervenus avec le service instructeur. Une erreur sur les dates ou sur le montant peut retarder le paiement par l'ASP, voire nécessiter une régularisation.

2. Indiquer la nature de l'action financée par le FDI

Le formulaire propose plusieurs cases à cocher. Il faut sélectionner la catégorie correspondant réellement au financement sollicité ou accordé. Lorsque la case aide spécifique à l'appui-conseil est retenue, une précision complémentaire est demandée sur l'objet de cet appui.

Cette étape n'est pas purement formelle. Elle permet de situer le projet dans la bonne logique de financement et d'éclairer l'administration sur la finalité de l'aide. Mieux vaut employer une formulation simple, précise et fidèle au contenu du projet ou de l'accompagnement.

3. Compléter les informations complémentaires sur les soutiens mobilisés

Le formulaire demande ensuite si l'organisme bénéficie d'un soutien ou d'une intervention au titre de plusieurs dispositifs. Il faut répondre par oui ou par non selon la situation réelle de la structure.

Sont notamment mentionnés :

• le Fonds de Garantie pour l'Insertion par l'Économique, FGIE,
• un apport en capital-risque,
• un fonds territorial France Active, avec précision éventuelle de la forme d'intervention,
• l'intervention d'un DLA, avec le nom du DLA, la nature de l'action initiale réalisée et sa date de démarrage,
• d'autres fonds financiers solidaires,
• un financement bancaire du projet, avec le nombre de banques concernées et le montant total du financement obtenu.

Cette partie permet d'apprécier l'environnement financier global du projet. Elle ne doit pas être remplie de manière approximative. Si un accompagnement ou un financement existe, il est préférable de le signaler clairement plutôt que de laisser supposer une absence de soutien.

La nomenclature d'action réalisée par le DLA

Lorsque l'organisme mentionne une intervention d'un DLA, le formulaire renvoie à une nomenclature d'actions. Les catégories indiquées sur le CERFA sont les suivantes :

• organisation interne,
• management ou gestion des ressources humaines,
• comptabilité,
• gestion financière,
• projet de la structure,
• stratégie de consolidation,
• évaluation de l'utilité sociale,
• commercial ou étude de marché,
• communication ou NTIC,
• changement de statut,
• autre,
• évolution de l'activité,
• fiscalité,
• mutualisation.

Il convient de choisir l'intitulé le plus proche de l'action réellement menée. Si plusieurs dimensions existent, il peut être utile de retenir celle qui décrit le mieux l'objet principal de l'intervention.

4. Déclarer les aides ou subventions complémentaires

Le formulaire prévoit une rubrique relative aux aides ou subventions complémentaires à la mobilisation du FDI. Il faut d'abord indiquer s'il en existe, puis préciser leur origine.

Plusieurs financeurs ou dispositifs sont prévus :

• commune,
• intercommunalité,
• département,
• région,
• État, hors IAE et contrats aidés,
• FSE, hors aides aux postes,
• PLIE,
• AGEFIPH,
• fondation,
• autre aide publique, avec indication de l'origine.

Cette rubrique permet de visualiser l'ensemble du plan de financement public ou para-public. Elle doit être cohérente avec les pièces du dossier et, si besoin, avec les décisions d'attribution déjà obtenues.

5. Identifier précisément l'organisme bénéficiaire

La partie dédiée à l'organisme bénéficiaire comporte des informations d'identification essentielles :

• la dénomination,
• le numéro SIRET,
• la nature juridique,
• le code NAF,
• l'adresse complète,
• éventuellement, une adresse distincte pour l'envoi des documents administratifs et financiers.

Le formulaire demande également si l'organisme est conventionné au titre de l'IAE, en référence à l'article L. 5132-1 du code du travail. Si la réponse est positive, il faut préciser la catégorie concernée, parmi EI, ETTI, AI ou ACI.

Si la réponse est négative, la nature de l'organisme doit être mentionnée en toutes lettres.

Codification de la nature juridique

Le CERFA fournit une codification interne de certaines formes juridiques. Elle comprend notamment :

Il faut veiller à reporter la codification correspondant exactement à la forme juridique de la structure. En cas de doute, mieux vaut vérifier les statuts ou l'extrait d'immatriculation de l'organisme.

6. Prévoir les éléments nécessaires au paiement

Le paiement est prévu par virement, bancaire ou CCP. Le formulaire mentionne expressément qu'il faut fournir un RIB ou un RIP de l'entreprise. Ce point est central, car l'annexe financière a précisément vocation à permettre le versement de l'aide par l'ASP.

Les coordonnées bancaires doivent être lisibles, à jour et au nom de l'organisme bénéficiaire. Une incohérence entre la dénomination indiquée sur le formulaire et celle figurant sur le relevé bancaire peut compliquer l'instruction.

7. Finaliser l'annexe, numéro, date de dépôt et signatures

Le document comprend aussi des zones relatives :

• au numéro de l'annexe financière ou de l'avenant,
• à la date de dépôt,
• aux mentions internes de classement,
• à la date de signature,
• à la signature de l'État,
• à la signature de l'organisme, avec qualité et cachet.

Il ne faut pas négliger ces éléments de formalisation. Une annexe non signée, mal datée ou incomplète peut être considérée comme irrégulière ou nécessiter une nouvelle transmission.

Points de vigilance, cas particuliers et bonnes pratiques pour sécuriser le dossier

Un formulaire lié à une convention, pas une demande isolée

Le premier réflexe consiste à vérifier que le CERFA est bien utilisé dans le bon cadre. Le 12605*03 est une annexe financière à une convention. Il ne remplace donc ni la convention elle-même, ni les pièces justificatives éventuellement demandées par l'administration. Il intervient en complément, dans une logique de mise en paiement de l'aide.

Si vous êtes à l'initiative du dossier pour une structure d'insertion, il est utile de relire les termes de la convention avant de compléter l'annexe. Les dates, la nature du projet et les montants doivent se correspondre.

Bien distinguer la qualité du demandeur et celle du bénéficiaire

La fiche d'information administrative peut mentionner les particuliers, mais le contenu du formulaire vise clairement un organisme bénéficiaire. En pratique, la personne qui remplit le document agit souvent pour le compte d'une association, d'une entreprise d'insertion ou d'une autre structure. Il convient donc d'utiliser les informations juridiques et bancaires de l'organisme, non celles du représentant signataire.

Ne pas laisser d'ambiguïté sur les financements déjà mobilisés

Le CERFA donne une place importante aux autres soutiens financiers, aux interventions du DLA et aux financements bancaires. Cette logique traduit une volonté de comprendre l'équilibre économique global du projet. Il est donc conseillé de préparer en amont :

• la liste des subventions déjà obtenues ou sollicitées,
• les montants connus, lorsqu'ils sont disponibles,
• les références des partenaires financiers,
• les éléments liés à l'accompagnement par un DLA, s'il existe.

Une déclaration incomplète n'entraîne pas nécessairement un rejet automatique, mais elle peut provoquer des demandes de précisions et allonger le traitement.

Soigner la cohérence entre l'objet de l'aide et la situation de la structure

Le choix de la nature de l'action financée doit être crédible au regard de la situation de l'organisme. Par exemple, une aide au démarrage suppose une logique différente d'une aide exceptionnelle à la consolidation financière. De même, un appui-conseil doit être suffisamment décrit pour permettre d'en comprendre la finalité.

Lorsque plusieurs besoins coexistent, il est préférable de retenir l'axe principal du financement et de formuler les éléments complémentaires de manière concise, en cohérence avec la convention ou les échanges avec le service compétent.

Respecter les exigences formelles de transmission

Le formulaire mentionne des destinataires distincts selon les exemplaires, avec une répartition entre l'ASP, la DIRECCTE ou DIECCTE, et l'organisme bénéficiaire. Même si les modalités peuvent avoir évolué avec la dématérialisation ou les réorganisations administratives, il reste indispensable de suivre les consignes de transmission données par votre interlocuteur administratif.

En pratique, il est recommandé de conserver :

• une copie complète du formulaire signé,
• le relevé bancaire transmis,
• les pièces justificatives associées,
• la preuve d'envoi ou de dépôt du dossier.

Protection des données et droit de rectification

Le formulaire rappelle l'application de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés. Il indique que les personnes concernées disposent d'un droit d'accès et de rectification pour les données les concernant. La demande doit être adressée à la DIRECCTE ou DIECCTE, ou à l'Agence de services et de paiement.

Cette mention est particulièrement importante lorsque le dossier contient des coordonnées bancaires, des informations d'identification de la structure et des éléments financiers.

Préparer un dossier plus lisible pour limiter les retours

Un bon dossier FDI repose souvent sur une idée simple : chaque rubrique doit pouvoir être comprise immédiatement par le service instructeur. Cela suppose une rédaction claire, des informations homogènes et des pièces cohérentes entre elles. Pour les structures qui veulent gagner du temps au moment de compléter ce CERFA, Startdoc met à disposition un document pré-rempli qui aide à poser les bonnes informations au bon endroit, ce qui est particulièrement utile lorsqu'aucune notice n'accompagne le formulaire.

Avant l'envoi, un dernier contrôle est conseillé :

1. vérifier la version du CERFA utilisée,
2. relire les dates d'effet et le montant de l'aide,
3. contrôler le statut IAE et la nature juridique renseignés,
4. ajouter le RIB ou le RIP demandé,
5. relire les rubriques sur les cofinancements et les soutiens extérieurs,
6. s'assurer de la présence des signatures et du cachet si nécessaire.

Pour consulter la fiche administrative officielle du formulaire, il est possible de se reporter à Service-Public.fr, via la référence DILA R31191. En cas d'incertitude sur la version à utiliser, sur les pièces attendues ou sur les modalités d'envoi, il est préférable de contacter directement le service instructeur compétent.