CERFA 12612-03 : Aide à l'accompagnement atelier et chantier d'insertion (ACI)

CERFA 12612*03, aide à l'accompagnement atelier et chantier d'insertion

Le CERFA 12612*03 correspond à l’annexe à la convention conclue entre l’État et la structure porteuse d’un ou de plusieurs ateliers et chantiers d’insertion, appelés ACI. Son intitulé officiel est Aide à l'accompagnement atelier et chantier d'insertion (ACI). Il sert à permettre le paiement de l’aide par l’Agence de services et de paiement, l’ASP.

Ce formulaire s’inscrit dans le cadre de l’insertion par l’activité économique. Il complète la convention principale entre l’administration et l’organisme porteur. En pratique, il rassemble les informations administratives, financières et opérationnelles nécessaires pour identifier la structure, préciser les effectifs concernés, fixer les objectifs négociés de sortie et encadrer le financement de l’aide à l’accompagnement.

Le document vise surtout les structures conventionnées avec l’État, mais il intéresse aussi les particuliers qui interviennent dans la gestion associative, dans un chantier d’insertion local, au sein d’un CCAS, d’une commune ou d’un organisme impliqué dans l’accompagnement vers l’emploi. La fiche officielle est consultable sur Service-Public.fr, à partir de la référence DILA R2083.

À quoi sert précisément ce formulaire ACI

Le CERFA 12612*03 a une fonction très concrète : sécuriser le versement de l’aide liée à l’accompagnement des salariés en insertion dans un atelier ou chantier d’insertion. Il ne s’agit pas d’une simple fiche de renseignements. C’est une annexe financière et opérationnelle, rattachée à la convention signée avec l’État.

Le formulaire permet notamment de :

• désigner la structure porteuse de l’ACI ;
• indiquer ses références administratives, comme le numéro SIRET, la nature juridique, le code NAF et l’IDCC ;
• recenser le ou les ateliers et chantiers d’insertion concernés ;
• décrire les effectifs en insertion et les moyens d’encadrement ;
• préciser les coordonnées du correspondant technique ;
• organiser le paiement par virement, avec transmission d’un RIB ou d’un RIP ;
• fixer des objectifs prévisionnels de sorties, notamment les sorties dynamiques ;
• formaliser le montant total de l’aide et la période d’effet de l’annexe financière.

Autrement dit, ce CERFA sert autant à l’instruction administrative du dossier qu’au suivi de l’exécution de la convention. Le formulaire mentionne d’ailleurs que le contrôle de l’application de la convention est effectué par la DIRECCTE ou la DIECCTE, selon le territoire concerné au moment de son usage.

Qui est concerné par le CERFA 12612*03

Le formulaire concerne la structure porteuse d’un ou de plusieurs ACI. Selon les mentions prévues dans le document, cette structure peut relever de différentes natures juridiques, par exemple une association, un CCAS, un CIAS, un EPCI ou une commune. Une catégorie résiduelle est également prévue pour les autres structures.

Le public visé sur la fiche DILA est indiqué comme étant les particuliers, mais dans les faits, ce CERFA est rempli dans un cadre institutionnel ou associatif. Il peut donc être manipulé par :

• un dirigeant associatif ;
• un responsable administratif ;
• un chargé de mission insertion ;
• un comptable ou un gestionnaire de structure ;
• un représentant de collectivité portant un chantier d’insertion.

Il est particulièrement utile lorsque l’organisme a signé, ou s’apprête à signer, une convention annuelle ou pluriannuelle avec l’État pour porter une activité d’insertion.

Les informations demandées dans le formulaire

Identification de l’organisme conventionné

Le CERFA demande d’abord les renseignements d’identification de la structure porteuse. Il faut indiquer la dénomination, l’adresse, les coordonnées utiles, ainsi que plusieurs références administratives. Une adresse distincte peut aussi être précisée pour l’envoi des documents administratifs et financiers.

Les principales données à renseigner sont les suivantes :

• numéro SIRET ;
• nature juridique ;
• code NAF ;
• IDCC ;
• nombre d’ateliers et chantiers d’insertion portés par l’organisme ;
• identité du correspondant technique, avec nom, prénom et courriel ;
• modalités de paiement par virement bancaire ou CCP.

Références de la convention

L’annexe doit rappeler le cadre conventionnel dans lequel elle s’inscrit. Le formulaire prévoit des zones pour mentionner :

• le numéro de l’annexe financière ou de l’avenant ;
• la date de dépôt ;
• la nature annuelle ou pluriannuelle de la convention ;
• le nombre d’années, le cas échéant ;
• la date de signature ;
• les éléments d’identification de l’ACI concerné.

Cette partie est essentielle pour rattacher correctement la demande de financement à la convention déjà conclue avec l’État.

Description du ou des ateliers et chantiers d’insertion

Le formulaire peut accueillir plusieurs ACI. Pour chacun, il faut renseigner :

• la dénomination ;
• le secteur d’activité ;
• le numéro SIRET, s’il est différent de celui de la structure porteuse ;
• le nombre de salariés en insertion prévus ;
• le nombre de salariés permanents chargés de l’encadrement technique ;
• l’équivalent temps plein correspondant ;
• le nombre de salariés permanents chargés de l’accompagnement socioprofessionnel ;
• l’équivalent temps plein correspondant.

Le secteur d’activité doit être choisi à partir de la codification prévue dans le formulaire. Cette nomenclature couvre des domaines variés, comme l’agriculture, la restauration collective, l’action sociale, l’entretien de locaux, la rénovation de logements ou encore l’animation d’activités culturelles et sportives.

Effectifs et autres conventionnements

Le CERFA prévoit aussi une photographie des effectifs de l’organisme conventionné au 31 décembre de l’année précédente. Il faut distinguer plusieurs catégories de salariés en insertion, notamment ceux recrutés dans le cadre de contrats relevant de l’article L. 5132-1 du code du travail, les contrats uniques d’insertion, les CDDI ou les contrats de professionnalisation.

La structure doit également signaler si elle bénéficie d’un autre conventionnement au titre de l’insertion par l’activité économique, par exemple en tant qu’entreprise d’insertion ou association intermédiaire. D’autres conventionnements peuvent aussi être mentionnés, comme ceux liés à un CHRS ou à un organisme de formation.

Données comptables et financeurs

Le formulaire demande certaines informations comptables du dernier exercice disponible. Il faut notamment indiquer le total des produits d’exploitation, la date de clôture de l’exercice, ainsi que la part des ventes et prestations. Les aides ou subventions complémentaires doivent aussi être signalées, avec l’origine de ces financements lorsqu’ils existent.

Parmi les financeurs ou contributeurs susceptibles d’être mentionnés figurent :

• la commune ;
• l’intercommunalité ;
• le département ;
• la région ;
• l’État, hors IAE et contrats aidés ;
• le FSE, hors aides aux postes ;
• le PLIE ;
• l’AGEFIPH ;
• une autre aide publique ;
• une fondation.

Objectifs négociés et sorties des salariés en insertion

Une partie importante du CERFA 12612*03 porte sur les objectifs de sortie. L’administration attend ici des prévisions sur la période couverte par l’annexe. Il s’agit de mesurer les résultats attendus de l’accompagnement en matière d’insertion professionnelle.

Le formulaire distingue plusieurs types de sorties, regroupées sous la notion de sorties dynamiques. D’après la codification intégrée au document, elles comprennent :

• les sorties dans l’emploi durable ;
• les sorties dans l’emploi de transition ;
• les sorties positives.

Le texte du formulaire précise que doivent être considérés comme des sorties les départs définitifs de salariés restés trois mois consécutifs et plus dans la structure.

La structure doit indiquer un nombre prévisionnel de sorties et des objectifs exprimés en pourcentage pour chaque catégorie. Cette étape demande de la cohérence entre le projet d’insertion, les moyens humains déclarés et la réalité des publics accompagnés.

Comment remplir le CERFA 12612*03 sans erreur

Vérifier la cohérence avec la convention principale

Avant toute saisie, il est conseillé de reprendre la convention signée avec l’État. L’annexe financière doit correspondre exactement à cette base, notamment pour la durée, l’identification de la structure et le ou les ACI concernés. Une erreur sur la date de signature, le nombre d’années ou le numéro d’avenant peut ralentir le traitement.

Préparer les données administratives et comptables

Le formulaire n’est pas compliqué dans sa forme, mais il suppose de disposer d’informations fiables et déjà consolidées. Il est préférable de rassembler en amont :

• les références SIRET de la structure porteuse et, si besoin, des établissements concernés ;
• la nature juridique exacte ;
• le code NAF ;
• l’IDCC applicable ;
• les effectifs en insertion de l’année précédente ;
• les effectifs permanents d’encadrement et d’accompagnement, avec conversion en ETP ;
• les données comptables du dernier exercice clos ;
• les éléments de financement complémentaire ;
• un RIB ou un RIP à jour.

Soigner les objectifs de sortie

Cette partie mérite une attention particulière. Des objectifs trop faibles peuvent être mal perçus au regard du projet d’insertion. Des objectifs trop ambitieux risquent au contraire de créer un décalage entre les engagements affichés et les résultats attendus. Il faut donc s’appuyer sur l’expérience de la structure, la composition du public accueilli et le type d’activité exercée.

Lorsque le remplissage du document prend du temps ou mobilise plusieurs interlocuteurs, l’intérêt d’un formulaire déjà structuré apparaît clairement. Sur Startdoc, ce CERFA peut être préparé plus simplement, avec une trame pensée pour éviter les oublis sur les rubriques sensibles liées aux ACI et au paiement de l’aide par l’ASP.

Pièces et éléments à joindre

Le formulaire mentionne expressément la fourniture d’un RIB ou d’un RIP pour permettre le paiement par virement. C’est la pièce la plus clairement exigée dans le document source.

D’autres justificatifs peuvent être demandés selon le contexte de la convention, de l’avenant ou de l’instruction du dossier. En l’absence de notice associée dans les données disponibles, il est prudent de vérifier les demandes exactes auprès du service instructeur compétent ou sur Service-Public.fr.

En pratique, il peut être utile de préparer :

• le relevé d’identité bancaire ou postal ;
• les documents relatifs à la convention principale ;
• les éléments justifiant les données comptables et d’effectifs ;
• les éventuels avenants ou annexes antérieures, si le dossier s’inscrit dans une continuité.

Transmission, signature et suivi du dossier

Qui signe le formulaire

Le CERFA prévoit une signature par l’État et par la structure porteuse. Chaque partie doit faire figurer sa qualité, sa signature et son cachet. Le document formalise ainsi l’accord sur le financement de l’aide à l’accompagnement et sur les objectifs associés.

À qui le formulaire est destiné

Le document mentionne plusieurs destinataires selon les exemplaires. L’original blanc est destiné à l’ASP, l’exemplaire jaune à la DIRECCTE ou DIECCTE, et l’exemplaire rose à la structure. Cette répartition rappelle que le formulaire a une double finalité, financière et administrative.

L’ASP intervient pour le paiement de l’aide. Le service de l’État compétent assure, quant à lui, le contrôle de l’application de la convention.

Que se passe-t-il après le dépôt

Une fois transmis, le dossier peut faire l’objet d’une vérification portant sur la complétude du formulaire, la cohérence des données renseignées et la conformité avec la convention. Le texte du CERFA précise qu’en cas de non-exécution de la convention, les sommes déjà versées peuvent faire l’objet d’un ordre de reversement.

Il est donc important de conserver une copie complète du dossier, avec le formulaire signé, le RIB transmis et les éléments ayant servi à renseigner les effectifs, les objectifs et les données financières.

Ce qu’il faut retenir avant d’utiliser ce CERFA

Le CERFA 12612*03 est un document clé pour les structures qui portent des ateliers et chantiers d’insertion. Il ne remplace pas la convention avec l’État, mais il en constitue l’annexe opérationnelle et financière pour le versement de l’aide à l’accompagnement.

Pour être bien rempli, il doit refléter fidèlement :

• l’identité de la structure porteuse ;
• la situation du ou des ACI ;
• les effectifs en insertion et les moyens permanents mobilisés ;
• les objectifs de sortie ;
• les données comptables utiles ;
• les modalités de paiement par l’ASP.

La dernière vérification DILA mentionnée pour cette fiche date du 30 novembre 2021. En cas de doute sur une rubrique, sur la version applicable ou sur les pièces attendues, il reste préférable de consulter la fiche officielle Service-Public.fr correspondant à la référence R2083, ou de se rapprocher du service instructeur compétent.