CERFA 12672-03 : Déclaration de vacances adaptées organisées (adultes handicapés)

Déclaration d’un séjour VAO, à quoi sert le Cerfa 12672*04

Le Cerfa 12672*04 correspond à la déclaration d’un séjour de « Vacances adaptées organisées », destiné à des personnes handicapées majeures. Il s’adresse aux organisateurs qui mettent en place un séjour relevant du dispositif VAO et qui doivent informer l’administration avant sa tenue.

Ce formulaire a une finalité très concrète : permettre à la préfecture compétente de disposer des informations essentielles sur l’organisateur, le séjour, les transports, l’encadrement, l’hébergement et les mesures de sécurité sanitaire prévues pour les vacanciers. La déclaration ne se limite donc pas à une simple formalité administrative. Elle participe au contrôle du cadre d’accueil des personnes handicapées majeures pendant leurs vacances.

Le document doit être accompagné de la copie de l’agrément « vacances adaptées organisées » ainsi que de justificatifs liés à la sécurité incendie des hébergements. Cette exigence montre bien que la démarche porte à la fois sur la capacité juridique de l’organisateur à proposer ce type de séjour et sur la sécurité matérielle des lieux d’accueil.

Le titre officiel du formulaire est : Déclaration d’un séjour "Vacances adaptées organisées - VAO" pour personnes handicapées majeures. Son identifiant DILA est R1311. La dernière vérification DILA mentionnée est datée du 26 avril 2024.

Ce Cerfa concerne le public des particuliers au sens de la fiche Service-Public.fr, mais en pratique il est surtout utilisé par les structures ou personnes physiques organisatrices qui disposent de l’agrément requis. Selon la forme choisie, l’organisateur peut être une personne physique ou une personne morale, par exemple une association ou une société.

Qui doit remplir ce formulaire et dans quels cas

La déclaration vise les séjours de vacances adaptées organisées destinés à des personnes handicapées majeures. Elle doit être remplie par l’organisateur du séjour. Le formulaire distingue d’ailleurs deux hypothèses :

• l’organisateur est une personne physique, avec indication de son identité, de son domicile et du siège de ses activités VAO,
• l’organisateur est une personne morale, avec mention de la dénomination sociale, de la forme juridique, du siège social, des représentants légaux et, le cas échéant, de l’établissement secondaire ou de la délégation locale qui organise le séjour.

La déclaration est requise pour chaque séjour concerné. Elle permet notamment à l’administration de connaître :

• le nom du séjour et ses dates,
• son caractère fixe ou itinérant,
• les départements concernés, voire les pays concernés si une partie du séjour a lieu à l’étranger,
• l’effectif prévisionnel des vacanciers,
• la tranche d’âge et les types de déficiences pris en compte,
• le nombre de responsables et d’accompagnants prévus,
• les modalités de transport,
• les dispositions sanitaires et les protocoles de gestion des risques.

Le contenu du Cerfa montre que la déclaration est particulièrement importante lorsque le séjour présente une organisation complexe, par exemple un séjour itinérant, des déplacements fréquents, des activités spécifiques ou la nécessité d’un suivi de traitements médicamenteux.

En pratique, toute structure agréée qui organise ce type de vacances a intérêt à préparer la déclaration très en amont. Le formulaire est détaillé et demande des informations parfois techniques, notamment sur la conservation des médicaments, les protocoles d’évacuation ou les conditions d’adaptation des véhicules.

Quand faire la déclaration de séjour VAO

Le délai indiqué par le formulaire officiel est clair : la déclaration doit être transmise deux mois avant la tenue du séjour. Ce délai vaut pour l’envoi à la préfecture du département où se déroule le séjour.

Lorsque le séjour est itinérant, la vigilance doit être renforcée. Le formulaire précise qu’il doit alors être adressé aux différentes préfectures pouvant être concernées. Il est donc recommandé d’identifier dès la conception du séjour tous les départements traversés ou utilisés comme lieux d’hébergement, afin de ne pas oublier une autorité compétente.

Le formulaire prévoit aussi une étape complémentaire à ne pas négliger. Les informations sur l’encadrement doivent être complétées, au plus tard huit jours avant la tenue du séjour, par la liste du personnel responsable du déroulement du séjour et du personnel accompagnant, selon la fiche complémentaire prévue en annexe.

Autrement dit, la démarche administrative s’inscrit généralement dans un calendrier en deux temps :

Ce calendrier suppose une préparation sérieuse. Un dossier incomplet ou envoyé trop tard peut fragiliser l’organisation du séjour. Pour cette raison, de nombreux organisateurs préfèrent s’appuyer sur un formulaire déjà structuré. Sur ce point, Startdoc permet d’accéder à une version prête à compléter du Cerfa 12672*04, ce qui facilite la vérification des rubriques indispensables avant l’envoi.

Où envoyer le Cerfa 12672*04

Le document officiel prévoit deux modalités de transmission.

Dépôt en ligne

Le formulaire peut être déposé sur la plateforme numérique dédiée aux vacances adaptées organisées, à l’adresse suivante : https://VAO.social.gouv.fr.

Cette solution peut être la plus pratique lorsque tous les éléments du dossier ont été préparés au format numérique, notamment la copie de l’agrément et les pièces relatives à la sécurité incendie des hébergements.

Envoi à la préfecture compétente

Le formulaire peut aussi être adressé, par tout moyen, y compris par courrier électronique, à la préfecture, plus précisément à la DDETS-PP ou DDETS compétente du département où se déroule le séjour.

En cas de séjour itinérant, l’envoi doit être fait aux différentes préfectures susceptibles d’être concernées.

Avant tout envoi, il est prudent de vérifier les coordonnées à jour de la préfecture ou du service compétent. Les modalités locales de réception peuvent varier. Le lien Service-Public.fr associé à ce formulaire peut être utile pour partir d’une source officielle : https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/R1311.

Comment remplir le formulaire, rubrique par rubrique

Le Cerfa 12672*04 est dense. Il doit être renseigné avec précision, car il sert à présenter l’ensemble du séjour à l’administration. Une lecture ligne à ligne évite les oublis.

1. Les renseignements sur l’organisateur

La première partie porte sur l’agrément « vacances adaptées organisées » :

• région d’obtention de l’agrément,
• numéro d’agrément,
• date d’obtention.

Ensuite, les informations demandées diffèrent selon que l’organisateur est une personne physique ou une personne morale.

Pour une personne physique, il faut notamment renseigner l’identité, la profession, l’adresse du domicile, les coordonnées de contact et l’adresse du siège des activités de vacances adaptées organisées.

Pour une personne morale, il faut indiquer la dénomination ou raison sociale, le nom commercial, les statuts et la forme juridique, l’adresse du siège social, les coordonnées de l’organisme, puis l’identité et les fonctions des représentants légaux ou statutaires.

Le formulaire prévoit également une rubrique sur l’établissement secondaire ou la délégation locale organisant le séjour, ainsi qu’une rubrique dédiée au responsable de l’organisation des séjours VAO.

2. Les informations générales sur le séjour

Cette partie décrit le séjour lui-même :

• nom du séjour,
• date de début et date de fin,
• caractère itinérant ou non,
• départements de départ, d’arrivée et autres départements de séjour,
• éventuel pays concerné en cas de séjour à l’étranger.

Des informations prévisionnelles sur les vacanciers sont aussi demandées : effectif, répartition femmes et hommes, tranche d’âge, type de déficiences, notamment en cas de polyhandicap, avec possibilité de préciser la situation.

Le formulaire demande encore des informations indicatives sur le personnel présent, avec le nombre de responsables sur le ou les lieux de séjour et le nombre d’accompagnants prévus. Il faut aussi signaler si une procédure est prévue en cas de recrutement de personnels supplémentaires durant le séjour.

Enfin, l’organisateur doit présenter le projet de séjour, en indiquant notamment :

• la destination, mer, campagne, montagne, séjour à thème ou étranger,
• la période, printemps, été, automne ou hiver,
• les prestations spécifiques proposées, sportives, culturelles, de découverte ou de bien-être,
• le personnel ou l’organisme prévu pour encadrer les activités spécifiques si nécessaire.

3. Les transports avant et pendant le séjour

Le formulaire accorde une place importante au transport des vacanciers. Il faut indiquer si le trajet depuis le lieu de résidence habituelle est assuré par les vacanciers eux-mêmes ou par l’organisateur VAO.

Si l’organisateur assure le transport, il faut préciser le mode utilisé, par exemple avion, train, autobus, automobile, bateau ou autre, puis décrire l’organisation retenue : conditions d’accompagnement, gestion des correspondances, points de prise en charge, temps d’attente, et toute autre mesure utile. Le formulaire demande aussi si les véhicules utilisés sont adaptés.

Les déplacements pendant le séjour doivent également être détaillés. L’organisateur doit préciser la fréquence, les distances et les modes de transport pour :

• les déplacements de proximité,
• les excursions,
• les trajets entre étapes dans le cas d’un séjour itinérant.

Ici encore, l’adaptation des véhicules doit être mentionnée.

4. Les dispositions d’ordre sanitaire

Cette section est centrale. Elle porte sur l’organisation concrète de la sécurité sanitaire des vacanciers pendant le séjour.

Il faut d’abord indiquer si des dispositions sanitaires spécifiques sont prévues, puis préciser si l’équipe comprend une personne formée aux gestes et soins d’urgence, un infirmier ou une aide-soignante, avec les détails nécessaires.

Le formulaire s’intéresse ensuite à l’environnement médical de proximité, en demandant si un accord est passé avec un cabinet médical ou paramédical proche du lieu de séjour. Il prévoit aussi une rubrique sur la présence d’une trousse à pharmacie de premier secours.

Une attention particulière est portée à la gestion des traitements médicamenteux. L’organisateur doit décrire :

• la personne désignée pour la distribution et l’administration des médicaments, ainsi que l’enregistrement de l’administration,
• les modalités de stockage dans un lieu sécurisé,
• la conservation des médicaments thermosensibles,
• l’individualisation des traitements,
• la méthode retenue pour la préparation des piluliers,
• la présence d’une prescription médicale jointe à chaque pilulier,
• le protocole applicable en cas de modification du traitement en cours de séjour,
• l’existence d’une fiche de suivi de la distribution et de l’administration des médicaments.

Le niveau de détail attendu impose de réunir à l’avance les informations utiles auprès des familles, représentants légaux, établissements habituels de résidence ou professionnels de santé, selon la situation des vacanciers.

5. Les protocoles de sécurité et de gestion des incidents

Le formulaire demande enfin plusieurs protocoles ou dispositions pratiques :

• protocole d’évacuation et de rapatriement des vacanciers si nécessaire,
• protocole en cas de chute, d’intoxication ou d’autre accident,
• protocole en cas de réorientation d’un vacancier si les conditions générales du séjour s’avèrent inadaptées à sa situation,
• mesures particulières prévues en cas d’alerte canicule, pour les locaux et les transports,
• conditions prévues pour la gestion sur place du budget personnel des vacanciers, lorsqu’ils en font la demande.

Cette partie permet à l’administration d’apprécier le sérieux de l’anticipation mise en place par l’organisateur.

Les pièces à joindre au dossier

Le texte officiel du formulaire impose au minimum deux catégories de pièces :

• la copie de l’agrément « vacances adaptées organisées »,
• les justificatifs liés à la sécurité incendie des hébergements.

Le formulaire mentionne également des annexes, en particulier la fiche complémentaire sur le personnel et une fiche-annexe relative aux lieux d’hébergement. Cette dernière doit être dupliquée autant de fois qu’il existe de lieux d’hébergement au cours du séjour. Pour un séjour fixe, une seule fiche peut suffire. Pour un séjour itinérant, il faut autant de fiches qu’il y a de lieux concernés.

Comme le contenu intégral des annexes n’est pas reproduit ici, il est utile de vérifier sur le formulaire officiel ou sur la plateforme de dépôt si d’autres éléments sont attendus selon la nature du séjour.

Ce qu’il faut vérifier avant l’envoi

Avant de transmettre le Cerfa 12672*04, plusieurs points méritent une relecture attentive.

Vérifier la cohérence générale du dossier

Les informations sur les vacanciers, l’encadrement, les transports et l’hébergement doivent être cohérentes entre elles. Par exemple, un effectif important de vacanciers ou des besoins de santé spécifiques supposent généralement un encadrement et une organisation adaptés.

Ne pas oublier les départements concernés

Pour un séjour itinérant, il faut lister les différents départements concernés. Une erreur sur ce point peut conduire à une transmission incomplète du dossier.

Sécuriser la partie sanitaire

La gestion des traitements, des piluliers, du stockage sécurisé et des éventuelles urgences médicales fait partie des éléments les plus sensibles du formulaire. Il est utile de relire cette partie avec une attention particulière.

Préparer la mise à jour à huit jours

Le dossier initial ne clôt pas la démarche. Il faut anticiper l’envoi de la fiche complémentaire avec la liste du personnel au plus tard huit jours avant le séjour.

Conserver une preuve de transmission

Qu’il s’agisse d’un dépôt en ligne, d’un courrier électronique ou d’un autre mode d’envoi, il est prudent de conserver une copie intégrale du dossier transmis ainsi qu’une preuve de dépôt ou d’envoi.

Que se passe-t-il après la déclaration

Le formulaire comprend une partie réservée à la préfecture, avec la date de dépôt de la déclaration, le numéro d’enregistrement et le cachet du service compétent. Cela signifie que le dossier fait l’objet d’un enregistrement administratif.

Après transmission, l’administration peut examiner les éléments fournis au regard de la réglementation applicable aux vacances adaptées organisées. Si le dossier est incomplet ou appelle des précisions, il peut être utile d’être joignable rapidement via les coordonnées indiquées dans le formulaire.

La bonne pratique consiste à rester disponible jusqu’au début du séjour, puis à respecter l’obligation de compléter les informations sur le personnel dans le délai de huit jours avant la tenue du séjour.

Il faut aussi garder à l’esprit que la déclaration n’exonère pas l’organisateur de ses autres obligations. Le contenu même du formulaire rappelle, par exemple, que les accompagnants et le responsable du déroulement du séjour sur le lieu de vacances ne doivent pas avoir fait l’objet d’une condamnation inscrite au bulletin n°3 du casier judiciaire, conformément à l’article R412-14 du code du tourisme.

Pourquoi ce Cerfa demande autant d’informations

Le niveau de détail du Cerfa 12672*04 peut surprendre lors d’une première utilisation. Il s’explique par la nature du séjour déclaré. Les vacances adaptées organisées accueillent des personnes handicapées majeures, avec des profils très variables, des besoins de santé parfois importants, et des exigences particulières en matière d’accompagnement, de transport, de sécurité et d’hébergement.

L’administration attend donc une présentation précise du projet, non seulement pour identifier l’organisateur et l’itinéraire du séjour, mais aussi pour apprécier la façon dont les conditions concrètes de vacances ont été préparées. La déclaration joue ici un rôle de prévention.

Elle permet de vérifier en amont que les principaux risques ont été anticipés : incidents médicaux, difficultés de transport, conservation des traitements, adaptation des lieux d’hébergement, épisodes de forte chaleur, ou encore réorientation d’un vacancier si le séjour s’avère inadapté à sa situation.

Accéder à la bonne version du formulaire

Pour cette démarche, il convient d’utiliser la version Cerfa 12672*04. Avant de compléter le document, il est conseillé de vérifier que la version téléchargée correspond bien à celle actuellement référencée par la DILA et reprise sur Service-Public.fr.

Le titre exact à rechercher est : Déclaration d’un séjour "Vacances adaptées organisées - VAO" pour personnes handicapées majeures. En cas de doute sur les modalités pratiques, les pièces à joindre ou la compétence territoriale de la préfecture, la page officielle liée à l’identifiant R1311 reste la référence à consulter.

Une préparation rigoureuse du dossier, respectant le délai de deux mois et la mise à jour du personnel huit jours avant le départ, reste la meilleure manière de sécuriser la démarche et d’organiser le séjour dans de bonnes conditions administratives.