CERFA 14095-02 : Demande d'autorisation pour l'installation d'une vidéosurveillance dans un établissement bancaire

CERFA 14095*03 : demander l’autorisation d’un système de vidéoprotection pour un établissement bancaire

Le CERFA 14095*03 correspond à la demande d’autorisation d’un système de vidéoprotection pour un établissement bancaire. Il s’agit du formulaire officiel utilisé pour solliciter l’accord de l’administration avant la mise en place, la modification ou le renouvellement d’un dispositif de vidéoprotection dans ce type d’établissement.

Ce document, identifié par la DILA sous la référence R24394, vise les dispositifs installés dans les locaux d’une banque, à leurs abords immédiats ou, dans certains cas, dans un périmètre vidéoprotégé. Il doit être rempli avec précision, car l’autorisation repose autant sur la finalité du système que sur ses caractéristiques techniques, les personnes habilitées à consulter les images, les mesures de sécurité mises en place et les modalités d’information du public.

Le formulaire mentionne les dispositions du code de la sécurité intérieure applicables à la vidéoprotection. Il rappelle notamment que les personnes de droit privé ne peuvent poursuivre que certaines finalités, liées à la sécurité des personnes et des biens, à la protection des abords immédiats de leurs bâtiments et à la prévention d’actes de terrorisme, dans les conditions prévues par les textes.

En pratique, ce CERFA est souvent utilisé pour un nouveau système, mais aussi en cas de modification d’un dispositif déjà autorisé ou de demande de renouvellement. Avant de le transmettre, il est essentiel de vérifier que toutes les rubriques ont été renseignées de façon cohérente, en particulier lorsqu’une ou plusieurs caméras visionnent la voie publique.

Dans quels cas ce formulaire doit être utilisé

Les situations concernées

Le CERFA 14095*03 doit être utilisé lorsqu’un établissement bancaire souhaite obtenir une autorisation administrative pour un système de vidéoprotection. Le formulaire couvre trois hypothèses principales :

• la demande d’autorisation d’un nouveau système,
• la modification d’un système déjà autorisé,
• le renouvellement d’un système autorisé.

Le formulaire est donc utile aussi bien lors d’une première installation que lorsqu’un dispositif existant évolue, par exemple si le nombre de caméras change, si l’implantation est modifiée ou si l’exploitation des images est réorganisée.

Les finalités admises par le formulaire

La rubrique dédiée à la finalité du système impose de cocher une ou plusieurs cases correspondant à l’objectif poursuivi. Pour un établissement bancaire, le formulaire prévoit notamment les finalités suivantes :

• la prévention des atteintes à la sécurité des personnes et des biens dans des lieux et établissements ouverts au public particulièrement exposés à des risques d’agression ou de vol,
• la protection des abords immédiats des bâtiments et installations relevant d’une personne morale de droit privé exposés à des actes de terrorisme,
• la prévention d’actes de terrorisme.

Cette partie est essentielle. L’autorisation ne repose pas seulement sur l’existence de caméras, mais sur la justification concrète du système au regard des finalités admises par le code de la sécurité intérieure.

À quelle autorité adresser la demande

Le formulaire prévoit l’indication du numéro du département de la préfecture compétente. En principe, il s’agit du département dans lequel le système de vidéoprotection doit être installé. Lorsque le dispositif est en réseau et couvre plusieurs départements, la demande doit être adressée à la préfecture du département où se situe le siège social, selon les indications figurant sur le formulaire.

En cas d’hésitation sur la préfecture compétente ou sur les modalités d’envoi du dossier, il est prudent de vérifier les informations actualisées sur Service-Public.fr ou auprès de la préfecture concernée.

Comment remplir le CERFA 14095*03 sans oublier d’information importante

1. Identifier le déclarant et les interlocuteurs du dossier

La rubrique 2 du formulaire demande d’indiquer l’identité du déclarant, du responsable du système et du contact pour la mise à disposition des images aux forces de l’ordre.

Il faut notamment renseigner :

• la désignation fonctionnelle du déclarant,
• la raison sociale de l’établissement,
• l’éventuel nom usuel ou sigle,
• l’adresse complète de l’établissement bancaire,
• le téléphone et l’adresse électronique du déclarant,
• le contact à joindre pour la mise à disposition des images aux forces de l’ordre.

La désignation fonctionnelle doit être cohérente avec les responsabilités exercées dans l’établissement. Il est préférable d’éviter les formulations vagues. Plus l’identification des personnes ou fonctions concernées est claire, plus l’instruction du dossier sera facilitée.

2. Préciser les informations générales et la finalité du système

Le formulaire demande ensuite les horaires d’ouverture, lorsque l’établissement est ouvert au public. Cette indication permet à l’administration d’apprécier le contexte d’utilisation du système.

La ou les finalités doivent ensuite être cochées avec soin. Il est conseillé de ne retenir que celles qui correspondent réellement au projet. Une sélection trop large ou insuffisamment justifiée peut rendre le dossier moins lisible.

3. Décrire précisément la localisation du système

La rubrique 4 distingue deux cas :

• le lieu d’installation et le nombre de caméras,
• la demande portant sur un périmètre vidéoprotégé.

Il ne faut renseigner qu’une seule de ces deux sous-rubriques, selon la situation.

Lieu d’installation et nombre de caméras

Si la demande porte sur un site déterminé, il convient d’indiquer l’adresse du lieu d’installation, puis :

• le nombre de caméras intérieures,
• le nombre de caméras extérieures,
• le cas échéant, le nombre de caméras visionnant la voie publique.

Pour les systèmes de moins de 8 caméras installées à l’intérieur d’un établissement ouvert au public, le formulaire demande aussi la superficie de l’établissement.

Demande portant sur un périmètre vidéoprotégé

Si le projet relève de la notion de périmètre vidéoprotégé, la rubrique correspondante doit être remplie seule. Il faut alors préciser la délimitation du périmètre à l’aide de plusieurs adresses, dans la limite indiquée par le formulaire. Une case spécifique permet aussi de signaler qu’au moins une caméra visualise la voie publique.

Cette partie demande une grande rigueur. Une erreur de rubrique ou une description imprécise du périmètre peut compliquer l’examen du dossier.

4. Présenter les caractéristiques techniques du dispositif

La rubrique 5 porte sur les éléments techniques du système. Il faut indiquer :

• le délai de conservation des images, en jours, avec un nombre compris entre 0 et 30,
• l’existence ou non d’un système de retransmission des images,
• si la retransmission s’effectue en temps réel ou en temps différé,
• si le système est mis en place par un installateur certifié,
• le nom de l’installateur et son numéro de certification, le cas échéant,
• si une attestation de conformité aux normes techniques a été remise.

Lorsque l’installateur n’est pas certifié, le formulaire indique qu’il faut joindre un questionnaire précisant les caractéristiques techniques du dispositif et sa conformité aux normes prévues. C’est un point à ne pas négliger.

Pour éviter les oublis matériels sur ce type de dossier réglementé, beaucoup d’usagers recherchent un document déjà structuré, c’est précisément l’intérêt d’une solution comme Startdoc, qui permet d’accéder à la bonne version du CERFA 14095*03 dans un format plus simple à compléter.

5. Désigner les personnes habilitées à accéder aux images

La rubrique 6 doit identifier les personnes habilitées, par leur désignation fonctionnelle. Plusieurs lignes sont prévues. Le formulaire demande également si l’une de ces personnes relève d’une société privée délégataire.

Il faut ensuite préciser si une procédure de traçabilité est en place pour suivre les interventions des personnes autorisées à accéder aux images, puis indiquer le contact permettant de consulter cette procédure.

Cette partie est particulièrement importante au regard de la sécurité et du contrôle des accès aux images enregistrées ou visualisées.

6. Indiquer les modalités d’exploitation des images

La rubrique 7 n’est à remplir que si les images sont traitées dans un lieu différent de celui d’implantation du système ou par une personne autre que le responsable du système.

Dans ce cas, il faut mentionner :

• l’adresse du lieu de traitement,
• le nom du service concerné, si le traitement est effectué par un service,
• ou les nom et prénom de la personne concernée, si le traitement est effectué par une personne physique.

Cette rubrique permet à l’administration d’identifier où et par qui les images sont effectivement exploitées.

7. Décrire les mesures de sécurité et de confidentialité

Le formulaire demande une description concrète des mesures adoptées pour assurer la confidentialité des images. Il faut exposer :

• les mesures de contrôle d’accès au poste central de surveillance, par exemple un code d’accès ou un accès contrôlé,
• les mesures prises pour la sauvegarde et la protection des enregistrements, s’il existe un système d’enregistrement,
• les modalités de destruction des enregistrements.

Il ne s’agit pas d’une formalité purement descriptive. Ces éléments participent directement à l’évaluation de la conformité du projet.

8. Prévoir l’information du public et l’exercice du droit d’accès

La rubrique 9 demande d’indiquer le nombre d’affiches ou de panneaux d’information prévus, ainsi que leur localisation. L’information du public est une composante essentielle d’un dispositif de vidéoprotection autorisé.

La rubrique 10 impose ensuite de désigner la personne, ou plus exactement la fonction, auprès de laquelle s’exerce le droit d’accès, avec ses coordonnées téléphoniques et l’adresse du service concerné.

Enfin, le signataire doit préciser la fonction qui l’habilite à signer, puis dater et signer le formulaire en s’engageant à respecter les dispositions du code de la sécurité intérieure relatives à la vidéoprotection.

Pièces et éléments à préparer avant le dépôt du dossier

Le CERFA fait apparaître plusieurs éléments complémentaires susceptibles d’être joints selon la configuration du système. Il est utile de préparer le dossier en amont pour éviter un envoi incomplet.

Le formulaire renvoie à une notice pour certains points, alors même qu’aucune notice associée n’est signalée dans les informations disponibles. En cas de doute sur une pièce à joindre, mieux vaut consulter la préfecture compétente ou la page Service-Public consacrée au formulaire.

Après le dépôt, comment suivre la demande

Ce que prévoit le formulaire

Une partie du CERFA est réservée à l’administration. Elle comporte notamment :

• la nature de la demande,
• le numéro de dossier en cas de modification ou de renouvellement,
• la date d’arrivée,
• la date de délivrance du récépissé,
• la date de la décision.

Ces mentions montrent que le dossier fait l’objet d’un enregistrement puis d’une instruction par l’autorité compétente. Il est donc utile de conserver une copie intégrale du formulaire envoyé, ainsi que de toutes les pièces jointes.

Les bons réflexes après l’envoi

Après le dépôt du dossier, il est conseillé de :

• garder une copie du CERFA signé,
• conserver la preuve d’envoi ou de dépôt,
• noter les coordonnées du service préfectoral compétent,
• préparer rapidement tout document complémentaire qui pourrait être demandé.

Si la demande porte sur la modification ou le renouvellement d’un système déjà autorisé, le numéro du dossier précédent doit être repris avec exactitude. Cette information facilite le rapprochement avec l’autorisation déjà délivrée.

Vérifier la version du formulaire

La dernière vérification DILA mentionnée pour ce formulaire date du 29 janvier 2024. Avant toute utilisation, il reste prudent de vérifier qu’aucune mise à jour n’est intervenue depuis, en consultant la fiche officielle Service-Public correspondante.

Le titre exact à rechercher est : Demande d’autorisation d’un système de vidéoprotection pour un établissement bancaire, CERFA 14095*03.

Points de vigilance pour éviter un refus ou un retard

Plusieurs erreurs reviennent fréquemment lors de la constitution de ce type de dossier administratif.

• Renseigner à la fois le lieu d’installation classique et le périmètre vidéoprotégé, alors que le formulaire demande de ne compléter qu’une seule rubrique.
• Oublier d’indiquer le nombre de caméras visionnant la voie publique, lorsque cette situation existe.
• Choisir une finalité trop large ou mal adaptée au projet réel.
• Négliger la description des mesures de sécurité et de confidentialité.
• Omettre le contact chargé de mettre les images à disposition des forces de l’ordre.
• Ne pas préciser la procédure de traçabilité des accès aux images.
• Indiquer un délai de conservation des images en dehors de la limite prévue par le formulaire.
• Signer le dossier sans préciser la fonction habilitant le signataire à agir au nom de l’établissement.

Un formulaire complet, cohérent et accompagné des bons justificatifs permet généralement une instruction plus fluide. À l’inverse, une information imprécise sur la localisation des caméras, l’exploitation des images ou l’identité des personnes habilitées peut conduire à une demande de complément, voire à un rejet si le projet n’apparaît pas suffisamment encadré.

Le CERFA 14095*03 doit donc être abordé comme un véritable dossier de conformité en matière de vidéoprotection, et non comme un simple formulaire déclaratif. C’est particulièrement vrai pour les établissements bancaires, compte tenu de la sensibilité des lieux, de l’accueil du public et des impératifs de sécurité qui justifient ce régime d’autorisation préalable.