CERFA 14732-01 : Dossier de demande d'admission d'hébergement pour personnes âgées dépendantes - EHPAD

Le CERFA 14732*03, le dossier unique de demande d'admission en EHPAD

Le CERFA 14732*03, intitulé Demande d'admission en EHPAD, permet de constituer un dossier unique en vue d'une admission temporaire ou permanente en établissement d'hébergement pour personnes âgées dépendantes. Il s'adresse aux particuliers, le plus souvent à la personne concernée, à sa famille, à un proche aidant, à une personne de confiance, à un travailleur social ou au représentant légal lorsqu'une mesure de protection existe.

Ce formulaire officiel répond à une logique simple : éviter de refaire intégralement le même dossier pour chaque établissement sollicité. Une fois complété, il peut être transmis à plusieurs EHPAD, sous réserve de le photocopier ou de l'envoyer en plusieurs exemplaires. Il convient toutefois de garder en tête un point essentiel : le dépôt du dossier ne vaut pas admission. Il permet seulement l'inscription sur une liste d'attente et l'étude de la demande par les établissements choisis.

Le document est structuré en deux volets distincts :

• un dossier administratif, signé par le demandeur ou son représentant légal ;
• un dossier médical, obligatoirement rempli par un médecin et transmis sous pli confidentiel au médecin coordonnateur de l'établissement.

Ce formalisme n'est pas anodin. L'EHPAD doit pouvoir apprécier à la fois la situation personnelle, familiale et financière du futur résident, mais aussi vérifier que son état de santé est compatible avec les capacités d'accompagnement et de soins de la structure.

À quoi sert précisément ce formulaire

Un dossier pour plusieurs types d'accueil

Le CERFA 14732*03 ne concerne pas uniquement l'hébergement permanent. Il couvre plusieurs modalités d'entrée en établissement ou d'accueil, selon les besoins de la personne âgée et de son entourage.

• Hébergement permanent, lorsque l'entrée en EHPAD est envisagée de façon durable.
• Hébergement temporaire, pour un séjour limité dans le temps, avec indication du nombre de jours souhaités.
• Accueil de jour, lorsque la personne reste à domicile mais fréquente l'établissement certains jours ou demi-journées.
• Accueil de nuit, lorsque l'accompagnement recherché porte sur certaines nuits de la semaine ou du mois.

Le formulaire permet aussi de préciser la date d'entrée souhaitée, le degré d'urgence, la demande d'admission avec le conjoint, ainsi que le rythme d'accueil recherché pour les prises en charge partielles. Cette précision est déterminante pour l'examen du dossier.

Un outil de coordination entre la personne, les proches et l'établissement

Au-delà de la demande elle-même, le dossier rassemble les informations utiles à la coordination de l'admission : identité de la personne, lieu de vie actuel, existence d'un aidant, désignation d'une personne de confiance, coordonnées du médecin traitant, services déjà mobilisés à domicile, mesures de protection juridique éventuelles, modalités de financement envisagées.

Le volet médical complète cette vision d'ensemble avec les antécédents, les pathologies en cours, les traitements, le niveau d'autonomie, les risques particuliers, les appareillages et les besoins en soins techniques. Cette partie est essentielle, car l'EHPAD doit pouvoir déterminer s'il dispose des moyens adaptés pour accueillir la personne dans de bonnes conditions.

Le cadre juridique de la demande d'admission en EHPAD

Le formulaire mentionne expressément l'article D. 312-155-0 du code de l'action sociale et des familles. Il s'inscrit donc dans un cadre réglementaire précis relatif à l'admission en établissement pour personnes âgées dépendantes.

Le dossier unique poursuit plusieurs objectifs juridiques et pratiques :

• harmoniser les demandes d'admission entre établissements ;
• faciliter l'instruction des candidatures ;
• assurer une meilleure circulation des informations utiles, dans le respect du secret médical ;
• permettre, le cas échéant, l'alimentation d'un système d'information de suivi du parcours de la personne.

Le formulaire rappelle également l'application de la loi relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés. En pratique, la personne concernée bénéficie d'un droit d'accès et de rectification sur les données transmises à l'établissement. Elle peut aussi, pour des motifs légitimes, s'opposer au traitement de ses données, dans les limites compatibles avec l'instruction de la demande.

Ce que l'établissement peut examiner

L'EHPAD peut analyser le dossier pour apprécier plusieurs éléments :

• la cohérence de la demande au regard du type d'accueil demandé ;
• la disponibilité de places ;
• l'adéquation entre l'état de santé de la personne et les capacités de soins de l'établissement ;
• la faisabilité administrative et financière de l'admission.

Le formulaire précise d'ailleurs qu'après acceptation de la demande, la direction peut demander des pièces complémentaires. Il est donc prudent d'anticiper cette éventualité, notamment si la situation patrimoniale, médicale ou juridique présente une particularité.

Comment remplir le dossier administratif sans omission

L'identité et la situation personnelle

La première partie du dossier administratif porte sur l'état civil de la personne concernée. Il faut y faire figurer les renseignements d'identité complets, la nationalité, le numéro de sécurité sociale, éventuellement le numéro CAF, la situation familiale et le nombre d'enfants.

Le formulaire prévoit aussi plusieurs informations concrètes qui peuvent avoir un impact sur l'accueil :

• la présence d'un proche aidant ;
• la désignation d'une personne de confiance ;
• l'existence d'un animal de compagnie.

Ces mentions ne sont pas accessoires. Elles permettent à l'établissement de mieux comprendre l'environnement actuel de la personne et d'anticiper certaines modalités d'accompagnement.

Le lieu de vie actuel et le contexte de la demande

Le dossier demande ensuite où vit la personne à la date de la demande : domicile, chez un proche, résidence autonomie, résidence services séniors, long séjour, autre EHPAD, ou autre situation. Il faut aussi préciser les coordonnées complètes du lieu de vie actuel.

Une attention particulière doit être portée au contexte de la demande d'admission. C'est ici qu'il est utile d'expliquer, avec sobriété et précision, pourquoi l'entrée en EHPAD est envisagée : isolement, perte d'autonomie, épuisement de l'aidant, logement devenu inadapté, retour difficile à domicile, besoin de répit familial, sortie d'hospitalisation, ou évolution de l'état de santé.

Le formulaire prévoit également de mentionner les prestations déjà perçues ou les services intervenant auprès de la personne, par exemple SAAD, SSIAD, SPASAD, accueil de jour ou hospitalisation à domicile. Cette partie éclaire l'établissement sur les aides déjà mobilisées et sur le niveau d'accompagnement nécessaire.

Les personnes à contacter et la protection juridique

Le dossier invite à désigner les interlocuteurs à contacter au sujet de la demande. Selon la situation, il peut s'agir de la personne elle-même, d'un proche aidant, d'une personne de confiance ou d'un représentant dans le cadre d'une mesure de protection juridique.

Si une protection juridique existe, il faut la mentionner précisément : tutelle, curatelle, sauvegarde de justice, habilitation familiale, ou mandat de protection future, actif ou non. Les coordonnées de la personne chargée de cette protection doivent alors être indiquées de façon complète.

Cette étape est particulièrement importante. Une demande signée ou transmise sans respecter le cadre de représentation applicable peut retarder l'instruction du dossier. Lorsqu'une mesure est en cours d'ouverture, il est utile de le signaler clairement.

Le médecin traitant et les aspects financiers

Le formulaire prévoit l'identification du médecin traitant, s'il a été désigné. Cette information facilite les échanges médicaux et la continuité de la prise en charge.

La partie financière vise à déterminer comment les frais de séjour pourraient être assumés. Le demandeur peut indiquer plusieurs sources ou aides :

• financement personnel ;
• intervention des obligés alimentaires ou d'autres tiers ;
• caisse de retraite ;
• aide sociale à l'hébergement ;
• allocation logement, APL ou ALS ;
• APA à domicile pour l'accueil temporaire ;
• APA établissement pour l'hébergement permanent ;
• prestation de compensation du handicap ou allocation compensatrice pour tierce personne ;
• prestation pour tierce personne.

Il ne faut pas confondre cette partie avec une décision d'attribution. Le formulaire sert à signaler la situation, y compris lorsqu'une demande est en cours.

Le dossier médical, une pièce déterminante et confidentielle

Qui remplit le volet médical

Le dossier médical doit être complété par le médecin traitant ou un autre médecin. Il ne revient ni à la famille ni à la personne concernée de renseigner seule cette partie. Elle doit être remise sous pli confidentiel à l'établissement, à destination du médecin coordonnateur.

Cette confidentialité est essentielle. Les données médicales ne relèvent pas du dossier administratif ordinaire et ne doivent pas circuler librement entre plusieurs personnes sans nécessité.

Les informations médicales demandées

Le volet médical comporte un niveau de détail important. Il permet de décrire :

• le contexte de la demande, notamment soutien à domicile difficile, sortie d'hospitalisation ou changement d'établissement ;
• les antécédents médicaux, chirurgicaux et psychiatriques ;
• les pathologies actuelles ;
• les traitements en cours ;
• la taille, le poids et un éventuel amaigrissement récent ;
• les conduites addictives, déficiences sensorielles, besoins de rééducation ;
• les risques de chute ou de fausse route ;
• la nécessité éventuelle de soins palliatifs ;
• les allergies et le portage de bactérie multi résistante ;
• le degré d'autonomie dans les actes de la vie quotidienne ;
• les troubles cognitifs, comportementaux ou psychologiques ;
• les appareillages et soins techniques requis.

Ce contenu permet au médecin coordonnateur d'émettre un avis sur la capacité de l'EHPAD à accueillir la personne. Il ne s'agit donc pas d'une formalité secondaire. Un volet médical incomplet peut ralentir l'étude du dossier, voire empêcher un établissement de se prononcer utilement.

Les pièces justificatives à joindre

Le formulaire officiel liste les documents qui doivent accompagner la demande. Il est recommandé de préparer un dossier complet dès le premier envoi, afin d'éviter des allers-retours avec les établissements.

Avant l'envoi, il est utile de vérifier la lisibilité des photocopies et la cohérence des informations figurant sur chaque justificatif. Dans une démarche aussi sensible qu'une entrée en EHPAD, Startdoc aide utilement les familles qui souhaitent partir d'un formulaire déjà structuré, afin de limiter les oublis dans un dossier souvent préparé dans l'urgence.

Dépôt du dossier, suivi de la demande et portée juridique

À qui envoyer le CERFA 14732*03

Le dossier complet doit être adressé aux établissements choisis par la personne ou sa famille. Le formulaire étant conçu comme un dossier unique, il peut être reproduit pour être transmis à plusieurs EHPAD. La version dématérialisée est également disponible via Service-Public.fr, avec possibilité de la compléter en ligne et de la sauvegarder.

Il est conseillé de conserver une copie intégrale du dossier transmis, y compris du volet administratif signé et de la liste des pièces jointes. Pour le volet médical, la conservation doit bien sûr respecter la confidentialité des données de santé.

Ce que signifie réellement le dépôt du dossier

Le formulaire le rappelle explicitement : le dépôt du dossier vaut inscription sur une liste d'attente, pas admission. Autrement dit, même un dossier complet et recevable ne crée aucun droit immédiat à l'entrée dans l'établissement.

L'admission dépendra notamment :

• des places disponibles ;
• des priorités éventuellement retenues par l'établissement ;
• de l'avis médical sur la capacité d'accueil ;
• de la finalisation administrative du dossier.

Cette distinction est importante pour éviter les malentendus, en particulier lorsqu'une sortie d'hospitalisation se profile ou que le maintien à domicile devient très difficile.

Refus, ajournement, attente, quels recours et quelles démarches

En cas de non admission

Le formulaire ne détaille pas une procédure spécifique de recours interne ou contentieux en cas de refus. En pratique, plusieurs situations peuvent se présenter : absence de place disponible, demande placée en attente, inadéquation entre les besoins médicaux et les capacités de l'établissement, ou dossier incomplet.

Dans ce contexte, le premier réflexe consiste à demander des précisions à l'établissement, de façon écrite si nécessaire. Cette démarche permet de comprendre si le problème tient à la disponibilité, à une pièce manquante, à un élément médical ou à un autre motif d'organisation.

Les interlocuteurs utiles

Selon la nature de la difficulté, il peut être pertinent de se rapprocher :

• du directeur de l'établissement ;
• du médecin traitant ou du service hospitalier à l'origine de la demande ;
• du conseil départemental, notamment pour les questions d'aide sociale, d'APA ou de solutions d'accueil ;
• d'un travailleur social, d'un CLIC ou d'un dispositif d'appui à la coordination lorsqu'il en existe un dans le parcours de la personne.

Le formulaire officiel renvoie d'ailleurs expressément vers le conseil départemental pour tout renseignement complémentaire sur l'habilitation à l'aide sociale, les tarifs des établissements et l'allocation personnalisée d'autonomie. Si l'EHPAD visé se situe dans un autre département, il faut contacter le conseil départemental de ce territoire.

Points de vigilance avant de transmettre la demande

Ne pas minimiser la précision des informations

Une demande d'admission en EHPAD touche à la santé, à la vie personnelle, au logement, au financement et parfois à la protection juridique. Toute approximation peut compliquer l'examen du dossier. Il faut donc veiller à la cohérence entre :

• le type d'accueil demandé ;
• la situation réelle de la personne ;
• les justificatifs joints ;
• les renseignements médicaux transmis par le médecin.

Respecter la distinction entre administratif et médical

Le dossier administratif peut être rempli par le demandeur ou son entourage habilité. En revanche, le dossier médical relève du médecin et doit être transmis sous pli confidentiel. Mélanger ces deux volets ou faire circuler le dossier médical sans précaution expose à des difficultés de confidentialité et à des retards de traitement.

Anticiper les besoins financiers et juridiques

Lorsqu'une demande d'aide sociale à l'hébergement, d'APA ou d'allocation logement est nécessaire, mieux vaut l'identifier le plus tôt possible. De même, en présence d'une tutelle, d'une curatelle ou d'une habilitation familiale, il faut s'assurer que les actes accomplis dans le dossier respectent les pouvoirs du représentant.

Enfin, si la demande s'inscrit dans un contexte d'urgence, sortie d'hospitalisation, rupture du maintien à domicile, épuisement du proche aidant, il peut être utile de l'indiquer clairement dans les espaces prévus à cet effet, tout en restant factuel.

Ce qu'il faut retenir pour déposer un dossier solide

Le CERFA 14732*03 constitue le support de référence pour demander une admission en EHPAD, qu'elle soit permanente, temporaire, de jour ou de nuit. Il doit être rempli avec soin, complété par les pièces justificatives utiles, puis adressé aux établissements choisis. Son intérêt principal réside dans son format unique, utilisable pour plusieurs structures.

Sa bonne utilisation repose sur quelques principes simples : renseigner précisément la situation personnelle, joindre des documents lisibles et cohérents, faire compléter le volet médical par un médecin, respecter la confidentialité des données de santé, et ne pas confondre dépôt du dossier et admission effective.

Pour vérifier la version en vigueur, les modalités de dépôt en ligne et les informations officielles actualisées, il reste prudent de consulter la fiche dédiée sur Service-Public.fr, correspondant à l'identifiant DILA R17461.