CERFA 12703-01- Déclaration de sortie de flotte d'un navire

CERFA 12703*02, radiation ou gel de francisation d’un navire inscrit au Registre international français

Le formulaire CERFA 12703*02 permet de demander la radiation ou le gel de francisation d’un navire relevant du Registre international français, souvent désigné par son sigle RIF. Il concerne les navires de commerce, de pêche et de plaisance de plus de 15 mètres hors tout. Il s’agit d’une formalité technique, mais essentielle, dès lors qu’un navire quitte temporairement ou définitivement le régime de francisation concerné.

Ce document s’inscrit dans le cadre des articles 219 et 219 bis du Code des douanes, ainsi que du décret n° 2006-142 du 5 mai 2006 modifié. Il est référencé par la DILA sous l’identifiant R46312. La dernière vérification officielle mentionnée date du 5 août 2024.

Le formulaire n’est pas destiné au grand public au sens large. Il vise avant tout les professionnels, notamment les propriétaires, représentants légaux, mandataires, affréteurs coque nue dans certains cas, ou toute personne agissant pour le compte de l’armateur ou de la société propriétaire.

Le point sensible de cette démarche tient au fait qu’elle ne se limite pas à une simple déclaration. Elle suppose aussi de sélectionner le bon motif de sortie de flotte, d’identifier précisément la situation juridique du navire, puis de joindre des pièces dont la nature varie selon que l’on demande une radiation avec vente, une radiation sans changement de propriétaire, une radiation pour destruction, ou un gel de francisation.

À qui s’adresse ce formulaire et dans quels cas l’utiliser

Les navires concernés

Le CERFA 12703*02 concerne les navires immatriculés dans le cadre du Registre international français lorsque ces navires relèvent de l’une des catégories suivantes :

• navire de commerce,
• navire de pêche,
• navire de plaisance de plus de 15 mètres hors tout.

Le formulaire vise donc des unités dont l’immatriculation, l’exploitation et la situation documentaire s’inscrivent dans un environnement réglementaire maritime précis. Il ne doit pas être utilisé pour d’autres situations de navigation non couvertes par ce régime particulier.

Les personnes habilitées à déposer la demande

La demande peut être présentée par :

• le propriétaire du navire,
• un mandataire, lorsque la démarche est effectuée pour le compte du propriétaire.

Lorsque le demandeur agit comme mandataire, ses coordonnées doivent être indiquées avec précision. Le formulaire prévoit également l’identification du représentant légal de la propriété, qu’il s’agisse d’une personne physique ou d’une personne morale.

En pratique, cela concerne souvent des sociétés d’armement, des structures d’exploitation maritime, ou des intermédiaires mandatés pour suivre les formalités de pavillon et de francisation.

Les situations couvertes par la demande

Le formulaire permet de solliciter soit :

• le gel de francisation,
• la radiation du pavillon français.

Il convient ensuite de préciser le motif de la demande. Le document officiel mentionne notamment :

• le changement de pavillon,
• la vente,
• la destruction.

Une date d’effet doit aussi être renseignée. Cette date est importante, car elle conditionne la cohérence de l’ensemble du dossier, notamment au regard des pièces remises, des actes contractuels, de la restitution des documents du bord et, le cas échéant, des démarches menées auprès du pavillon de destination.

Radiation ou gel de francisation, bien distinguer les deux démarches

La radiation du pavillon français

La radiation correspond à une sortie du navire du régime concerné sous pavillon français. Elle peut intervenir dans plusieurs hypothèses, par exemple lors d’une vente, d’un changement de pavillon ou d’une destruction. Selon le cas, la propriété du navire peut être transférée ou non.

Cette formalité a des conséquences concrètes sur les titres et documents détenus par le navire. Le formulaire rappelle d’ailleurs que plusieurs pièces devront être restituées au guichet du RIF dans le délai d’un mois à compter de la radiation.

Le gel de francisation

Le gel de francisation ne correspond pas nécessairement à une disparition définitive du lien avec le régime français. Il s’agit d’une situation spécifique qui doit être demandée expressément, et qui obéit elle aussi à des exigences documentaires. Dans certains montages d’exploitation, notamment lorsqu’un affrètement coque nue est en cause, la production de documents propres à cette organisation contractuelle est requise.

Avant de cocher la case correspondante, il est donc prudent de vérifier que la situation du navire relève bien d’un gel et non d’une radiation définitive. Une mauvaise qualification peut retarder l’instruction du dossier ou entraîner des demandes de régularisation.

Comment remplir le CERFA 12703*02 sans erreur

1. Identifier correctement le demandeur

La première partie du formulaire impose de préciser si le demandeur agit en qualité de propriétaire ou de mandataire. Cette distinction n’est pas purement formelle. Elle détermine les justificatifs à fournir, notamment les pouvoirs du mandataire ou des signataires lorsqu’ils existent.

Il faut renseigner avec soin :

• les nom et prénom,
• la raison sociale,
• l’adresse complète,
• le numéro de téléphone,
• l’adresse électronique,
• l’identité du représentant légal de la propriété.

Pour une société, les informations doivent être cohérentes avec les statuts et l’extrait K-bis de moins de 3 mois. Pour une structure étrangère, les documents sociaux équivalents doivent permettre d’identifier clairement la personne habilitée à agir.

2. Désigner précisément le navire

La deuxième partie concerne le navire lui-même. Il faut indiquer :

• le nom du navire,
• son numéro RI d’immatriculation,
• le numéro OMI, le cas échéant.

Ces mentions doivent être exactes et concordantes avec les documents officiels du navire. Une simple inversion de numéro, une ancienne dénomination, ou l’omission du numéro OMI quand il existe peuvent créer une difficulté d’identification administrative.

3. Choisir la bonne demande et le bon motif

Le formulaire comporte deux niveaux de sélection :

• la nature de la demande, gel de francisation ou radiation du pavillon français,
• le motif, changement de pavillon, vente ou destruction.

Il faut également compléter la date d’effet. Cette date doit être cohérente avec les autres éléments du dossier, comme le contrat de vente, le procès-verbal de livraison, l’accord du pavillon de destination ou encore les documents liés au recyclage du navire en cas de destruction.

Lorsqu’un navire est vendu puis immédiatement destiné à changer de pavillon, il est utile de vérifier l’articulation exacte des pièces produites afin d’éviter qu’une date ne contredise une autre.

4. Signer l’engagement

La troisième partie contient un engagement formel du demandeur. En signant, celui-ci déclare notamment :

• qu’il signalera sans délai toute modification de nature à changer les éléments de la demande,
• qu’il restituera les documents du navire dans le délai d’un mois à compter de la date de radiation ou de gel de pavillon,
• qu’il atteste de l’exactitude des renseignements fournis.

Cette étape ne doit pas être traitée comme une simple formalité finale. La signature engage la responsabilité du déclarant quant à la sincérité du dossier transmis.

Pour les professionnels qui souhaitent gagner du temps sur cette démarche sensible, Startdoc met à disposition une version pré-remplie du CERFA 12703*02, ce qui facilite le repérage des rubriques attendues et limite les oublis dans un dossier déjà très technique.

Les pièces justificatives à joindre selon la situation du navire

Le formulaire officiel distingue plusieurs hypothèses de sortie de flotte, avec une liste de pièces à fournir différente selon les cas. Cette distinction est déterminante. Un dossier incomplet peut être mis en attente tant que les justificatifs adaptés n’ont pas été transmis.

Les documents à restituer après radiation ou gel

En plus des pièces jointes au dossier, certains documents du navire doivent être restitués au guichet du RIF au plus tard dans le délai d’un mois à compter de la radiation ou du gel de pavillon. Le formulaire vise notamment :

• l’acte de francisation,
• le certificat d’immatriculation,
• le certificat d’assurance, mentionné comme CLC,
• la décision et la fiche d’effectif.

Cette restitution ne doit pas être négligée. Même lorsque la sortie de flotte semble déjà acquise sur le plan contractuel ou opérationnel, l’obligation documentaire demeure.

Points de vigilance selon le motif invoqué

En cas de vente du navire

Lorsque la radiation intervient à la suite d’une vente, le dossier repose souvent sur plusieurs pièces clés, notamment le contrat de vente, le procès-verbal de livraison, la situation des hypothèques maritimes, ainsi que l’éventuel accord du futur pavillon. Si la vente intervient hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen, la déclaration d’exportation peut aussi être requise.

Il faut veiller à la parfaite cohérence entre l’identité du vendeur, celle du propriétaire inscrit, le signataire du contrat, et le représentant légal figurant sur les documents sociaux fournis.

En cas de changement de pavillon

Le changement de pavillon suppose en principe de justifier l’existence d’un accord de principe du pavillon de destination. Cette pièce permet de démontrer que le navire est bien destiné à être enregistré sous un autre régime. Si le dossier présente une discordance entre la date souhaitée de radiation et l’état d’avancement des démarches auprès du nouveau pavillon, l’administration peut demander des précisions.

En cas de destruction ou de démantèlement

Pour une radiation pour destruction, le dossier comprend des pièces spécifiques, notamment :

• le contrat entre le propriétaire et le chantier en vue du démantèlement du navire,
• l’avis d’achèvement du recyclage, à produire le jour de la radiation.

Cette situation demande une attention particulière, car la sortie du navire de flotte s’articule ici avec une opération matérielle de recyclage ou de démantèlement. Il est donc prudent d’anticiper la chronologie des échanges avec le chantier afin de disposer des documents au bon moment.

En cas de gel de francisation

Le gel de francisation appelle souvent une lecture attentive des relations entre propriétaire et exploitant, surtout lorsqu’un affrètement coque nue est concerné. Le formulaire prévoit alors la production des documents sociaux de l’affréteur coque nue et du contrat d’affrètement. Si le gel concerne une opération hors UE ou hors EEE, la déclaration d’exportation mentionnée par le formulaire doit également être examinée.

Les erreurs fréquentes à éviter

Choisir le mauvais motif ou la mauvaise procédure

La première erreur consiste à confondre radiation et gel, ou à cocher un motif qui ne correspond pas réellement à la situation du navire. Il faut raisonner à partir de la réalité juridique de l’opération, et non à partir d’une simple intention économique.

Transmettre des documents sociaux périmés

Le formulaire exige des statuts et K-bis de moins de 3 mois, ou des documents sociaux étrangers équivalents. Un extrait trop ancien peut suffire à bloquer l’instruction du dossier. Cette vigilance vaut également pour les pièces de l’affréteur coque nue lorsque celui-ci est concerné.

Oublier la question des hypothèques maritimes

La levée des hypothèques maritimes est demandée dans plusieurs hypothèses. Selon le cas, l’accord écrit des créanciers hypothécaires peut aussi être nécessaire. Un dossier juridiquement incomplet sur ce point expose à un refus de traitement ou à une demande complémentaire.

Négliger les pouvoirs de signature

Lorsque la demande est signée par un mandataire, un représentant opérationnel, ou une personne qui n’apparaît pas directement comme dirigeant habilité, les pouvoirs doivent être produits. Cette exigence vaut autant pour les groupes de sociétés que pour les structures étrangères.

Ne pas restituer les titres du navire dans le délai prévu

La demande signée comporte un engagement clair de restitution des documents du navire dans le délai d’un mois à compter de la radiation ou du gel de pavillon. Il ne suffit donc pas de déposer le CERFA, il faut aussi organiser la remise effective des titres et certificats visés par le formulaire.

Ce qu’il faut vérifier avant l’envoi du dossier

Avant transmission, un contrôle final s’impose. Il est conseillé de vérifier au minimum les points suivants :

• la qualité du demandeur, propriétaire ou mandataire,
• l’identité exacte du représentant légal,
• la désignation complète du navire, nom, numéro RI, numéro OMI si applicable,
• la bonne case cochée entre gel de francisation et radiation du pavillon français,
• le motif exact de la demande,
• la cohérence de la date d’effet avec les actes produits,
• la présence de toutes les pièces exigées selon le mode de sortie de flotte,
• la signature et les engagements cochés,
• l’anticipation de la restitution des documents du navire dans le délai requis.

En cas d’incertitude sur l’usage du formulaire, sur l’autorité destinataire, ou sur l’actualité de la procédure, il reste prudent de consulter la fiche officielle accessible sur Service-Public.fr à partir de la référence R46312. Cette vérification est particulièrement utile lorsque l’opération implique un pavillon étranger, une exportation hors UE ou EEE, ou une situation complexe de copropriété ou de financement maritime.

Le CERFA 12703*02 n’est pas un simple formulaire administratif. Il constitue le point de jonction entre l’état civil du navire, sa situation douanière, son pavillon et ses engagements contractuels. Mieux le dossier est préparé, plus la sortie de flotte ou le gel de francisation peut être traité dans des conditions claires et sécurisées.