CERFA 13912-03 : Convention relative à la mise en oeuvre d'une période de mise en situation professionnelle

Comprendre le CERFA 13912*05 pour une période de mise en situation en milieu professionnel

Le CERFA 13912*05 correspond à la convention relative à la mise en œuvre d'une période de mise en situation en milieu professionnel, souvent appelée PMSMP. Ce document permet de formaliser une période d'immersion dans une structure d'accueil, dans un cadre sécurisé et défini à l'avance, entre plusieurs parties, le bénéficiaire, l'organisme prescripteur, la structure d'accueil et, selon les cas, la structure d'accompagnement.

Son objectif est précis : organiser une découverte concrète du milieu professionnel sans créer une relation de travail classique. La PMSMP sert à observer un métier, confirmer une orientation ou initier une démarche de recrutement. Elle s'inscrit dans un parcours d'insertion sociale ou professionnelle et doit être utile au bénéficiaire comme à la structure d'accueil.

Le formulaire est encadré par les articles L.5135-1 et D.5135-1 et suivants du code du travail. Il s'adresse ici au public des particuliers, notamment aux personnes accompagnées dans leur projet professionnel, qu'elles soient ou non salariées. La dernière vérification DILA mentionnée pour ce document date du 9 janvier 2025.

Ce CERFA ne doit pas être confondu avec une convention de stage, un contrat de travail ou une simple période d'essai. La PMSMP répond à une logique différente. Le bénéficiaire est accueilli pour se confronter à une réalité professionnelle, avec des tâches définies, un encadrement identifié et une évaluation prévue à la fin de la période.

À quoi sert concrètement cette convention

Le formulaire sert à sécuriser juridiquement la mise en situation. Il fixe notamment :

• l'identité de toutes les parties impliquées,
• les dates de début et de fin de la période,
• le nombre d'heures prévues,
• l'objet exact de la PMSMP,
• les activités confiées,
• les horaires de présence,
• les mesures de prévention en matière d'hygiène et de sécurité,
• les engagements réciproques de chacun.

En pratique, cette convention évite les ambiguïtés. Elle permet de s'assurer que la personne accueillie ne sera pas utilisée pour occuper un poste permanent ou remplacer un salarié absent. Elle rappelle aussi les règles de sécurité et la nécessité d'un accompagnement effectif.

Dans quelles situations utiliser le CERFA 13912*05

La PMSMP peut être mise en place dans plusieurs cas très concrets :

• Découvrir un métier ou un secteur d'activité, par exemple lorsqu'une personne hésite entre plusieurs orientations.
• Confirmer un projet professionnel, après une reconversion envisagée ou dans le cadre d'un accompagnement vers l'emploi.
• Initier une démarche de recrutement, lorsque la structure d'accueil souhaite vérifier l'adéquation d'un profil à un environnement professionnel avant une embauche éventuelle.

Le formulaire prévoit d'ailleurs un seul choix possible parmi ces trois objets. Il est donc important de sélectionner celui qui correspond réellement à la finalité de la période.

Le dispositif peut également concerner certains bénéficiaires salariés. Dans ce cas, la manière de compléter la convention dépend de leur situation, maintien du contrat de travail ou suspension du contrat. Ce point a des conséquences directes sur la signature de l'employeur et sur les informations à renseigner.

Qui remplit et qui signe la convention de PMSMP

Le CERFA 13912*05 est un document multipartite. Il ne peut pas être rempli par le seul bénéficiaire. Chaque intervenant a un rôle bien identifié.

L'organisme prescripteur

L'organisme prescripteur est au cœur du dispositif. C'est lui qui apprécie l'intérêt de la PMSMP au regard du parcours de la personne accompagnée. Le formulaire demande sa dénomination, son adresse et, le cas échéant, la référence de son conventionnement s'il agit en qualité de prescripteur conventionné.

Il doit aussi être indiqué s'il s'agit ou non de la structure d'accompagnement. Cette distinction est importante, car les deux rôles peuvent être confondus ou séparés selon les situations.

Le bénéficiaire

Le bénéficiaire renseigne son identité, sa date de naissance, ses coordonnées et certains éléments relatifs à sa situation. Le formulaire mentionne notamment les informations liées à une éventuelle reconnaissance de handicap, RQTH, AAH ou autres situations de travailleur handicapé.

Une personne à prévenir en cas d'urgence doit également être désignée.

La situation du bénéficiaire doit être cochée avec attention. Le formulaire prévoit plusieurs hypothèses, notamment :

• salarié,
• salarié d'une structure de l'insertion par l'activité économique,
• salarié bénéficiant d'un contrat aidé ou d'un contrat d'insertion,
• PMSMP en suspension du contrat de travail, selon le cas.

Lorsque le bénéficiaire est salarié et que les champs correspondants doivent être complétés, il faut aussi renseigner l'employeur, sa raison sociale, son numéro SIRET, son adresse et l'identité de son représentant.

La structure d'accueil

La structure d'accueil est l'entreprise, l'association ou l'entrepreneur individuel qui reçoit le bénéficiaire. Elle doit obligatoirement disposer d'un numéro SIRET. Le formulaire exige plusieurs informations, dénomination, SIRET, code APE, adresse, activité principale, convention collective ou accord de branche applicable.

Une personne responsable du bénéficiaire doit être nommément désignée. Ce n'est pas une formalité secondaire. Cette personne sera chargée d'accueillir, d'aider, de guider et d'évaluer le bénéficiaire pendant la PMSMP.

La structure d'accompagnement

Si elle est différente de l'organisme prescripteur, la structure d'accompagnement doit être identifiée dans une rubrique distincte. Son conseiller référent doit aussi être nommé avec ses coordonnées. Ce professionnel suit le bon déroulement de la période, intervient en cas de difficulté et participe au bilan final.

Pour beaucoup d'usagers, la lecture de ces rubriques peut vite devenir technique. Dans ce type de démarche, Startdoc permet justement d'accéder à un document pré-rempli et structuré de façon à limiter les oublis sur les informations essentielles liées à la PMSMP.

Comment remplir le CERFA 13912*05 rubrique par rubrique

La partie relative à la période de mise en situation

Il faut indiquer les dates exactes de début et de fin, ainsi que le volume horaire total. La notice précise que la convention peut être conclue pour une durée d'un mois au plus, de date à date. En cas de présence discontinue, cette durée s'apprécie tout de même sur la période globale prévue.

Le formulaire demande ensuite s'il s'agit d'un renouvellement. Si oui, le numéro de la convention initiale doit être mentionné. La notice précise également que la durée totale, périodes et renouvellements confondus dans une même structure d'accueil, ne peut pas dépasser 60 jours sur 12 mois consécutifs.

Si le lieu d'exécution est différent de l'adresse de la structure d'accueil, il doit être précisé.

Le choix de l'objet de la PMSMP

Une seule case doit être cochée :

• découvrir un métier ou un secteur d'activité,
• confirmer un projet professionnel,
• initier une démarche de recrutement.

Le choix doit être cohérent avec le parcours du bénéficiaire et avec les activités réellement prévues pendant la période.

Les activités confiées et les objectifs associés

Cette rubrique mérite une attention particulière. Elle doit décrire de manière concrète :

• les tâches observées ou réalisées,
• le contexte professionnel,
• les objectifs de la période,
• les modalités d'évaluation.

Le formulaire autorise un renvoi vers une annexe. C'est souvent utile lorsque les missions ou les conditions de réalisation doivent être détaillées avec précision. Plus cette partie est claire, plus l'évaluation finale sera pertinente et plus la convention sera sécurisée.

Il faut toutefois rester dans l'esprit de la PMSMP. Les tâches confiées ne doivent pas correspondre à un emploi permanent, à un surcroît temporaire d'activité, à un emploi saisonnier ou au remplacement d'un salarié absent.

L'organisation hebdomadaire et les horaires

Les plages horaires peuvent être renseignées jour par jour, du lundi au dimanche. Des observations peuvent être ajoutées. La notice rappelle que la présence du bénéficiaire doit respecter les règles applicables aux salariés de la structure d'accueil, notamment sur les durées de présence, le repos et, le cas échéant, les horaires atypiques.

Il est donc important de remplir ce calendrier avec précision, y compris lorsque la présence n'est pas identique d'une semaine à l'autre.

Les mesures de prévention et les équipements

Le formulaire prévoit deux points distincts :

• la mise à disposition éventuelle d'équipements de protection individuelle,
• l'existence d'autres mesures de prévention.

Si la réponse est positive, il faut détailler les équipements ou les mesures concernées. Cette partie est essentielle dans les secteurs exposant à des risques particuliers, par exemple en atelier, en entrepôt, sur chantier ou dans certaines activités de soins et de service.

Cas particuliers à connaître avant la signature

Bénéficiaire salarié, avec ou sans suspension du contrat de travail

La notice distingue clairement deux situations.

Si la PMSMP est réalisée dans le cadre du maintien du contrat de travail, l'employeur doit avoir donné son accord explicite et devient partie prenante à la convention.

Si la PMSMP est réalisée en suspension du contrat de travail, l'employeur n'a pas à intervenir dans la convention et la case correspondante doit obligatoirement être cochée.

Cette distinction n'est pas accessoire. Elle conditionne la bonne complétude du dossier et la présence ou non de la signature de l'employeur.

Contrat aidé ou contrat d'insertion

Pour les bénéficiaires d'un contrat aidé ou d'un contrat à durée déterminée d'insertion, la notice précise qu'il faut mentionner obligatoirement le numéro de contrat. Elle indique aussi que l'original signé du CERFA doit être adressé à l'ASP.

D'ailleurs, la mention figurant sur le document est très précise : l'envoi de l'original à l'ASP concerne les seuls bénéficiaires ayant le statut de salarié bénéficiant d'un contrat aidé ou d'un contrat d'insertion.

Ressortissants de pays tiers hors Union européenne, EEE ou Confédération suisse

La notice rappelle que ces bénéficiaires doivent être en situation régulière en France et disposer d'un document ou titre de séjour en cours de validité couvrant toute la période de mise en situation en milieu professionnel.

Avant de finaliser la convention, il convient donc de vérifier la validité du titre sur l'ensemble des dates prévues.

Conditions propres à la structure d'accueil

La structure d'accueil ne peut pas être n'importe quelle entité. La notice rappelle qu'elle doit être une personne morale ou une personne physique exerçant sous forme d'entreprise individuelle, avec un SIRET. Elle doit également être à jour de ses obligations déclaratives et sociales et ne pas avoir fait l'objet de certaines condamnations au cours des cinq dernières années.

Autrement dit, la structure d'accueil doit présenter un cadre professionnel réel, conforme et compatible avec l'objectif de la PMSMP.

Sécuriser le dossier et éviter les erreurs les plus courantes

Bien identifier les rôles de chacun

Une erreur fréquente consiste à confondre organisme prescripteur et structure d'accompagnement. Lorsque ce sont deux entités différentes, elles doivent toutes les deux apparaître, chacune dans sa rubrique. À l'inverse, si l'organisme prescripteur assure aussi l'accompagnement, il faut suivre la logique prévue par le formulaire et ne compléter que les zones utiles.

Rédiger des activités réellement formatrices

Des formulations trop vagues fragilisent la convention. Écrire seulement "découverte de l'entreprise" ou "aide polyvalente" est insuffisant. Il vaut mieux décrire les activités observées ou confiées avec précision, en les reliant à un objectif, par exemple découverte du métier de vendeur, observation du traitement des commandes, participation encadrée à l'accueil clientèle.

Ne pas négliger l'encadrement sécurité

La personne responsable de l'accueil et du suivi doit être désignée nominativement. Les équipements de protection et les consignes d'hygiène et de sécurité doivent être prévus lorsque l'activité l'impose. Ce point est d'autant plus important que la structure d'accueil doit prévenir rapidement la structure d'accompagnement en cas d'accident.

Vérifier les signatures et les destinataires

Le formulaire comporte plusieurs emplacements de signature :

• le bénéficiaire ou son représentant légal,
• l'employeur si le bénéficiaire est salarié, selon le cas,
• la structure d'accueil,
• l'organisme prescripteur,
• la structure d'accompagnement si elle est différente de l'organisme prescripteur.

Le document mentionne aussi les destinataires des exemplaires, ASP, bénéficiaire, employeur, structure d'accueil, prescripteur, structure d'accompagnement. Il est donc utile de contrôler dès la fin de la signature que chaque partie dispose du bon exemplaire.

Ce qu'il faut retenir avant d'utiliser ce formulaire

Le CERFA 13912*05 est le document de référence pour formaliser une PMSMP dans un cadre légal clair. Il ne s'agit pas d'une simple autorisation d'immersion, mais d'une véritable convention organisant la place de chaque acteur, les objectifs de la période et les conditions de sécurité.

Pour qu'il soit correctement exploité, il faut surtout porter attention à quatre éléments, la qualité de la prescription, la précision des activités confiées, la situation exacte du bénéficiaire, notamment s'il est salarié, et la complétude des signatures.

En cas d'hésitation sur un point de droit ou sur la situation administrative du bénéficiaire, il reste prudent de vérifier les informations à jour sur Service-Public.fr, notamment la fiche associée à l'identifiant DILA R38861.