CERFA 11136-03 : Attestation de salaire délivrée par l'employeur pour une interruption supérieure à 6 mois

À quoi sert le Cerfa 11136*05 en cas d’arrêt de travail de plus de 6 mois

Le Cerfa 11136*05, intitulé Attestation de salaire délivrée par l'employeur dans le cas d'une interruption continue supérieure à 6 mois, est un formulaire destiné aux employeurs. Il permet de transmettre à l’organisme d’assurance maladie les éléments nécessaires à l’étude des droits du salarié lorsque l’arrêt de travail se prolonge au-delà de 6 mois.

Ce document répond à une situation bien précise : un salarié est déjà en arrêt de travail, et cet arrêt se poursuit sur une durée longue. L’assurance maladie doit alors réexaminer les conditions d’ouverture ou de maintien des droits aux indemnités journalières. Pour cela, elle a besoin d’une attestation actualisée de l’employeur portant sur l’activité salariée ou les rémunérations soumises à cotisations.

Le fondement mentionné sur le formulaire renvoie à l’article R. 313-3, 2 du Code de la sécurité sociale. En pratique, ce Cerfa sert donc à justifier, auprès de la caisse compétente, que les conditions liées au travail ou aux salaires sont bien réunies pour poursuivre l’instruction du dossier du salarié.

Il ne s’agit pas d’une simple formalité interne à l’entreprise. Une attestation incomplète, erronée ou transmise tardivement peut retarder l’examen des droits du salarié et, selon les cas, le versement des indemnités journalières. C’est pourquoi ce formulaire doit être rempli avec rigueur, à partir des données exactes de paie et d’emploi.

Le document officiel porte aussi la référence interne DIAD S3202h et l’identifiant DILA R14582. Il s’adresse au public professionnel, en particulier aux employeurs, services de paie, cabinets comptables ou responsables des ressources humaines chargés du suivi des absences longues.

Dans quelles situations l’employeur doit établir cette attestation

Un arrêt de travail continu qui dépasse 6 mois

Cette attestation est utilisée lorsque l’interruption de travail du salarié est continue et se prolonge au-delà de 6 mois. On est donc dans une logique de prolongation d’un arrêt déjà engagé, et non dans celle d’un arrêt initial de courte durée.

Le formulaire vise à permettre une nouvelle étude des droits au regard de la durée de l’arrêt. L’employeur doit alors fournir certains renseignements relatifs à l’entreprise, au salarié concerné et à l’activité antérieure à l’interruption de travail.

Des données sociales nécessaires à l’étude des droits

Le Cerfa demande des informations ciblées. L’organisme d’assurance maladie attend notamment :

• l’identification de l’employeur, avec la dénomination ou le nom et prénom, l’adresse et le numéro SIRET,
• l’identification de l’assuré, avec son numéro d’immatriculation, son nom, son prénom, son adresse et, à titre facultatif, son numéro dans l’entreprise,
• l’emploi ou la catégorie professionnelle du salarié,
• la date du dernier jour de travail,
• soit le montant des salaires bruts soumis à cotisations de sécurité sociale versés au cours des 12 mois civils précédant la date d’interruption de travail,
• soit le nombre d’heures de travail salarié ou assimilé effectuées au cours des 12 mois civils ou des 365 jours précédant la date d’interruption de travail.

Le formulaire mentionne également l’hypothèse où le nombre d’heures serait inférieur à 600 heures, ce qui montre bien que l’étude des droits peut reposer, selon les situations, sur une appréciation par les salaires ou par la durée d’activité.

Un document distinct des autres attestations de salaire

Il est utile de ne pas confondre ce Cerfa avec d’autres attestations de salaire utilisées pour un arrêt maladie, un congé maternité, paternité ou encore un accident du travail. Ici, la spécificité tient à la prolongation continue au-delà de 6 mois. La caisse peut donc réclamer cette attestation même si une précédente transmission a déjà eu lieu au début de l’arrêt.

En cas de doute sur le bon formulaire à utiliser, il est prudent de vérifier la demande reçue de la caisse primaire d’assurance maladie, ou de se reporter à la fiche officielle publiée sur Service-Public.fr.

Comment remplir le Cerfa 11136*05 sans erreur

Renseigner les informations sur l’employeur

La première partie du formulaire concerne l’employeur. Il faut indiquer :

• le nom et prénom de l’employeur, ou la dénomination de l’entreprise,
• l’adresse complète,
• le code postal et la commune,
• le numéro SIRET,
• l’adresse électronique, si l’employeur souhaite la communiquer, cette mention étant facultative.

Ces éléments doivent correspondre aux informations administratives à jour de l’entreprise. Une incohérence entre la dénomination, le SIRET et l’identité de l’employeur peut compliquer le traitement du dossier.

Identifier précisément le salarié concerné

La deuxième partie porte sur l’assuré. L’employeur doit reporter :

• le numéro d’immatriculation du salarié,
• son numéro dans l’entreprise, si ce champ est utilisé en interne,
• son nom de famille, éventuellement suivi du nom d’usage,
• son prénom,
• son adresse complète,
• son emploi ou sa catégorie professionnelle.

Ces données doivent être reprises avec soin à partir des documents de paie ou du dossier du salarié. Une simple erreur de numéro de sécurité sociale peut empêcher le rattachement de l’attestation au bon assuré.

Compléter les renseignements permettant l’étude des droits

Cette partie est centrale. Il faut d’abord indiquer la date du dernier jour de travail. Cette date sert de repère pour calculer la période de référence à retenir.

Ensuite, le formulaire demande, selon le cas, de mentionner :

• le montant des salaires bruts soumis à cotisations de sécurité sociale versés au cours des 12 mois civils précédant la date d’interruption de travail,
• ou le nombre d’heures de travail salarié ou assimilé effectuées au cours des 12 mois civils ou des 365 jours précédant cette même date.

Le choix entre ces deux modes de justification dépend de la situation du salarié et des critères retenus pour l’examen des droits. Il est donc recommandé de s’appuyer sur les éléments demandés par la caisse ou, en l’absence d’indication particulière, de vérifier la règle applicable à la situation du salarié.

Les montants reportés doivent correspondre aux salaires bruts soumis à cotisations de sécurité sociale, et non au net à payer. De même, si des heures sont déclarées, elles doivent être établies sur une base fiable, issue des relevés de temps, bulletins de paie ou états de présence.

Signer et dater le formulaire

Le document doit être daté et signé par l’employeur. Le nom du signataire et sa qualité doivent aussi être indiqués. En pratique, la signature peut être portée par le dirigeant, un responsable des ressources humaines ou toute personne habilitée à engager l’entreprise sur ce type de déclaration.

Une attestation non signée ou signée par une personne non identifiée risque d’être jugée incomplète.

Pièces et informations à préparer avant la saisie

Pour éviter les erreurs, il est conseillé de réunir en amont les documents permettant de renseigner le formulaire de façon cohérente. Cela permet aussi de traiter plus rapidement une demande de la caisse.

Lorsque plusieurs services interviennent dans la gestion du salarié, par exemple les ressources humaines, la paie et le cabinet d’expertise comptable, il est utile de faire relire le document avant envoi. Cela limite les écarts entre les données déclarées dans le Cerfa et celles déjà connues par les organismes sociaux.

Étapes pratiques de la démarche pour l’employeur

1. Vérifier la demande ou la situation du salarié

Avant de remplir le formulaire, l’employeur doit confirmer que la situation relève bien d’un arrêt de travail continu de plus de 6 mois. Cette vérification peut résulter :

• d’une demande de la caisse d’assurance maladie,
• d’un suivi interne de l’absence du salarié,
• d’un échange avec le salarié ou son service gestionnaire.

2. Rassembler les données de paie et d’activité

L’étape suivante consiste à réunir les éléments chiffrés nécessaires. Il convient de reprendre les bulletins de paie de la période concernée, ainsi que, si besoin, les relevés d’heures ou toute donnée permettant d’attester de l’activité salariée ou assimilée.

Cette phase est importante, car les informations portées sur le formulaire servent directement à l’étude des droits. Une approximation peut conduire à une demande de régularisation.

3. Compléter le formulaire de manière lisible et cohérente

Le formulaire doit être rempli sans omission. Les informations d’identité, les dates et les montants doivent être parfaitement concordants. Si l’employeur utilise une version pré-remplie pour gagner du temps, l’essentiel reste de contrôler chaque champ avant validation. Sur ce point, Startdoc permet précisément de disposer d’un document déjà structuré pour ce type de démarche sociale, ce qui aide les professionnels à sécuriser une formalité souvent sensible quand l’arrêt de travail s’installe dans la durée.

4. Signer, dater et conserver une copie

Une fois le document complété, il faut le dater, le signer et conserver une copie dans le dossier du salarié. Cette précaution est utile en cas de contestation, de demande complémentaire de la caisse ou de besoin de suivi par le service paie.

5. Transmettre l’attestation à l’organisme compétent

L’envoi doit être effectué vers l’organisme d’assurance maladie compétent pour le salarié. Selon les pratiques locales ou les consignes reçues, la transmission peut être demandée sous une forme particulière. Si aucune modalité précise n’est indiquée, il est conseillé de se référer à la demande reçue ou à la fiche officielle liée à l’identifiant DILA R14582.

Délais, calendrier et moment opportun pour l’envoi

Quand établir l’attestation

Le formulaire a vocation à être établi lorsque l’arrêt de travail se prolonge au-delà de 6 mois. Il ne faut donc pas attendre qu’une difficulté de paiement apparaisse pour agir. Dès lors que cette situation est identifiée, l’employeur a intérêt à préparer le document rapidement, surtout si la caisse l’a expressément demandé.

Pourquoi la réactivité est importante

L’assurance maladie ne peut étudier ou poursuivre l’étude des droits qu’à partir des éléments transmis. Si l’attestation manque, le salarié peut se retrouver dans une situation d’attente. Même si le texte reproduit sur le formulaire ne précise pas de délai chiffré de transmission, il est prudent d’envoyer l’attestation dans les meilleurs délais après la demande ou après constat de la prolongation de l’arrêt.

Comment organiser le suivi en entreprise

Pour les entreprises qui gèrent régulièrement des arrêts longs, il est judicieux de mettre en place un calendrier interne. Par exemple :

• repérer les absences qui approchent les 6 mois,
• désigner le service chargé du formulaire,
• vérifier les données de paie avant transmission,
• archiver une copie datée de l’attestation envoyée.

Cette organisation réduit le risque d’oubli et permet de répondre plus facilement à une demande de l’assurance maladie.

Où envoyer le Cerfa 11136*05

Le formulaire doit être adressé à l’organisme d’assurance maladie du salarié. En pratique, il s’agit généralement de la caisse primaire d’assurance maladie compétente. Le formulaire lui-même ne précise pas, dans l’extrait disponible, une adresse unique de destination. Il faut donc se référer à la situation concrète du salarié et, si besoin, aux indications données par la caisse.

Lorsque l’employeur a reçu un courrier, un courriel ou une demande spécifique, il convient de suivre en priorité les coordonnées de transmission indiquées dans cette correspondance. À défaut, la page officielle Service-Public.fr associée au formulaire peut orienter vers les bonnes démarches ou rappeler l’interlocuteur compétent.

Si l’entreprise passe par un tiers déclarant, comme un cabinet comptable ou un gestionnaire de paie externalisé, il est utile de vérifier qui réalise matériellement l’envoi afin d’éviter les doublons ou les oublis.

Ce qui se passe après l’envoi de l’attestation

Examen du dossier par l’assurance maladie

Après réception du Cerfa, la caisse d’assurance maladie examine les éléments fournis pour apprécier les droits du salarié au regard de la prolongation de son arrêt. Les salaires ou les heures déclarés servent à cette analyse.

Si le dossier est complet, la caisse poursuit son instruction. Si des informations manquent, elle peut demander des précisions complémentaires à l’employeur ou au salarié.

Demande de régularisation ou de pièces complémentaires

Une régularisation peut être sollicitée lorsque :

• des champs essentiels ne sont pas renseignés,
• les montants déclarés paraissent incohérents,
• le numéro d’immatriculation est erroné,
• la date du dernier jour de travail n’est pas claire,
• la signature ou la qualité du signataire font défaut.

Dans ce cas, il est préférable de répondre rapidement, avec des pièces justificatives cohérentes, afin de ne pas retarder l’étude des droits.

Archivage et traçabilité côté employeur

Une copie du formulaire envoyé, accompagnée des éléments ayant servi au calcul, doit être conservée dans le dossier du salarié. Cette conservation facilite le suivi en cas de contrôle, de nouvelle demande ou de divergence entre les informations transmises et celles retenues par la caisse.

Pour les employeurs, cette traçabilité est d’autant plus importante que le formulaire comporte un rappel des conséquences liées aux fraudes, fausses déclarations, inexactitudes ou omissions intentionnelles.

Points de vigilance juridiques et administratifs

Exactitude des déclarations

Le formulaire rappelle que la loi sanctionne les fraudes et fausses déclarations destinées à obtenir des avantages indus. Il mentionne également que les déclarations inexactes, incomplètes ou l’absence de déclaration d’un changement de situation dans le but d’obtenir des prestations indues peuvent donner lieu à une pénalité financière, en application de l’article L. 114-17-1 du Code de la sécurité sociale.

Pour l’employeur, cela implique une vigilance particulière sur :

• la sincérité des montants indiqués,
• la réalité des heures déclarées,
• la conformité des dates portées sur l’attestation,
• l’identité exacte du salarié concerné.

Protection des données personnelles

Le formulaire rappelle aussi l’application de la loi Informatique et Libertés, dans sa version modifiée. Les données portées sur l’attestation sont des données personnelles, parfois sensibles, puisqu’elles concernent notamment l’identité du salarié et sa situation au regard de l’assurance maladie.

L’employeur doit donc limiter l’accès à ces informations aux seules personnes habilitées à traiter le dossier, et veiller à un archivage sécurisé des exemplaires conservés.

Bien distinguer salaires soumis à cotisations et autres sommes

Une erreur fréquente consiste à reporter des sommes qui ne correspondent pas exactement à l’assiette demandée. Or le formulaire vise les salaires bruts soumis à cotisations de sécurité sociale. Il faut donc s’appuyer sur les données de paie pertinentes, et non sur une simple addition de montants versés au salarié sans vérification de leur régime social.

Version du formulaire et source officielle

La version visée ici est le Cerfa 11136*05, correspondant à l’identifiant DILA R14582, avec une dernière vérification DILA indiquée au 11 avril 2022. Il est toujours préférable d’utiliser la version la plus récente disponible, afin d’éviter qu’un document périmé soit refusé ou nécessite une reprise.

La fiche officielle est accessible sur Service-Public.fr, à l’adresse associée à l’identifiant R14582. Cette source est utile pour vérifier si une mise à jour est intervenue, ou si des précisions complémentaires sont apportées quant aux modalités de transmission.

En pratique, avant tout envoi, il est recommandé de contrôler trois points :

• que le numéro de Cerfa est bien 11136*05,
• que le formulaire correspond à un arrêt de travail se prolongeant au-delà de 6 mois,
• que les champs relatifs aux salaires ou aux heures sont remplis à partir de données justifiables.

Ce qu’il faut retenir pour sécuriser la démarche

Le Cerfa 11136*05 est un formulaire ciblé, réservé à une hypothèse précise : la prolongation continue d’un arrêt de travail au-delà de 6 mois. Son rôle est de permettre à l’assurance maladie d’examiner les droits du salarié à partir des éléments fournis par l’employeur.

Pour bien l’utiliser, l’employeur doit :

• identifier sans ambiguïté le salarié et l’entreprise,
• indiquer la date du dernier jour de travail,
• reporter avec exactitude les salaires bruts soumis à cotisations ou les heures de travail sur la période de référence,
• dater et signer le document,
• transmettre l’attestation à l’organisme d’assurance maladie compétent, puis conserver une copie.

Cette rigueur est essentielle pour éviter les retards d’instruction et sécuriser les droits du salarié pendant un arrêt de longue durée. En cas d’incertitude sur la version du formulaire, sur le destinataire ou sur la manière de renseigner les données de paie, un contrôle préalable via la fiche officielle Service-Public.fr reste la solution la plus sûre.