CERFA 11413-06 : Demande de copies certifiées conformes de licence communautaire ou de licence de transport intérieur

À quoi sert le CERFA 11413*06 pour les entreprises de transport

Le CERFA 11413*06 correspond à la demande de copies certifiées conformes de licence communautaire ou de licence de transport intérieur. Il s’adresse aux professionnels du transport routier, qu’il s’agisse du transport de marchandises ou du transport de personnes.

Ce formulaire permet à une entreprise déjà inscrite au registre électronique national des entreprises de transport par route de solliciter auprès de l’administration compétente des copies certifiées conformes supplémentaires de sa licence, ou le remplacement d’une copie en cas de perte ou de vol.

Concrètement, ce document est utilisé lorsque l’entreprise a besoin de justifier, pour un ou plusieurs véhicules, de la régularité de son activité de transport. Il ne s’agit donc pas d’une première demande de licence, mais bien d’une démarche liée à des copies conformes rattachées à une licence déjà détenue.

Le titre officiel du formulaire est : Demande de copies certifiées conformes de licence communautaire ou de licence de transport intérieur. Son identifiant DILA est R14157. La dernière vérification DILA mentionnée est datée du 5 mai 2022.

Entreprises concernées

Le formulaire vise les entreprises qui exercent une activité de transport routier dans un cadre professionnel et réglementé. Sont notamment concernées :

• les entreprises de transport de marchandises,
• les entreprises de transport de personnes,
• les structures disposant d’une licence communautaire,
• les structures disposant d’une licence de transport intérieur.

Le formulaire distingue clairement les besoins selon le type de transport exercé et selon la catégorie de licence déjà attribuée à l’entreprise.

Dans quels cas utiliser ce formulaire

Le CERFA 11413*06 est utilisé dans plusieurs situations précises. L’entreprise peut notamment demander :

• des copies certifiées conformes supplémentaires de la licence communautaire,
• des copies certifiées conformes supplémentaires de la licence communautaire comportant la mention « ≤ 3,5 t », pour le transport de marchandises, lorsque la réglementation applicable le prévoit,
• des copies certifiées conformes supplémentaires de la licence de transport intérieur,
• des copies certifiées conformes de la licence de transport intérieur spécifique aux DOM,
• des copies certifiées conformes en remplacement d’une copie déjà délivrée, en cas de perte ou de vol,
• pour certaines activités de transport de marchandises, des copies portant une mention limitative relative à une activité assurée exclusivement à l’aide de véhicules de moins de 4 roues.

Le bon choix de la case à cocher est essentiel. Une erreur dans la nature de la demande peut entraîner un traitement plus long, voire un rejet pour dossier incomplet ou inadapté.

Cadre juridique et portée de la demande

Un document lié à l’exploitation régulière de l’activité de transport

Les licences de transport constituent des titres administratifs indispensables pour exercer certaines activités de transport routier. Les copies certifiées conformes permettent ensuite à l’entreprise de justifier, véhicule par véhicule selon les cas, de son droit à exploiter dans le cadre fixé par la réglementation.

Le formulaire mentionne notamment l’arrêté du 16 novembre 1999 et l’arrêté du 28 décembre 2011. Il s’inscrit donc dans un cadre réglementaire précis, en lien avec l’accès à la profession de transporteur routier et avec les conditions d’exploitation des véhicules.

La demande ne vaut pas autorisation automatique. L’administration instruit le dossier au regard de la situation de l’entreprise et des informations dont elle dispose, notamment sur sa capacité financière.

Licences visées par le CERFA 11413*06

Le formulaire permet de demander des copies certifiées conformes pour deux grandes catégories de titres :

• la licence communautaire,
• la licence de transport intérieur.

Le contenu de la demande dépend ensuite du secteur d’activité, marchandises ou personnes, et de certaines mentions particulières portées sur la licence.

Autorités compétentes pour recevoir la demande

La demande doit être adressée à l’autorité administrative dans laquelle l’entreprise est inscrite au registre électronique national des entreprises de transport par route. Le formulaire cite :

• la DREAL, direction régionale de l’environnement, de l’aménagement et du logement,
• la DRIEAT d’Île-de-France, direction régionale et interdépartementale de l’équipement, de l’aménagement et des transports,
• la DEAL des régions d’outre-mer, direction de l’environnement, de l’aménagement et du logement.

Le bon service dépend donc du lieu d’inscription de l’entreprise. En pratique, il est prudent de vérifier le circuit exact de dépôt auprès du service territorial concerné ou via la page officielle Service-Public.fr associée au formulaire.

Comment remplir le CERFA 11413*06 sans erreur

1. Identification de l’entreprise

La première partie du formulaire est consacrée à l’identification de l’entreprise. Elle comporte notamment :

• le numéro unique d’identification, c’est-à-dire le SIREN à 9 chiffres,
• la raison sociale.

Ces informations doivent correspondre exactement à celles connues de l’administration. Une divergence entre la raison sociale, le SIREN et les données enregistrées au registre des entreprises de transport peut retarder l’instruction.

2. Choisir la bonne nature de demande

La partie centrale du CERFA distingue d’abord le transport de marchandises et le transport de personnes. Il faut ensuite cocher les cases qui correspondent à la situation réelle de l’entreprise.

Pour le transport de marchandises, plusieurs demandes spécifiques peuvent être formulées :

• copies certifiées conformes supplémentaires de la licence communautaire, pour les véhicules répondant au cadre mentionné sur le formulaire,
• copies certifiées conformes supplémentaires de la licence communautaire comportant la mention « ≤ 3,5 t », pour des transports en France et hors de France,
• copies certifiées conformes supplémentaires de la licence de transport intérieur pour des transports exclusivement en France,
• copies certifiées conformes de la licence de transport intérieur spécifique aux DOM,
• copies certifiées conformes en remplacement d’une copie conforme déterminée, suite à vol ou à perte,
• copies certifiées conformes supplémentaires de la licence de transport intérieur portant la mention limitative relative à une activité de transport ou de location assurée exclusivement à l’aide de véhicules de moins de 4 roues.

Pour le transport de personnes, les options indiquées sont plus resserrées :

• copies certifiées conformes supplémentaires de la licence communautaire,
• copies certifiées conformes supplémentaires de la licence de transport intérieur,
• copies certifiées conformes de la licence de transport intérieur spécifique aux DOM,
• copies certifiées conformes en remplacement d’une copie conforme en cas de vol ou de perte.

Lorsque la demande concerne un remplacement, il faut renseigner avec soin le numéro de la copie conforme concernée. L’administration doit pouvoir identifier précisément le titre à remplacer.

3. Capacité financière, recapitalisation et garantie financière

Le formulaire précise que la demande sera instruite sur la base des données mentionnées dans la fiche de calcul de la capacité financière contenue dans le CERFA n° 16093 ou 16094, selon le cas, ou dans la liasse fiscale.

C’est un point central. L’attribution de copies supplémentaires n’est pas examinée isolément. L’administration vérifie la situation financière de l’entreprise à partir des éléments déjà disponibles ou communiqués.

Le formulaire prévoit également deux mentions complémentaires :

• si une recapitalisation a été effectuée depuis la dernière base examinée, il faut en indiquer le montant,
• si une garantie financière a été accordée, il faut aussi en indiquer le montant.

Ces renseignements doivent être exacts, cohérents et justifiables. Une surestimation ou une déclaration imprécise pourrait fragiliser le dossier.

4. Engagement et authentification du demandeur

Le demandeur doit ensuite signer un engagement par lequel il reconnaît que l’exactitude des renseignements fournis peut être contrôlée à tout moment par les services habilités de l’État.

Il s’engage également à conserver dans l’entreprise tous les documents ayant permis d’établir la demande, et à les présenter en cas de contrôle. Cette exigence impose une véritable traçabilité interne du dossier.

La dernière partie prévoit l’authentification du demandeur avec :

• nom,
• prénom,
• lieu,
• date,
• signature.

Une signature absente ou un formulaire non daté peuvent suffire à bloquer le traitement. Pour les professionnels qui veulent gagner du temps au moment de constituer leur demande, Startdoc met à disposition ce CERFA dans un format pré-rempli plus simple à exploiter, ce qui aide à sécuriser les informations d’identification et la sélection du bon type de copies demandées.

Pièces, justificatifs et vérifications à anticiper

Les éléments que l’administration peut contrôler

Même si le formulaire ne dresse pas une liste exhaustive de pièces à joindre, son contenu permet d’identifier les points sur lesquels l’administration fonde son instruction ou peut exercer un contrôle :

• l’identité juridique de l’entreprise,
• son inscription au registre électronique national des entreprises de transport par route,
• la nature exacte de la licence détenue,
• le nombre et le type de copies sollicitées,
• la situation de la capacité financière,
• l’existence éventuelle d’une recapitalisation récente,
• l’existence éventuelle d’une garantie financière,
• la réalité d’une perte ou d’un vol en cas de demande de remplacement.

Il est donc recommandé de préparer un dossier clair, cohérent et facilement vérifiable, même si le service instructeur ne demande pas immédiatement toutes les pièces justificatives.

Conserver les documents ayant permis d’établir la demande

L’engagement signé dans le formulaire n’est pas purement déclaratif. Il crée une obligation pratique pour l’entreprise : garder à disposition les documents utilisés pour compléter le CERFA.

En pratique, cela peut concerner :

• les éléments d’identification de l’entreprise,
• les documents relatifs à la licence déjà délivrée,
• les pièces comptables ou fiscales permettant d’apprécier la capacité financière,
• tout justificatif de recapitalisation ou de garantie financière,
• les éléments liés à une perte ou à un vol si le remplacement d’une copie est demandé.

Cette conservation est particulièrement importante en cas de contrôle a posteriori.

Protection des données personnelles

Le formulaire rappelle que la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés s’applique aux données nominatives portées dans le document. Elle garantit un droit d’accès et de rectification auprès des organismes destinataires du formulaire.

Pour l’entreprise, cela signifie que les informations personnelles inscrites dans le CERFA sont encadrées juridiquement, mais aussi qu’elles doivent être limitées à ce qui est nécessaire et exact.

Dépôt de la demande et suivi du dossier

À quel service transmettre le formulaire

Le formulaire doit être adressé au service compétent en fonction du lieu d’inscription de l’entreprise au registre national concerné. Selon les cas, il peut s’agir de la DREAL, de la DRIEAT d’Île-de-France ou de la DEAL.

Comme les modalités pratiques de transmission peuvent évoluer, il est préférable de vérifier avant l’envoi :

• l’adresse du service instructeur,
• le mode de dépôt accepté,
• les pièces éventuellement attendues en complément,
• les consignes locales de présentation du dossier.

La page officielle Service-Public.fr liée à l’identifiant R14157 constitue un point d’entrée fiable pour confirmer la démarche.

Comment présenter un dossier exploitable

Un dossier lisible facilite l’instruction. Il est conseillé de :

• renseigner tous les champs sans abréviations ambiguës,
• cocher uniquement les cases utiles,
• vérifier la concordance entre la demande et la licence détenue,
• indiquer clairement les montants relatifs à la recapitalisation ou à la garantie financière lorsqu’ils existent,
• dater et signer le formulaire,
• conserver une copie intégrale du dossier transmis.

Lorsqu’une entreprise demande plusieurs copies supplémentaires, la cohérence entre le nombre souhaité et ses capacités administratives et financières doit pouvoir être comprise par le service instructeur.

Absence de délai chiffré dans le formulaire

Le CERFA et les informations transmises ici ne mentionnent pas de délai précis de traitement. Il faut donc éviter de promettre à ses clients ou à ses partenaires une date certaine de réception des copies certifiées conformes sans confirmation du service instructeur.

En cas d’urgence opérationnelle, le plus prudent est de prendre contact avec l’administration territorialement compétente afin de connaître ses pratiques de traitement.

Vos obligations et les risques en cas de fausse déclaration

Une obligation de sincérité renforcée

Le formulaire contient un avertissement très explicite : le fait de présenter sciemment de faux renseignements à l’occasion d’enquêtes relatives aux conditions d’inscription aux registres ou à la délivrance de titres administratifs d’exploitation des véhicules est puni de deux ans d’emprisonnement et de 30 000 euros d’amende, selon l’article L.3452-9 du code des transports.

Cette mention impose une vigilance particulière sur toutes les informations fournies, notamment :

• le type de licence réellement détenue,
• la nature de l’activité exercée,
• le nombre de copies demandées,
• la réalité d’une perte ou d’un vol,
• les données financières déclarées.

Une simple approximation ne relève pas automatiquement de la fraude, mais une déclaration inexacte faite en connaissance de cause peut exposer l’entreprise et son représentant à des conséquences pénales et administratives sérieuses.

Contrôles possibles de l’État

Le demandeur reconnaît expressément que les renseignements fournis pourront être contrôlés à tout moment par les services habilités de l’État. Le contrôle peut donc intervenir pendant l’instruction ou après la délivrance des copies certifiées conformes.

Il est conseillé d’organiser en interne un classement rigoureux des documents liés à la licence, aux véhicules concernés et à la situation financière de l’entreprise. En matière de transport routier, la conformité administrative est un volet essentiel de la continuité d’exploitation.

Que faire en cas de refus ou de difficulté avec la demande

Vérifier d’abord le motif exact de blocage

Si la demande n’aboutit pas, la première étape consiste à identifier précisément la raison invoquée par l’administration. Il peut s’agir, par exemple :

• d’un formulaire incomplet,
• d’une incohérence entre la demande et la licence détenue,
• d’une difficulté tenant à la capacité financière,
• d’un justificatif manquant ou insuffisant,
• d’une erreur d’orientation vers le mauvais service administratif.

Avant d’envisager un recours, un échange avec le service instructeur permet souvent de clarifier la situation et, le cas échéant, de régulariser le dossier.

Demander une régularisation ou déposer une nouvelle demande

Lorsqu’aucune décision définitive de refus n’a encore été prise, il peut être opportun de compléter le dossier ou de déposer un nouveau formulaire correctement renseigné. Cette solution est souvent plus rapide qu’un contentieux, surtout si le problème vient d’une pièce manquante ou d’une case mal cochée.

Il faut alors reprendre l’ensemble du dossier avec méthode, en vérifiant en particulier les éléments financiers et le type exact de copies sollicitées.

Recours administratifs et contentieux

En cas de refus formalisé, l’entreprise peut envisager les voies de recours de droit commun contre une décision administrative. Les modalités exactes dépendront de la décision reçue, de sa motivation et des indications éventuellement mentionnées dans le courrier de refus.

En pratique, il convient de :

• lire attentivement la décision notifiée,
• respecter les éventuels délais de recours qui y sont indiqués,
• conserver tous les échanges et pièces transmis,
• solliciter un accompagnement juridique si le refus met en cause l’exploitation de l’activité.

Lorsque l’enjeu économique est important, notamment si l’absence de copies conformes empêche l’utilisation régulière de certains véhicules, il peut être utile de se faire assister par un professionnel du droit ou par un conseil spécialisé en transport.

Points de vigilance avant l’envoi du CERFA 11413*06

Bien distinguer licence communautaire et licence de transport intérieur

La première vigilance consiste à ne pas confondre les deux catégories de licence visées par le formulaire. Le bon intitulé doit être choisi en fonction du titre déjà détenu par l’entreprise et du périmètre de l’activité exercée.

Ne pas négliger les mentions particulières

Pour le transport de marchandises, certaines options comportent des mentions spécifiques, comme « ≤ 3,5 t » ou la limitation aux véhicules de moins de 4 roues. Ces précisions ont une portée juridique réelle. Une demande mal qualifiée peut conduire à l’attribution d’un titre inadapté ou au rejet du dossier.

Soigner les données financières

La référence aux CERFA 16093 ou 16094 et à la liasse fiscale montre que la demande est étroitement liée à l’appréciation de la capacité financière. Il faut donc vérifier que les données utilisées sont cohérentes, actualisées et justifiables.

Prévoir la preuve des événements déclarés

En cas de remplacement pour perte ou vol, il est prudent de conserver tous les éléments permettant d’étayer la déclaration. Même si le formulaire n’impose pas ici une liste de pièces, l’administration peut demander à comprendre la situation exacte de la copie remplacée.

Utiliser la version à jour du formulaire

Comme pour tout CERFA, il est important d’utiliser la version en vigueur, ici le CERFA 11413*06. Une ancienne version pourrait être refusée ou nécessiter une nouvelle transmission. Avant l’envoi, une vérification sur Service-Public.fr reste recommandée.

Ce qu’il faut retenir pour sécuriser votre demande

Le CERFA 11413*06 est un formulaire technique, mais son objet est clair : permettre aux entreprises de transport routier de demander des copies certifiées conformes de leur licence communautaire ou de leur licence de transport intérieur, qu’il s’agisse de copies supplémentaires ou d’un remplacement après perte ou vol.

La réussite de la démarche repose sur quelques fondamentaux :

• identifier correctement l’entreprise,
• sélectionner la bonne catégorie de transport et la bonne nature de licence,
• renseigner avec exactitude les éléments liés à la capacité financière,
• conserver tous les justificatifs ayant permis d’établir la demande,
• transmettre le dossier au bon service, DREAL, DRIEAT ou DEAL selon le cas.

Dans le secteur du transport, une démarche administrative mal préparée peut vite avoir des conséquences concrètes sur l’exploitation des véhicules. Mieux vaut donc traiter ce formulaire comme un acte réglementaire à part entière, et non comme une simple formalité.