CERFA 12608-03 : Aide à l'accompagnement d'une association intermédiaire

Comprendre le CERFA 12608*03, annexe financière de l’aide à l’accompagnement d’une association intermédiaire

Le CERFA 12608*03 correspond à l’annexe financière obligatoire jointe à la convention conclue entre l’État et une association intermédiaire. Son intitulé officiel est Aide à l'accompagnement d'une association intermédiaire. Ce document permet d’organiser le paiement de l’aide par l’Agence de services et de paiement, l’ASP.

Le formulaire s’inscrit dans le cadre de l’insertion par l’activité économique, souvent appelée IAE. Il vise les associations intermédiaires qui mettent des personnes à disposition, dans une logique d’accompagnement vers l’emploi. Même si la fiche DILA mentionne un public de particuliers, l’usage concret du document concerne bien la structure associative bénéficiaire, dans ses relations avec l’administration.

Cette annexe financière ne remplace pas la convention elle-même. Elle en constitue le complément financier et administratif. En pratique, elle sert à identifier l’association, à préciser certains éléments de conventionnement, à déclarer des données d’effectifs, à fixer le montant total de l’aide et à formaliser les objectifs négociés avec l’État.

Le formulaire mentionne expressément les articles L. 5132-1 à L. 5132-3 et L. 5132-7 à L. 5132-14 du code du travail. Il rappelle aussi que le contrôle de l’exécution de la convention est assuré par la DIRECCTE ou la DIECCTE, selon l’organisation administrative en vigueur au moment du dépôt. En cas de non-exécution, les sommes déjà versées peuvent faire l’objet d’un ordre de reversement.

À quoi sert précisément cette annexe financière

Le CERFA 12608*03 poursuit plusieurs objectifs concrets :

• identifier l’association intermédiaire bénéficiaire, grâce à ses coordonnées et à son numéro SIRET,
• permettre le paiement de l’aide par virement, avec transmission d’un relevé d’identité bancaire ou postal,
• décrire la situation de l’association au regard d’autres conventionnements liés à l’IAE ou à d’autres dispositifs,
• déclarer les effectifs de l’année précédente, notamment le nombre de personnes mises à disposition et les équivalents temps plein,
• formaliser le montant total de l’aide et la période d’effet de l’annexe financière,
• fixer des objectifs prévisionnels de sorties dynamiques, d’emploi durable, d’emploi de transition et de sorties positives,
• transmettre des informations comptables relatives au dernier exercice disponible.

Autrement dit, il s’agit d’un document de pilotage financier et de suivi. L’administration l’utilise pour encadrer la subvention liée à l’accompagnement, tandis que l’ASP s’en sert pour assurer le versement.

Dans quelles situations le CERFA 12608*03 est utilisé

Ce formulaire est utilisé lors de la conclusion d’une convention entre l’État et l’association intermédiaire, ainsi que dans le cadre d’un avenant ou d’une modification. Le document prévoit d’ailleurs un emplacement pour le numéro de l’annexe financière ou de l’avenant, ainsi qu’une indication relative au caractère annuel ou pluriannuel de la convention.

Il peut donc être mobilisé à différents moments de la vie administrative de l’association :

• au démarrage d’un conventionnement,
• lors du renouvellement de la convention,
• en cas d’évolution de la situation nécessitant un avenant,
• pour ajuster les données financières ou les objectifs négociés.

Le formulaire fait ainsi le lien entre la convention juridique, les éléments budgétaires et les résultats attendus en matière d’insertion.

Un document distinct de la notice

Aucune notice associée n’est indiquée dans les informations disponibles. Il faut donc être particulièrement attentif au contenu du formulaire lui-même, qui comporte déjà plusieurs indications utiles, notamment sur les destinataires, le mode de paiement, les sorties à prendre en compte et le contrôle administratif. En l’absence de notice, il est recommandé de s’appuyer sur la convention, sur les consignes de l’administration compétente et, si besoin, sur la fiche officielle publiée sur Service-Public.fr.

Comment remplir le CERFA 12608*03 sans oublier les rubriques essentielles

1. Identifier l’association intermédiaire

La première étape consiste à renseigner les informations d’identification de la structure. Le formulaire demande notamment :

• la dénomination de l’association,
• son adresse complète,
• le numéro SIRET,
• l’activité principale,
• le code NAF,
• l’IDCC, en renvoyant au site du ministère du Travail,
• les coordonnées du correspondant technique, avec nom, prénom et courriel.

Si l’adresse à laquelle les documents administratifs et financiers doivent être envoyés est différente de l’adresse principale, une seconde zone permet de la préciser. Cette distinction est importante, car elle conditionne la bonne réception des échanges liés au suivi du dossier.

2. Indiquer les modalités de paiement

Le CERFA prévoit un paiement par virement bancaire ou CCP. Il est expressément demandé de fournir un RIB ou un RIP de l’entreprise, c’est-à-dire de l’association bénéficiaire. Cette pièce est indispensable pour permettre à l’ASP d’effectuer le versement de l’aide.

Il convient de vérifier que les coordonnées bancaires transmises sont à jour, cohérentes avec la dénomination de l’association et lisibles. Une discordance entre le titulaire du compte et l’identité du bénéficiaire peut ralentir l’instruction ou le paiement.

3. Préciser les autres conventionnements éventuels

Le formulaire demande si l’association bénéficie d’un autre conventionnement au titre de l’IAE. Si oui, il faut préciser le type concerné, par exemple :

• atelier et chantier d’insertion, avec le numéro d’annexe ACI,
• entreprise d’insertion, avec le numéro d’annexe EI.

Une autre rubrique permet également de signaler l’existence d’un conventionnement au titre d’autres dispositifs, comme :

• CHRS,
• organisme de formation,
• service aux personnes, avec agrément simple ou agrément qualité.

Ces éléments permettent à l’administration de situer l’association dans son environnement institutionnel et de comprendre les autres sources d’intervention ou de financement public.

4. Renseigner les informations relatives à la convention

Le document comporte une partie destinée à rappeler les données principales de la convention :

• la date de dépôt,
• le numéro de l’annexe financière ou de l’avenant,
• le caractère annuel ou pluriannuel de la convention,
• le nombre d’années, s’il s’agit d’une convention pluriannuelle,
• la date de signature.

Cette rubrique doit être remplie avec une grande précision, car elle relie l’annexe financière au bon support juridique. En cas d’erreur de référence, la demande peut être difficile à rattacher à la convention concernée.

5. Déclarer les effectifs de l’association intermédiaire

La rubrique consacrée aux effectifs est centrale. Elle permet d’apprécier l’activité et les moyens humains de la structure. Le CERFA demande notamment :

• le nombre de personnes mises à disposition l’année précédente,
• parmi elles, le nombre de personnes agréées au titre de l’article L. 5132-1 du code du travail,
• l’effectif total de l’association intermédiaire au 31 décembre de l’année précédente, tel que déclaré à l’assurance chômage,
• l’équivalent temps plein correspondant,
• le nombre de contrats uniques d’insertion,
• le détail entre CIE et CAE,
• le nombre de contrats de professionnalisation,
• le nombre de salariés permanents chargés de l’encadrement technique des salariés en insertion, avec leur ETP,
• le nombre de salariés permanents chargés de l’accompagnement socioprofessionnel des salariés en insertion, avec leur ETP.

Ces données doivent être cohérentes avec les documents sociaux, comptables et de gestion de l’association. Elles participent à l’évaluation de la capacité d’accompagnement de la structure.

Lorsque le formulaire est préparé avec l’appui d’un service comme Startdoc, l’intérêt est surtout de disposer d’un cadre déjà structuré pour rassembler ces informations administratives sensibles sans perdre de temps sur la mise en forme du document.

6. Compléter la partie relative au financement de l’aide

Cette section mentionne les informations financières essentielles :

• la date de début d’effet de l’annexe financière,
• la date de fin d’effet de l’annexe financière,
• le montant total de l’aide.

Le montant doit être reporté exactement comme arrêté dans les échanges avec l’administration. Il ne faut pas improviser ni estimer un montant si celui-ci n’a pas été validé. En cas d’incertitude, il est préférable de reprendre les éléments contenus dans la convention ou dans les documents transmis par le service instructeur.

7. Fixer les objectifs négociés

Le CERFA 12608*03 comporte une partie consacrée aux objectifs négociés. Cette rubrique a une portée importante, car elle formalise les résultats prévisionnels attendus sur la période couverte par l’annexe.

Il faut y indiquer :

• le nombre prévisionnel de sorties pour la période,
• l’objectif prévisionnel de sorties dynamiques, en pourcentage,
• l’objectif prévisionnel de sorties dans l’emploi durable, en pourcentage,
• l’objectif prévisionnel de sorties dans l’emploi de transition, en pourcentage,
• l’objectif prévisionnel de sorties positives, en pourcentage.

Le formulaire précise que doivent être considérées comme des sorties, le départ définitif des salariés restés trois mois consécutifs et plus dans la structure. Il contient également une codification des types de sorties.

Ce que recouvrent les sorties dynamiques

Le document distingue trois grandes catégories entrant dans les sorties dynamiques :

• l’emploi durable, qui inclut notamment le CDI, le CDD de 6 mois et plus hors contrats aidés visés, le contrat de mission de 6 mois et plus, la création d’entreprise et l’intégration dans la fonction publique,
• l’emploi de transition, qui vise par exemple le CDD de moins de 6 mois, le contrat de mission de moins de 6 mois ou certains contrats aidés sous forme de CDD,
• les sorties positives, parmi lesquelles la formation qualifiante, la poursuite d’une formation qualifiante, l’embauche sur un emploi d’insertion par une autre SIAE ou une autre sortie positive.

Les pourcentages renseignés doivent donc être construits avec méthode, en lien avec les résultats passés de l’association et les objectifs réalistes de la période à venir.

8. Reporter les informations comptables du dernier exercice disponible

Le CERFA demande enfin des données comptables sur le dernier exercice clos :

• la date de clôture de l’exercice,
• le total des produits d’exploitation,
• le montant des ventes et prestations,
• le montant des aides ou subventions complémentaires.

Lorsque des aides ou subventions complémentaires existent, le formulaire prévoit de préciser leur origine. Plusieurs financeurs sont expressément mentionnés :

• commune,
• intercommunalité,
• département,
• région,
• État, hors IAE et contrats aidés,
• FSE, hors aides aux postes,
• PLIE,
• AGEFIPH,
• autre aide publique, avec mention de l’origine,
• fondation.

Cette partie donne une vision plus complète du modèle économique de l’association intermédiaire. Elle aide l’administration à situer l’aide à l’accompagnement parmi les autres ressources de la structure.

Pièces, signatures et points de vigilance avant l’envoi

Les pièces à joindre

Le formulaire impose explicitement la fourniture d’un RIB ou d’un RIP. Selon la situation de l’association et les demandes du service instructeur, d’autres documents peuvent être sollicités pour appuyer le dossier, par exemple la convention de référence, un avenant, des éléments comptables ou des justificatifs relatifs aux effectifs. En l’absence de notice jointe, il est prudent de vérifier auprès du service compétent si des pièces complémentaires sont attendues.

Les signatures nécessaires

Le formulaire prévoit une signature pour l’État et une signature pour l’association, avec qualité, signature et cachet. Il ne s’agit donc pas d’un simple document déclaratif unilatéral. L’annexe financière s’insère dans une relation conventionnelle et doit être validée par les deux parties concernées.

Il faut veiller à ce que la personne signataire pour l’association soit habilitée à engager la structure. En cas de délégation de signature ou de changement de représentant légal, mieux vaut s’assurer que les informations administratives sont à jour avant transmission.

Les erreurs les plus courantes à éviter

• indiquer un numéro SIRET erroné ou incomplet,
• oublier de joindre le relevé d’identité bancaire ou postal,
• confondre adresse du siège et adresse de correspondance,
• reporter des effectifs non cohérents avec les déclarations sociales,
• laisser vides les données de convention ou d’avenant,
• inscrire des objectifs de sorties sans lien avec la codification prévue par le formulaire,
• mentionner un montant d’aide non validé,
• omettre la signature ou le cachet de l’association.

Une relecture attentive est d’autant plus utile que ce CERFA intervient dans un cadre de financement public. Toute imprécision peut retarder le traitement du dossier, voire entraîner une demande de régularisation.

Où envoyer le CERFA 12608*03 et comment s’organise le traitement du dossier

Les destinataires mentionnés sur le formulaire

Le document indique clairement la répartition des exemplaires :

• l’original blanc est destiné à l’ASP,
• l’exemplaire jaune est destiné à la DIRECCTE ou à la DIECCTE,
• l’exemplaire rose est destiné à l’association intermédiaire.

Cette mention montre que le circuit administratif associe à la fois le service en charge du suivi de la convention et l’organisme chargé du paiement. Même si les modalités pratiques ont pu évoluer avec la dématérialisation ou la réorganisation des services, il reste essentiel de respecter les consignes de transmission données localement.

Envoi papier ou transmission dématérialisée

Le formulaire source reprend une logique de circulation par exemplaires. Toutefois, dans certains territoires ou selon les pratiques administratives les plus récentes, une transmission numérique peut être demandée. Comme aucune modalité dématérialisée précise n’est fournie dans les informations disponibles, il est conseillé de se conformer aux indications de votre interlocuteur administratif ou de consulter la page officielle Service-Public.fr associée à la référence R2097.

Quel service contacter en cas de doute

Le formulaire indique que les demandes relatives aux données personnelles doivent être adressées à la DIRECCTE ou DIECCTE, ou à l’Agence de services et de paiement. Plus largement, en cas de difficulté de remplissage, de doute sur la version du document ou de question sur le circuit de transmission, ces interlocuteurs demeurent les plus pertinents.

La fiche officielle a été vérifiée le 30 novembre 2021. Avant un dépôt, il est donc prudent de confirmer qu’aucune version plus récente ou consigne locale spécifique n’a remplacé ce schéma.

Délais, contrôle administratif et suite donnée après le dépôt

Quand déposer l’annexe financière

Le formulaire ne fixe pas, à lui seul, un délai chiffré de dépôt. En pratique, son calendrier dépend de la convention concernée, de son renouvellement, de la conclusion d’un avenant ou de la période de financement. La présence des rubriques relatives à la date de dépôt, à la date de signature et aux dates d’effet de l’annexe montre que le respect du calendrier contractuel est déterminant.

Il est donc recommandé de préparer le document suffisamment en amont, surtout lorsque les données à renseigner nécessitent une consolidation interne, par exemple les effectifs de l’année précédente, les ETP, les résultats de sorties ou les comptes du dernier exercice clos.

Ce qui se passe après l’envoi

Une fois le formulaire transmis et signé, plusieurs étapes peuvent intervenir :

1. vérification de la complétude du dossier,
2. contrôle de cohérence entre l’annexe financière, la convention et les pièces jointes,
3. validation par les services compétents de l’État,
4. transmission ou prise en charge par l’ASP pour le paiement de l’aide.

Le document prévoit d’ailleurs une mention Transmis à l’ASP le, ce qui confirme l’existence d’un circuit administratif organisé entre l’autorité conventionnante et l’agence de paiement.

Le contrôle de l’exécution de la convention

Le formulaire rappelle expressément que le contrôle de l’application de la convention est effectué par la DIRECCTE ou la DIECCTE. Ce point n’est pas accessoire. Il signifie que les informations déclarées, les objectifs négociés et l’utilisation des fonds peuvent faire l’objet d’une vérification.

En cas de non-exécution de la convention, les sommes déjà versées peuvent faire l’objet d’un ordre de reversement. Il est donc essentiel de conserver l’ensemble des pièces justificatives ayant servi à remplir le CERFA, ainsi que les éléments permettant d’attester de la réalité de l’accompagnement, de l’activité de mise à disposition et des résultats obtenus.

Protection des données personnelles

Le formulaire rappelle l’application de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Les personnes concernées disposent d’un droit d’accès et de rectification pour les données les concernant. La demande doit être adressée au service administratif compétent ou à l’ASP, selon le cas.

Pour l’association, cela implique une vigilance particulière sur l’exactitude des données transmises, qu’il s’agisse des coordonnées, de l’identité du correspondant technique, des informations financières ou des éléments relatifs aux effectifs.

Bien sécuriser sa démarche avant de télécharger ou transmettre le formulaire

Le CERFA 12608*03 est un document technique, mais sa logique reste claire si l’on suit l’ordre des rubriques. Il faut d’abord identifier correctement l’association, rattacher l’annexe à la bonne convention, compléter les données d’effectifs, préciser le financement, fixer des objectifs cohérents et fournir les éléments bancaires nécessaires au paiement.

Comme il s’agit d’une annexe financière obligatoire dans le cadre d’un conventionnement avec l’État, l’exactitude des informations prime sur la rapidité. Mieux vaut prendre le temps de comparer chaque donnée avec les documents sociaux, comptables et conventionnels déjà disponibles.

En cas d’incertitude sur la version à utiliser, sur le circuit de transmission ou sur les pièces à joindre, la solution la plus sûre consiste à vérifier la page officielle Service-Public.fr liée à la référence R2097 et à solliciter, si nécessaire, le service administratif compétent. Cette précaution est particulièrement utile lorsque le dossier s’inscrit dans un renouvellement de convention ou dans un avenant, situations où les erreurs de rattachement sont fréquentes.

Une annexe financière correctement remplie facilite ensuite la mise en paiement par l’ASP et sécurise la relation entre l’association intermédiaire et l’État. Pour une structure d’insertion, cela représente un enjeu concret de trésorerie, de suivi administratif et de continuité de l’accompagnement proposé aux salariés en insertion.