CERFA 13987-03 : Alimentation des animaux - Demande d'autorisation pour être représentant d'un établissement situé dans un pays tiers

CERFA 13987*03 : autorisation pour représenter un établissement d’alimentation animale situé dans un pays tiers

Le CERFA 13987*03 correspond à la demande d’autorisation pour être représentant d’un établissement situé dans un pays tiers, dans le secteur de l’alimentation animale. Il s’adresse à des professionnels établis en France qui souhaitent représenter un site de production implanté hors de l’Union européenne, afin que certains produits puissent être mis sur le marché de l’Union européenne.

Ce formulaire concerne un domaine très encadré, à la croisée du droit sanitaire, du droit de l’alimentation animale et des règles applicables aux importations. Il ne s’agit pas d’une simple formalité commerciale : l’exploitant français qui se porte représentant accepte des engagements précis vis-à-vis de l’administration et des services de contrôle.

Le formulaire est identifié par la DILA sous la référence R33054. La dernière vérification DILA mentionnée est datée du 31 octobre 2017. La demande doit être transmise au MAAF, DGAL, SIVEP, 251 rue de Vaugirard, 75732 Paris Cedex 15, conformément aux mentions portées sur le document.

À quoi sert exactement ce formulaire dans le secteur de l’alimentation animale

Une autorisation liée à la représentation d’un établissement étranger

Le CERFA 13987*03 permet à un exploitant du secteur de l’alimentation animale établi en France de demander l’autorisation d’agir comme représentant d’un établissement de production implanté dans un pays tiers. En pratique, l’entreprise française devient l’interlocuteur identifié pour l’importation de produits visés par la demande.

Cette représentation peut concerner plusieurs catégories de produits mentionnées dans le formulaire :

• les additifs,
• les prémélanges,
• les aliments composés.

Le formulaire prévoit la déclaration de plusieurs produits, avec pour chacun un nom, un code de référence, une forme de produit, les espèces animales concernées et une quantité annuelle prévisionnelle en kilogrammes.

Des produits liés à des espèces animales identifiées

Le document demande de préciser les espèces concernées, parmi lesquelles figurent notamment :

• bovins,
• ovins,
• caprins,
• porcins,
• volailles,
• lapins,
• autres espèces à préciser.

Cette précision n’est pas accessoire. Elle participe à l’identification du périmètre exact de l’autorisation sollicitée et permet à l’administration d’apprécier la nature des produits importés et leur destination.

Un formulaire à utiliser avec rigueur

Le CERFA mentionne qu’une fiche descriptive détaillée doit être jointe pour chaque produit déclaré. Même si aucune notice associée n’est indiquée dans les informations disponibles, le formulaire lui-même renvoie à cette exigence documentaire. L’absence de pièces suffisantes ou une description trop imprécise peut fragiliser le dossier.

Dans ce type de démarche technique, l’intérêt d’un document déjà structuré est concret. Pour un opérateur qui doit déclarer plusieurs références, espèces et volumes, Startdoc facilite l’accès à un CERFA 13987*03 prêt à compléter, ce qui limite les oublis formels avant l’envoi au ministère.

Le cadre juridique applicable à la demande

Les textes expressément mentionnés sur le CERFA

Le formulaire renvoie à plusieurs textes qui fondent juridiquement la demande :

• le règlement (CE) n° 1831/2003 du Parlement européen et du Conseil du 22 septembre 2003 relatif aux additifs destinés à l’alimentation des animaux,
• le règlement (CE) n° 183/2005 du Parlement européen et du Conseil du 12 janvier 2005 établissant des exigences en matière d’hygiène des aliments pour animaux,
• l’arrêté du 23 avril 2007 modifié, relatif aux agréments et autorisations des établissements du secteur de l’alimentation animale et modifiant notamment l’arrêté du 28 février 2000 modifié.

Le formulaire cite également l’article 3.3 du règlement (CE) n° 178/2002 à propos de la qualité dans laquelle agit le signataire.

Pourquoi ces références sont importantes

Ces textes montrent que la demande ne porte pas uniquement sur une question d’identification administrative. Elle s’inscrit dans une logique de sécurité sanitaire, de traçabilité et de conformité des produits destinés à l’alimentation animale. L’établissement français représentant doit être en mesure d’assumer un rôle actif dans le suivi des importations et dans les relations avec l’administration française.

Le règlement relatif à l’hygiène des aliments pour animaux occupe ici une place centrale. Le signataire s’engage en effet à veiller au respect, par l’établissement représenté, d’exigences au moins équivalentes à celles fixées par ce texte. La portée de cette formule est importante : elle implique un niveau de vigilance élevé à l’égard du partenaire étranger.

Qui peut déposer le CERFA 13987*03

Le profil du demandeur

Le formulaire vise un exploitant du secteur de l’alimentation animale établi en France. Le demandeur doit renseigner ses informations d’identification, notamment :

• son numéro SIRET,
• son numéro d’agrément ou d’enregistrement attribué par l’autorité compétente aux opérateurs du secteur,
• sa raison sociale,
• son adresse,
• ses coordonnées de contact.

Ces éléments permettent à l’administration de vérifier que l’opérateur français est bien identifié et déjà inscrit dans le cadre réglementaire applicable à son activité.

L’établissement représenté

Le formulaire impose aussi de préciser les coordonnées de l’établissement situé dans le pays tiers :

• nom,
• adresse,
• code postal,
• commune,
• pays.

La relation entre le représentant établi en France et l’établissement tiers doit donc être suffisamment claire pour permettre le contrôle administratif et, si nécessaire, les vérifications sanitaires ou documentaires.

Comment remplir le formulaire sans négliger les points sensibles

Section I, identification du demandeur

La première partie du CERFA porte sur l’entreprise française qui demande à être autorisée comme représentant. Les informations doivent être cohérentes avec les données officielles de l’entreprise. Une vigilance particulière est recommandée sur le numéro SIRET et sur le numéro d’agrément ou d’enregistrement, car ces identifiants conditionnent l’identification réglementaire de l’opérateur.

Section II, coordonnées de l’établissement représenté

Les coordonnées du site étranger doivent être complètes et actualisées. Si l’établissement utilise une dénomination commerciale différente de sa raison sociale, il est prudent de vérifier laquelle doit figurer dans le dossier, afin d’éviter une discordance avec les pièces jointes ou avec les documents d’importation.

Section III, description des produits

Le formulaire permet de renseigner jusqu’à trois produits. Pour chacun, il faut indiquer :

• le nom du produit,
• le code de référence du produit,
• la forme, additif, prémélange ou aliment composé,
• l’espèce animale concernée,
• le cas échéant, toute précision utile sur une autre espèce.

Une fiche descriptive détaillée doit être jointe pour chaque produit. Cette exigence doit être traitée avec soin, car l’administration doit pouvoir comprendre précisément ce qui sera importé et représenté dans le cadre de l’autorisation sollicitée.

Section IV, volumes prévisionnels

Le demandeur doit mentionner, pour chaque produit, la quantité annuelle prévisionnelle exprimée en kilogrammes. Il s’agit d’une donnée importante, car elle contribue à l’évaluation de l’activité envisagée. Même s’il s’agit d’une prévision, elle doit rester sérieuse et cohérente avec la réalité économique du projet d’importation.

Les engagements juridiques du représentant français

Une déclaration qui engage l’entreprise

La partie signature du CERFA est particulièrement importante. Le signataire certifie avoir pouvoir pour représenter le demandeur dans le cadre de la formalité. Il certifie aussi l’exactitude de l’ensemble des informations fournies dans le formulaire et les pièces jointes.

La déclaration ne se limite pas à une attestation de bonne foi. Elle emporte des engagements explicites pour l’établissement français.

Les obligations mentionnées dans le formulaire

L’exploitant s’engage notamment à :

• veiller au respect, par l’établissement représenté, d’exigences au moins équivalentes à celles fixées par le règlement (CE) n° 183/2005,
• tenir un registre des lots importés sur le territoire communautaire, avec pour chaque lot la date d’introduction et la quantité,
• mettre à disposition des services de contrôle, dans les plus brefs délais, la quantité annuelle des lots importés calculée à partir de ce registre,
• informer dans les plus brefs délais le ministère chargé de l’agriculture de toute modification des éléments figurant dans la demande.

La portée pratique de ces obligations

Concrètement, le représentant français ne peut pas se contenter d’un rôle purement administratif. Il doit disposer d’une organisation interne permettant d’assurer la traçabilité des lots importés, de centraliser les données utiles et de réagir rapidement en cas de contrôle ou de changement dans la situation déclarée.

Cette responsabilité invite à sécuriser la relation contractuelle avec l’établissement situé dans le pays tiers. Même si le CERFA ne détaille pas les clauses à prévoir, il est généralement prudent de formaliser les échanges d’informations, les obligations documentaires et les conditions de coopération en cas de contrôle.

Transmission du dossier et suivi administratif

Où envoyer la demande

Le formulaire indique une adresse de transmission claire : MAAF, DGAL, SIVEP, 251 rue de Vaugirard, 75732 Paris Cedex 15. En l’absence d’autre indication sur le document fourni, il convient de s’y conformer et de vérifier, avant l’envoi, si des modalités complémentaires existent sur la fiche Service-Public.fr associée.

Pièces et cohérence du dossier

Le document ne fournit pas une liste exhaustive de pièces annexes, mais il exige au minimum une fiche descriptive détaillée pour chaque produit. En pratique, un dossier solide suppose que les informations figurant sur le CERFA soient cohérentes avec tous les documents transmis en appui.

Avant envoi, il est utile de contrôler :

• la complétude des coordonnées des deux établissements,
• la lisibilité des produits déclarés,
• la cohérence des volumes annoncés,
• la présence de la date et de la signature,
• la qualité du signataire,
• la présence des fiches descriptives pour chaque produit mentionné.

Protection des données personnelles

Le CERFA rappelle l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Les personnes concernées disposent d’un droit d’accès et de rectification auprès de l’organisme qui traite la demande, pour les données à caractère personnel les concernant.

Refus, demande incomplète, modification du dossier : quels réflexes adopter

En cas de dossier incomplet

Si l’administration estime que le dossier est insuffisant, imprécis ou incohérent, elle peut demander des éléments complémentaires. Dans une matière aussi technique, les difficultés proviennent souvent d’une description imprécise des produits, d’un manque de cohérence entre les annexes et le formulaire, ou d’une absence de justification claire du rôle de représentant.

Il est donc conseillé de conserver une copie intégrale du dossier envoyé, avec toutes les pièces jointes, afin de pouvoir répondre rapidement à une demande de régularisation.

En cas de modification après dépôt

Le formulaire impose d’informer rapidement le ministère chargé de l’agriculture de toute modification des éléments déclarés. Cela peut concerner, par exemple, un changement d’adresse, une évolution des produits représentés, ou une modification affectant l’établissement tiers. Cette obligation doit être prise au sérieux, car l’autorisation repose sur les informations fournies dans la demande initiale.

En cas de refus

Le CERFA ne détaille pas les voies de recours ni les délais applicables en cas de refus. Dans une telle situation, il convient de se reporter à la décision notifiée par l’administration, qui doit normalement préciser les modalités de contestation. À défaut de certitude, il est prudent de consulter la fiche Service-Public.fr liée à la référence R33054 ou de se rapprocher de l’administration compétente pour connaître les recours administratifs ou contentieux éventuellement ouverts.

Points de vigilance pour les professionnels de l’importation d’aliments pour animaux

Ne pas sous-estimer le rôle du représentant

Le représentant d’un établissement situé dans un pays tiers n’est pas un simple relais commercial. Il assume un rôle déclaré auprès de l’administration française et s’engage sur des aspects essentiels de conformité et de traçabilité. Avant de déposer le CERFA 13987*03, il est donc utile d’évaluer sa capacité réelle à suivre les importations, à tenir les registres exigés et à répondre aux contrôles.

Soigner la qualification des produits

La distinction entre additif, prémélange et aliment composé doit être exacte. Une mauvaise qualification peut créer une ambiguïté réglementaire et compliquer l’examen du dossier. De la même manière, le choix des espèces concernées doit correspondre à l’usage effectif du produit.

Anticiper les contrôles documentaires

Le maintien d’un registre des lots importés n’est pas une formalité secondaire. Il faut pouvoir retracer les introductions sur le territoire communautaire et les quantités concernées. Une organisation documentaire claire, tenue au fil de l’eau, limite les difficultés en cas de contrôle a posteriori.

Vérifier l’actualité des informations officielles

La dernière vérification DILA disponible remonte à 2017. Même si le formulaire reste identifié par les sources officielles, il est recommandé de contrôler, avant tout dépôt, si une mise à jour de la procédure ou du formulaire est intervenue sur Service-Public.fr ou auprès du ministère compétent.

Le CERFA 13987*03 doit être abordé comme un acte réglementaire engageant, non comme un simple formulaire d’importation. Pour les professionnels de l’alimentation animale, sa bonne préparation conditionne non seulement la recevabilité de la demande, mais aussi la sécurité juridique de la relation avec l’établissement situé hors de l’Union européenne.