CERFA 14345-02 : Fiche de notification concernant les préparateurs en agriculture biologique

CERFA 14345*02 : notifier son activité de préparateur en agriculture biologique auprès de l’Agence BIO

Le CERFA 14345*02, intitulé Fiche de notification concernant les préparateurs en agriculture biologique, permet à un professionnel d’être reconnu comme opérateur en agriculture biologique auprès de l’Agence BIO. Il s’agit d’une formalité essentielle pour les entreprises qui préparent, transforment ou conditionnent des produits biologiques, ou certains produits en conversion, dans le cadre de leur activité.

Cette notification s’adresse à un public professionnel. Elle vise les structures qui interviennent sur des produits alimentaires ou assimilés relevant de la filière bio, qu’il s’agisse de première transformation, d’industrie agroalimentaire, de boulangerie, de négoce, d’importation, de restauration, ou encore d’activités plus spécialisées comme les huiles essentielles, les compléments alimentaires ou l’alimentation animale.

Le document officiel précise que les informations déclarées sont indispensables pour être identifié comme opérateur en agriculture biologique. Elles peuvent aussi être utilisées à des fins de contrôle. Le formulaire doit être signé et adressé à l’Agence BIO. Il peut également être rempli en ligne via le téléservice mentionné sur le document officiel.

Le CERFA prévoit notamment la déclaration de l’identité de l’entreprise, de son numéro SIRET, de son organisme certificateur, des catégories de produits préparés, des modes de commercialisation, des circuits de distribution, de certains éléments économiques et de plusieurs autorisations de diffusion de données.

La version DILA communiquée pour ce formulaire porte l’identifiant R21878, avec une dernière vérification au 26 janvier 2018. La fiche de référence officielle est consultable sur Service-Public.fr.

Dans quels cas utiliser cette fiche de notification

Ce formulaire n’est pas un simple document statistique. Il sert à formaliser l’entrée d’un professionnel dans le périmètre des opérateurs de l’agriculture biologique déclarés auprès de l’Agence BIO. Il doit être utilisé lorsque votre entreprise exerce une activité de préparation au sens large sur des produits biologiques.

Préparateur en agriculture biologique : qui est concerné ?

La notion de préparateur recouvre des situations très diverses. Sont en pratique visées les entreprises qui transforment, assemblent, conditionnent, élaborent ou préparent des produits biologiques destinés à être commercialisés. Le formulaire mentionne notamment des activités portant sur :

• les produits non transformés issus de la culture ou de l’élevage, lorsqu’ils sont intégrés dans une activité de préparation,
• les produits à base de viande,
• les produits laitiers et glaces,
• les produits à base de fruits et légumes,
• les produits à base d’huiles,
• les produits de l’aquaculture,
• les farines, céréales transformées et produits amylacés,
• l’alimentation animale,
• les produits d’épicerie divers,
• les boissons,
• les huiles essentielles et autres produits à base de plantes aromatiques et médicinales,
• les compléments alimentaires.

Exemples de situations concrètes

Un meunier qui transforme des céréales bio en farine, une fromagerie qui élabore des produits laitiers certifiés bio, un atelier qui produit des conserves de légumes bio, un fabricant de biscuits à partir d’ingrédients biologiques, un conditionneur d’huiles bio ou un grossiste qui distribue des produits préparés par d’autres opérateurs peuvent avoir à compléter cette notification, selon leur position dans la chaîne et les obligations qui leur sont applicables.

Le formulaire est aussi utile lorsque l’activité bio s’inscrit dans une structure plus large, par exemple une entreprise qui travaille à la fois en conventionnel et en bio, ou une exploitation agricole qui ajoute une activité de transformation de ses propres produits.

Notification et certification : deux démarches distinctes mais liées

La notification à l’Agence BIO ne se confond pas avec l’engagement auprès d’un organisme certificateur. Le formulaire vous demande d’indiquer l’organisme de contrôle choisi, par exemple ECOCERT, AGROCERT, CERTIPAQ, QUALITE FRANCE, SGS, CERTISUD, CERTIS, CONTROL UNION, ALPES CONTRÔLES, ou un autre organisme.

Autrement dit, la reconnaissance comme opérateur bio suppose une articulation entre :

• la relation avec l’organisme certificateur,
• la déclaration auprès de l’Agence BIO,
• le respect des règles européennes et nationales applicables à la production biologique, à la préparation, à la commercialisation et à l’étiquetage.

Le formulaire contient d’ailleurs un engagement explicite du déclarant à respecter l’ensemble de ces dispositions.

Comment remplir le CERFA 14345*02 rubrique par rubrique

1. Les coordonnées de l’entreprise

La première partie porte sur l’identification de l’opérateur. Il faut indiquer la raison sociale, le nom et le prénom de l’interlocuteur, l’adresse, le code postal, la ville, les coordonnées téléphoniques, l’éventuel courriel et le site internet.

Le formulaire demande aussi si le site de production est situé à l’adresse indiquée. Si ce n’est pas le cas, il convient de préciser le code postal et la commune du site principal. Cette précision est importante, notamment pour l’identification territoriale de l’activité et pour l’annuaire professionnel de l’Agence BIO, si vous acceptez la diffusion de certaines données.

Il est recommandé d’utiliser des informations parfaitement cohérentes avec celles figurant sur les autres documents de l’entreprise, en particulier le SIRET, l’attestation de l’organisme certificateur et les documents commerciaux.

2. Le SIRET et le code APE ou NACE

La fiche prévoit la mention du numéro SIRET et du code APE ou NACE. Ces éléments servent à identifier juridiquement et économiquement l’entreprise. Une erreur à ce stade peut compliquer le traitement du dossier ou créer des incohérences avec les bases administratives existantes.

Le numéro SIRET doit être celui de l’établissement concerné par l’activité déclarée. Si plusieurs sites ou établissements interviennent, il faut rester attentif à la structure retenue pour la notification et à la cohérence d’ensemble du dossier.

3. L’engagement du professionnel

Cette rubrique est centrale. En la signant, vous vous engagez à respecter les textes encadrant la production biologique, la préparation, la commercialisation et l’étiquetage des produits. Le document officiel cite plusieurs règlements européens ainsi qu’un cahier des charges national pour certaines productions animales non couvertes par le règlement européen mentionné.

Cette partie comprend également plusieurs choix à cocher :

• autorisation ou non de publier vos coordonnées complètes et vos productions sur l’annuaire professionnel de l’Agence BIO,
• acceptation ou non de participer à des enquêtes d’intérêt commun,
• autorisation ou non de transmission des informations à des organismes réalisant des observatoires régionaux de l’agriculture biologique,
• autorisation ou non de diffusion de vos coordonnées et productions sur data.gouv.fr.

Ces cases ne doivent pas être cochées à la légère. Certaines données relèvent d’une diffusion publique ou réutilisable par des tiers. Il faut donc arbitrer entre visibilité professionnelle, transparence sectorielle et maîtrise des informations diffusées.

4. L’organisme certificateur

Le CERFA demande de désigner l’organisme certificateur auprès duquel vous êtes engagé en agriculture biologique, ainsi que l’année de premier engagement. Si vous avez changé d’organisme de contrôle agréé, le document précise qu’il convient d’en informer l’Agence BIO sous quinzaine, avec une copie de la nouvelle attestation d’engagement.

Cette partie doit être renseignée avec soin, car elle permet de relier la notification déclarative au dispositif de contrôle effectif. Si votre contrat est en cours de signature ou de mise à jour, il est préférable de vérifier avec votre certificateur les références exactes à mentionner.

5. Les produits préparés

La partie la plus dense du formulaire concerne les produits préparés. Elle fonctionne par grandes familles identifiées par des lettres, puis par codes correspondant à la nature des productions. Vous devez cocher les cases correspondant à votre activité, en distinguant selon les cas les produits bio et les produits conventionnels.

Les rubriques couvrent un champ large, par exemple :

• semences et plants, céréales, fruits et légumes, plantes aromatiques et médicinales,
• miel, œufs, autres produits de l’élevage,
• viandes, préparations à base de viande,
• lait, beurre, fromages, autres produits laitiers, glaces,
• jus, conserves, préparations de fruits et légumes, produits surgelés,
• huiles, margarines,
• produits du travail des grains, produits amylacés,
• aliments pour animaux de ferme ou de compagnie,
• pain, pâtisserie, biscuits, sucres, chocolaterie, pâtes, café, thé, condiments, aliments adaptés à l’enfant,
• boissons alcoolisées ou non alcoolisées,
• levures, huiles essentielles, compléments alimentaires, autres produits.

Pour bien remplir cette rubrique, il faut se placer du point de vue des produits finis. Il ne s’agit pas seulement d’indiquer les matières premières achetées ou utilisées, mais bien ce que votre activité prépare ou met sur le marché.

6. Distribution, exportation et activité dominante

Le formulaire vous demande ensuite si vous distribuez des produits préparés par d’autres opérateurs. Cette information permet de mieux qualifier votre rôle dans la filière. Une entreprise peut être à la fois fabricant, conditionneur et distributeur.

Il faut également préciser si vous exportez des produits biologiques. Si oui, vous devez indiquer si ces exportations se font dans l’Union européenne, hors Union européenne, ou dans les deux, et préciser quels produits sont concernés.

L’activité dominante en bio doit aussi être identifiée en reprenant le code lettre correspondant aux tableaux de production, de A à O. Là encore, une réponse réfléchie facilite la lecture du dossier par l’administration et les organismes du secteur.

7. Forme juridique et catégorie d’activité bio

Le CERFA prévoit la mention du statut de la structure, par exemple SA, coopérative, SARL, SAS, exploitation agricole, ou autre statut à préciser.

Il faut ensuite cocher la ou les catégories correspondant à l’activité bio exercée, telles que :

• première transformation,
• industrie agroalimentaire,
• boulanger ou pâtissier,
• organisme stockeur,
• distributeur ou détaillant,
• terminal de cuisson,
• abattoir,
• grossiste ou négociant,
• importateur de pays tiers hors Union européenne,
• exploitation agricole ou producteur,
• boucher ou charcutier,
• restaurateur ou traiteur,
• autre activité à préciser.

Le formulaire précise que, dans certains cas, vous devez aussi remplir la fiche de notification correspondante. C’est un point de vigilance majeur pour éviter un dossier incomplet.

8. Effectifs, chiffre d’affaires et part du bio

La fiche comporte plusieurs données économiques et sociales : nombre total de salariés, équivalent temps plein annuel total concernés par l’activité bio, travail éventuel avec des personnes en insertion sociale, nombre de sites d’exercice de l’activité bio, chiffre d’affaires annuel de l’entreprise, part du chiffre d’affaires liée à l’activité bio, nombre de références bio.

Ces informations doivent être données avec sérieux, même lorsqu’elles ne conditionnent pas à elles seules la recevabilité du dossier. Elles permettent de situer votre entreprise dans la filière et de produire une photographie fidèle de votre activité.

Si les données varient selon les périodes ou si vous êtes en phase de lancement, il est prudent d’utiliser les éléments les plus solides dont vous disposez, idéalement cohérents avec vos documents comptables et commerciaux.

9. Modes de commercialisation

Le formulaire demande la répartition des ventes de produits bio selon plusieurs canaux, avec un pourcentage du chiffre d’affaires bio :

• vente directe au consommateur, y compris AMAP,
• opérateurs intermédiaires, y compris coopératives, grossistes et négociants,
• magasins spécialisés bio,
• artisans et autres magasins non spécialisés bio,
• grandes et moyennes surfaces,
• restauration collective,
• restauration commerciale.

Cette rubrique demande une certaine anticipation. Même si les pourcentages peuvent évoluer, ils doivent refléter au mieux votre modèle économique réel. Une ventilation manifestement incohérente peut fragiliser la crédibilité d’ensemble du dossier.

10. Vente exclusive en bio, vente directe et PAI

Le déclarant doit indiquer s’il vend uniquement des produits biologiques, y compris en conversion, et s’il pratique la vente directe au consommateur. En cas de vente directe, le formulaire invite à préciser la forme prise par cette commercialisation, par exemple :

• sur site, avec jours et heures d’ouverture,
• vente en ligne ou par correspondance,
• sur les marchés, foires ou salons, avec lieux, jours et horaires,
• autre modalité à préciser.

Le document indique que ces informations peuvent apparaître dans l’annuaire public de l’Agence BIO. Il faut donc vérifier leur exactitude et leur pertinence.

La fiche demande aussi si vous vendez des produits alimentaires intermédiaires, ainsi que des produits bio pour la restauration collective.

11. Produits bio non valorisés dans le circuit bio et initiatives de développement durable

Le CERFA interroge les opérateurs sur l’existence éventuelle de produits bio, hors conversion, qui ne sont pas valorisés dans le circuit bio. Si tel est le cas, il faut indiquer lesquels et pour quelle raison.

Le formulaire prévoit également une partie consacrée à certaines initiatives allant au-delà du cahier des charges bio, par exemple :

• rapport développement durable ou responsabilité sociétale,
• audit développement durable,
• éco-conception des produits,
• analyse du cycle de vie,
• bilan carbone des outils industriels,
• éco-conception ou rénovation des outils industriels,
• autres pratiques spécifiques à préciser.

Cette partie ne doit pas être remplie de manière décorative. Il vaut mieux mentionner des actions réelles, identifiables et en lien avec votre fonctionnement.

12. Origine et destination des produits bio

Enfin, le formulaire demande la part, en pourcentage du chiffre d’affaires, correspondant à l’origine et à la destination des produits bio selon plusieurs zones :

• votre région,
• France hors votre région,
• Union européenne hors France,
• pays tiers hors Union européenne.

Ces données complètent le profil économique et géographique de l’opérateur. Elles doivent être cohérentes avec vos réponses sur l’exportation, vos circuits d’approvisionnement et vos débouchés commerciaux.

Cas particuliers à surveiller avant l’envoi

Changement d’organisme certificateur

Le formulaire indique expressément que, en cas de changement d’organisme de contrôle agréé, il faut en informer l’Agence BIO sous quinzaine, en joignant une copie de la nouvelle attestation d’engagement. Cette obligation ne doit pas être négligée, car elle touche directement au suivi de votre statut d’opérateur bio.

Activité mixte, bio et conventionnel

De nombreuses entreprises exercent simultanément une activité bio et une activité conventionnelle. Le CERFA permet de l’indiquer à plusieurs endroits, notamment dans les tableaux de produits préparés. Dans ce contexte, il faut être particulièrement rigoureux sur la qualification des produits, afin d’éviter toute ambiguïté sur le périmètre exact de l’activité biologique.

Plusieurs activités relevant de fiches distinctes

Le document précise que certaines catégories d’activité impliquent de remplir également la fiche de notification correspondante. C’est notamment le cas lorsque votre entreprise ne se limite pas à la préparation, mais cumule plusieurs fonctions dans la filière. Avant l’envoi, il est donc utile de vérifier si une autre notification sectorielle doit être produite en parallèle.

Données diffusées dans l’annuaire et sur data.gouv.fr

La notification comporte plusieurs consentements relatifs à la diffusion de données. Ce choix mérite une vérification interne, surtout si l’entreprise souhaite contrôler sa visibilité publique, ses coordonnées de vente directe ou la réutilisation de certaines informations. Une mauvaise compréhension de ces cases peut conduire à publier plus d’éléments que prévu.

Conseils pratiques pour constituer un dossier clair et exploitable

Un dossier bien rempli réduit le risque de demandes de précision et facilite votre identification comme opérateur en agriculture biologique.

Vérifier la cohérence entre tous les documents

Le nom de l’entreprise, le SIRET, l’adresse du site principal, la forme juridique et l’organisme certificateur doivent correspondre aux autres pièces de votre dossier administratif et contractuel. Les divergences de dénomination sociale, les adresses anciennes ou les sigles différents créent souvent des complications évitables.

Raisonner en produits finis et en activité réelle

Pour la partie sur les produits préparés, il faut décrire ce que votre entreprise produit, transforme ou commercialise effectivement. Une déclaration trop large peut être source d’interrogations. Une déclaration trop étroite peut, au contraire, ne pas refléter l’étendue réelle de votre activité.

Conserver une copie complète du formulaire signé

Avant tout envoi, conservez une copie datée et signée de la fiche, ainsi que des éventuels justificatifs utiles. Cette précaution est particulièrement importante en cas de contrôle, de changement d’organisme certificateur, de modification d’activité ou de mise à jour de vos informations.

Anticiper les rubriques chiffrées

Les données relatives au chiffre d’affaires, aux effectifs, aux références bio et aux circuits de vente nécessitent souvent un travail préparatoire. Il est préférable de rassembler ces éléments avant de commencer la saisie. C’est précisément dans ce type de démarche technique que Startdoc peut faire gagner un temps utile, en mettant à disposition un document prérempli plus simple à reprendre, surtout lorsque l’activité bio combine transformation, distribution et vente directe.

Signer la première page et adresser la notification au bon destinataire

Le document officiel rappelle que la signature sur la première page est indispensable. La fiche dûment remplie doit être renvoyée à l’Agence BIO, à l’adresse indiquée sur le formulaire officiel : 6 rue Lavoisier, 93100 Montreuil. En cas de besoin, les coordonnées téléphoniques de l’Agence BIO figurent également sur la source officielle.

Résumé des informations à préparer avant de compléter le CERFA

Où trouver la version officielle du formulaire

La référence officielle correspond au CERFA 14345*02, identifiant DILA R21878, intitulé Fiche de notification concernant les préparateurs en agriculture biologique. La fiche de référence est accessible sur Service-Public.fr à partir de la page dédiée aux droits et démarches des professionnels.

Comme pour tout formulaire administratif, il est conseillé de vérifier que vous utilisez bien la bonne version et que votre situation correspond exactement au champ couvert par cette notification. En cas d’activité multiple, d’importation, de changement de certificateur ou de cumul avec d’autres rôles dans la filière bio, une vérification complémentaire peut s’imposer avant transmission.

Pour un préparateur en agriculture biologique, cette notification n’est pas une formalité secondaire. Elle participe à l’identification officielle de l’opérateur dans la filière, à la traçabilité des activités et à la bonne articulation avec les exigences de contrôle et de certification. Un formulaire complet, cohérent et signé reste le meilleur moyen d’éviter les blocages dans une démarche déjà fortement encadrée.