CERFA 14470-02 : Dossier de demande de subvention - Politique de la ville

Comprendre le CERFA 14470*02, dossier de demande de subvention Politique de la ville

Le CERFA 14470*02 correspond au dossier de demande de subvention dans le cadre de la politique de la ville. Son intitulé officiel est clair : il s’adresse à toute structure qui sollicite une aide financière pour une action ou pour son fonctionnement général, lorsque cette demande s’inscrit dans les dispositifs relevant de la politique de la ville.

Le formulaire est référencé par la DILA sous l’identifiant R58251. Sa dernière vérification connue par l’administration remonte au 26 décembre 2022. La fiche officielle est consultable sur Service-Public.fr.

Même si la fiche DILA mentionne un public concerné de type particuliers, le contenu du formulaire montre qu’il vise en réalité des structures organisées, par exemple :

• une association déclarée,
• une collectivité territoriale,
• un établissement public,
• un groupement d’intérêt public,
• une société,
• ou toute autre structure porteuse d’un projet éligible.

Ce dossier sert à demander le financement :

• soit d’une action spécifique, comme un projet éducatif, culturel, social, de prévention ou d’accès aux droits,
• soit du fonctionnement général de la structure, lorsque la subvention demandée porte sur son activité globale.

En revanche, il ne concerne pas les financements rattachés à la section d’investissement. Si votre projet porte principalement sur des dépenses d’équipement ou d’investissement, il faut vérifier si un autre dossier est exigé par l’administration ou le financeur concerné.

Le formulaire se compose de plusieurs fiches. Cette organisation peut sembler dense au premier abord, mais elle suit une logique assez simple : présenter la structure, exposer le projet, chiffrer le budget, certifier la sincérité des informations, puis préparer le compte rendu financier qui devra être transmis après l’action subventionnée.

Dans quelles situations utiliser ce dossier

Le CERFA 14470*02 doit être utilisé lorsque vous sollicitez une subvention liée à la politique de la ville auprès d’un ou plusieurs interlocuteurs publics. Le formulaire prévoit d’ailleurs plusieurs destinataires possibles :

• les services de l’État,
• les opérateurs de l’État,
• les collectivités territoriales,
• ou d’autres organismes financeurs.

Il peut s’agir d’une demande déposée en réponse à un appel à projets, notamment dans le cadre d’un dispositif local mentionné dans le formulaire, ou d’une demande présentée hors appel à projets, à condition de préciser le cadre dans lequel elle s’inscrit.

Ce dossier est particulièrement adapté si votre action concerne un territoire prioritaire ou un public relevant des objectifs de la politique de la ville, par exemple :

• l’éducation et l’accès aux savoirs de base,
• l’emploi et le développement économique,
• le logement et l’habitat,
• la santé et l’accès aux soins,
• la culture et l’expression artistique,
• le lien social, la citoyenneté et la participation à la vie publique,
• l’accès aux droits et la lutte contre les discriminations,
• la prévention de la délinquance et la justice,
• le pilotage, les ressources et l’évaluation,
• ou encore les structures mutualisatrices.

Concrètement, ce CERFA peut être utilisé par une association qui organise des ateliers d’accompagnement scolaire dans un quartier prioritaire, par une structure qui monte une action de médiation sociale, par un organisme qui propose des actions d’insertion, ou par une collectivité qui porte un programme local dans le cadre de la politique de la ville.

Ce que contient précisément le formulaire

Le dossier comprend les éléments suivants :

• les fiches 1-1 et 1-2, consacrées à la présentation de la structure,
• les fiches 2, relatives au budget prévisionnel de la structure,
• les fiches 3-1 et 3-2, dédiées à la description de l’action et à son budget prévisionnel,
• la fiche 4-1, correspondant à la déclaration sur l’honneur,
• la fiche 4-2, qui prend la forme d’une attestation relative aux aides publiques,
• la fiche 5, listant les pièces à joindre,
• les fiches 6-1 et 6-2, qui servent au compte rendu financier de l’action subventionnée.

Il faut également retenir deux points essentiels indiqués par le formulaire lui-même. D’une part, un numéro SIRET est indispensable pour recevoir la subvention. D’autre part, pour une association, le récépissé en préfecture ou le numéro RNA est nécessaire pour formuler la demande.

Comment remplir le CERFA 14470*02, rubrique par rubrique

Fiches 1-1 et 1-2, identifier correctement la structure

La première partie du dossier sert à présenter la structure qui porte la demande. Il faut y indiquer sa nature juridique, son nom, son objet, ses activités principales, son adresse, ses coordonnées et son numéro SIRET.

Le formulaire vous demande aussi de préciser :

• l’échelle d’intervention de la structure, nationale, régionale, départementale ou locale,
• l’éventuelle affiliation à une union, une fédération ou un réseau, pour les associations,
• l’identité du responsable de la structure,
• l’identité de la personne chargée du dossier de subvention,
• ainsi que les coordonnées bancaires du compte sur lequel la subvention devra être versée.

Pour les associations, la fiche 1-2 complète ces informations avec des éléments administratifs et juridiques : numéro RNA ou récépissé préfectoral, date de publication au Journal officiel, code APE, éventuelle reconnaissance d’utilité publique, existence ou non d’un commissaire aux comptes.

La partie consacrée aux ressources humaines demande ensuite des informations sur :

• le nombre d’adhérents,
• le nombre de bénévoles actifs,
• le nombre de salariés,
• le nombre d’emplois aidés,
• et les équivalents temps plein, lorsqu’ils peuvent être calculés.

Le formulaire mentionne également le cumul des salaires annuels bruts les plus élevés, dans la limite des cinq plus hauts salaires comptabilisés. Il faut enfin indiquer si la structure perçoit déjà des subventions dans le cadre de conventions en dehors de la politique de la ville.

En cas de renouvellement d’une subvention, le document précise qu’il ne faut compléter que les rubriques modifiées ou mises à jour depuis la précédente demande. C’est un point utile pour éviter de refaire inutilement un dossier complet.

Fiche 2, présenter le budget prévisionnel de la structure

La fiche budgétaire de la structure doit être remplie lorsque la demande porte sur le fonctionnement général de l’organisme ou sur son objet social global.

Le budget est présenté selon une logique comptable classique, avec :

• les charges, par exemple les achats, services extérieurs, impôts, charges de personnel, charges financières ou exceptionnelles,
• les produits, notamment les ventes, les subventions d’exploitation, les aides privées, les produits financiers ou exceptionnels.

Le principe fondamental est simple : le total des charges doit être égal au total des produits. Le formulaire rappelle aussi qu’il ne faut pas indiquer les centimes d’euro.

Si la structure dispose déjà d’un budget conforme à la nomenclature du plan comptable associatif, ce document peut en principe être transmis à la place, sous réserve de renseigner la case relative au montant de la subvention demandée. Cela peut simplifier la constitution du dossier, à condition que le budget transmis soit parfaitement lisible et cohérent avec la demande.

Une rubrique spécifique est également prévue pour les contributions volontaires en nature, comme le bénévolat, les prestations en nature ou les dons en nature. Ces éléments doivent impérativement être équilibrés en dépenses et en recettes.

Fiche 3-1, décrire l’action financée

Lorsque la demande concerne une action spécifique, il faut remplir une fiche par action. C’est l’une des parties les plus importantes du dossier, car elle permet au financeur de comprendre la finalité concrète du projet.

Vous devez commencer par indiquer l’intitulé de l’action et les coordonnées de la personne qui en a la charge. Ensuite, il faut détailler :

• la thématique choisie, parmi les catégories prévues par le formulaire,
• les objectifs poursuivis,
• les besoins auxquels l’action répond,
• la manière dont ces besoins ont été identifiés,
• la description précise de l’action,
• son inscription éventuelle dans une politique publique ou une orientation institutionnelle.

La partie relative au public bénéficiaire est essentielle. Il faut y faire apparaître :

• le nombre total de bénéficiaires prévus,
• leur répartition par tranche d’âge,
• leur répartition par sexe,
• le nombre de bénéficiaires résidant dans un quartier de la politique de la ville.

Le formulaire demande aussi si l’action est nouvelle ou s’il s’agit d’un renouvellement, et si la demande est annuelle ou pluriannuelle. En cas de demande pluriannuelle, il faut veiller à produire autant de budgets que nécessaire pour les actions concernées.

La rubrique sur les moyens prévisionnels doit présenter les ressources humaines et matérielles mobilisées : bénévoles, salariés, emplois aidés, éventuels recrutements, locaux utilisés, matériel et équipements nécessaires.

Il faut ensuite préciser si l’action mobilise des partenaires, quels supports de communication seront utilisés, dans quelle zone géographique elle se déroulera et si elle concerne un ou plusieurs quartiers prioritaires. L’adresse complète de réalisation de l’action doit être indiquée.

Enfin, la fiche se termine par le calendrier prévisionnel : date de début, durée, fréquence et, pour certaines actions, période de réalisation.

Fiche 3-2, construire un budget d’action cohérent

Le budget prévisionnel de l’action doit prendre en compte l’ensemble des coûts directs et indirects ainsi que toutes les ressources affectées à cette action. C’est un point souvent sous-estimé. Un budget imprécis ou déséquilibré fragilise immédiatement le dossier.

Le formulaire vous invite à préciser :

• la nature et l’objet des postes de dépenses les plus significatifs,
• l’existence ou non d’une participation financière des bénéficiaires,
• les pratiques tarifaires appliquées, par exemple gratuité, tarifs modulés, barème ou prix unique,
• les règles de répartition des charges indirectes, comme une quote-part de loyer ou de salaires,
• les observations utiles sur le budget de l’opération.

Comme pour le budget global de la structure, le total des charges doit être égal au total des produits. Les subventions sollicitées auprès de plusieurs financeurs doivent être mentionnées avec rigueur, car le formulaire rappelle que ces indications valent déclaration sur l’honneur.

Si vous valorisez du bénévolat ou d’autres contributions en nature, elles doivent là encore être présentées de manière équilibrée.

Fiche 4-1, signer la déclaration sur l’honneur

La déclaration sur l’honneur doit être remplie pour toute demande, qu’il s’agisse d’une première demande ou d’un renouvellement, et quel que soit le montant sollicité.

Le signataire, en principe le représentant légal de la structure ou son mandataire, certifie notamment :

• que la structure est régulièrement déclarée,
• qu’elle est à jour de ses obligations sociales et fiscales,
• que les informations fournies sont exactes et sincères,
• que l’ensemble des demandes de subvention auprès d’autres financeurs publics a bien été mentionné,
• et il précise le montant exact de la subvention demandée.

Le formulaire comporte aussi une mention relative à une éventuelle procédure de redressement ou de sauvegarde judiciaire. Si la structure est concernée, il faut produire la copie du jugement correspondant.

Si le signataire n’est pas le représentant légal, un pouvoir doit être joint pour justifier sa capacité à engager la structure.

Fiche 4-2, l’attestation sur les aides publiques

Cette attestation concerne le cas où la structure estime ne pas avoir reçu plus de 200 000 euros d’aides publiques spécifiques sur trois exercices. Le représentant légal signe alors une déclaration en ce sens.

Cette rubrique doit être examinée avec attention. Si vous avez un doute sur le calcul des aides déjà perçues, il est prudent de vérifier vos financements antérieurs avant de signer. En cas d’incertitude, il peut être utile de consulter le service instructeur ou les informations officielles disponibles via Service-Public.fr.

Pièces à joindre, points de vigilance et cas particuliers

Les justificatifs à préparer avant l’envoi

Le formulaire mentionne une fiche 5 consacrée aux pièces à joindre. Le détail exact doit être vérifié sur le dossier que vous utilisez, car les exigences peuvent dépendre de la situation de la structure et du financeur saisi.

Dans la pratique, il faut généralement anticiper les documents d’identification et de gestion les plus courants, notamment :

• les statuts à jour, pour les associations,
• le récépissé de déclaration ou le numéro RNA,
• le numéro SIRET,
• un relevé d’identité bancaire correspondant au compte de versement,
• le budget prévisionnel,
• les documents comptables ou financiers utiles,
• le pouvoir du signataire, si nécessaire,
• et, le cas échéant, la copie d’un jugement en cas de procédure de sauvegarde ou de redressement.

Avant envoi, il est indispensable de vérifier que les coordonnées bancaires figurant dans la déclaration sur l’honneur correspondent bien à celles du RIB transmis.

Tableau récapitulatif des rubriques les plus sensibles

Renouvellement, demande pluriannuelle, plusieurs actions

Le CERFA 14470*02 prévoit plusieurs situations particulières.

En cas de renouvellement, vous n’avez pas nécessairement à reprendre toutes les informations si aucune modification n’est intervenue. En revanche, les mises à jour doivent être complètes : changement de responsable, évolution du budget, modification du territoire d’intervention, variation du nombre de bénéficiaires ou des moyens humains, par exemple.

Si vous présentez plusieurs actions, il faut distinguer clairement chaque projet. Chaque action doit avoir sa propre description et, en principe, son propre budget prévisionnel.

En cas de demande pluriannuelle, le formulaire demande de faire apparaître autant de budgets que d’actions concernées. Il faut donc veiller à une présentation lisible, année par année si le financeur l’exige, sans mélanger les coûts ou les ressources entre plusieurs opérations.

Quand le dossier risque d’être fragilisé

Plusieurs éléments peuvent affaiblir une demande de subvention dans le cadre de la politique de la ville :

• un projet mal rattaché aux objectifs de la politique de la ville,
• une absence d’identification claire du besoin local,
• un public bénéficiaire insuffisamment défini,
• un budget déséquilibré ou trop sommaire,
• des pièces justificatives manquantes,
• une déclaration sur l’honneur incomplète,
• ou des incohérences entre le récit du projet et les chiffres annoncés.

Un autre point de vigilance concerne le territoire. Le formulaire demande de préciser si l’action se déroule dans un ou plusieurs quartiers prioritaires de la politique de la ville. Cette information ne doit pas être approximative. Si vous ne savez pas exactement comment qualifier le territoire, mieux vaut vérifier auprès du dispositif local concerné avant dépôt.

Conseils pratiques pour constituer un dossier convaincant

Montrer le lien réel avec la politique de la ville

Un bon dossier ne se contente pas de présenter une action utile. Il montre clairement pourquoi cette action relève de la politique de la ville. Il faut faire apparaître le besoin local, le public concerné, l’ancrage territorial et la manière dont l’action répond à des difficultés concrètes.

Une formulation trop vague, comme « favoriser le vivre ensemble » ou « soutenir la jeunesse », ne suffit pas à elle seule. Il faut expliquer comment, pour qui, dans quel lieu, avec quels moyens et dans quel calendrier.

Rédiger sobrement, mais précisément

Le dossier doit rester lisible. Des phrases simples, des objectifs clairs et des données cohérentes sont plus efficaces qu’un texte trop abondant. Le financeur doit comprendre rapidement :

• le problème identifié,
• la réponse proposée,
• le public visé,
• les partenaires éventuels,
• le coût de l’action,
• et le montant demandé.

C’est précisément sur ce type de document que beaucoup de structures gagnent du temps lorsqu’elles partent d’une base bien organisée. Pour le CERFA 14470*02, Startdoc permet justement d’accéder à un formulaire prêt à être complété dans un cadre clair, ce qui aide à limiter les oublis matériels avant le dépôt.

Soigner la cohérence entre le récit et le budget

Le budget doit confirmer ce que vous annoncez dans la description de l’action. Si vous évoquez des ateliers réguliers, des intervenants spécialisés, des déplacements ou une communication locale, ces éléments doivent apparaître, directement ou indirectement, dans les postes budgétaires.

À l’inverse, un budget qui prévoit des charges importantes sans explication narrative suscite souvent des demandes de précision. Le même raisonnement vaut pour les cofinancements : si plusieurs partenaires publics sont sollicités, cela doit être assumé et clairement indiqué.

Anticiper l’après-subvention

Le dossier comprend aussi un compte rendu financier à retourner dans les six mois suivant la fin de l’action subventionnée. Cette obligation est expressément rappelée dans le formulaire. Il est donc utile, dès la demande initiale, d’organiser un suivi sérieux :

• conserver les justificatifs de dépenses,
• suivre les recettes affectées à l’action,
• mesurer les bénéficiaires réellement touchés,
• et garder une trace qualitative du déroulement du projet.

Un dossier bien préparé en amont facilite largement cette étape de justification.

Vérifier avant signature et transmission

Avant l’envoi, prenez le temps de relire le dossier comme le ferait un service instructeur. Vérifiez notamment :

• que toutes les fiches utiles ont été remplies,
• que la demande porte bien sur le fonctionnement général ou sur une ou plusieurs actions clairement identifiées,
• que les montants sont cohérents d’une page à l’autre,
• que le nom de la structure est identique partout,
• que les pièces jointes correspondent à la situation réelle,
• et que la déclaration sur l’honneur est datée et signée.

Le CERFA 14470*02 est un dossier structuré, mais exigeant. Bien rempli, il permet de présenter de manière crédible une demande de subvention liée à la politique de la ville. En cas de doute sur le dispositif applicable, le territoire concerné ou les pièces attendues, il reste prudent de consulter l’administration destinataire de la demande ainsi que la fiche officielle Service-Public.fr associée au formulaire R58251.