CERFA 14780-02 : Demande d'agrément pour l'aide à la production d'huiles essentielles

CERFA 14780*02 : demande d'agrément pour l'aide à la production d'huiles essentielles

Le CERFA 14780*02 correspond à la demande d'agrément pour l'aide à la production d'huiles essentielles. Il s'adresse aux professionnels, plus précisément aux structures de collecte, de commercialisation ou de transformation intervenant dans la filière des plantes aromatiques, à parfum et médicinales, pour le volet relatif aux huiles essentielles.

Ce formulaire permet d'obtenir un agrément délivré par la DAAF, la Direction de l'Alimentation, de l'Agriculture et de la Forêt. Cet agrément est nécessaire pour les structures qui souhaitent intervenir dans le cadre de l'aide à la fabrication de produits élaborés à partir de ces plantes, lorsque les produits concernés relèvent du volet huiles essentielles.

Le titre officiel du document est précis : Demande d'agrément d'une structure de collecte et/ou de commercialisation et/ou de transformation, aide à la fabrication de produits élaborés à partir de plantes aromatiques, à parfum et médicinales, volet huiles essentielles. En pratique, il sert à formaliser les engagements du professionnel envers l'administration sur l'origine des plantes, la traçabilité des produits, les relations contractuelles avec les producteurs et le reversement de l'aide.

À qui s'adresse cette demande d'agrément

Le CERFA 14780*02 concerne les structures professionnelles qui exercent une activité dans l'un des champs suivants :

• la collecte de produits relevant du volet huiles essentielles,
• la commercialisation de ces produits,
• la transformation de plantes à parfum en huiles essentielles.

Le formulaire vise donc des acteurs économiques organisés, et non des particuliers. Le demandeur doit être en mesure d'identifier clairement sa structure, sa dénomination sociale, son adresse, son objet social et son numéro SIRET.

L'agrément demandé permet à l'administration de vérifier que la structure respecte les conditions posées par la réglementation applicable à cette aide. Il ne s'agit pas d'une simple formalité déclarative. Le signataire prend des engagements précis, qui pourront ensuite faire l'objet de contrôles.

Ce que le demandeur s'engage à respecter

Le contenu du formulaire montre que la demande d'agrément repose sur une série d'engagements professionnels. Avant de signer, il est essentiel de vérifier que votre structure peut réellement les tenir dans la durée.

Origine des plantes et des produits

Le demandeur déclare qu'il transformera, ou collectera selon son activité, des produits relevant de la nomenclature combinée NC 3301 29, fabriqués à partir de plantes à parfum récoltées dans son département de situation, en s'assurant de leur origine.

Cette exigence implique une vigilance particulière sur la provenance des matières premières et des produits. La structure doit pouvoir démontrer qu'elle connaît l'origine des plantes récoltées et qu'elle met en place un suivi cohérent de cette origine.

Équipements pour les transformateurs

Lorsque la structure exerce une activité de transformation, elle s'engage à disposer d'équipements adaptés à la préparation d'huiles essentielles, en état de fonctionnement et conformes aux normes en vigueur.

Cet engagement concerne uniquement les transformateurs. Il suppose que l'outil de production soit opérationnel, adapté à l'activité réellement exercée, et susceptible d'être présenté en cas de contrôle.

Traçabilité comptable

Le formulaire impose également de tenir une comptabilité permettant d'assurer la traçabilité des produits présentés à l'aide. Cette exigence dépasse la seule comptabilité générale de l'entreprise. Il faut pouvoir rattacher les flux, les lots, les opérations de transformation ou de collecte, et les bénéficiaires finaux de l'aide dans un système suffisamment clair.

Contrats écrits avec les producteurs

Le demandeur s'engage à conclure un ou plusieurs contrats écrits avec les producteurs. Cet engagement est central, car il sécurise les relations entre la structure et les producteurs concernés par l'aide. Il permet aussi à l'administration de vérifier les bases économiques et juridiques des opérations déclarées.

Reversement de l'aide aux producteurs

Le formulaire précise que la structure s'engage à verser l'intégralité du montant de l'aide aux producteurs dans le délai d'un mois à compter de la date d'encaissement de l'aide. Ce point appelle une organisation rigoureuse de la gestion administrative et financière du dossier.

Il est donc prudent d'anticiper les modalités internes de suivi, afin d'éviter toute difficulté de preuve en cas de contrôle sur la date de réception des fonds et sur leur reversement effectif.

Contrôle et communication des justificatifs

Enfin, le demandeur s'engage à communiquer, à la demande de la DAAF ou de l'ODEADOM, toute pièce justificative concernant l'application de ces mesures, et à faciliter tous les contrôles nécessaires.

Autrement dit, l'agrément n'est pas acquis une fois pour toutes sans contrepartie. Il s'inscrit dans un cadre de suivi administratif dans lequel la structure doit pouvoir justifier ses pratiques.

Comment remplir le CERFA 14780*02

Le formulaire est relativement court, mais chaque rubrique a une portée concrète. Une information inexacte, incomplète ou imprécise peut ralentir l'instruction de la demande ou fragiliser le dossier.

Identification de la structure

La première partie du document concerne l'identité du demandeur. Il faut renseigner :

• la dénomination sociale du demandeur,
• l'adresse de la structure,
• l'objet social,
• le numéro SIRET.

Ces informations doivent correspondre aux éléments officiels de l'entreprise ou de la structure concernée. L'objet social mérite une attention particulière. Il doit être cohérent avec l'activité de collecte, de commercialisation ou de transformation déclarée dans la demande.

Déclaration de connaissance des règles applicables

Le signataire indique avoir pris connaissance des dispositions fixées par la circulaire du ministère chargé de l'agriculture relative à l'aide à la fabrication de produits élaborés à partir de plantes aromatiques, à parfum et médicinales, et de son volet concernant les huiles essentielles.

Cette déclaration n'est pas accessoire. Elle signifie que le représentant de la structure reconnaît le cadre administratif applicable à l'aide demandée. Même si aucune notice spécifique n'est associée à ce CERFA dans les données disponibles, il reste utile de consulter la page officielle Service-Public.fr et, si nécessaire, de se rapprocher de la DAAF compétente.

Choix entre transformation et collecte

Le texte du formulaire distingue deux hypothèses, la transformation ou la collecte, avec une mention à adapter. Il convient de compléter le document en cohérence avec l'activité réellement exercée par la structure. Lorsque le formulaire prévoit de barrer la mention inutile, cette consigne doit être respectée avec soin.

Date, lieu, signature et cachet

Le formulaire doit être daté et signé par le représentant légal de la structure. Il faut également indiquer son nom, son prénom et sa qualité. Le cachet de la structure est prévu sur le document et reste recommandé lorsque l'organisme en dispose.

La partie réservée à la DAAF, notamment la date d'arrivée et la décision d'agrément, ne doit pas être remplie par le demandeur.

Pour éviter les oublis sur ce type de dossier professionnel, certains choisissent de passer par un formulaire déjà structuré et plus simple à compléter, ce qui peut faire gagner du temps au moment de la constitution du dossier, notamment via Startdoc lorsque l'objectif est d'obtenir rapidement un document exploitable et lisible.

Pièces et éléments à préparer avant l'envoi

Le CERFA ne liste pas, dans son corps, un ensemble détaillé de pièces jointes obligatoires. En revanche, compte tenu des engagements souscrits, plusieurs documents peuvent utilement être préparés pour sécuriser la demande et répondre à une éventuelle demande de la DAAF ou de l'ODEADOM.

Cette liste reste indicative. Selon votre situation, la DAAF compétente peut demander des pièces complémentaires. Il est donc préférable de conserver un dossier complet, classé et facilement mobilisable.

Dépôt de la demande et instruction par la DAAF

La demande d'agrément est adressée à la DAAF, autorité compétente pour examiner le dossier. Le formulaire comporte d'ailleurs un cadre réservé à cette administration, avec mention de la date d'arrivée et de la décision, agrément accepté ou refusé.

Les données disponibles ne précisent pas de délai d'instruction. Il est donc déconseillé d'annoncer un calendrier ferme sans confirmation de l'administration compétente. Pour connaître les modalités pratiques de dépôt, les coordonnées utiles et l'état de la procédure, le réflexe le plus sûr consiste à consulter la fiche officielle accessible via Service-Public.fr ou à contacter directement la DAAF concernée.

Acceptation ou refus

À l'issue de l'examen du dossier, la DAAF peut accepter ou refuser l'agrément. La décision est matérialisée sur le formulaire par le directeur ou la directrice de l'Alimentation, de l'Agriculture et de la Forêt, avec signature et cachet.

Un refus peut résulter d'un dossier incomplet, d'une activité ne correspondant pas au cadre de l'aide, d'engagements insuffisamment établis, ou d'une incapacité à justifier les conditions demandées. Dans ce contexte, la qualité du dossier initial est essentielle.

Points de vigilance pour les professionnels de la filière huiles essentielles

Dans cette démarche, plusieurs erreurs reviennent souvent et méritent d'être évitées.

Ne pas sous-estimer la portée de la signature

Signer le CERFA revient à prendre des engagements précis envers l'administration. Il ne faut donc pas considérer ce document comme une simple formalité de demande. Chaque point déclaré doit pouvoir être justifié.

Vérifier la cohérence entre activité réelle et objet social

Une structure qui intervient effectivement dans la transformation ou la commercialisation d'huiles essentielles doit s'assurer que son objet social couvre bien cette activité. Une incohérence entre les statuts et la demande peut fragiliser le dossier.

Anticiper les contrôles de traçabilité

La traçabilité est au coeur du dispositif. Il est conseillé de mettre en place, avant même l'envoi de la demande, une organisation documentaire claire : contrats, factures, registres internes, références de lots, justificatifs d'origine, éléments de reversement de l'aide aux producteurs.

Sécuriser le reversement aux producteurs

L'obligation de reverser l'intégralité du montant de l'aide aux producteurs dans le délai prévu par le formulaire implique une gestion rigoureuse de la trésorerie et des preuves de paiement. Mieux vaut prévoir dès l'amont les circuits internes de validation et de virement.

Où trouver la version officielle du formulaire

Le CERFA 14780*02, identifié par la DILA sous la référence R20083, peut être recherché à partir de son intitulé officiel ou de son numéro. La fiche de référence est disponible sur Service-Public.fr à l'adresse associée à ce formulaire.

La date de dernière vérification DILA mentionnée pour cette fiche est le 7 mars 2017. Comme pour toute démarche administrative professionnelle, il reste prudent de vérifier, au moment du dépôt, qu'aucune version plus récente n'a remplacé le formulaire ou que les modalités de transmission n'ont pas évolué.

Le CERFA 14780*02 sert à demander l'agrément de la DAAF pour une structure de collecte, de commercialisation ou de transformation intervenant dans le volet huiles essentielles de l'aide à la fabrication de produits issus de plantes aromatiques, à parfum et médicinales.

Un dossier bien préparé doit faire apparaître une structure clairement identifiée, des engagements réalistes, une traçabilité organisée, des relations contractuelles écrites avec les producteurs et, pour les transformateurs, des équipements adaptés à la production d'huiles essentielles.