CERFA 14862-01 : Confirmation du respect des règles de la commande publique

CERFA 14862*01, à quoi sert la confirmation du respect des règles de la commande publique

Le CERFA 14862*01, intitulé Confirmation du respect des règles de la commande publique, intervient dans un cadre très précis : celui d’une demande de paiement d’une aide FEADER attribuée au titre du plan de développement rural hexagonal. Il ne s’agit pas d’un formulaire général de marché public, ni d’une déclaration à produire pour toute subvention. Son usage est limité aux bénéficiaires concernés par une aide FEADER et tenus, pour l’opération financée, de respecter les règles de la commande publique.

Ce document permet au bénéficiaire de confirmer, au moment où il sollicite le paiement de l’aide, soit qu’il n’est pas soumis à ces règles pour l’opération considérée, soit qu’il les a bien respectées dans le cadre des marchés conclus. Le formulaire doit être transmis au guichet unique avec la demande de paiement, l’original étant adressé à l’administration et un exemplaire conservé par la structure.

Le public visé est exclusivement professionnel. Sont notamment concernés les services de l’État, certains établissements publics, les collectivités territoriales, les établissements publics locaux, les organismes mandataires, ainsi que certains organismes de droit privé ou public soumis au code des marchés publics ou à l’ordonnance alors applicable aux marchés passés par certaines personnes non soumises audit code.

Le formulaire s’inscrit dans une logique de contrôle de l’éligibilité des dépenses et de régularité de la procédure d’achat. En pratique, l’administration veut vérifier que l’opération soutenue par le FEADER n’a pas été engagée dans des conditions incompatibles avec les règles de la commande publique, et que les marchés nécessaires à sa réalisation ont été passés selon la procédure adaptée à la situation du bénéficiaire.

Un document lié à la demande de paiement FEADER

Le CERFA 14862*01 n’a pas vocation à remplacer les pièces du dossier de demande d’aide ni celles de la consultation publique. Il vient en complément, au stade du paiement. Le texte officiel précise que si vous n’avez pas transmis de formulaire de confirmation du respect des règles de la commande publique lors du dépôt de la demande d’aide FEADER, vous devez le joindre à l’une de vos demandes de paiement.

Autrement dit, ce document sert à formaliser une déclaration du représentant légal sur la situation de la structure au regard de la commande publique, pour l’opération précisément identifiée dans le dossier FEADER. Il est relié au numéro de dossier OSIRIS et à la décision d’attribution de l’aide.

Pourquoi ce formulaire est important

Le respect des règles de publicité, de mise en concurrence et de passation peut conditionner le versement effectif de l’aide. Le formulaire rappelle expressément qu’en cas de non-respect d’une ou plusieurs règles de passation des marchés publics pour la réalisation de l’opération subventionnée par le FEADER, une décision de déchéance totale de l’aide pourra être prise.

Il ne faut donc pas considérer ce CERFA comme une simple formalité administrative. Sa portée est concrète : il engage la responsabilité du signataire, oriente l’instruction du dossier de paiement et peut influer directement sur la conservation du financement obtenu.

Qui doit remplir le CERFA 14862*01

Le formulaire doit être rempli par le représentant légal de la structure bénéficiaire de l’aide FEADER, ou par la personne habilitée à signer en son nom. Le document comporte une rubrique d’identification de la structure et de son représentant, ce qui montre bien que la déclaration est portée par l’entité bénéficiaire elle-même.

Structures visées par le formulaire

Le texte officiel vise notamment les catégories suivantes :

• les services de l’État ;
• les établissements publics de l’État autres que ceux ayant un caractère industriel et commercial ;
• les collectivités territoriales ;
• les établissements publics locaux ;
• les organismes de droit privé mandataires d’un organisme soumis au code des marchés publics ;
• les organismes de droit privé ou public ayant décidé d’appliquer le code des marchés publics ;
• les pouvoirs adjudicateurs relevant de l’ordonnance mentionnée dans le formulaire.

La logique est simple : si votre structure bénéficie d’une aide FEADER pour une opération impliquant des achats, travaux, fournitures ou services soumis aux règles de la commande publique, ce CERFA peut être exigé au stade de la demande de paiement.

Cas où le formulaire doit être produit

Le formulaire est à produire lorsque deux conditions se rencontrent :

• votre structure a obtenu une aide FEADER pour une opération déterminée ;
• cette opération entre dans un cadre où le respect des règles de la commande publique doit être vérifié.

Le document est particulièrement utile lorsque l’administration n’a pas encore reçu cette confirmation au moment de l’instruction de la demande d’aide. Dans ce cas, la régularisation intervient au moment de la demande de paiement.

Cas où la structure déclare ne pas être soumise aux règles de la commande publique

Le CERFA prévoit expressément cette hypothèse. Le représentant légal peut cocher la case indiquant que la structure n’est pas soumise aux règles de la commande publique pour l’opération identifiée, puis indiquer le motif. Cette partie doit être renseignée avec rigueur. Une justification trop vague ou incomplète peut appeler des demandes de précision du service instructeur.

Il est donc recommandé d’indiquer un motif clair, cohérent avec le statut de la structure et la nature de l’opération financée. En cas d’incertitude, une vérification préalable auprès du guichet instructeur ou des sources officielles est préférable.

Ce que l’administration contrôle à travers ce CERFA

Le formulaire ne sert pas seulement à enregistrer une déclaration abstraite. Il permet à l’administration de recouper plusieurs éléments déterminants : l’identité du bénéficiaire, le numéro de dossier FEADER, la nature de l’opération, l’existence éventuelle de marchés publics et les caractéristiques principales de ces marchés.

Le commencement d’exécution de l’opération

Le texte officiel rappelle un point essentiel : le commencement d’exécution d’une opération FEADER doit être précédé d’une demande d’aide. La date à retenir correspond à la date du premier acte juridique passé pour la réalisation du projet. Un marché public peut constituer un tel acte juridique.

Il en découle une conséquence pratique importante : aucun marché public lié à l’opération faisant l’objet de la demande d’aide ne doit commencer avant la date à partir de laquelle le commencement d’exécution de l’opération a été autorisé dans la décision d’attribution de l’aide FEADER.

Le formulaire contient d’ailleurs un engagement explicite du représentant légal sur ce point. Il reconnaît être informé que la date de commencement du marché public constitue un commencement d’exécution de l’opération FEADER et qu’elle doit être postérieure à la date autorisée. À défaut, l’opération peut être regardée comme inéligible.

La régularité de la passation des marchés

Le CERFA demande aussi de décrire les marchés prévus pour la mise en œuvre de l’opération. Pour chacun, il faut notamment préciser :

• l’objet du marché ;
• son montant ;
• la procédure retenue, dispense, adaptée ou formalisée ;
• le type de marché, travaux, fournitures ou services, accord-cadre, marché à bons de commande, marché à tranches conditionnelles, ou autre ;
• les supports de publicité utilisés, lorsqu’ils existent, comme le BOAMP, un JAL, le profil acheteur, le JOUE, ou autre.

Ces indications permettent au service instructeur de vérifier la cohérence entre le montant, le mode de passation et le niveau de publicité retenu. Le formulaire n’exige pas ici une analyse juridique détaillée du dossier de consultation, mais il constitue une première base de contrôle. L’administration peut ensuite demander les pièces justificatives utiles si elle l’estime nécessaire.

Des cas particuliers expressément mentionnés

Le document officiel évoque plusieurs situations spécifiques dans lesquelles la date à prendre en compte peut varier :

• pour un marché à tranches conditionnelles, il faut retenir la date de la décision d’affermissement de la tranche correspondant à l’opération FEADER ;
• pour un marché à bons de commande, il faut retenir la date de notification du premier bon de commande concernant l’opération ;
• pour les accords-cadres et marchés subséquents, la date d’effet est celle de la notification du marché subséquent ;
• pour un marché de maîtrise d’œuvre, le formulaire précise qu’il ne constitue pas nécessairement, à lui seul, un commencement d’exécution de l’opération FEADER, certaines tâches pouvant relever des études préalables.

Ces précisions sont particulièrement utiles pour les collectivités, établissements publics et autres structures habituées aux opérations complexes. Elles rappellent que la qualification du point de départ d’exécution ne se limite pas à la seule signature d’un document, mais dépend du lien direct entre le marché et l’opération FEADER financée.

Comment remplir le CERFA 14862*01, étape par étape

Une rédaction soigneuse est indispensable. Le formulaire est court, mais chaque rubrique a un impact sur l’instruction de votre demande de paiement.

Étape 1, renseigner l’identification de la structure

Vous devez compléter les informations relatives au bénéficiaire :

• numéro SIRET ;
• raison sociale ;
• statut juridique ;
• nom et prénom du représentant légal ;
• qualité du représentant légal, par exemple président, directeur, maire.

Ces éléments doivent correspondre aux informations figurant dans votre dossier FEADER et, plus largement, dans les documents administratifs de la structure. Une incohérence entre la raison sociale, le SIRET et le signataire peut ralentir l’instruction.

Étape 2, identifier précisément l’opération FEADER

Le numéro de dossier OSIRIS doit être renseigné. Le formulaire indique qu’il figure en en-tête du formulaire de demande de paiement fourni avec la décision d’attribution de l’aide FEADER par le guichet unique. Il est essentiel de ne pas confondre ce numéro avec une référence interne de marché ou un numéro de délibération.

Cette identification relie sans ambiguïté la déclaration à l’opération concernée. Si votre structure gère plusieurs aides ou plusieurs projets, cette étape mérite une vigilance particulière.

Étape 3, prendre connaissance de l’engagement sur le commencement d’exécution

Le formulaire comporte une case par laquelle le signataire reconnaît être informé des règles relatives au commencement du marché public et à son articulation avec la date autorisée de commencement de l’opération FEADER. Il ne s’agit pas d’une mention purement informative. En la cochant, vous attestez avoir vérifié que le calendrier de passation et de démarrage du marché ne remet pas en cause l’éligibilité de l’opération.

Étape 4, choisir la situation applicable à la structure

Deux options principales sont prévues :

1. la structure n’est pas soumise aux règles de la commande publique pour l’opération identifiée, auquel cas il faut préciser le motif ;
2. la structure certifie avoir respecté les règles de passation des marchés publics pour l’opération identifiée, auquel cas les marchés doivent être décrits dans le formulaire.

Le choix doit être fondé sur votre situation réelle. Il ne faut pas cocher une case par prudence ou par approximation. Une déclaration erronée pourrait avoir des conséquences sur la suite du dossier.

Étape 5, décrire les marchés liés à l’opération

Le formulaire permet de renseigner jusqu’à deux marchés par exemplaire. Si l’opération fait l’objet de plus de deux marchés, il est expressément prévu de remplir plusieurs exemplaires.

Pour chaque marché, il convient d’indiquer :

• l’objet du marché, avec un intitulé suffisamment précis pour comprendre son lien avec l’opération FEADER ;
• le montant du marché ;
• la procédure retenue ;
• le type de marché ;
• les modalités de publicité.

Il est préférable d’utiliser des formulations identiques ou très proches de celles figurant dans les pièces de consultation, les délibérations ou les décisions d’attribution, afin d’éviter toute ambiguïté.

Étape 6, dater, certifier et signer

Le formulaire doit être daté. Le nom, le prénom et la qualité du représentant légal doivent être indiqués, puis le document doit être revêtu du cachet et de la signature de la structure lorsque cela est applicable dans son fonctionnement interne.

Comme pour toute déclaration administrative engageant une personne morale, il est recommandé de conserver une copie fidèle du formulaire signé et de l’associer aux pièces justificatives de la procédure de passation.

Pièces et informations à préparer avant de compléter le formulaire

Le CERFA 14862*01 est plus simple à remplir lorsque le dossier d’achat a été classé en amont. Avant de vous lancer, il est utile de réunir l’ensemble des éléments permettant de sécuriser vos déclarations.

Documents d’identification du dossier

• la décision d’attribution de l’aide FEADER ;
• le formulaire de demande de paiement portant le numéro de dossier OSIRIS ;
• les coordonnées du guichet unique compétent ;
• les informations d’identification à jour de la structure bénéficiaire.

Documents relatifs aux marchés

• les documents de consultation ou tout document retraçant la procédure suivie ;
• les actes d’engagement, contrats, bons de commande, devis signés ou notifications utiles selon le cas ;
• les justificatifs de publicité, lorsqu’une publicité a été mise en œuvre ;
• les documents permettant d’identifier la date de notification ou de prise d’effet du marché concerné ;
• les pièces permettant de distinguer, si besoin, ce qui relève directement de l’opération FEADER et ce qui n’en relève pas.

Dans la pratique, disposer d’un formulaire préstructuré peut faire gagner un temps précieux. Pour ce type de démarche technique, Startdoc met à disposition le CERFA 14862*01 dans un format plus facile à compléter, ce qui aide les structures bénéficiaires à sécuriser les informations à transmettre avec leur demande de paiement FEADER.

Délais, calendrier et moment opportun pour l’envoi

Le document officiel ne fixe pas un délai chiffré autonome de dépôt du CERFA 14862*01. En revanche, il indique clairement le moment procédural auquel il doit être adressé : avec l’une des demandes de paiement de l’aide FEADER, si la confirmation n’a pas déjà été transmise au stade de la demande d’aide.

À quel moment compléter le formulaire

Le bon réflexe consiste à préparer ce CERFA dès que la structure dispose d’une vision claire des marchés mobilisés pour l’opération. Attendre la dernière minute peut être risqué, notamment si plusieurs marchés doivent être recensés ou si un doute subsiste sur la qualification de la procédure utilisée.

Dans les faits, le formulaire doit être cohérent avec l’état d’avancement de l’opération et avec les marchés effectivement conclus pour la mettre en œuvre. Il doit donc être rempli à partir d’éléments stabilisés.

Pourquoi anticiper est essentiel

Plusieurs points peuvent nécessiter une vérification avant signature :

• la date autorisée de commencement d’exécution figurant dans la décision FEADER ;
• la date de notification ou de prise d’effet des marchés concernés ;
• le nombre exact de marchés à déclarer ;
• la qualification de la procédure utilisée et le niveau de publicité correspondant.

Une anticipation suffisante permet aussi de réagir si le guichet unique demande une précision, une pièce complémentaire ou un nouvel exemplaire du formulaire pour des marchés supplémentaires.

Où envoyer le CERFA 14862*01

Le formulaire doit être transmis au guichet unique avec la demande de paiement. Le document officiel n’indique pas, dans son modèle, un service national unique de destination. Le guichet compétent dépend du dossier FEADER concerné.

Le rôle du guichet unique

Le guichet unique est l’interlocuteur administratif identifié pour l’instruction de votre aide. C’est lui qui reçoit le formulaire original, l’intègre au dossier et peut, le cas échéant, solliciter des compléments. L’adresse et les modalités de transmission sont en principe précisées dans les documents liés à la décision d’attribution ou à la demande de paiement.

Mode d’envoi et conservation d’un exemplaire

Le formulaire officiel demande de transmettre l’original au guichet unique et de conserver un exemplaire. Cette consigne mérite d’être suivie à la lettre. La copie conservée peut être utile :

• en cas de demande de précision de l’administration ;
• pour justifier de la teneur de la déclaration signée ;
• pour un contrôle interne ou externe ultérieur ;
• en cas de renouvellement de l’instruction ou de réexamen du dossier.

Si vous avez un doute sur la forme attendue, envoi papier, dépôt dématérialisé, ou autre modalité imposée localement, il est prudent de vérifier les consignes auprès du service instructeur ou via la page officielle Service-Public.fr associée au formulaire.

Que se passe-t-il après le dépôt du formulaire

Après réception, le CERFA 14862*01 est utilisé dans le cadre de l’instruction de la demande de paiement. Il ne vaut pas, à lui seul, acceptation du paiement ni validation définitive de la régularité de l’opération. Il constitue une pièce déclarative parmi d’autres dans le dossier FEADER.

Examen par l’administration

Le service instructeur vérifie généralement :

• la présence des informations d’identification ;
• la cohérence avec le dossier FEADER ;
• la présence de la signature du représentant légal ;
• la situation déclarée au regard de la commande publique ;
• les caractéristiques des marchés mentionnés ;
• l’absence apparente d’incompatibilité entre les dates de passation et la date autorisée de commencement d’exécution.

Selon les pratiques de gestion du dossier, l’administration peut ensuite demander des pièces complémentaires ou procéder à des contrôles plus approfondis.

Conséquences d’une erreur ou d’une omission

Une erreur matérielle peut parfois être corrigée, mais une déclaration incomplète ou inexacte peut retarder le paiement, générer une demande de régularisation, voire conduire à une remise en cause de l’aide si l’irrégularité porte sur une condition substantielle. Le formulaire mentionne clairement le risque de déchéance totale de l’aide en cas de non-respect de règles de passation.

Il est donc préférable de ne pas survoler certaines rubriques, notamment le motif de non-assujettissement, la description des marchés et la question des dates de commencement.

Tableau récapitulatif des points à vérifier avant signature

Bonnes pratiques pour sécuriser la demande de paiement FEADER

Le CERFA 14862*01 s’inscrit dans une chaîne documentaire plus large. Pour réduire le risque de difficulté lors de l’instruction, certaines pratiques sont particulièrement utiles.

Tenir un dossier achat complet pour chaque opération subventionnée

Il est conseillé de distinguer clairement, dans vos archives, les marchés ayant un lien direct avec l’opération FEADER de ceux qui relèvent d’autres besoins de la structure. Cette séparation facilite la déclaration sur le formulaire et la réponse à d’éventuelles demandes complémentaires.

Tracer les dates clés

Les dates de notification, d’affermissement, d’émission du premier bon de commande ou de conclusion effective du contrat doivent pouvoir être justifiées. Le contrôle de l’éligibilité est souvent sensible sur ce point.

Vérifier la cohérence entre la procédure choisie et les pièces conservées

Si vous déclarez une publicité au BOAMP, dans un JAL, sur le profil acheteur ou au JOUE, vous devez être en mesure d’en retrouver la preuve. De la même façon, si vous cochez une procédure adaptée ou formalisée, votre dossier doit permettre de comprendre ce choix.

Ne pas minimiser les cas particuliers

Les marchés à bons de commande, accords-cadres, tranches conditionnelles ou marchés de maîtrise d’œuvre peuvent nécessiter une lecture plus fine. Lorsque l’opération FEADER n’est concernée que partiellement, il faut raisonner au plus près du lien entre le marché et l’opération financée.

Référence officielle et vigilance sur l’actualité du formulaire

Le CERFA concerné est le 14862*01, identifié par la DILA sous la référence R37388. La date de dernière vérification DILA communiquée est le 24 juin 2016. La source d’information officielle accessible au public professionnel est la fiche Service-Public.fr correspondante.

Comme toujours en matière de commande publique et de financement européen, il convient de rester attentif à l’actualité des textes et des pratiques administratives. Même lorsque le formulaire reste disponible, les règles d’instruction ou les références juridiques environnantes peuvent avoir évolué. En cas de doute sur l’utilisation du CERFA, sur sa version, ou sur son articulation avec votre dossier FEADER, il est préférable de s’appuyer sur les indications du guichet instructeur et sur la fiche officielle Service-Public.fr.

Ce qu’il faut retenir avant d’envoyer le CERFA 14862*01

Le CERFA 14862*01 est un formulaire ciblé, réservé aux bénéficiaires professionnels d’une aide FEADER devant confirmer, au stade de la demande de paiement, leur situation au regard des règles de la commande publique. Son enjeu principal est de démontrer que l’opération financée n’a pas été engagée irrégulièrement et que les marchés nécessaires à sa réalisation ont, lorsque cela était requis, été passés dans des conditions conformes.

Avant l’envoi, trois réflexes doivent guider la démarche : identifier sans erreur l’opération FEADER concernée, vérifier les dates de commencement d’exécution, puis décrire avec précision les marchés liés au projet. Un formulaire complet, cohérent et signé par le représentant légal contribue à fluidifier l’instruction du paiement et à limiter le risque de remise en cause de l’aide.