CERFA 14917-04 : Demande de reconnaissance par les laboratoires réalisant les tests de croissance de listeria monocytogenes dans les denrées alimentaires

CERFA 14917*04 : demander la reconnaissance d’un laboratoire réalisant des tests de croissance de Listeria monocytogenes

Le CERFA 14917*04 correspond à la demande de reconnaissance des laboratoires qui réalisent des tests de croissance de Listeria monocytogenes dans les denrées alimentaires. Il s’adresse à un public professionnel, plus précisément aux établissements et laboratoires d’analyse qui interviennent dans la vérification des conditions de vieillissement et de conservation des produits alimentaires.

Cette reconnaissance par les pouvoirs publics est essentielle pour les laboratoires amenés à conduire ces analyses. Elle s’inscrit dans le cadre du règlement (CE) n°2073/2005 relatif aux critères microbiologiques applicables aux denrées alimentaires, ainsi que des articles L. 202-3 et R. 202-22 à R. 202-27 du Code rural et de la pêche maritime. Le formulaire mentionne également l’arrêté du 29 novembre 2012, qui fixe les conditions de demande de reconnaissance des laboratoires concernés.

Concrètement, ce document permet à l’établissement demandeur de solliciter la reconnaissance de son laboratoire pour un ou deux types d’essais précis :

• le test de croissance destiné à l’estimation du potentiel de croissance de Listeria monocytogenes,
• le test de croissance destiné à l’estimation du taux maximal de croissance de Listeria monocytogenes.

La demande est à adresser à la direction régionale en charge de l’alimentation dont dépend le laboratoire. Le formulaire prévoit aussi un récépissé réservé à l’administration, ce qui confirme son usage dans une procédure officielle de reconnaissance.

À quoi sert exactement cette reconnaissance administrative

Dans le secteur agroalimentaire, les tests de croissance de Listeria monocytogenes servent à apprécier le comportement de ce micro-organisme dans une denrée au cours de sa conservation. Ces analyses permettent notamment d’évaluer si les caractéristiques du produit, sa durée de vie ou ses conditions de stockage peuvent favoriser ou limiter le développement de la bactérie.

La reconnaissance administrative d’un laboratoire ne constitue donc pas une simple formalité. Elle vise à s’assurer que les analyses sont réalisées par une structure disposant du niveau de compétence attendu, selon les méthodes reconnues par le ministre chargé de l’agriculture, et dans un cadre technique conforme aux exigences réglementaires.

Le formulaire engage expressément le responsable de l’établissement sur plusieurs points, notamment :

• l’exactitude des informations fournies,
• le respect des critères prévus par le Code rural et de la pêche maritime,
• le maintien permanent de la compétence du laboratoire et de ses équipes,
• la participation aux évaluations techniques liées à la reconnaissance,
• la réalisation des analyses selon les méthodes reconnues par l’administration compétente.

Le document rappelle aussi qu’en cas de manquement à ces conditions, l’établissement peut être retiré de la liste des laboratoires reconnus.

Qui peut utiliser le CERFA 14917*04

Des professionnels du secteur de l’analyse alimentaire

Ce formulaire ne concerne pas les particuliers. Il est destiné aux professionnels, en pratique aux établissements disposant d’un laboratoire effectuant ou souhaitant effectuer des tests de croissance de Listeria monocytogenes dans les denrées alimentaires.

Le dossier est présenté au nom de l’établissement, par son responsable. Le formulaire distingue d’ailleurs clairement :

• l’établissement, avec son numéro SIRET, sa raison sociale et son adresse,
• le laboratoire, avec son adresse propre si elle diffère,
• le responsable de l’établissement,
• le responsable du laboratoire.

Cette distinction est importante lorsque le laboratoire fait partie d’une structure plus large, ou lorsque l’activité d’analyse est exercée sur un site spécifique.

Des laboratoires déjà engagés dans une démarche qualité

Le CERFA fait apparaître un numéro COFRAC, ce qui montre que l’identification de l’accréditation du laboratoire a une place dans le dossier. Il prévoit aussi un engagement à effectuer une demande d’accréditation pour tout domaine analytique pour lequel cette démarche deviendrait obligatoire.

En pratique, ce formulaire s’inscrit donc dans un environnement réglementaire et technique exigeant. Il ne s’agit pas uniquement de déclarer une activité, mais de démontrer un cadre d’organisation, de compétence et de suivi compatible avec la reconnaissance demandée.

Durée de la reconnaissance et nature de la demande

Le formulaire comporte deux possibilités relatives à la durée ou au statut de la reconnaissance :

• pour une durée de 5 ans,
• provisoire.

Le choix exact doit être apprécié au regard de la situation du laboratoire et des conditions posées par la réglementation applicable. Si vous hésitez sur la case à cocher ou sur la portée de la demande, il est prudent de vérifier les consignes actualisées auprès de l’administration compétente ou via la fiche officielle Service-Public.fr associée au formulaire.

La dernière vérification DILA mentionnée pour cette fiche date du 14 décembre 2021. Comme toujours en matière administrative, il reste utile de s’assurer qu’aucune évolution réglementaire ou pratique régionale n’est venue modifier le traitement des dossiers.

Comment remplir le CERFA 14917*04

1. Identifier l’établissement demandeur

La première partie du formulaire porte sur l’établissement. Il faut y renseigner :

• le numéro SIRET,
• le numéro COFRAC,
• la raison sociale,
• l’adresse de l’établissement,
• le complément d’adresse, si nécessaire,
• le code postal et la commune.

Ces informations doivent être reportées avec exactitude. Une discordance entre la raison sociale, le SIRET ou l’adresse peut retarder l’instruction du dossier, surtout si le laboratoire est identifié dans d’autres pièces justificatives sous une dénomination légèrement différente.

2. Renseigner le responsable de l’établissement

Le formulaire demande ensuite les coordonnées du responsable de l’établissement :

• nom et prénom,
• fonction dans l’établissement,
• numéro de téléphone fixe et mobile,
• adresse électronique.

Cette personne est celle qui signe les engagements du dossier. Il est donc préférable de désigner un représentant ayant qualité pour engager l’établissement, et joignable facilement si l’administration demande des précisions.

3. Identifier précisément le laboratoire

La rubrique suivante concerne le laboratoire lui-même. Il convient d’indiquer :

• l’adresse du laboratoire,
• le code postal,
• la commune.

Lorsque le laboratoire se situe à la même adresse que l’établissement, les informations doivent malgré tout être reprises avec soin si le formulaire l’exige. L’administration doit pouvoir localiser sans ambiguïté le site concerné par la reconnaissance.

4. Désigner le responsable du laboratoire

Le CERFA prévoit également l’identification du responsable du laboratoire :

• nom et prénom,
• qualité.

La notion de qualité renvoie à la fonction ou au titre de la personne dans l’organisation du laboratoire. Il peut s’agir, par exemple, d’un directeur de laboratoire, d’un responsable qualité ou d’un biologiste responsable, selon l’organisation interne de la structure.

5. Choisir les analyses pour lesquelles la reconnaissance est demandée

La partie engagement du formulaire permet de sélectionner le ou les types de tests concernés par la demande. Il faut cocher :

• le test de croissance destiné à l’estimation du potentiel de croissance de Listeria monocytogenes,
• et ou le test de croissance destiné à l’estimation du taux maximal de croissance de Listeria monocytogenes.

Le choix doit correspondre aux méthodes effectivement maîtrisées par le laboratoire et au périmètre de reconnaissance réellement sollicité. Il est préférable d’éviter une demande trop large si toutes les conditions techniques ne sont pas réunies.

6. Compléter les engagements relatifs à la formation et aux essais

Le formulaire prévoit deux situations distinctes, matérialisées par les mentions (1) et (2) :

• si le laboratoire n’a pas participé aux sessions de transfert de méthodes et de tests de recherche, il faut cocher l’engagement de suivre toute formation demandée par le LNR pour les méthodes concernées et de participer aux essais interlaboratoires d’aptitude correspondants proposés par le LNR,
• si le laboratoire a déjà participé à ces sessions, il faut joindre les attestations de participation aux sessions de transfert de méthodes et de tests de recherche conjoints organisés par le laboratoire national de référence.

Cette partie mérite une attention particulière, car elle conditionne la compréhension du niveau de préparation du laboratoire au regard des méthodes concernées.

7. Signer et dater la demande

Le formulaire doit être daté et signé par le responsable de l’établissement, avec le cachet de l’établissement. Sans cette formalité, le dossier risque d’être considéré comme incomplet.

Avant signature, il est recommandé de relire l’ensemble des engagements figurant sur le CERFA, notamment ceux relatifs :

• au respect des critères réglementaires,
• à l’utilisation des méthodes reconnues,
• au maintien des compétences,
• à la demande d’accréditation lorsqu’elle devient obligatoire,
• à l’obligation d’informer la DRAAF au moins 3 mois à l’avance en cas d’arrêt ou de suspension de la réalisation des analyses d’autocontrôles faisant l’objet de la reconnaissance.

Pièces et éléments à joindre au dossier

Le formulaire ne fournit pas une liste très longue de pièces annexes, mais certaines sont expressément mentionnées. D’autres peuvent être demandées par l’administration selon le contexte du dossier ou les pratiques du service instructeur.

En présence d’un doute sur les pièces complémentaires attendues, mieux vaut contacter la direction régionale compétente avant l’envoi. Certaines administrations acceptent plus facilement un dossier lorsque les justificatifs utiles sont joints dès l’origine, même si le formulaire ne les détaille pas tous.

Où envoyer la demande de reconnaissance

Le CERFA précise qu’il doit être renvoyé à la direction régionale en charge de l’alimentation dont dépend le laboratoire. Selon l’organisation territoriale, il s’agit en pratique de l’autorité régionale compétente pour l’instruction de ce type de demande, souvent en lien avec la DRAAF.

Il est important d’adresser le dossier à la bonne administration, celle du lieu d’implantation du laboratoire, et non nécessairement celle du siège social si les deux adresses diffèrent.

Avant l’envoi, vérifiez :

• l’adresse exacte du service destinataire,
• les modalités de transmission admises, courrier, dépôt, ou éventuel envoi dématérialisé si le service le permet,
• la lisibilité de toutes les pièces,
• la présence de la signature et du cachet.

Ce que vous certifiez en signant ce formulaire

La signature du CERFA 14917*04 emporte plusieurs déclarations et engagements. Le responsable de l’établissement certifie d’abord l’exactitude de l’ensemble des informations figurant dans la demande. Cette déclaration n’est pas anodine, car le dossier porte sur une activité sensible liée à la sécurité sanitaire des aliments.

Le signataire s’engage aussi à ce que le laboratoire et ses équipes :

• respectent les critères prévus par les articles réglementaires visés,
• réalisent les analyses selon les méthodes reconnues par le ministre chargé de l’agriculture, direction générale de l’alimentation,
• entretiennent en permanence leur compétence,
• participent aux processus d’évaluations techniques liés à la reconnaissance,
• procèdent à une demande d’accréditation si elle devient obligatoire pour le domaine concerné,
• informent l’autorité compétente dans les délais requis en cas d’arrêt ou de suspension de l’activité concernée.

Cette partie du formulaire doit être lue avec attention par la direction de l’établissement et, si besoin, par le responsable qualité ou le responsable réglementaire du laboratoire. Elle formalise des obligations durables, qui dépassent le simple dépôt de dossier.

Comment suivre l’instruction du dossier

Le CERFA comporte un cadre réservé à l’administration, intitulé récépissé de demande de reconnaissance, avec la date de réception et la signature ou le cachet du service. Cela signifie que l’administration enregistre la demande et peut matérialiser sa réception.

Le formulaire ne mentionne pas de délai précis d’instruction. Il est donc préférable de ne pas présumer du temps de traitement. Si votre activité dépend rapidement de cette reconnaissance, il est prudent d’anticiper la demande suffisamment tôt.

Pour le suivi, quelques bonnes pratiques sont utiles :

• conserver une copie intégrale du CERFA signé et des pièces jointes,
• garder une preuve d’envoi ou de dépôt,
• relever le nom du service destinataire et, si possible, d’un contact,
• préparer les éléments techniques qui pourraient être demandés en complément.

Si vous utilisez un document prérempli pour gagner du temps sur les champs d’identification, l’essentiel reste de contrôler chaque donnée avant signature. C’est précisément l’intérêt d’un service comme Startdoc, qui permet aux professionnels de partir d’une trame déjà structurée pour ce type de CERFA technique, puis de la vérifier au regard de l’organisation réelle du laboratoire.

Points de vigilance avant l’envoi

Veiller à la cohérence entre établissement et laboratoire

Le formulaire distingue clairement l’établissement et le laboratoire. En cas de pluralité de sites, de changement d’adresse ou de réorganisation interne, il faut éviter toute confusion sur le site effectivement concerné par la demande de reconnaissance.

Ne pas négliger le statut de participation aux sessions du LNR

La logique du formulaire repose en partie sur ce point. Il faut soit s’engager à suivre la formation demandée et à participer aux essais interlaboratoires, soit joindre les attestations de participation déjà obtenues. Une erreur de case cochée ou une pièce manquante peut fragiliser le dossier.

Relire les références réglementaires

Le CERFA s’appuie sur plusieurs textes précis. Même si le formulaire peut être rempli sans analyse juridique approfondie, il est conseillé aux responsables de laboratoire de vérifier que leur organisation respecte bien les exigences de fond attachées à la reconnaissance sollicitée.

Anticiper les obligations futures

L’un des engagements du formulaire concerne la demande d’accréditation lorsque celle-ci devient obligatoire pour un domaine analytique donné. Cette mention invite à ne pas considérer la reconnaissance comme un état figé, mais comme une situation qui doit être entretenue dans le temps.

Protection des données personnelles

Le formulaire rappelle l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Les réponses portées sur le document bénéficient donc du cadre de protection des données personnelles applicable. Le texte précise qu’un droit d’accès et de rectification existe auprès de l’organisme qui traite la demande.

En pratique, cela signifie que les informations relatives aux responsables identifiés sur le formulaire, notamment les coordonnées téléphoniques et électroniques, doivent être exactes et mises à jour si nécessaire.

Ce qu’il faut retenir sur le CERFA 14917*04

Le CERFA 14917*04 est le formulaire de référence pour solliciter la reconnaissance d’un laboratoire réalisant des tests de croissance de Listeria monocytogenes dans les denrées alimentaires. Il concerne les professionnels et s’inscrit dans le champ de la sécurité sanitaire des aliments.

Pour qu’un dossier soit exploitable, il faut au minimum :

• identifier clairement l’établissement et le laboratoire,
• désigner les responsables compétents,
• cocher le ou les tests pour lesquels la reconnaissance est demandée,
• renseigner correctement la situation du laboratoire au regard des sessions du LNR,
• joindre les attestations requises le cas échéant,
• dater, signer et cacheter le formulaire,
• adresser le dossier à la direction régionale en charge de l’alimentation compétente.

Comme ce CERFA porte sur une activité technique encadrée, la qualité du remplissage est aussi importante que la complétude des pièces. Une demande claire, cohérente et bien relue facilite les échanges avec l’administration et limite les risques de demande de complément.

Titre officiel : Demande de reconnaissance par les laboratoires réalisant les tests de croissance de listeria monocytogenes dans les denrées alimentaires, CERFA 14917*04, identifiant DILA R31736.