CERFA 14973-02 : Inscription à la plateforme exception handicap - organismes agréés

À quoi sert le CERFA 14973*02 pour l’exception handicap

Le CERFA 14973*02, intitulé Inscription à la plateforme exception handicap, organismes agréés, permet à un organisme habilité de demander son inscription sur la plateforme PLATON, la Plateforme de Transfert des Ouvrages Numériques. Cette démarche s’inscrit dans le cadre de l’exception au droit d’auteur en faveur des personnes atteintes d’un handicap, telle qu’elle est prévue par le code de la propriété intellectuelle.

Concrètement, ce formulaire sert à transmettre à la Bibliothèque nationale de France, la BnF, les informations nécessaires pour ouvrir les accès d’un organisme autorisé à utiliser la plateforme. L’objectif est de permettre le transfert de fichiers numériques d’œuvres, afin de faciliter leur adaptation dans des formats accessibles aux personnes empêchées de lire du fait d’un handicap.

Le document vise les professionnels, plus précisément les organismes habilités dans les conditions de l’article R122-15 du code de la propriété intellectuelle, après publication de leur inscription ou de leur agrément au Journal officiel de la République française.

Le formulaire concerne donc une démarche précise, encadrée juridiquement et réservée à des structures déjà reconnues comme pouvant intervenir dans ce dispositif. Il ne s’agit pas d’une demande d’agrément elle-même, mais bien d’une demande d’inscription à la plateforme PLATON une fois l’habilitation publiée.

Le cadre juridique de la demande

Le CERFA 14973*02 mentionne expressément les articles L122-5, 7° et R122-13 à R122-22 du code de la propriété intellectuelle. Ces dispositions organisent l’exception au droit d’auteur en faveur des personnes en situation de handicap, ainsi que les conditions d’intervention des organismes habilités.

La BnF traite les données communiquées dans le formulaire pour mettre en œuvre ce dispositif. Le texte du formulaire rappelle également que les informations recueillies font l’objet d’un traitement informatique et qu’un droit d’accès et de rectification peut être exercé auprès de la Bibliothèque nationale de France.

Dans quels cas utiliser ce formulaire

Le CERFA 14973*02 doit être utilisé lorsque l’organisme a déjà franchi l’étape préalable de publication de son inscription ou de son agrément au Journal officiel. Il devient alors possible de solliciter l’ouverture des accès à PLATON pour gérer les demandes et les échanges de documents numériques dans le cadre de l’exception handicap.

Cette formalité peut notamment être utile pour :

• identifier officiellement l’organisme habilité auprès de la BnF,
• désigner le représentant légal responsable du respect du dispositif,
• nommer la personne chargée d’administrer le compte principal PLATON,
• prévoir un ou plusieurs suppléants pour sécuriser la continuité d’utilisation,
• demander, si besoin, l’ouverture d’un compte FTP crypté pour télécharger les documents reçus.

Qui peut déposer le CERFA 14973*02

Le formulaire s’adresse aux organismes habilités. Le document distingue deux niveaux d’habilitation, inscrit ou agréé. L’organisme doit indiquer sa raison sociale, son statut juridique, son adresse, ainsi que ses coordonnées générales.

La demande suppose une organisation interne claire, car plusieurs rôles sont identifiés dans le formulaire. Il est important de ne pas les confondre, chaque personne désignée ayant une fonction spécifique dans la gestion de l’accès à PLATON.

Le représentant légal de l’organisme

Le représentant légal est la personne qui dirige l’organisme. Le formulaire précise qu’il est responsable du respect de la loi sur l’exception au droit d’auteur en faveur des personnes handicapées. Ses nom, prénom, fonction, téléphone et courriel doivent être indiqués. C’est également lui qui signe la demande.

La personne responsable du compte PLATON

Le compte principal PLATON doit être attribué à une personne clairement identifiée. Cette personne administre le compte pour le compte de l’organisme habilité. La BnF lui communique ses codes d’accès, par courrier et par courriel, après inscription.

Il est donc recommandé de désigner une personne stable dans ses fonctions, disponible et en mesure d’assurer un suivi opérationnel des échanges sur la plateforme.

Les suppléants éventuels

Le formulaire permet de déclarer des suppléants, c’est-à-dire des personnes susceptibles d’assister le responsable du compte principal. Il peut s’agir, par exemple, de responsables techniques ou de transcripteurs. Les accès qui leur sont attribués sont communiqués par courriel par la BnF.

Si des inscriptions supplémentaires sont nécessaires, le document indique qu’il faut joindre un second formulaire.

Comment remplir le CERFA 14973*02

Le formulaire est structuré en rubriques simples, mais chaque information doit être renseignée avec précision. Une erreur de contact ou une confusion entre les rôles peut ralentir l’ouverture du compte PLATON.

Rubrique A, identification de l’organisme habilité

Cette première partie permet d’identifier la structure demandeuse. Il faut y faire figurer :

• le niveau d’habilitation, inscrit ou agréé,
• la raison sociale,
• le statut juridique,
• l’adresse,
• le téléphone,
• le courriel.

Ces informations doivent correspondre à la situation officielle de l’organisme, telle qu’elle résulte de son habilitation et de sa publication au Journal officiel.

Rubrique B, coordonnées du représentant légal

Il convient d’indiquer la civilité, le nom, le prénom, la fonction, le téléphone et le courriel du représentant légal. Cette rubrique est essentielle, car elle rattache la demande à la personne juridiquement responsable de l’organisme.

Rubrique C, responsable du compte principal PLATON

Cette section doit mentionner la personne chargée de l’utilisation quotidienne du compte PLATON. Il faut préciser sa civilité, son nom, son prénom, sa fonction, son téléphone et son courriel. Les coordonnées doivent être fiables, puisque les identifiants seront transmis à cette personne.

Rubrique D, suppléants

Le formulaire permet d’indiquer jusqu’à deux suppléants. Pour chacun, il faut renseigner la civilité, le nom, le prénom, la fonction, le téléphone et le courriel. Si l’organisme souhaite déclarer davantage de comptes secondaires, il doit ajouter un second formulaire.

Rubrique E, ouverture d’un compte FTP

Une case permet de demander, ou non, l’ouverture d’un compte FTP. Ce compte, fourni par la BnF, est destiné au téléchargement des documents reçus dans des conditions sécurisées. Le formulaire précise que ce FTP est crypté.

L’organisme doit mesurer l’intérêt pratique de cette option. Elle peut être utile si les modalités de réception via la plateforme seule ne suffisent pas à ses besoins techniques ou organisationnels.

Rubrique F, signature

La demande doit être datée et signée par le représentant légal de l’organisme agréé. Sans cette signature, le dossier risque de ne pas être recevable. Avant l’envoi, il est prudent de relire l’ensemble du formulaire et de vérifier la cohérence des coordonnées indiquées.

Pour gagner du temps sur cette formalité assez spécialisée, Startdoc met à disposition ce CERFA dans une version prête à compléter, ce qui facilite la préparation du dossier lorsque l’organisme doit centraliser plusieurs informations de contact avant transmission à la BnF.

Compte principal, suppléants, FTP, comprendre les accès demandés

Le CERFA 14973*02 ne se limite pas à une simple identification administrative. Il organise en réalité la manière dont l’organisme utilisera techniquement et fonctionnellement la plateforme PLATON.

Le compte principal PLATON

Le compte principal est le point d’entrée de l’organisme sur la plateforme. La personne désignée comme responsable du compte en assure l’administration. Cela implique, en pratique, un rôle central dans le suivi des accès, des demandes et des échanges de documents numériques.

Les comptes secondaires

Les suppléants permettent de sécuriser le fonctionnement du service. En cas d’absence ou de besoin opérationnel, ils peuvent intervenir en appui. Leur désignation est particulièrement utile dans les structures où plusieurs professionnels participent à la chaîne de traitement des ouvrages adaptés.

L’option FTP crypté

Le formulaire indique que la BnF peut ouvrir un compte FTP crypté pour permettre le téléchargement des documents reçus. Les codes de ce FTP sont transmis par courriel. Il est également précisé que l’utilisation d’un tel compte nécessite un logiciel gérant le cryptage, tel que FileZilla.

Cette précision doit être prise au sérieux. Avant de cocher la demande d’ouverture du compte FTP, l’organisme a intérêt à vérifier qu’il dispose des compétences techniques et de l’environnement informatique nécessaires.

Où envoyer le formulaire et sous quelle forme

Le CERFA 14973*02 peut être transmis à la Bibliothèque nationale de France selon deux modalités, par voie postale ou par voie électronique. Dans les deux cas, il doit être complété et signé.

Envoi par courrier

Le formulaire papier peut être envoyé en courrier recommandé avec demande d’accusé de réception à l’adresse suivante :

Bibliothèque nationale de France
Centre Exception handicap
Quai François Mauriac
75706 Paris Cedex 13

Le document précise qu’un avis accusant réception de la demande est alors adressé par la Poste.

Envoi par courrier électronique

Le formulaire complété, signé puis scanné peut aussi être envoyé à l’adresse suivante :

exception.handicap@bnf.fr

Dans ce cas, un courrier électronique accusant réception de la demande est annoncé.

Quel mode d’envoi privilégier

Le texte officiel n’impose pas, à lui seul, une hiérarchie stricte entre les deux modes de transmission. Le choix peut dépendre des pratiques internes de l’organisme, de son besoin de traçabilité ou de ses contraintes de signature et d’archivage. En cas d’enjeu particulier, il peut être utile de conserver une copie intégrale du formulaire envoyé et de toute pièce justificative associée.

Déroulement de la démarche et suite donnée à la demande

La procédure se comprend en plusieurs temps. Même si le formulaire ne fixe pas de délai chiffré de traitement, son contenu permet d’identifier le cheminement habituel du dossier.

Avant l’envoi

L’organisme doit d’abord s’assurer que son inscription ou son agrément a bien été publié au Journal officiel. Cette condition est déterminante, puisque le formulaire a précisément pour objet l’inscription à PLATON après cette publication.

Il faut ensuite réunir les bonnes coordonnées, identifier les personnes à désigner et décider s’il y a lieu de demander un compte FTP crypté.

Après l’envoi

Une fois le formulaire transmis, la BnF accuse réception de la demande, soit par voie postale, soit par courriel selon le mode d’envoi utilisé. Puis, après inscription, les accès sont communiqués aux personnes concernées.

Le formulaire précise :

• que le responsable du compte principal reçoit ses codes d’accès à la plateforme par courrier et par courriel,
• que les suppléants reçoivent leurs codes d’accès par courriel,
• que les codes du FTP, s’il a été demandé, sont transmis par courriel.

Il est donc important de surveiller les messageries indiquées sur le formulaire et de veiller à la capacité de réception des messages de la BnF.

Délais, ce qu’il faut retenir

Aucun délai précis de traitement n’est mentionné dans le formulaire source. Il n’est donc pas possible d’annoncer un nombre de jours ou de semaines avec certitude. En pratique, l’organisme doit anticiper sa demande, surtout si l’ouverture du compte PLATON conditionne le démarrage effectif de certaines opérations de transcription ou de mise à disposition d’ouvrages adaptés.

Pour obtenir une information actualisée sur la procédure, il reste prudent de consulter la fiche officielle sur Service-Public.fr ou de se rapprocher directement de la BnF.

Points de vigilance pour éviter un dossier incomplet

Dans ce type de démarche, les refus ou retards proviennent souvent moins de la complexité du formulaire que d’informations incomplètes ou imprécises. Quelques vérifications simples permettent de sécuriser le dépôt.

Vérifier la qualité des coordonnées

Les adresses électroniques sont particulièrement importantes, car une partie des accès est envoyée par courriel. Une erreur dans une seule lettre peut bloquer la réception des identifiants. Il faut également s’assurer que les numéros de téléphone et les fonctions indiquées sont à jour.

Bien distinguer les rôles

Le représentant légal, le responsable du compte principal et les suppléants n’ont pas exactement le même rôle. Même si, dans certains organismes, une même personne peut cumuler plusieurs fonctions, il convient de compléter le formulaire de manière cohérente et intelligible.

Ne pas oublier la signature

La signature du représentant légal est une formalité indispensable. En cas d’envoi électronique, le document doit être signé avant numérisation.

Évaluer l’intérêt du compte FTP

Demander un compte FTP n’est pas neutre. L’organisme doit être en mesure d’utiliser un outil compatible avec le cryptage des échanges. Si cette option est cochée sans préparation technique, l’accès pourra exister sans être réellement exploitable.

Données personnelles et contact avec la BnF

Le formulaire comporte une mention relative au traitement des données personnelles. Les informations saisies sont traitées par la Bibliothèque nationale de France pour la mise en œuvre de l’exception au droit d’auteur en faveur des personnes atteintes d’un handicap.

Le texte mentionne également l’existence d’un droit d’accès et de rectification des données à caractère personnel. La demande peut être adressée à la BnF, Centre Exception handicap, Quai François Mauriac, 75706 Paris Cedex 13, ou par courriel à l’adresse exception.handicap@bnf.fr.

Cette information est utile si l’organisme doit mettre à jour un contact déclaré, corriger une erreur ou obtenir des précisions sur les données enregistrées à l’occasion de son inscription.

Ce qu’il faut retenir avant de transmettre le CERFA 14973*02

Le CERFA 14973*02 est un formulaire ciblé, destiné aux organismes habilités souhaitant accéder à PLATON dans le cadre de l’exception handicap. Son enjeu est opérationnel, car il conditionne l’ouverture des accès nécessaires au transfert et au téléchargement d’ouvrages numériques adaptés.

Avant l’envoi, trois réflexes sont essentiels : vérifier que l’habilitation a bien été publiée au Journal officiel, identifier clairement les personnes qui auront accès à la plateforme, puis relire l’ensemble des coordonnées et la signature.

La procédure est ensuite relativement lisible. Le dossier est adressé à la BnF, qui accuse réception puis transmet les accès aux personnes désignées selon les modalités prévues par le formulaire. En l’absence de délai officiel indiqué sur le document, mieux vaut anticiper la demande et conserver une trace de l’envoi.