CERFA 14974-01 : Inscription à la plateforme exception handicap - éditeurs

À quoi sert le CERFA 14974*01, inscription à la plateforme exception handicap pour les éditeurs

Le CERFA 14974*01, référencé par la DILA sous l’identifiant R34042, permet à une maison d’édition de s’inscrire à la plateforme exception handicap gérée par la Bibliothèque nationale de France. Ce formulaire est destiné aux professionnels, plus précisément aux éditeurs concernés par la transmission de fichiers numériques demandés dans le cadre de l’exception au droit d’auteur en faveur des personnes handicapées.

Son objet est double. D’une part, il sert à identifier l’éditeur et à désigner la personne responsable de la mise en œuvre de cette exception au sein de la structure. D’autre part, il permet de paramétrer les modalités pratiques de dépôt des fichiers numériques, notamment via la plateforme dédiée ou, si besoin, par l’ouverture d’un compte FTP crypté.

Ce document s’inscrit dans un cadre juridique précis, rappelé directement sur le formulaire, avec une référence au code de la propriété intellectuelle, notamment aux articles L122-5, 7°, R122-20 et D122-22. En pratique, il facilite les échanges entre l’éditeur et les organismes de transcription agréés qui sollicitent des fichiers numériques afin de rendre les œuvres accessibles aux personnes empêchées de lire du fait d’un handicap.

L’inscription n’a donc pas une simple portée administrative. Elle organise la réception des demandes, l’identification du bon interlocuteur au sein de la maison d’édition, ainsi que les conditions techniques de transmission des fichiers attendus.

Qui est concerné par ce formulaire

Le formulaire vise les maisons d’édition. Il ne s’adresse ni au grand public, ni aux auteurs à titre individuel, ni aux organismes de transcription agréés eux-mêmes. L’éditeur qui complète ce CERFA déclare :

• sa raison sociale et ses coordonnées professionnelles,
• le représentant légal de la structure,
• le ou les codes ISBN éditeur concernés,
• la personne responsable du compte principal sur la plateforme,
• éventuellement un ou plusieurs suppléants, c’est-à-dire des comptes secondaires,
• le souhait, ou non, d’ouvrir un compte FTP.

Le formulaire doit être signé par le représentant légal de l’éditeur. Cette signature donne une valeur officielle à la désignation des personnes habilitées à agir sur la plateforme.

Dans quelles situations l’utiliser

Le CERFA 14974*01 est utile dès lors qu’un éditeur souhaite être correctement enregistré sur la plateforme exception handicap pour traiter les demandes de fichiers numériques liées à ses publications. Il peut être mobilisé dans plusieurs cas concrets.

• Lorsqu’une maison d’édition n’est pas encore inscrite sur la plateforme et doit désigner son interlocuteur principal.
• Lorsqu’un éditeur souhaite déclarer les radicaux ISBN correspondant à son catalogue afin que les demandes lui soient transmises automatiquement.
• Lorsqu’il faut créer un ou plusieurs accès secondaires pour des collaborateurs chargés du suivi technique ou administratif.
• Lorsqu’une structure préfère déposer les fichiers demandés via un compte FTP crypté plutôt que par l’interface habituelle.
• Lorsqu’un changement d’organisation interne impose de formaliser un nouveau responsable ou d’ajouter des suppléants.

Dans les faits, l’enjeu principal est de fluidifier la gestion des demandes reçues. Une inscription correctement renseignée limite les risques de mauvaise orientation des sollicitations, d’erreur sur les personnes à contacter ou de difficulté technique lors de la remise des fichiers.

Comment remplir le CERFA 14974*01, rubrique par rubrique

Le formulaire est structuré en plusieurs parties identifiées par des lettres, de A à F. Chaque rubrique correspond à une information précise. Un remplissage rigoureux est essentiel, car les données déclarées seront utilisées par la BnF pour organiser les accès à la plateforme et les échanges avec l’éditeur.

Rubrique A, identification de l’éditeur

La première partie concerne l’identification de la maison d’édition. Il faut y indiquer :

• la raison sociale,
• le nom du représentant légal,
• le ou les codes ISBN éditeur,
• l’adresse professionnelle complète, avec rue, code postal, ville et pays,
• le téléphone,
• le courriel.

Cette rubrique doit permettre d’identifier sans ambiguïté l’éditeur concerné. La raison sociale doit correspondre à la dénomination de la structure qui porte juridiquement l’activité d’édition. Le représentant légal doit être la personne habilitée à engager la société ou l’organisme, selon son statut.

Bien renseigner le code ISBN éditeur

Le formulaire attire l’attention sur le radical ISBN. Il est indiqué que, dans un ISBN de la forme 978-2-xx-yyyyyy-z, le radical éditeur correspond à la séquence 978-2-xx, avec une longueur variable selon les cas. Ce radical sert à automatiser la transmission des demandes vers l’éditeur lorsque l’ISBN d’un ouvrage commence par les chiffres déclarés.

Autrement dit, si l’éditeur saisit un radical ISBN déterminé, les demandes portant sur des ouvrages rattachés à ce radical lui seront adressées automatiquement. Il convient donc de vérifier avec soin les codes renseignés, surtout si la maison d’édition exploite plusieurs radicaux ou plusieurs marques éditoriales.

En cas d’erreur sur cette donnée, certaines demandes pourraient ne pas parvenir au bon interlocuteur, ou concerner un périmètre incomplet du catalogue.

Rubrique B, personne responsable de la mise en œuvre de l’exception handicap

Cette partie correspond au compte principal. Le formulaire demande les coordonnées de la personne responsable de l’application du dispositif au sein de l’éditeur. Les champs à compléter sont les suivants :

• civilité,
• nom,
• prénom,
• fonction,
• téléphone,
• courriel.

Cette personne joue un rôle central. Selon les indications figurant sur le document, elle administre le compte de la maison d’édition. La BnF lui adresse ses codes d’accès à la plateforme de transfert, par courrier et par courriel, après l’inscription.

Il est donc préférable de désigner un interlocuteur stable, facilement joignable et suffisamment impliqué dans le suivi des demandes liées à l’exception handicap. Selon l’organisation interne, il peut s’agir d’un responsable juridique, d’un responsable des droits, d’un coordinateur éditorial ou d’un référent technique.

Le plus important est que cette personne puisse centraliser les échanges, superviser les dépôts de fichiers et, si nécessaire, administrer les comptes secondaires.

Rubrique C, coordonnées des suppléants sur PLATON

Le formulaire prévoit la possibilité de déclarer des suppléants, c’est-à-dire des comptes secondaires. Deux espaces sont prévus sur le CERFA. En cas de besoin d’inscriptions supplémentaires, il est expressément indiqué qu’il faut joindre un second formulaire.

Pour chaque suppléant, les informations demandées sont :

• civilité,
• nom,
• prénom,
• fonction,
• téléphone,
• courriel.

Ces comptes secondaires ont vocation à assister la personne responsable. Le formulaire précise qu’il peut s’agir de responsables techniques chargés du dépôt des documents numériques demandés. La BnF leur transmet leurs codes d’accès par courriel. Le compte principal conserve un rôle d’administration sur ces comptes secondaires.

Cette rubrique est particulièrement utile lorsque la maison d’édition répartit les tâches entre plusieurs services. Par exemple, un service juridique peut suivre la conformité des demandes, tandis qu’un service fabrication ou informatique peut assurer la transmission technique des fichiers. Déclarer des suppléants permet d’éviter que toute la procédure repose sur une seule personne.

Rubrique D, ouverture d’un compte FTP

Le formulaire propose une case à cocher pour demander, ou non, l’ouverture d’un compte FTP. Cette option complète la livraison habituelle sur la plateforme accessible à l’adresse indiquée sur le document.

La BnF peut ainsi ouvrir un compte FTP crypté afin que l’éditeur y dépose les documents numériques demandés. Les codes de ce FTP sont transmis par courriel.

Le formulaire précise aussi un point pratique important : l’utilisation d’un compte FTP nécessite un logiciel gérant le cryptage, comme FileZilla, cité à titre d’exemple. Avant de cocher cette option, il est donc prudent de vérifier que l’équipe chargée des dépôts dispose de l’outillage technique adéquat et maîtrise ce mode de transmission.

Le choix entre plateforme standard et compte FTP dépend souvent du volume de fichiers à transmettre, des habitudes internes de l’éditeur et de son niveau d’équipement technique.

Rubrique F, signature du représentant légal

La dernière partie prévoit :

• le lieu,
• la date,
• la signature du représentant légal de l’éditeur.

Cette étape ne doit pas être négligée. Un formulaire non signé risque de ne pas être exploitable. La signature confirme l’exactitude des informations déclarées et l’accord de la structure sur les personnes désignées et les modalités de dépôt choisies.

Si l’envoi se fait par voie électronique, le document doit être complété, signé, puis scanné avant transmission à l’adresse indiquée par la BnF.

Cas concrets d’utilisation pour une maison d’édition

Première inscription d’un éditeur sur la plateforme

Une maison d’édition qui n’a encore jamais été enregistrée sur la plateforme doit utiliser ce CERFA pour poser le cadre de ses échanges avec la BnF. C’est le cas typique d’un éditeur qui souhaite s’organiser pour répondre correctement aux demandes des organismes agréés.

Dans cette hypothèse, il faut accorder une attention particulière à la rubrique A, afin que les radicaux ISBN soient correctement déclarés, ainsi qu’à la rubrique B, qui désigne le responsable du compte principal.

Ajout de comptes secondaires pour mieux répartir les tâches

Lorsqu’une structure reçoit plusieurs demandes ou souhaite sécuriser son fonctionnement en cas d’absence, la déclaration de suppléants prend tout son sens. Une équipe droits numériques, un service juridique ou un responsable des métadonnées peut alors être ajouté en compte secondaire.

Le formulaire ne permet de saisir que deux suppléants sur un exemplaire. Si l’organisation exige davantage d’accès, il faut joindre un second formulaire. Cette précision doit être anticipée pour éviter un dossier incomplet.

Mise en place d’un dépôt technique par FTP

Certaines maisons d’édition disposent d’équipes techniques habituées à échanger des fichiers par FTP sécurisé. Dans ce cas, la rubrique D permet de formaliser la demande d’ouverture d’un accès dédié. Cette option peut être pertinente si les dépôts sont fréquents ou si les fichiers sont intégrés à des procédures internes déjà structurées.

En revanche, si l’éditeur ne dispose pas du logiciel adapté ou si les utilisateurs ne sont pas familiers de ce mode de transmission, il peut être préférable de s’en tenir au fonctionnement standard de la plateforme.

Points de vigilance avant l’envoi du dossier

Vérifier la cohérence des coordonnées déclarées

Les codes d’accès et les accusés de réception sont transmis soit par courrier, soit par courriel selon les cas. Des coordonnées incomplètes ou obsolètes peuvent retarder la mise en service effective du compte. Il faut donc contrôler :

• l’exactitude du nom de la structure,
• l’adresse postale professionnelle,
• les adresses électroniques de chaque personne déclarée,
• les numéros de téléphone utiles.

Cette vérification est d’autant plus importante que la personne responsable reçoit ses accès par plusieurs canaux.

Choisir la bonne personne responsable

Le compte principal ne doit pas être attribué à la légère. Il vaut mieux éviter de désigner une personne temporairement en poste, peu disponible ou étrangère au sujet. Comme elle administre les comptes secondaires et concentre les informations de la BnF, elle doit être en mesure d’assurer un suivi dans la durée.

Lorsque l’éditeur connaît un fort turn-over ou une organisation éclatée entre plusieurs entités, il peut être utile d’anticiper en déclarant des suppléants dès le départ.

Ne pas sous-estimer l’importance du radical ISBN

Le radical ISBN est un élément technique, mais ses conséquences sont concrètes. Une déclaration trop restreinte peut empêcher certaines demandes d’être automatiquement aiguillées vers l’éditeur. Une déclaration erronée peut au contraire créer des confusions. Il convient donc de vérifier les radicaux utilisés réellement par la maison d’édition, y compris en cas de catalogues distincts ou d’anciennes attributions encore exploitées.

Anticiper la gestion des accès secondaires

Les suppléants ne sont pas de simples contacts de secours. Ils peuvent intervenir directement dans le traitement opérationnel des demandes. Il est donc préférable de désigner des personnes ayant une mission claire et un niveau d’information suffisant sur les obligations de l’éditeur dans le cadre de l’exception handicap.

Une bonne pratique consiste à définir en interne qui :

• reçoit les demandes,
• valide leur traitement,
• prépare les fichiers,
• effectue le dépôt,
• assure le suivi en cas de difficulté.

Envoi du formulaire à la BnF, modalités à connaître

Envoi par courrier

Le formulaire complété et signé peut être adressé par courrier recommandé avec demande d’accusé de réception à l’adresse suivante :

Bibliothèque nationale de France
Centre Exception handicap
Quai François Mauriac
75706 Paris Cedex 13

Le document précise qu’un avis accusant réception de la demande est ensuite reçu par la Poste.

Envoi par voie électronique

Le formulaire peut également être complété, signé, scanné puis envoyé par courriel à l’adresse suivante :

exception.handicap@bnf.fr

Dans ce cas, un courrier électronique accusant réception de la demande est annoncé. Cette solution peut être plus pratique pour les éditeurs qui souhaitent accélérer la transmission du dossier, à condition que le scan soit lisible et que la signature apparaisse clairement.

Tableau récapitulatif des modalités d’envoi

Protection des données personnelles et cadre juridique

Le formulaire comporte une mention relative au traitement des données personnelles par la Bibliothèque nationale de France. Les informations recueillies font l’objet d’un traitement informatique dont la finalité est la mise en œuvre de l’exception au droit d’auteur en faveur des personnes atteintes d’un handicap.

Le texte rappelle aussi l’existence d’un droit d’accès et de rectification des données à caractère personnel. Pour exercer ce droit, le formulaire renvoie vers la BnF, centre Exception handicap, à l’adresse postale mentionnée sur le document, ou à l’adresse électronique exception.handicap@bnf.fr.

Pour l’éditeur, cette mention implique un devoir de vigilance sur les données transmises concernant ses collaborateurs. Il est conseillé de ne renseigner que les coordonnées strictement utiles, d’informer les personnes désignées et de mettre à jour le dossier si les interlocuteurs changent.

Conseils pratiques pour constituer un dossier clair et exploitable

Préparer les informations avant de commencer

Le formulaire est relativement court, mais il suppose d’avoir réuni plusieurs données en amont. Pour gagner du temps, il est utile de préparer :

• la dénomination exacte de l’éditeur,
• les coordonnées du représentant légal,
• les radicaux ISBN à déclarer,
• les coordonnées professionnelles du responsable principal,
• celles des suppléants éventuels,
• la décision interne sur l’ouverture ou non d’un compte FTP.

Cette préparation limite les approximations et évite les allers-retours internes avant signature.

Soigner la lisibilité du document

Un formulaire manuscrit mal lisible peut compliquer le traitement du dossier. Si le remplissage n’est pas effectué directement de manière numérique, il est préférable d’écrire très clairement, en particulier pour les courriels et les noms propres. Une simple erreur de lettre dans une adresse électronique peut empêcher la réception des identifiants.

Conserver une copie du CERFA transmis

Avant envoi, il est prudent de garder une copie du formulaire signé et de tout document joint. Cette précaution facilite les mises à jour ultérieures, notamment si l’éditeur doit ajouter un suppléant, corriger un contact ou rappeler les informations déjà communiquées à la BnF.

Dans la pratique, disposer d’un CERFA déjà structuré et pré-renseigné peut faire gagner un temps appréciable aux maisons d’édition, surtout lorsqu’il faut mobiliser rapidement les bons contacts internes. C’est précisément l’intérêt d’un service comme Startdoc, qui aide les professionnels à partir sur une base claire pour ce type de démarche administrative spécialisée.

En cas de doute, s’appuyer sur la source officielle

La dernière vérification DILA mentionnée pour ce formulaire date du 21 février 2017. Même si le CERFA reste identifiable par son numéro et son intitulé, il reste conseillé de vérifier la fiche officielle associée sur Service-Public.fr avant transmission, en particulier si l’éditeur s’interroge sur l’actualité de la procédure ou sur une éventuelle évolution des modalités de dépôt.

Cette vérification est d’autant plus utile lorsqu’un service interne met en place la démarche pour la première fois ou lorsqu’une maison d’édition a connu des transformations récentes, comme un changement de raison sociale, une fusion ou une réorganisation des fonctions.

Ce qu’il faut retenir pour bien utiliser le CERFA 14974*01

Le CERFA 14974*01 est un formulaire ciblé, pensé pour les éditeurs qui doivent s’organiser dans le cadre de l’exception au droit d’auteur en faveur des personnes handicapées. Il sert à identifier la maison d’édition, à désigner les bons interlocuteurs et à choisir le mode de dépôt des fichiers numériques demandés par les organismes de transcription agréés.

Pour qu’il soit utile et rapidement exploitable, trois points méritent une attention particulière :

• la justesse des radicaux ISBN déclarés,
• le choix du responsable principal et, si nécessaire, des suppléants,
• la cohérence entre les moyens techniques de l’éditeur et l’éventuelle demande d’ouverture d’un compte FTP.

Un dossier complet, signé et lisible, envoyé à la bonne adresse, facilite la création des accès et le bon fonctionnement des échanges avec la BnF. Pour tout besoin complémentaire, la fiche officielle Service-Public.fr reste la référence la plus sûre pour confirmer les modalités en vigueur.