CERFA 15063-04 : Document d'enregistrement de transfert de lot de coquillages vivants

À quoi sert le CERFA 15063*04 pour le transfert de coquillages vivants

Le CERFA 15063*04, intitulé Document d'enregistrement de transfert de lot de coquillages vivants, sert à tracer les mouvements de lots de coquillages vivants entre professionnels de la filière. Il concerne un secteur où l'identification de l'origine, des conditions sanitaires et de la destination du lot est essentielle. Ce document accompagne donc le transfert et formalise les informations utiles sur le fournisseur, le lot, sa provenance, son éventuelle purification ou ré-immersion, ainsi que sur l'acheteur et le destinataire.

Le formulaire s'adresse aux professionnels, notamment aux éleveurs de coquillages, aux établissements agréés d'expédition et de purification de coquillages vivants, aux pêcheurs professionnels, aux établissements de transformation et de manipulation, aux grossistes, aux négociants et aux halles à marée. Il ne s'agit pas d'un simple bon de livraison commercial. Sa finalité est d'assurer une traçabilité adaptée à la réglementation sanitaire applicable aux coquillages vivants.

Le modèle officiel en vigueur correspond au CERFA n° 15063*04, avec une mise à jour datée de juin 2023. La dernière vérification DILA mentionnée pour cette fiche est intervenue le 20 mars 2025. La référence officielle Service-Public.fr associée est R38816.

Concrètement, le document permet d'identifier un lot, c'est-à-dire un ensemble de coquillages vivants de la même espèce, provenant de la même zone de production et récoltés à la même date. Cette notion de lot est centrale. Dès qu'une de ces caractéristiques varie, il ne s'agit plus du même lot au sens du formulaire. Si le transfert porte sur plusieurs lots, il faut alors utiliser l'annexe prévue à cet effet.

Le document contient aussi des informations sensibles sur le plan sanitaire, par exemple le classement de la zone, l'existence éventuelle d'une alerte microbiologique avec mesures de restriction, ou encore les opérations de purification et de finition. Ces éléments orientent la destination possible du lot et sécurisent les échanges entre professionnels.

Qui doit remplir ce document et dans quelles situations

Les professionnels concernés

Le formulaire vise les acteurs de la chaîne professionnelle des coquillages vivants. Peuvent être amenés à l'établir ou à le recevoir :

• les éleveurs de coquillages,
• les pêcheurs de coquillages professionnels,
• les halles à marée,
• les centres de purification,
• les établissements agréés d'expédition,
• les négociants et grossistes,
• les établissements de transformation et de manipulation,
• d'autres entreprises professionnelles destinataires du lot.

Le formulaire distingue d'ailleurs, dès la partie relative au fournisseur et à l'acheteur, la qualité de chaque intervenant. Il faut cocher la case correspondant au statut réel du fournisseur et de l'acheteur.

Les transferts visés

Le CERFA 15063*04 a vocation à être utilisé lorsqu'un lot de coquillages vivants est transféré d'un professionnel à un autre. Le document accompagne le mouvement du lot afin que l'origine et les caractéristiques du produit puissent être suivies sans rupture d'information.

Il est particulièrement important lorsque les coquillages ont fait l'objet d'opérations intermédiaires, comme :

• une ré-immersion,
• une finition,
• une purification,
• un passage par une zone de dépôt ou d'élevage,
• un transfert depuis une zone soumise à des contraintes sanitaires.

Le formulaire ne prévoit aucune notice associée dans les informations officielles mises à disposition. Il faut donc s'appuyer directement sur le contenu du document et sur les indications figurant en bas de page, ainsi que sur la fiche Service-Public.fr.

L'intérêt pratique de la traçabilité

Dans la filière conchylicole et plus largement dans le commerce des coquillages vivants, la traçabilité n'est pas une formalité secondaire. Elle sert à documenter la circulation du lot, à sécuriser les contrôles, à établir les responsabilités de chaque opérateur et à justifier la destination du produit en fonction de son origine sanitaire.

Un formulaire mal renseigné peut compliquer les contrôles, ralentir la réception du lot ou créer des difficultés en cas de vérification administrative ou sanitaire. Pour les professionnels qui veulent gagner du temps sur ce type de document technique, Startdoc met à disposition ce CERFA dans une version prête à compléter, afin de limiter les oublis sur les rubriques les plus sensibles du transfert de coquillages vivants.

Comment remplir le CERFA 15063*04 étape par étape

1. Renseigner les coordonnées du fournisseur

La première partie du formulaire concerne l'identification du fournisseur. Il faut y indiquer :

• la qualité du fournisseur, en cochant la case adaptée,
• son nom et son adresse,
• selon le cas, son numéro d'agrément, son numéro SIRET, son numéro de permis de pêche,
• le numéro d'immatriculation du navire, lorsque cette information est pertinente.

Le document prévoit aussi un numéro d'enregistrement interne chronologique. La mention officielle précise que le fournisseur attribue ce numéro lui-même. Il doit donc suivre une logique interne continue et cohérente dans l'entreprise. Ce point est important pour retrouver rapidement un transfert en cas de contrôle ou de litige.

2. Décrire précisément le contenu du lot

Le coeur du formulaire se situe dans la partie consacrée au lot transféré. Pour chaque lot, il faut faire apparaître :

• l'espèce, avec le nom commun et le nom scientifique,
• le nombre de sacs, poches ou autres contenants,
• la quantité totale en kilogrammes,
• la date de récolte, au format jour/mois/année,
• la nature du lot, coquillages d'élevage ou coquillages de pêche.

Le nom commun doit correspondre à la dénomination commerciale admise en France. Le formulaire renvoie à la liste des dénominations commerciales disponible sur le site du ministère de l'Économie. Il faut donc éviter les appellations approximatives ou purement locales si elles ne correspondent pas à la dénomination commerciale reconnue.

La cohérence entre le nom commun, le nom scientifique, la zone de production et la date de récolte est essentielle. C'est elle qui permet de caractériser correctement le lot.

3. Indiquer la provenance et le classement sanitaire de la zone

Le document demande ensuite la codification et le nom de la zone, conformément à l'arrêté de classement applicable. Il faut aussi préciser le classement sanitaire de la zone en cochant l'une des options proposées :

• A,
• B,
• C,
• non classée, dans les cas spécifiques prévus par le formulaire.

La mention relative aux zones non classées vise certains coquillages pouvant être récoltés ou pêchés en zone non classée, notamment les pectinidés, les gastéropodes marins et les échinodermes non filtreurs. Il convient donc d'être particulièrement attentif à la catégorie de produit concernée avant de cocher cette case.

4. Vérifier l'existence d'une alerte microbiologique

Le formulaire impose d'indiquer si la zone de provenance fait l'objet d'une alerte microbiologique avec mesures de restrictions prises par arrêté préfectoral. Il faut répondre par oui ou non.

Cette rubrique a des conséquences concrètes. Le document précise que si la zone de provenance fait l'objet de mesures de restriction ou d'interdiction liées à une contamination microbiologique, le lot ne peut être transféré que vers un destinataire situé en France. Cette information conditionne donc la destination possible du lot et doit être vérifiée avec rigueur avant le départ des coquillages.

5. Mentionner une ré-immersion, une finition ou une purification

Entre la récolte et le transfert, le lot peut avoir subi certaines opérations. Le formulaire prévoit plusieurs rubriques pour en garder la trace.

Ré-immersion ou finition

Si le lot a fait l'objet d'une ré-immersion et ou d'une finition, il faut préciser :

• la zone ou le code de la zone de dépôt ou d'élevage,
• le classement correspondant,
• si le lieu ne relève pas de cette logique, le lieu de ré-immersion,
• la date de début,
• la date de fin.

Ces mentions permettent de reconstituer le parcours du lot avant son transfert.

Purification

Si le lot transféré a été purifié, il faut indiquer :

• l'agrément du centre de purification,
• son adresse,
• la date de début de purification,
• la date de fin de purification,
• la durée de la purification, en heures.

Ces données sont particulièrement importantes pour les opérateurs qui réceptionnent le lot et doivent apprécier les conditions dans lesquelles les coquillages ont été préparés avant leur arrivée.

6. Identifier l'acheteur et, si nécessaire, l'adresse de livraison

La partie suivante est consacrée à la destination des coquillages transférés. Il faut y faire figurer :

• le numéro SIRET du destinataire,
• le numéro d'agrément, si applicable,
• la qualité de l'acheteur, en cochant la case correspondante,
• son nom et son adresse,
• le cas échéant, une adresse de livraison différente.

Les qualités proposées pour l'acheteur sont notamment : éleveur, expéditeur, purificateur, négociant, grossiste, halle à marée, autre entreprise. Il faut veiller à distinguer l'acheteur juridique et l'adresse effective de livraison lorsque les deux ne coïncident pas.

7. Faire signer le fournisseur et le destinataire

Le formulaire se termine par les signatures liées au mouvement des coquillages. Il faut renseigner :

• la date de départ des coquillages et la signature du fournisseur,
• la date d'arrivée des coquillages et la signature du destinataire.

Cette double validation matérialise le transfert effectif du lot. Elle permet aussi de dater précisément l'émission et la réception. Dans un environnement où la fraîcheur, la conservation et la conformité sanitaire sont déterminantes, cette chronologie a une importance réelle.

Comment gérer plusieurs lots avec l'annexe 1

Le formulaire principal ne suffit que si le transfert porte sur un seul lot. Si le document d'enregistrement comporte plus d'un lot, il faut cocher la case prévue sur le formulaire principal et remplir l'annexe 1.

L'annexe reprend les mêmes informations essentielles que celles prévues pour le lot principal :

• espèce, nom commun et nom scientifique,
• nombre de contenants,
• quantité totale,
• date de récolte,
• origine élevage ou pêche,
• zone et classement sanitaire,
• existence d'une alerte microbiologique,
• ré-immersion, finition, purification éventuelle.

Elle permet de décrire lot par lot, sans mélanger des produits qui n'ont pas la même espèce, la même zone de production ou la même date de récolte. Il est donc conseillé de préparer en amont la ventilation exacte des lots avant de compléter le document, surtout lorsque plusieurs origines se croisent dans une même expédition.

Pour éviter toute ambiguïté, chaque lot décrit dans l'annexe doit pouvoir être rattaché clairement au transfert concerné. Le rappel des caractéristiques du transfert, présent dans l'annexe, est justement prévu pour maintenir cette cohérence documentaire.

Les points de vigilance les plus importants

Bien définir ce qu'est un lot

La définition officielle donnée sur le formulaire est stricte. Un lot regroupe des coquillages vivants de la même espèce, issus de la même zone de production et ayant la même date de récolte. Si l'un de ces trois critères diffère, il faut séparer les lots. C'est souvent sur ce point que naissent les erreurs pratiques.

Utiliser la bonne dénomination commerciale

Le nom commun ne doit pas être renseigné de manière approximative. Il doit correspondre à la dénomination commerciale admise en France. Cette exigence est utile pour éviter les confusions entre appellations d'usage, appellations locales et terminologie commerciale officielle.

Ne pas négliger la situation sanitaire de la zone

Le classement sanitaire et l'existence d'une alerte microbiologique sont des informations déterminantes. Un lot issu d'une zone soumise à des mesures de restrictions ne peut pas être transféré n'importe où. Le formulaire rappelle expressément qu'en cas de contamination microbiologique ayant entraîné une restriction ou une interdiction, le destinataire doit être situé en France.

Tracer toutes les opérations intermédiaires

Si le lot a été ré-immergé, affiné, fini ou purifié, ces opérations doivent être documentées avec précision. Il ne suffit pas d'indiquer qu'une opération a eu lieu. Le formulaire attend un lieu, une période et, pour la purification, les références du centre agréé et la durée.

Prévoir un classement et un archivage rigoureux

Le document précise les obligations minimales de conservation :

• l'émetteur conserve une copie pendant au moins un an,
• le destinataire conserve l'original pendant au moins un an.

Ces durées doivent être respectées. En pratique, un classement chronologique par numéro interne, doublé d'un rangement par date de départ ou par destinataire, peut faciliter la gestion documentaire de l'entreprise.

Délais, moment de remplissage et conservation du document

À quel moment remplir le CERFA

Le formulaire est destiné à enregistrer un transfert de lot de coquillages vivants. Il doit donc être préparé au moment du départ du lot, avec toutes les informations connues sur son origine, son parcours et sa destination. La signature du fournisseur intervient à la date de départ des coquillages. Celle du destinataire intervient à la date d'arrivée.

Aucun délai chiffré supplémentaire n'est indiqué dans les mentions officielles reproduites sur le formulaire. Il faut donc s'en tenir à cette logique opérationnelle : document complété pour accompagner le transfert, puis validé à l'arrivée par le destinataire.

Combien de temps conserver le document

Le CERFA 15063*04 prévoit explicitement une règle de conservation :

Cette conservation minimale répond à un besoin de traçabilité. En cas de contrôle, de retrait de produit, d'enquête sanitaire ou de vérification sur l'origine d'un lot, ces documents doivent pouvoir être retrouvés rapidement.

Où transmettre le formulaire et à qui le remettre

Le CERFA 15063*04 n'est pas présenté, dans les informations officielles disponibles, comme un formulaire à adresser systématiquement à une administration pour instruction préalable. Il s'agit d'un document d'enregistrement qui accompagne le transfert entre professionnels et qui doit être conservé par les parties concernées.

En pratique, il doit donc être remis au destinataire du lot, qui en conserve l'original pendant au moins un an. Le fournisseur garde une copie. Lorsque plusieurs services internes interviennent dans l'expédition, la réception ou le suivi qualité, il peut être utile de diffuser également une copie interne au service chargé de la traçabilité.

Si une situation particulière impose une transmission complémentaire à une autorité de contrôle, à une administration sanitaire ou à un service territorial compétent, il convient de vérifier les consignes applicables localement ou sectoriellement, notamment via la fiche officielle Service-Public.fr rattachée à la référence R38816.

Ce qui se passe après le transfert des coquillages vivants

Réception et vérification par le destinataire

À l'arrivée, le destinataire signe le document et date la réception des coquillages. Cette étape n'est pas purement formelle. Elle suppose une vérification minimale de concordance entre le lot livré et les informations mentionnées sur le document d'enregistrement, notamment :

• l'identité du fournisseur,
• la nature du lot,
• la quantité et le conditionnement,
• la zone de provenance,
• les éventuelles opérations de purification ou de ré-immersion,
• la destination réelle du lot.

Archivage et traçabilité interne

Une fois signé, le document entre dans la chaîne de traçabilité de l'entreprise. Il peut être rapproché des bons de livraison, des registres qualité, des enregistrements sanitaires ou des pièces commerciales. Même si le formulaire ne détaille pas l'organisation interne attendue, sa valeur pratique repose sur sa capacité à être retrouvé facilement et à être compris sans ambiguïté plusieurs mois après le transfert.

Contrôles éventuels

Le document peut être utilisé en cas de contrôle visant à vérifier la provenance des coquillages, leur conformité aux conditions de transfert ou le respect des restrictions liées à certaines zones. Si des incohérences apparaissent entre le formulaire, l'étiquetage, les documents commerciaux et les informations de production, le professionnel peut être amené à justifier l'historique du lot.

Il est donc prudent de ne pas considérer ce CERFA comme un simple support administratif. Dans les métiers de la production, de la purification, de l'expédition et du négoce de coquillages vivants, il contribue à sécuriser les relations professionnelles autant que la conformité sanitaire.

Comment éviter les erreurs lors du remplissage

Quelques réflexes permettent de limiter les rejets internes, les demandes de correction ou les difficultés lors d'un contrôle :

1. préparer en amont les données exactes sur le lot, la zone, la date de récolte et le classement sanitaire,
2. vérifier que le lot n'agrège pas à tort plusieurs espèces, plusieurs zones ou plusieurs dates de récolte,
3. utiliser les dénominations commerciales admises en France,
4. contrôler si une alerte microbiologique avec restriction est en cours sur la zone de provenance,
5. indiquer toutes les opérations intermédiaires réellement réalisées, sans omission,
6. faire signer le document au départ et à l'arrivée,
7. archiver immédiatement la copie et l'original selon la règle de conservation prévue.

Lorsque le transfert porte sur plusieurs lots, il est préférable de remplir l'annexe dès la préparation de l'expédition plutôt que d'essayer de reconstituer les informations après coup. Cela réduit le risque d'erreur de ventilation entre lots.

Référence officielle et version à utiliser

Pour vos démarches, il convient d'utiliser le CERFA 15063*04, intitulé Document d'enregistrement de transfert de lot de coquillages vivants. L'identifiant DILA associé est R38816. Les informations officielles consultables en ligne renvoient à la fiche dédiée sur Service-Public.fr.

Comme pour tout formulaire administratif ou para-administratif utilisé dans un cadre professionnel sensible, il est recommandé de vérifier que vous utilisez bien la version en vigueur au moment du transfert. Une version ancienne ou incomplète peut fragiliser votre documentation interne. En cas d'incertitude sur l'usage du formulaire dans une situation particulière, notamment en présence de restrictions sanitaires locales ou de circuits de commercialisation spécifiques, un contrôle auprès de la source officielle reste la meilleure précaution.