CERFA 15629-01 : Demande de paiement - DiNA CUMA - Volet Aide aux investissements matériels

À quoi sert le CERFA 15629*01 pour une CUMA

Le CERFA 15629*01 correspond à la demande de paiement DiNA CUMA, volet aide aux investissements matériels. Il s’adresse aux coopératives d’utilisation de matériel agricole qui ont déjà obtenu une aide et souhaitent désormais demander le versement effectif des sommes accordées pour des investissements matériels, notamment pour des hangars et bâtiments annexes.

Ce formulaire n’est donc pas une demande initiale de subvention. Il intervient dans un second temps, lorsque la CUMA a réalisé tout ou partie de son projet, réglé les dépenses concernées et réuni les justificatifs attendus. L’administration s’appuie alors sur ce document pour vérifier la réalité des investissements, le caractère éligible des dépenses et la conformité de l’opération financée.

Le texte de référence mentionné sur le formulaire est l’instruction technique DGPE/SDC/2016-41 du 19 janvier 2016, dans le cas où le dispositif est mis en place en dehors du Programme de développement rural de la zone concernée. En pratique, il faut toujours veiller à respecter les consignes données par la DDT ou DDTM compétente, car certaines modalités peuvent être précisées au niveau régional.

Le formulaire comporte trois grandes fonctions : identifier la CUMA demandeuse, détailler les investissements réalisés et joindre les pièces permettant à l’administration de procéder à l’instruction de la demande de paiement.

Dans quels cas utiliser ce formulaire

Le CERFA 15629*01 est utilisé lorsque la CUMA souhaite obtenir le paiement d’une aide déjà accordée au titre du dispositif DiNA CUMA, pour des dépenses entrant dans le volet investissements matériels. Il peut notamment servir lorsque des travaux ou acquisitions liés à un bâtiment agricole éligible ont été finalisés et payés.

Il convient aussi de l’utiliser lorsque certaines informations de la structure ont évolué depuis la demande d’aide initiale, par exemple l’adresse du siège social ou les coordonnées de la personne à contacter. Le formulaire prévoit expressément une mise à jour de ces données.

Ce que l’administration vérifie

Lors de l’examen du dossier, l’administration contrôle notamment :

• l’identité exacte de la CUMA, via son numéro SIRET et son numéro d’agrément,
• la période de réalisation effective des investissements,
• la nature des dépenses présentées,
• le montant hors taxes des investissements,
• le montant éligible retenu,
• la présence des factures acquittées,
• le plan de financement déclaré,
• la concordance entre les dépenses réellement engagées et l’aide attribuée.

Cette phase est importante car une dépense non éligible, mal justifiée ou insuffisamment documentée peut retarder le paiement, voire conduire à un rejet partiel de la demande.

Comment remplir le CERFA 15629*01 étape par étape

1. Identifier précisément la CUMA demandeuse

La première partie du formulaire est consacrée à l’identification du demandeur. Il faut y renseigner :

• le numéro SIRET, attribué par l’INSEE,
• le numéro d’agrément,
• le nom de la CUMA,
• l’adresse du siège social,
• le code postal et la commune.

Le formulaire invite à mettre à jour les informations qui auraient changé depuis la formalisation de la demande d’aide. Cette actualisation ne doit pas être négligée. Une adresse erronée ou des coordonnées obsolètes compliquent les échanges avec l’administration et peuvent allonger les délais de traitement.

2. Indiquer la période réelle de réalisation des investissements

La CUMA doit ensuite préciser la date de début des travaux et la date de fin des travaux. Il s’agit des dates de réalisation effective des investissements concernés.

Ces informations permettent à l’administration de vérifier que les dépenses s’inscrivent bien dans la période autorisée pour le projet subventionné. En cas d’écart entre le calendrier prévu et le calendrier réellement suivi, il peut être prudent de joindre tout élément explicatif utile, surtout si la DDT ou DDTM l’exige localement.

3. Renseigner la personne à contacter

Le formulaire prévoit une rubrique dédiée au contact administratif du dossier. Il faut mentionner :

• le nom,
• le prénom,
• le téléphone fixe,
• le mobile,
• l’adresse électronique.

Il est préférable de désigner une personne en mesure de répondre rapidement à une demande de précision sur les factures, les pièces jointes ou le déroulement des travaux. Cela peut être le président de la CUMA ou un interlocuteur administratif mandaté.

4. Détailler les investissements réalisés

Le coeur du CERFA porte sur les dépenses éligibles. La CUMA doit présenter, pour chaque investissement, plusieurs informations :

• le libellé de l’investissement,
• le montant hors taxes présenté,
• le montant de l’investissement éligible hors taxes,
• le recours éventuel à l’auto-construction,
• le nom du fournisseur,
• la présence de la facture,
• la date de la facture.

Le formulaire précise qu’il peut s’agir d’une partie de facture seulement. Lorsque la facture comprend à la fois des éléments éligibles et non éligibles, il convient de faire apparaître clairement la partie retenue pour la demande de paiement, par exemple en la mettant en évidence sur la copie transmise.

Une ligne spécifique est prévue pour les études de conception et de maîtrise d’oeuvre, puis un total doit être calculé. Cette présentation détaillée permet à l’administration d’apprécier, ligne par ligne, la réalité et l’éligibilité des dépenses.

5. Déclarer le plan de financement

La CUMA doit également compléter la partie relative aux financeurs sollicités. Plusieurs postes apparaissent :

• les aides attendues de l’État,
• les aides attendues hors État,
• le sous-total des financeurs publics,
• l’emprunt,
• les autres financements,
• le sous-total des financeurs privés,
• l’auto-financement,
• le total général correspondant au coût global du projet.

Ces montants doivent rester cohérents avec le dossier initial, les décisions d’attribution et les dépenses réellement engagées. Si des ajustements sont intervenus depuis l’accord d’aide, il est conseillé de vérifier auprès du service instructeur si des justificatifs complémentaires sont nécessaires.

6. Signer l’attestation sur l’honneur

La dernière page comprend la déclaration du représentant légal de la CUMA. Celui-ci atteste notamment :

• qu’il a pouvoir pour représenter le demandeur,
• que les informations fournies sont exactes,
• qu’aucune autre aide non déclarée n’a été sollicitée pour le même projet ou les mêmes investissements,
• qu’il demande la mise en paiement de l’aide au vu des justificatifs fournis,
• qu’il a pris connaissance des sanctions encourues en cas de présentation de dépenses non éligibles.

La signature du président de la CUMA est indispensable. Un formulaire non signé ne permet pas de finaliser valablement la demande.

Quelles pièces joindre à la demande de paiement

Le CERFA liste expressément les documents à transmettre. Certains peuvent déjà avoir été fournis lors d’une étape antérieure, d’autres peuvent être sans objet selon la situation de la CUMA. Il faut néanmoins vérifier cette liste avec attention avant l’envoi.

L’importance des factures acquittées

Le point le plus sensible concerne souvent les factures acquittées. Le formulaire précise qu’elles doivent obligatoirement comporter une mention du type facture acquittée par chèque endossé le ou par virement le, avec date, signature du prestataire et cachet de l’entreprise.

Une simple facture éditée, sans preuve de règlement conforme, peut être jugée insuffisante. Il est donc utile de relire chaque pièce avant l’envoi. Dans la pratique, beaucoup d’erreurs de dossier tiennent à des justificatifs incomplets plutôt qu’au fond du projet lui-même.

Pour les professionnels qui veulent gagner du temps dans cette phase documentaire, Startdoc met à disposition le CERFA 15629*01 dans un format plus simple à compléter, ce qui aide à structurer le dossier avant transmission à la DDT ou DDTM compétente.

Le cas particulier de l’auto-construction

Le formulaire mentionne l’auto-construction uniquement si elle est prévue au niveau régional et justifiée selon les règles locales. Dans ce cas, la CUMA doit pouvoir produire des éléments sur la quantité de travail réalisée, par exemple le nombre d’heures, ainsi que sur le taux retenu selon le temps passé ou la nature des travaux.

Ce point doit être traité avec rigueur. En l’absence de base régionale claire ou de justificatifs suffisants, il peut être difficile de faire prendre en compte ces dépenses.

Où envoyer le CERFA 15629*01

Le formulaire doit être transmis à la Direction départementale des territoires, ou à la Direction départementale des territoires et de la mer, du département du siège de la CUMA.

Le document précise expressément cette règle de compétence territoriale. Il est donc recommandé de ne pas envoyer la demande à un autre service, même si les travaux ont été réalisés sur un site distinct. Le critère retenu est celui du siège social de la CUMA.

Avant l’envoi, il est utile de vérifier les modalités pratiques auprès du service instructeur concerné, notamment :

• l’adresse postale exacte,
• l’existence éventuelle d’un dépôt dématérialisé,
• le nombre d’exemplaires demandé,
• les pièces complémentaires attendues au niveau local.

La page officielle Service-Public.fr associée à ce formulaire peut aussi servir de point d’entrée pour confirmer les informations administratives utiles.

Délais, calendrier et moment opportun pour déposer la demande

Le CERFA ne fixe pas, à lui seul, de délai chiffré uniforme de dépôt ou de paiement. En conséquence, il faut rester prudent et se référer à la décision d’attribution de l’aide, aux courriers du service instructeur et, si nécessaire, aux indications de la DDT ou DDTM.

Quand déposer la demande de paiement

En règle générale, la demande intervient après la réalisation des investissements et une fois les factures acquittées disponibles. Le formulaire est conçu pour justifier des dépenses déjà engagées et payées, non pour annoncer des dépenses futures.

Il est donc préférable d’attendre d’avoir :

• la liste complète des investissements concernés,
• les montants hors taxes définitifs,
• les justificatifs de paiement conformes,
• les pièces régionales éventuelles,
• un RIB au nom de la CUMA à jour.

Pourquoi ne pas attendre trop longtemps

Même si aucun délai précis n’est indiqué dans le formulaire reproduit, il n’est pas recommandé de différer inutilement l’envoi. Plus la demande de paiement est déposée tardivement, plus le risque augmente de perdre des pièces, d’avoir des justificatifs moins lisibles ou de rencontrer des difficultés à faire régulariser une facture incomplète par un fournisseur.

En cas de doute sur une date butoir applicable à votre dossier, le plus sûr reste de contacter le service instructeur ou de consulter les documents d’attribution de l’aide.

Que se passe-t-il après l’envoi du dossier

Instruction par l’administration

Après réception, l’administration enregistre la demande. Le formulaire comporte d’ailleurs un cadre réservé à l’administration avec notamment un numéro OSIRIS et une date de réception. Le dossier est ensuite vérifié sur le fond et sur la forme.

Le service instructeur peut contrôler :

• la présence de toutes les signatures requises,
• la cohérence entre les montants déclarés et les factures,
• l’éligibilité des dépenses,
• la conformité du plan de financement,
• la présence des pièces locales demandées.

Demande de complément

Si le dossier est incomplet ou imprécis, la DDT ou DDTM peut demander des compléments. Il peut s’agir d’une facture mieux annotée, d’un justificatif d’acquittement plus explicite, d’un pouvoir de représentation ou d’un document technique complémentaire relatif aux travaux réalisés.

Répondre rapidement à cette demande est souvent la meilleure façon d’éviter un allongement inutile des délais d’instruction.

Mise en paiement de l’aide

Si le dossier est jugé conforme, l’administration procède à la mise en paiement de l’aide accordée, selon les règles applicables au dispositif. Le versement intervient sur le compte bancaire correspondant au relevé d’identité bancaire transmis au nom du demandeur.

Le montant effectivement payé peut dépendre des dépenses reconnues comme éligibles après contrôle. Il est donc essentiel que le total demandé repose sur des justificatifs solides et parfaitement lisibles.

Points de vigilance pour éviter un rejet ou un retard

Quelques vérifications simples permettent de sécuriser la demande :

• utiliser le bon formulaire, à savoir le CERFA 15629*01,
• mettre à jour les informations de la CUMA depuis la demande initiale,
• indiquer clairement les dates de début et de fin des travaux,
• distinguer les montants hors taxes présentés et les montants réellement éligibles,
• joindre des factures acquittées conformes aux mentions exigées,
• vérifier la cohérence du plan de financement,
• ajouter le RIB au nom exact du demandeur,
• ne pas oublier la signature du représentant légal.

Une attention particulière doit aussi être portée aux dépenses mixtes, c’est-à-dire aux factures qui regroupent des éléments éligibles et non éligibles. Dans ce cas, il faut identifier sans ambiguïté ce qui entre dans l’assiette de l’aide.

Ce qu’il faut retenir pour votre démarche DiNA CUMA

Le CERFA 15629*01 est le document indispensable pour demander le versement d’une aide DiNA CUMA déjà accordée au titre des investissements matériels. Son utilisation suppose un dossier de dépenses abouti, des factures acquittées conformes et une présentation rigoureuse des investissements réalisés.

La demande doit être adressée à la DDT ou DDTM du département du siège de la CUMA, accompagnée des pièces justificatives prévues par le formulaire et, le cas échéant, des documents complémentaires exigés au niveau régional.

Avant l’envoi, un contrôle final du dossier reste la meilleure protection contre les retards de traitement. Pour ce type de formulaire, la précision documentaire compte autant que le respect du projet subventionné lui-même.