CERFA 15723-03 : Formulaire de déclaration relative à une autorisation de mise sur le marché d'un produit phytopharmaceutique, d'un adjuvant ou d'un produit mixte ou à un permis

À quoi sert le CERFA 15723*03 pour les produits phytopharmaceutiques, adjuvants, produits mixtes et permis

Le CERFA 15723*03, identifié sur Service-Public.fr sous la référence R48327, est le formulaire de déclaration relative à une autorisation de mise sur le marché d'un produit phytopharmaceutique, d'un adjuvant ou d'un produit mixte ou à un permis. Il s'adresse aux professionnels et relève de l'article D.253-15 du code rural et de la pêche maritime.

Ce formulaire n'a pas pour objet de demander une première autorisation de mise sur le marché. Il sert à déclarer certains changements affectant un dossier déjà autorisé ou en cours, lorsque la réglementation permet une formalité déclarative plutôt qu'une nouvelle demande complète. En pratique, il vise trois situations précises :

• le changement de dénomination sociale de la société titulaire de l'autorisation,
• le changement d'adresse de la société titulaire de l'autorisation,
• la gestion d'un site de fabrication pour un produit autorisé, avec ajout ou suppression d'un site.

Le terme « autorisation » doit ici être compris au sens large. Le formulaire précise qu'il peut s'agir d'une autorisation de mise sur le marché, AMM, ou d'un permis. Cette précision est importante pour les entreprises qui exploitent, distribuent ou fabriquent des produits phytopharmaceutiques, des adjuvants ou des produits mixtes dans un cadre réglementé.

La déclaration est destinée à l'Anses, qui instruit ces éléments administratifs dans le cadre du suivi des autorisations. Les informations collectées servent notamment à demander des compléments et à notifier la décision prise sur le dossier.

Le formulaire renvoie expressément à une notice explicative, le Cerfa n°52174#03, pour remplir correctement la déclaration et constituer le dossier. Même si cette notice n'est pas jointe dans les informations de la présente fiche, il est prudent de s'y référer avant tout envoi afin de vérifier les pièces demandées selon la nature exacte du changement déclaré.

Dans quels cas utiliser ce formulaire

Le CERFA 15723*03 est adapté lorsque l'entreprise n'a pas besoin de redéposer une demande de fond sur le produit lui-même, mais doit signaler une évolution administrative ou industrielle liée à une autorisation existante ou à une procédure déjà engagée.

Il peut donc être utilisé si :

• la société titulaire de l'autorisation a changé de raison sociale, à la suite par exemple d'une réorganisation, d'une fusion ou d'un changement de nom commercial officiel,
• le siège ou l'adresse déclarée de la société titulaire a changé,
• un ou plusieurs sites de fabrication doivent être ajoutés ou supprimés pour un produit autorisé.

En revanche, si votre situation concerne une nouvelle demande d'AMM, une modification technique du produit, une évolution de composition, un changement d'usage ou tout autre cas non visé par les rubriques du formulaire, il faut vérifier si une autre procédure s'applique. En cas d'incertitude, la consultation de la fiche officielle Service-Public.fr ou des documents de l'Anses reste indispensable.

Pourquoi cette déclaration est importante

Dans le secteur des produits phytopharmaceutiques, les informations administratives attachées au titulaire de l'autorisation et aux sites de fabrication participent à la traçabilité réglementaire du produit. Une discordance entre l'autorisation enregistrée et la situation réelle de l'entreprise peut compliquer l'instruction d'un dossier, les échanges avec l'administration ou la notification d'une décision.

Déclarer rapidement un changement permet donc de maintenir à jour les références administratives associées à l'AMM ou au permis, de sécuriser les échanges avec l'Anses et de limiter le risque de dossier incomplet ou mal orienté.

Comment remplir le CERFA 15723*03 sans se tromper

Le formulaire tient sur deux pages et s'organise en huit rubriques. Son apparente simplicité ne doit pas faire oublier que chaque case renvoie à une logique réglementaire précise. Il faut donc cocher le bon motif de déclaration et ne compléter que les rubriques demandées pour ce motif.

Rubrique 1, identifier le type de déclaration

La première rubrique sert à indiquer la nature exacte de la formalité. Trois cases sont proposées :

• 1.1 Changement de dénomination sociale de la société titulaire de l'autorisation,
• 1.2 Changement d'adresse de la société titulaire de l'autorisation,
• 1.3 Gestion de site de fabrication d'un produit autorisé.

Le formulaire précise les rubriques à compléter selon le choix effectué. Cette indication doit être suivie avec rigueur.

Avant de cocher une case, il faut distinguer ce qui relève d'un simple changement administratif du titulaire et ce qui relève d'un changement de fabrication. Une erreur à ce stade peut rendre le dossier incohérent.

Rubrique 2, identification du déclarant

Cette rubrique concerne la société qui effectue la déclaration. Il faut renseigner :

• le nom de la société,
• le numéro SIRET, ou cocher la mention « en cours d'immatriculation » si applicable, avec justificatif à fournir,
• le numéro de TVA intracommunautaire,
• l'adresse complète,
• le code postal, la commune et le pays,
• le courriel.

Les informations doivent être exactes et à jour. Si l'entreprise est en cours d'immatriculation, le formulaire mentionne expressément qu'un justificatif de la demande devra être fourni lors du dépôt.

Rubrique 3, coordonnées de la personne à contacter

Cette partie permet d'identifier l'interlocuteur chargé du suivi du dossier. Elle est utile pour les échanges avec l'administration en cas de demande de complément ou de précision.

Doivent être indiqués :

• le nom de la société,
• le nom et le prénom de la personne contact,
• son adresse,
• son code postal, sa commune et son pays,
• un téléphone fixe,
• un téléphone mobile,
• une adresse électronique.

Il est préférable de désigner une personne réellement disponible et informée du dossier. Dans la pratique, il peut s'agir d'un responsable réglementaire, d'un juriste interne, d'un chargé d'affaires ou d'un prestataire mandaté.

Rubrique 4, en cas de changement de dénomination sociale

Cette rubrique ne doit être remplie que si vous avez coché la case 1.1. Elle permet de déclarer le nouveau nom de la société titulaire de l'autorisation.

Il faut préciser :

• le nouveau nom de la société titulaire,
• le numéro SIRET,
• la situation éventuelle d'immatriculation en cours,
• le numéro de TVA intracommunautaire.

Le changement de dénomination sociale doit être cohérent avec les pièces justificatives jointes. Si les numéros d'identification évoluent ou si la situation juridique résulte d'une opération plus complexe, mieux vaut vérifier, au regard de la notice, si la simple déclaration reste suffisante.

Rubrique 5, en cas de changement d'adresse

Cette rubrique est réservée à l'hypothèse où la société titulaire a changé d'adresse. Il faut indiquer la nouvelle adresse complète, ainsi que :

• le code postal,
• la commune,
• le pays,
• le numéro SIRET,
• la mention d'immatriculation en cours si nécessaire,
• le numéro de TVA intracommunautaire.

Un point d'attention s'impose lorsque seule une partie de l'adresse a changé, par exemple à la suite d'une renumérotation ou d'une mise à jour postale. Il reste recommandé de reprendre l'adresse dans son intégralité pour éviter toute ambiguïté dans le dossier administratif.

Rubrique 6, gestion de site de fabrication

Cette partie est essentielle lorsque la déclaration porte sur un site de fabrication à ajouter ou à supprimer pour un produit autorisé. Le formulaire mentionne d'ailleurs un caractère confidentiel pour cette rubrique, ce qui reflète la sensibilité industrielle de ces informations.

6.1 Produit concerné

Vous devez d'abord identifier précisément le produit :

• sa dénomination commerciale,
• son numéro d'autorisation.

Il est important de reporter ces références sans erreur, car elles permettent de rattacher le changement au bon produit autorisé.

6.2 Site de fabrication du produit

Le formulaire permet ensuite d'indiquer, pour chaque site, s'il s'agit d'un site à ajouter ou d'un site à supprimer. Deux blocs sont prévus sur le document, chacun avec :

• le nom de la société,
• l'adresse du site,
• le code postal,
• la commune,
• le pays.

Si votre dossier comporte davantage de sites que ceux prévus sur le formulaire, il est prudent de vérifier, dans la notice explicative, la manière attendue pour joindre une liste complémentaire.

Rubrique 7, liste des produits concernés

Cette rubrique ne concerne que les déclarations de changement de dénomination sociale ou de changement d'adresse. Elle permet d'identifier les produits liés à la société titulaire concernée.

7.1 Produits autorisés

Il faut renseigner, pour chaque produit :

• la dénomination commerciale,
• le numéro d'autorisation.

7.2 Produits pour lesquels une demande de première AMM est en cours

Dans ce cas, il faut indiquer :

• la dénomination commerciale,
• le numéro de demande.

7.3 Produits pour lesquels une demande d'AMM a été déposée mais n'a pas encore de numéro de demande

Le formulaire prévoit alors de mentionner le nom du ou des produits. Cette section évite qu'un changement de titulaire ou d'adresse ne soit dissocié de procédures en cours qui ne disposent pas encore de référence administrative complète.

Rubrique 8, confirmation de la déclaration

La dernière rubrique engage la responsabilité du déclarant. Le représentant légal doit y indiquer son prénom et son nom, puis certifier :

• qu'il a pouvoir pour représenter le déclarant dans le cadre de la formalité,
• que les informations fournies dans le formulaire et les pièces jointes sont exactes.

La date, le cachet de la société et la signature doivent être apposés. Une déclaration non signée ou signée par une personne non habilitée est susceptible de retarder le traitement du dossier.

Pièces, vérifications et points de vigilance avant l'envoi

Le formulaire renvoie à la notice explicative Cerfa n°52174#03 pour la constitution du dossier. C'est une indication importante, car les pièces justificatives peuvent varier selon le changement déclaré. Le document source mentionne d'ailleurs que les chiffres en italique renvoient aux annexes de cette notice.

En l'absence de liste complète reproduite ici, il faut retenir un principe simple : le formulaire seul ne suffit pas toujours. Il convient de joindre les justificatifs permettant à l'Anses de vérifier la réalité du changement et son rattachement aux produits concernés.

Documents généralement attendus à vérifier

Sans préjuger des exigences exactes de la notice, les professionnels doivent en pratique vérifier la présence de documents cohérents avec la formalité, par exemple :

• un justificatif de modification de dénomination sociale,
• un justificatif de nouvelle adresse,
• un justificatif d'immatriculation si le SIRET est en cours,
• les éléments identifiant clairement les produits concernés,
• tout document relatif au site de fabrication ajouté ou supprimé, si la déclaration porte sur la fabrication.

Il ne faut toutefois pas supposer qu'une liste générique suffise. Seule la notice officielle permet de confirmer les pièces exactes à joindre pour votre cas.

Contrôles utiles avant de finaliser le dossier

1. Vérifier que la bonne case a été cochée en rubrique 1.
2. Contrôler la cohérence entre l'identité du déclarant, celle du titulaire et les justificatifs fournis.
3. Relire les numéros SIRET, TVA intracommunautaire, numéros d'autorisation et numéros de demande.
4. S'assurer que tous les produits concernés ont bien été listés en rubrique 7 lorsque cette rubrique est requise.
5. Vérifier que le représentant légal est bien identifié et que la signature figure sur le formulaire.
6. Conserver une copie complète du dossier envoyé.

C'est précisément sur ce type de formalité ciblée que Startdoc peut faire gagner du temps aux professionnels, en mettant à disposition un CERFA 15723*03 déjà structuré et plus simple à compléter, ce qui réduit les oublis sur les champs sensibles comme les références d'autorisation ou la liste des produits concernés.

Déroulement de la démarche, de la préparation du dossier à l'instruction

Étape 1, déterminer la nature exacte du changement

Avant de remplir le formulaire, il faut qualifier juridiquement et administrativement la modification à déclarer. S'agit-il d'un changement de nom, d'un changement d'adresse, d'un ajout de site de fabrication, d'une suppression de site, ou d'une situation plus complexe ?

Cette étape est essentielle, car certaines opérations sociétaires peuvent dépasser la simple déclaration administrative. Lorsqu'un doute existe, mieux vaut confronter la situation réelle aux indications de la notice et aux informations publiées sur Service-Public.fr.

Étape 2, réunir les informations et justificatifs

Une fois le motif identifié, il faut rassembler :

• les informations de la société déclarante,
• les coordonnées de la personne chargée du suivi,
• les références des produits concernés,
• les données relatives au nouveau nom, à la nouvelle adresse ou aux sites de fabrication,
• les justificatifs exigés par la notice.

Une préparation en amont limite les incohérences entre le formulaire et les pièces jointes.

Étape 3, compléter le CERFA avec précision

Le remplissage peut être manuscrit ou réalisé sur une version numérique selon le support utilisé. Dans tous les cas, la lisibilité est primordiale. Les noms des produits, les références d'AMM et les identifiants d'entreprise doivent être parfaitement lisibles.

Lorsque plusieurs produits sont concernés par un changement de dénomination ou d'adresse, il faut veiller à tous les mentionner. Omettre un produit peut conduire à une mise à jour partielle du dossier administratif.

Étape 4, signer et constituer le dossier complet

Le dossier ne peut être considéré comme prêt qu'après :

• la signature du représentant légal,
• l'ajout du cachet de la société si utilisé,
• la réunion des pièces justificatives,
• la vérification finale de la cohérence du tout.

Il est conseillé d'ordonner les pièces de façon logique, pour faciliter l'examen par l'administration.

Étape 5, transmettre à l'administration compétente

Le traitement des données est assuré par l'Anses, plus précisément par la Direction des autorisations de mise sur le marché. Le formulaire reproduit une adresse électronique de contact pour l'exercice des droits relatifs aux données personnelles : damm.uia@anses.fr.

Cela ne signifie pas nécessairement qu'il s'agit du canal unique de dépôt du dossier. Pour connaître les modalités d'envoi applicables, il convient de se référer à la notice explicative et à la page officielle Service-Public.fr liée au formulaire. Selon la procédure en vigueur, l'envoi peut être dématérialisé ou suivre des consignes spécifiques de transmission.

Délais, calendrier et suite donnée à la déclaration

Existe-t-il un délai légal de traitement indiqué sur le formulaire

Le CERFA 15723*03, tel qu'il est reproduit, ne mentionne pas de délai chiffré de traitement. Il ne donne pas non plus de calendrier standard d'instruction. Il faut donc éviter d'annoncer un délai fixe sans source officielle complémentaire.

En pratique, le temps de traitement peut dépendre :

• de la complétude du dossier,
• de la clarté des justificatifs fournis,
• du nombre de produits concernés,
• de la nature du changement déclaré,
• de la charge de traitement de l'administration.

Quand déposer la déclaration

Le formulaire ne fixe pas de date limite chiffrée dans son texte. Il reste néanmoins logique de transmettre la déclaration sans attendre après le changement concerné, afin que les informations détenues par l'administration correspondent à la situation réelle du titulaire ou de la fabrication.

Pour une entreprise qui gère plusieurs produits phytopharmaceutiques ou plusieurs procédures simultanées, anticiper cette mise à jour évite les difficultés lors d'une demande complémentaire, d'une notification de décision ou d'un contrôle de cohérence.

Que se passe-t-il après l'envoi

Une fois le dossier reçu, l'administration procède à son enregistrement. Le formulaire comporte d'ailleurs un cadre réservé à l'administration avec un numéro d'enregistrement et une date de réception. Cela montre qu'une traçabilité interne du dossier est prévue.

Ensuite, plusieurs suites sont possibles :

• l'administration peut considérer le dossier comme complet,
• elle peut demander des compléments ou informations,
• elle peut notifier une décision relative à la formalité déclarée.

Le texte d'information sur les données personnelles précise expressément que le traitement informatisé par l'Anses est destiné à envoyer des demandes de compléments ou d'informations au cours de l'instruction et à notifier la décision statuant sur la demande.

Comment sécuriser le suivi du dossier

Pour un suivi efficace, il est recommandé de :

• conserver la preuve d'envoi du dossier,
• archiver une copie du CERFA signé et des pièces jointes,
• surveiller l'adresse électronique indiquée en rubrique 3,
• répondre rapidement à toute demande de complément,
• mettre à jour vos outils internes de conformité en parallèle du dépôt.

Cette vigilance est particulièrement utile dans un secteur où la conformité documentaire accompagne la vie entière du produit, de l'autorisation à sa fabrication et à sa distribution.

Où trouver la version officielle et quelles précautions prendre

La fiche officielle du formulaire est accessible sur Service-Public.fr à l'adresse associée à la référence R48327. La dernière vérification DILA indiquée dans les informations disponibles date du 4 avril 2024. Pour toute démarche, il est conseillé d'utiliser une version à jour du formulaire et de vérifier si une nouvelle notice ou une nouvelle modalité de dépôt a été publiée depuis.

Version du formulaire

Le numéro exact à utiliser est CERFA 15723*03. Le suffixe « *03 » correspond à la version du document. Si une version plus récente est diffusée ultérieurement, il faudra privilégier celle-ci. En matière administrative, une bonne pratique consiste toujours à vérifier la date et la version juste avant l'envoi.

Protection des données personnelles

Le formulaire indique que les informations recueillies font l'objet d'un traitement informatisé par l'Anses. Conformément au règlement européen sur la protection des données et à la loi Informatique et libertés, les personnes concernées disposent d'un droit d'accès et de rectification. Le formulaire mentionne également la possibilité de s'opposer au traitement pour un motif légitime.

Le contact communiqué pour l'exercice de ces droits est : damm.uia@anses.fr.

En résumé pratique pour les professionnels

Le CERFA 15723*03 est un formulaire de mise à jour administrative ciblé, destiné aux titulaires ou gestionnaires de dossiers relatifs à des produits phytopharmaceutiques, adjuvants, produits mixtes ou permis. Il ne remplace pas une demande d'autorisation, mais permet de déclarer certains changements clairement identifiés, à condition de choisir la bonne rubrique, de lister précisément les produits concernés et de joindre les justificatifs prévus par la notice officielle.

Dans ce domaine sensible, la qualité formelle du dossier compte autant que son contenu. Un formulaire correctement rempli, signé, cohérent avec les pièces jointes et transmis selon les consignes officielles facilite le traitement par l'Anses et sécurise la continuité administrative des autorisations concernées.