CERFA 15895-02 : Application for the reservation of name and registration number under the French flag of a commercial vessel / fishing vessel

À quoi sert le CERFA 15895*02 pour un navire de commerce ou de pêche

Le CERFA 15895*02 correspond à la demande de réservation du nom et du numéro d’immatriculation sous pavillon français d’un navire de commerce ou d’un navire de pêche. Son intitulé officiel est en anglais, mais son usage concerne bien une démarche administrative liée à l’immatriculation en France, sous l’autorité du ministère chargé des transports.

Ce formulaire permet à un professionnel d’anticiper l’enregistrement d’un navire en réservant deux éléments essentiels de son identité administrative, le nom demandé et le numéro d’immatriculation. Il s’adresse à des acteurs du secteur maritime qui préparent la mise sous pavillon français d’un navire neuf ou existant.

Le document vise les professionnels. Dans la pratique, il peut être utilisé par l’acheteur, par l’armateur, ou par un représentant autorisé. Le formulaire prévoit expressément ces trois hypothèses. Il ne s’agit donc pas d’un document destiné au grand public ou à la navigation de loisir au sens courant, sauf cas très particuliers liés à certaines données techniques mentionnées dans le formulaire.

La demande s’inscrit dans le cadre de l’article L5111-1 du code des transports, cité en tête du document. Elle intervient en amont de l’immatriculation elle-même. Autrement dit, elle ne remplace pas la procédure complète d’enregistrement du navire, mais elle en prépare un aspect important, celui de la réservation de l’identité administrative sous pavillon français.

Le formulaire officiel mentionne deux catégories de navires :

• le navire de commerce,
• le navire de pêche.

Le demandeur doit cocher la catégorie correspondante dès l’en-tête du document. Cette distinction n’est pas anodine, car certaines informations demandées, comme le numéro CFR pour les navires de pêche, dépendent directement de la nature du navire.

Pourquoi la réservation du nom et du numéro d’immatriculation est une étape utile

Pour un armateur, un acheteur ou un mandataire, sécuriser en amont le nom demandé et le numéro d’immatriculation peut faciliter la préparation du dossier d’immatriculation sous pavillon français. Cette démarche permet de limiter les incertitudes au moment où le navire est en construction, en cours d’acquisition, ou en changement de pavillon.

Elle peut aussi être utile lorsqu’un navire existe déjà sous un autre pavillon et qu’un transfert vers le pavillon français est envisagé. Dans ce cas, le formulaire permet d’identifier le navire concerné, de signaler son pavillon actuel si nécessaire, et de formuler une demande cohérente avec le futur projet d’immatriculation.

La précision des renseignements demandés montre bien que l’administration attend un dossier préparé sérieusement. Il ne s’agit pas d’une simple formalité déclarative. Les données techniques du navire, son statut, son type, son calendrier prévisionnel de livraison et, le cas échéant, l’intervention d’une société de classification autorisée, doivent être renseignés avec soin.

Dans quelles situations utiliser ce formulaire

Le CERFA 15895*02 est pertinent dans plusieurs cas de figure concrets.

• Vous êtes en cours d’achat d’un navire de commerce que vous souhaitez enregistrer sous pavillon français.
• Vous faites construire un navire neuf et vous souhaitez réserver son nom ainsi que son futur numéro d’immatriculation avant sa livraison.
• Vous êtes armateur d’un navire déjà existant, actuellement sous un autre pavillon, et vous préparez son immatriculation en France.
• Vous intervenez comme représentant autorisé pour le compte du propriétaire ou de l’acheteur.
• Vous exploitez un navire de pêche et devez intégrer dans votre demande les informations propres à cette catégorie, notamment le numéro CFR si le navire en dispose.

Dans toutes ces situations, le formulaire joue un rôle de préfiguration administrative. Il sert à annoncer l’intention d’enregistrer le navire et à solliciter la réservation des éléments d’identification correspondants.

Ce que le formulaire ne fait pas

Le CERFA 15895*02 ne vaut pas immatriculation définitive. Il ne constitue pas non plus, à lui seul, un titre de navigation, un certificat de francisation, ni un document de sécurité maritime. Il ne dispense pas des autres démarches requises par l’administration maritime, ni des pièces justificatives qui pourraient être demandées selon la situation du navire.

En cas de doute sur la procédure globale, il reste prudent de vérifier les exigences actualisées sur Service-Public.fr ou auprès du service instructeur compétent. Les informations DILA disponibles pour ce formulaire indiquent une dernière vérification au 30 avril 2019. Cela invite à une vigilance particulière sur l’état du droit et des pratiques administratives au moment du dépôt.

Qui peut déposer la demande et pour quel type de navire

Les demandeurs admis par le CERFA 15895*02

Le formulaire prévoit trois qualités possibles pour le demandeur. Il convient d’en cocher une seule, selon votre situation réelle.

• Buyer, c’est-à-dire l’acheteur du navire.
• Shipowner, c’est-à-dire le propriétaire ou armateur selon le contexte d’exploitation.
• Authorised representative, c’est-à-dire le représentant autorisé.

Le choix de la bonne qualité est important. Il permet à l’administration de comprendre à quel titre vous intervenez et de vérifier, si nécessaire, que vous disposez bien du pouvoir d’agir. En présence d’un représentant autorisé, il peut être judicieux de conserver tout document établissant ce mandat, même si le formulaire reproduit ne liste pas expressément les pièces à joindre.

Navire neuf ou navire existant

Le formulaire demande de déclarer l’intention d’immatriculer un navire, en précisant s’il s’agit d’un navire new ou existing. Cette distinction structure toute la suite du dossier.

Pour un navire neuf, plusieurs informations seront nécessairement prévisionnelles, comme la date de pose de quille lorsqu’elle est planifiée, ou la date prévue de livraison. Le nom demandé pourra aussi être un nom de projet qui n’a encore jamais été porté officiellement.

Pour un navire existant, l’administration demandera une identification plus complète du bâtiment. Le formulaire prévoit notamment :

• le nom actuel du navire,
• le numéro OMI, si applicable,
• le pavillon actuel, si applicable,
• pour un navire de pêche, le numéro CFR.

Ces éléments permettent de rattacher la demande à un navire déjà identifié dans les registres ou les fichiers sectoriels.

Navire de commerce ou navire de pêche

Le document couvre deux catégories bien distinctes. Il faut cocher celle qui correspond à l’exploitation envisagée sous pavillon français. Le choix doit être cohérent avec la nature réelle de l’activité.

Pour un navire de pêche, la présence du champ consacré au numéro CFR appelle une attention particulière. Ce numéro doit être renseigné si le navire est concerné. Pour un navire de commerce, d’autres données, comme le port en lourd ou la jauge, peuvent être particulièrement structurantes dans l’analyse du dossier.

Comment remplir le CERFA 15895*02, rubrique par rubrique

Rubrique 1, identité du demandeur

La première rubrique est consacrée à l’identification de la personne physique ou morale qui dépose la demande.

Vous devez d’abord cocher votre qualité, acheteur, armateur, ou représentant autorisé. Ensuite, le formulaire demande soit le nom et le prénom, soit la raison sociale de l’entreprise.

Les coordonnées à renseigner sont les suivantes :

• adresse, avec ligne 1 et ligne 2 facultative,
• code postal,
• ville,
• pays,
• numéro de téléphone,
• adresse électronique.

Pour une société, il est recommandé d’utiliser une dénomination sociale complète et exacte, identique à celle figurant sur les documents officiels de l’entreprise. Pour une personne physique, il est préférable d’éviter les abréviations ou les variations de nom qui compliqueraient l’instruction.

Les coordonnées doivent être à jour, car l’administration pourra s’y référer pour toute demande de précision ou pour le suivi de la réservation. Une adresse électronique professionnelle claire est souvent préférable à une adresse générique peu identifiable.

Rubrique 2, déclaration d’intention d’immatriculer le navire

Cette partie est au cœur du formulaire. Vous y annoncez votre intention d’enregistrer un navire sous pavillon français et vous en fournissez les premiers éléments d’identification.

Indiquer si le navire est neuf ou existant

Vous devez cocher l’une des deux options proposées. Ce choix doit être cohérent avec l’état réel du navire au moment de la demande.

Préciser le type de navire

Le champ Ship type doit décrire la catégorie du navire de manière suffisamment claire. Il est conseillé d’utiliser une désignation précise et conforme à l’usage professionnel du secteur maritime, sans multiplier les formulations approximatives.

Renseigner le numéro OMI si applicable

Le champ relatif au numéro OMI doit être rempli lorsque ce numéro existe. Si le navire n’est pas concerné, il convient de ne pas inventer de donnée ou de forcer le remplissage. L’expression if applicable signifie précisément que cette mention n’est attendue que dans les cas pertinents.

Nom existant du navire et numéro CFR

Si le navire existe déjà, indiquez son nom actuel. Pour les navires de pêche, le numéro CFR doit être mentionné lorsqu’il est applicable. Là encore, la cohérence entre le statut du navire et les champs renseignés est essentielle.

Date de pose de quille

Le formulaire demande la Keel laying date, planifiée ou effective. Pour un navire en construction, cette donnée peut être prévisionnelle. Pour un navire déjà construit, elle sera actualisée en fonction des informations disponibles. Il est important d’indiquer une date réaliste et vérifiable.

Pavillon actuel

Si le navire est déjà enregistré sous un autre pavillon, le champ Current flag doit être complété. Cette indication est importante dans les situations de changement de pavillon. Si le navire est neuf, ce champ n’aura généralement pas lieu d’être rempli.

Chantier naval et pays de construction

Le formulaire demande le nom du chantier naval et le pays de construction. Pour un navire neuf, ces informations sont souvent disponibles dès la phase contractuelle. Pour un navire existant, elles permettent de documenter l’origine du bâtiment.

Nom demandé

Le champ Requested name correspond au nom que vous souhaitez réserver sous pavillon français. Il s’agit de l’objet même de la démarche. Ce nom doit être indiqué de façon lisible et stable. Il est préférable d’avoir arrêté définitivement le choix avant le dépôt, afin d’éviter des rectifications ultérieures.

Comme l’enjeu est la réservation, il est prudent de vérifier en amont que le nom envisagé est cohérent avec votre projet et qu’il n’entre pas en contradiction avec d’autres démarches déjà engagées pour le même navire.

Rubrique 3, caractéristiques techniques du navire

La troisième partie rassemble les données techniques et de jauge. Elle doit être remplie avec une attention particulière, car ces informations conditionnent l’identification du navire et l’appréciation de sa situation administrative.

Longueur, jauge, puissance, port en lourd

Ces données doivent être reprises à partir des documents techniques fiables du navire, plans, certificats, documents du chantier, ou attestations établies dans le cadre du projet. Il est déconseillé d’estimer ces valeurs de mémoire. Une incohérence entre les rubriques du CERFA et les pièces justificatives pourrait ralentir l’examen du dossier.

Le formulaire renvoie à certaines conventions et normes pour définir plusieurs notions. Il mentionne notamment l’article 2,8 de la convention LL 66 ou de la convention ITC 69, ainsi que la norme ISO 8666 pour les yachts de plaisance de moins de 24 mètres seulement. Même si le document concerne avant tout les navires de commerce et de pêche, cette précision montre qu’il faut être attentif à la définition exacte des mesures demandées.

Date prévue de livraison

Le champ Planned date for delivery n’est pas purement informatif. La rubrique de signature comprend un engagement exprès à signaler sans délai toute modification qui affecterait cette date prévisionnelle. Il faut donc éviter d’inscrire une date approximative sans concertation avec le chantier, le vendeur ou les intervenants techniques.

Société de classification autorisée

Si le navire relève d’une société de classification autorisée, son identité et les coordonnées du contact peuvent être indiquées dans cette rubrique. Le formulaire renvoie au décret n° 84-810 du 30 août 1984 relatif à la sauvegarde de la vie humaine, à l’habitabilité à bord des navires et à la prévention de la pollution.

Si aucune société de classification n’intervient, il est préférable de laisser le champ vide plutôt que d’indiquer une structure sans lien direct avec le navire concerné.

Rubrique 4, engagement et signature

La dernière partie du CERFA formalise l’engagement du demandeur. Une case permet d’indiquer que vous acceptez de signaler sans délai toute modification affectant la date prévue de livraison.

Le formulaire demande ensuite :

• le lieu,
• la date,
• la signature du demandeur.

Cette signature engage la responsabilité du déclarant sur l’exactitude et l’actualisation des informations transmises. Si vous signez en tant que représentant autorisé, il est recommandé que cette qualité soit claire dès la première rubrique et, si nécessaire, appuyée par un mandat conservé dans votre dossier.

Cas particuliers à anticiper avant l’envoi

Navire existant déjà immatriculé sous un autre pavillon

Lorsqu’un navire existe déjà et navigue sous pavillon étranger, le formulaire doit permettre d’identifier sans ambiguïté le bâtiment concerné. Le nom actuel, le numéro OMI si applicable, et le pavillon actuel deviennent alors des éléments centraux. Toute variation de dénomination ou toute erreur de numéro peut compliquer l’examen du dossier.

Dans ce type de situation, il est souvent utile de relire le formulaire à partir des documents administratifs du navire déjà existants afin d’éviter les divergences de transcription.

Navire neuf en cours de construction

Pour un navire neuf, plusieurs données sont encore évolutives au moment de la demande. C’est particulièrement vrai pour la date prévue de livraison, certaines caractéristiques techniques, ou la dénomination commerciale utilisée pendant la construction. Le formulaire prend en compte cette réalité, mais il impose en contrepartie un devoir de mise à jour en cas de changement affectant la livraison.

Il faut donc suivre le calendrier du chantier de manière rigoureuse et signaler rapidement toute évolution significative si elle modifie les informations déclarées.

Demande déposée par un représentant autorisé

Le recours à un représentant est expressément admis. Cela peut concerner un cabinet, un mandataire, un conseil interne au groupe, ou un intermédiaire chargé des démarches maritimes. Dans ce cas, la difficulté principale est souvent d’éviter toute confusion entre les coordonnées du mandant et celles du représentant.

Le CERFA demande l’identité du demandeur. Il faut donc veiller à ce que la qualité choisie et les coordonnées portées sur le formulaire reflètent clairement l’organisation retenue pour la démarche.

Navire de pêche et numéro CFR

Pour les navires de pêche, l’existence d’un numéro CFR doit être prise en compte lorsqu’elle est applicable. Ce champ ne doit ni être oublié par automatisme, ni être renseigné à tort pour un navire non concerné. La cohérence sectorielle du dossier est ici essentielle.

Conseils pratiques pour constituer un dossier sérieux

Vérifier la cohérence entre toutes les données

Un bon dossier repose d’abord sur la cohérence interne du formulaire. Le statut du navire, neuf ou existant, doit correspondre aux autres champs. Un navire déclaré neuf n’a pas, en principe, le même niveau d’historique administratif qu’un navire déjà exploité. De même, un navire de pêche doit être décrit avec les références qui lui sont propres.

Avant signature, il est utile de contrôler :

• l’orthographe du nom demandé,
• la concordance des mesures techniques,
• la présence des unités attendues,
• l’exactitude des numéros d’identification,
• la validité des coordonnées du demandeur et des contacts techniques.

S’appuyer sur les documents techniques de référence

Les champs techniques ne doivent pas être complétés au jugé. Mieux vaut reprendre les informations issues des pièces les plus fiables disponibles, notamment les documents du chantier, les certificats existants, les documents de classification, ou les éléments officiels du navire déjà immatriculé si le bâtiment existe.

Cette méthode réduit fortement le risque d’écart entre la demande de réservation et la future procédure d’immatriculation.

Soigner la lisibilité du formulaire

Comme beaucoup de formulaires administratifs professionnels, celui-ci gagne à être rempli de façon homogène, claire et sans surcharge. Les noms propres, les dates et les numéros doivent être particulièrement lisibles. En cas d’erreur, il est souvent préférable de reprendre proprement le formulaire plutôt que de multiplier les corrections manuscrites.

Sur ce point, Startdoc peut faire gagner un temps utile aux professionnels du maritime en mettant à disposition un formulaire structuré et pré-rempli, ce qui limite les oublis sur les rubriques sensibles comme l’identification du navire, les données techniques et l’engagement sur la date de livraison.

Mettre à jour sans attendre les informations devenues inexactes

Le formulaire contient un engagement explicite sur la mise à jour de la date prévue de livraison. Cette logique doit être appliquée plus largement à toute donnée essentielle devenue inexacte. Dans une démarche liée à l’immatriculation d’un navire, un changement non signalé peut créer une discordance entre la réservation sollicitée et la situation réelle du bâtiment.

Protection des données et vigilance sur la version du formulaire

Données personnelles et droit de rectification

Le document rappelle que la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés s’applique aux données à caractère personnel demandées sur le formulaire. Il est précisé qu’un droit d’accès et de rectification est garanti auprès de l’autorité compétente à laquelle la demande est adressée.

Cette mention concerne surtout les informations nominatives du demandeur, des contacts et, selon les cas, des représentants. Elle invite à transmettre des données exactes et pertinentes, sans ajouter d’informations inutiles.

Utiliser la bonne version

Le numéro du formulaire est CERFA 15895*02. La dernière vérification DILA mentionnée est datée du 30 avril 2019. Avant dépôt, il est toujours préférable de s’assurer que vous utilisez la version en vigueur et que les modalités de transmission n’ont pas évolué. Le lien Service-Public.fr associé à la fiche DILA peut servir de point de contrôle.

Cette vérification est d’autant plus importante que les démarches maritimes peuvent dépendre d’autorités spécifiques, de circuits administratifs dédiés et d’exigences techniques qui évoluent avec la réglementation et les pratiques de service.

Ce qu’il faut retenir avant de déposer votre demande

Le CERFA 15895*02 est un formulaire professionnel de préparation à l’immatriculation sous pavillon français d’un navire de commerce ou de pêche. Il sert à demander la réservation du nom et du numéro d’immatriculation du navire.

Pour bien le remplir, trois réflexes sont essentiels :

• identifier clairement le demandeur et sa qualité,
• décrire le navire avec des données cohérentes, qu’il soit neuf ou existant,
• porter une attention particulière aux caractéristiques techniques et à la date prévue de livraison.

Le formulaire doit être signé avec sérieux, car il comporte un engagement à signaler sans délai toute modification affectant la date de livraison prévue. Pour le reste, en l’absence de notice associée dans les informations disponibles, la prudence consiste à s’appuyer sur les documents techniques du navire et à vérifier les consignes les plus récentes auprès de la source officielle.

Dans un dossier maritime, la précision documentaire compte autant que la rapidité. Un formulaire bien renseigné dès le départ facilite la suite de la procédure et réduit le risque de retards liés à des demandes de correction ou de complément.