CERFA 16128-02 : Demande de reconnaissance d'un centre de tests d'engins de transport de denrées périssables sous température dirigée en service

CERFA 16128*02 : demander la reconnaissance d’un centre de tests ATP pour engins de transport de denrées périssables

Le CERFA 16128*02 correspond à la demande de reconnaissance d’un centre de tests d’engins de transport de denrées périssables sous température dirigée en service. Il s’adresse aux professionnels qui souhaitent faire reconnaître leur structure pour réaliser les tests nécessaires à la délivrance des attestations de conformité d’engins en service.

Ce formulaire s’inscrit dans le cadre de l’arrêté du 27 novembre 2020 relatif aux conditions techniques du transport des denrées périssables sous température dirigée. Il concerne un domaine très spécifique, celui du froid embarqué, avec des exigences à la fois techniques, organisationnelles et documentaires. La demande ne se limite pas à l’identification de l’entreprise : elle suppose aussi de démontrer la compétence de l’établissement, l’aptitude des opérateurs, l’existence d’un système qualité et l’adéquation des infrastructures de test.

Le formulaire doit être adressé à la direction départementale en charge de la protection des populations, DD(ec)PP, ou à la direction de l’alimentation, de l’agriculture et de la forêt, DAAF, du département concerné. L’administration transmet ensuite le dossier selon la procédure prévue, notamment avec une mention d’envoi au Cemafroid dans la partie réservée à l’administration.

Pour une entreprise active dans les équipements frigorifiques de transport, les remorques, les conteneurs ou les dispositifs de contrôle liés à la chaîne du froid, cette reconnaissance permet de s’inscrire dans un cadre officiel pour effectuer des tests réglementés sur les engins en service.

À quoi sert précisément ce formulaire

Le CERFA 16128*02 sert à solliciter la reconnaissance administrative d’un centre de tests. Cette reconnaissance permet au centre désigné de réaliser les tests requis pour les engins de transport de denrées périssables sous température dirigée déjà en service.

Il ne s’agit donc pas d’un document destiné aux transporteurs qui exploitent un véhicule frigorifique pour leur activité quotidienne, ni d’un simple formulaire de déclaration d’activité. La logique est différente : l’entreprise qui dépose ce dossier demande à être reconnue comme centre de tests compétent pour intervenir dans un cadre réglementé.

La reconnaissance peut porter sur l’un ou l’autre des domaines suivants :

• tests de véhicules et remorques,
• tests de conteneurs.

Le demandeur peut aussi indiquer ses autres activités dans le domaine du froid, ce qui permet d’éclairer l’administration sur le positionnement de l’établissement et son expérience professionnelle.

Le formulaire met particulièrement l’accent sur trois axes :

• la compétence technique de l’établissement dans le froid embarqué,
• la fiabilité des opérateurs amenés à réaliser les tests,
• la traçabilité de l’activité grâce à un système qualité et à des équipements adaptés.

Qui peut déposer une demande de reconnaissance

Le formulaire vise les professionnels. En pratique, il s’adresse aux établissements capables d’assurer des tests sur des engins de transport sous température dirigée et de répondre aux exigences de compétence, d’indépendance fonctionnelle et d’organisation prévues par le dispositif.

L’établissement demandeur doit être clairement identifié. Le formulaire prévoit notamment les rubriques suivantes :

• numéro SIRET,
• numéro de TVA intracommunautaire, avec les deux premiers chiffres correspondant à la clé informatique,
• raison sociale,
• adresse complète de l’établissement.

Le dossier doit également comporter l’identité du responsable juridique de l’établissement demandeur, avec ses coordonnées complètes. Ce point est central, car c’est ce responsable qui engage l’entreprise sur l’exactitude des informations transmises et sur le respect durable des obligations liées à la reconnaissance.

Le demandeur doit donc être en mesure de présenter non seulement une structure professionnelle identifiée, mais aussi une organisation interne cohérente avec l’activité de centre de tests. C’est ce que l’administration appréciera au vu du formulaire et des pièces jointes.

Comment remplir le CERFA 16128*02

Identifier l’établissement demandeur

La première partie du CERFA concerne l’identification de l’établissement. Les informations doivent être renseignées avec précision, car elles permettent de rattacher la demande à une personne morale clairement déterminée.

Il faut indiquer :

• le SIRET de l’établissement,
• la TVA intra,
• la raison sociale,
• l’adresse, le complément d’adresse si nécessaire, le code postal et la commune.

Une attention particulière doit être portée à la cohérence entre le formulaire et les justificatifs joints. Une discordance entre la dénomination sociale, l’adresse, l’organigramme ou les documents qualité peut fragiliser la recevabilité du dossier.

Renseigner le responsable juridique

Le formulaire demande ensuite l’identité et les coordonnées du responsable juridique de l’établissement demandeur. Il faut mentionner :

• le nom et le prénom,
• la fonction,
• le téléphone fixe,
• le téléphone mobile,
• l’adresse électronique.

Cette personne devient l’interlocuteur principal dans le cadre de la demande. Elle porte les engagements formels figurant à la fin du document. Il est donc important que ses coordonnées soient à jour et qu’elle puisse suivre le traitement administratif du dossier.

Choisir le domaine de reconnaissance demandé

Le demandeur doit indiquer le domaine de reconnaissance sollicité. Deux cases sont prévues :

• tests de véhicules et remorques,
• tests de conteneurs.

Le formulaire prévoit aussi un espace pour décrire les autres activités exercées dans le domaine du froid. Cette mention est utile pour mettre en évidence l’expérience du demandeur dans le secteur du froid embarqué, de la maintenance, de l’ingénierie, du contrôle ou de l’exploitation technique liée aux denrées périssables.

Déclarer les opérateurs habilités à réaliser les tests

Une partie essentielle du CERFA est consacrée aux opérateurs habilités. Le formulaire prévoit plusieurs lignes permettant de déclarer, pour chaque opérateur :

• son nom et son prénom,
• le type de tests qu’il est amené à réaliser, véhicules ou conteneurs,
• son expérience dans le domaine du froid embarqué,
• sa signature.

Chaque opérateur doit s’engager personnellement à entretenir ses compétences pour le type de tests concerné et à ne pas effectuer de tests sur des engins dont il aurait participé à la fabrication, à l’entretien ou à la réparation. Cette exigence vise à garantir l’impartialité de l’activité de test.

Il ne suffit donc pas de lister des salariés ou des techniciens. Le dossier doit faire apparaître une véritable capacité opérationnelle, fondée sur des compétences identifiées, traçables et compatibles avec les règles d’indépendance prévues par le formulaire.

Présenter le système qualité

Le CERFA 16128*02 comporte une rubrique détaillée sur le système qualité de l’établissement. Le demandeur doit préciser :

• s’il dispose d’un manuel qualité,
• si ce manuel comprend un volet relatif aux rôles et responsabilités du personnel impliqué dans l’activité de tests,
• si ce manuel comprend un volet sur le suivi des compétences et la formation des opérateurs,
• si un système d’archivage existe, en version papier, électronique, ou les deux,
• si l’entreprise est certifiée, et le cas échéant selon quelle certification et par quel organisme.

Cette partie permet à l’administration d’apprécier la maturité organisationnelle du centre candidat. Un centre de tests reconnu doit pouvoir démontrer une capacité durable à encadrer son activité, à conserver ses enregistrements et à documenter ses pratiques.

Pour les professionnels qui souhaitent gagner du temps dans la préparation de leur dossier, Startdoc met à disposition ce CERFA dans un format pré-rempli plus lisible, ce qui peut faciliter la centralisation des informations administratives avant l’ajout des justificatifs techniques et qualité propres à l’activité de test ATP.

Décrire les infrastructures et équipements

Le formulaire demande aussi des informations sur la zone de tests et les équipements disponibles ou envisagés. Il faut indiquer notamment :

• si la zone de tests est déjà équipée,
• les instruments de mesure disponibles ou envisagés pour les tests,
• si la zone respecte une température ambiante au moins égale à 15 °C de manière continue,
• si l’établissement dispose d’un logiciel de gestion de l’activité de tests.

Ces éléments ont une portée concrète. Ils permettent de vérifier que le centre sera en mesure d’effectuer les tests dans des conditions techniques adaptées et traçables. Le niveau de détail doit être suffisant pour permettre l’instruction du dossier, sans rester trop général.

Signer les engagements du responsable juridique

La dernière partie du formulaire contient les engagements du responsable juridique. Celui-ci certifie l’exactitude des informations fournies et sollicite officiellement la reconnaissance du centre de tests.

Il s’engage notamment :

• à réaliser les tests selon les règles définies dans le référentiel technique reconnu par le ministre chargé de l’agriculture,
• à faciliter la mission des agents de contrôle,
• à participer, à ses frais, au processus d’évaluation technique, notamment fondé sur des audits périodiques,
• à veiller au maintien des compétences des opérateurs habilités,
• à informer le préfet dans un délai d’un mois de toute modification des conditions d’exercice de l’activité du centre, y compris la liste des opérateurs,
• à déposer une nouvelle demande de reconnaissance dans un délai de six mois si l’importance ou la nature des modifications le justifie,
• à informer le préfet de toute décision d’arrêt ou de suspension de la réalisation des tests, au moins deux mois avant la date effective.

Le responsable est également informé que la reconnaissance du centre peut être suspendue ou retirée en cas de manquement aux obligations réglementaires.

Les pièces à joindre au dossier

Le CERFA comporte une liste de pièces à joindre particulièrement structurée. Cette liste mérite d’être suivie avec rigueur, car la recevabilité du dossier dépend en pratique de la qualité du contenu transmis.

Cette liste montre bien que la démarche va au-delà d’un simple envoi de formulaire. Le CERFA constitue l’ossature administrative de la demande, mais il doit être soutenu par un dossier technique et qualité complet.

Où envoyer le CERFA 16128*02

Le formulaire doit être renvoyé à la DD(ec)PP ou à la DAAF de votre département. Le bon service dépend donc de votre implantation géographique et de l’organisation administrative applicable localement.

Le document mentionne clairement cette destination dès la première page. Il est prudent de vérifier les coordonnées exactes du service compétent avant l’envoi, notamment si votre département relève d’une organisation particulière ou si plusieurs services interviennent dans le suivi des activités liées au transport de denrées périssables.

Dans la partie réservée à l’administration, le formulaire prévoit :

• la date de réception du dossier,
• la date de transmission au Cemafroid.

Le CERFA mentionne également les coordonnées suivantes pour le Cemafroid : 5 Avenue des Prés, 94260 Fresnes, ainsi qu’une adresse électronique dédiée. Cela ne signifie pas nécessairement que le demandeur doive envoyer directement son dossier à cet organisme si le formulaire indique un dépôt auprès de la DD(ec)PP ou de la DAAF. Il convient donc de respecter en priorité la voie de transmission mentionnée sur le formulaire et, en cas d’hésitation, de confirmer les modalités auprès du service compétent ou via la fiche officielle Service-Public.fr.

Délais, calendrier et points de vigilance

Le formulaire ne fixe pas de délai général d’instruction de la demande. Il ne faut donc pas en déduire une durée standard de traitement. En l’absence d’indication chiffrée dans le document, il est préférable d’anticiper un calendrier compatible avec la préparation des pièces justificatives, l’envoi du dossier complet et les éventuelles demandes de complément.

En revanche, plusieurs délais apparaissent clairement dans les engagements du responsable juridique :

• un mois pour informer le préfet de toute modification des conditions d’exercice des activités du centre,
• six mois pour déposer une nouvelle demande de reconnaissance si la nature ou l’importance des modifications le justifie,
• deux mois avant la date effective pour informer le préfet d’une décision d’arrêt ou de suspension de la réalisation des tests.

Ces échéances doivent être intégrées à la gestion administrative du centre dès l’obtention de la reconnaissance. La conformité ne se joue pas uniquement au moment de la demande initiale. Elle se prolonge pendant toute la durée d’activité du centre.

Parmi les points de vigilance les plus fréquents, on peut citer :

• un dossier incomplet, avec pièces manquantes ou insuffisamment explicites,
• des compétences d’opérateurs mal documentées,
• une description trop sommaire des équipements et instruments de mesure,
• un manuel qualité absent ou insuffisamment lié à l’activité de tests,
• des engagements d’indépendance des opérateurs non signés ou mal formalisés.

Dans une activité aussi technique que le contrôle d’engins de transport de denrées périssables, la cohérence d’ensemble du dossier est souvent aussi importante que chaque pièce prise isolément.

Après l’envoi du dossier, ce qu’il faut anticiper

Une fois le dossier transmis, l’administration enregistre la demande puis la fait suivre dans le circuit prévu. Le formulaire indique une transmission au Cemafroid dans la partie administrative, ce qui laisse apparaître l’intervention d’un acteur technique dans l’instruction ou l’évaluation de la demande.

Le responsable juridique doit se préparer à :

• répondre à d’éventuelles demandes de précisions,
• justifier les compétences déclarées,
• présenter ses documents qualité et ses procédures,
• faciliter le contrôle ou l’audit périodique évoqué dans les engagements,
• mettre à disposition les éléments nécessaires à l’évaluation technique.

Le formulaire rappelle d’ailleurs que le demandeur s’engage à participer, à ses frais, au processus d’évaluation technique. Il ne s’agit donc pas d’une simple formalité administrative déconnectée du terrain. L’activité du centre doit pouvoir être examinée de manière concrète au regard de ses moyens, de son organisation et de ses pratiques.

En cas de reconnaissance obtenue, l’établissement doit ensuite maintenir ses conditions d’exercice et informer l’autorité préfectorale de toute évolution significative. En cas de manquement, la reconnaissance peut être suspendue, voire retirée.

Base réglementaire et protection des données

Le CERFA 16128*02 se rattache à l’arrêté du 27 novembre 2020 relatif aux conditions techniques du transport des denrées périssables sous température dirigée. C’est ce cadre qui fonde la demande de reconnaissance des centres de tests et les exigences associées.

Le formulaire comporte également des mentions légales relatives aux données personnelles. Il rappelle l’application du règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016 et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée. Les personnes concernées bénéficient notamment d’un droit d’accès et de rectification des données à caractère personnel les concernant, auprès de la DDecPP ou de la DAAF du département.

Sur le plan pratique, cela suppose de renseigner uniquement les données nécessaires, de vérifier leur exactitude et de conserver une copie du dossier envoyé.

Bien préparer sa demande pour éviter un rejet ou un allongement d’instruction

Pour ce type de CERFA, la réussite de la démarche repose surtout sur la préparation en amont. Le formulaire lui-même reste relativement lisible, mais les annexes demandées sont nombreuses et techniques.

Avant l’envoi, il est conseillé de vérifier au minimum les points suivants :

1. l’identité de l’établissement correspond exactement aux justificatifs administratifs,
2. le domaine de reconnaissance demandé est clairement défini,
3. chaque opérateur déclaré dispose de justificatifs de compétence exploitables,
4. les engagements signés sont présents et cohérents,
5. le système qualité décrit réellement l’activité de tests,
6. les plans, descriptions de locaux et matériels permettent de comprendre l’environnement de test,
7. le règlement des frais d’étude de recevabilité est joint selon les modalités prévues.

Il est aussi utile de conserver une version complète du dossier, avec toutes les pièces classées dans le même ordre que celui annoncé par le formulaire. Cette méthode facilite les échanges ultérieurs avec l’administration et limite les risques d’oubli en cas de demande de complément.

Pour consulter la source officielle du formulaire et vérifier si une mise à jour est intervenue depuis la dernière vérification DILA mentionnée au 8 novembre 2021, il reste prudent de se reporter à la fiche dédiée sur Service-Public.fr.